Cách tạo bảng trong Excel và chèn bảng trong Excel như thế nào?

Cách thức để trình bày nội dung trong Word, Excel hay PowerPoint đó là tạo bảng biểu và nhập các số liệu vào trong bảng. Cách tạo bảng trong Excel, hay chèn bảng vào Excel sẽ giúp người sử dụng hiểu nhanh chóng hơn.

Để có thể tạo bảng trong Excel 2010 thì chúng ta có thể thực hiện nhiều cách khác nhau, trong đó cách đơn giản nhất vào tab Insert và nhấn vào mục Table để kẻ bảng. Sau đó khi thêm bảng và cách tạo bảng trong Excel, người sử dụng cũng có thể điều chỉnh bố cục bảng, thêm hàng, thêm cột hay bớt hàng, bớt cột, tùy chỉnh theo yêu cầu của nội dung. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn đọc cách tạo bảng trong Excel 2010.

Cách tạo bảng trong Excel 2010 nghe giống như cách tổ chức dữ liệu. Trong thực tế, công cụ này sẽ bao gồm rất nhiều các tính năng hữu ích. Và các bảng chứa hàng trăm hoặc thậm chí là hàng ngàn hàng và một cột có thể được tính toán và tổng hợp lại ngay lập tức, nó được sắp xếp và chọn lọc lại, cập nhật các thông tin mới và được định dạng lại rồi thống kê với Pivottable là gì và xuất dữ liệu ra ngoài.

Cách tạo bảng trong excel đơn giản.

I. Bảng Excel là gì?

Bảng Excel (Excel Table) chính là một đối tượng vô cùng đặc biệt hoạt động tổng thể và cho phép các bạn quản lý nội dung của bảng một cách độc lập cùng với phần dữ liệu còn lại trong bảng tính.

II. Cách tạo bảng trong Excel

Đối với nguồn dữ liệu đã có sẵn và được sắp xếp theo hàng và cột, hãy thực hiện các bước hướng dẫn sau đây để bắt đầu công việc cách tạo bảng trong Excel 2010:

Bước 1: Bôi đen bất kỳ ô nào trong dữ liệu của bạn.
 
Bước 2: Trên tab Insert thì trong nhóm Tables bạn hãy nhấn vào nút Table hay nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + T.

Bước 3: Hộp thoại Create Table sẽ xuất hiện cùng với tất cả dữ liệu được chọn cho bạn một cách tự động; và đương nhiên, bạn có thể điều chỉnh phạm vi dữ liệu nếu bạn cần. Nếu bạn muốn hàng dữ liệu đầu tiên trở thành Tiêu đề của bảng thì hãy đảm bảo rằng mục My table has headers đã được chọn.

Bước 4: Nhấn nút OK.

Có rất nhiều các tính năng tuyệt vời mà chỉ cần một cú nhấn chuột để sử dụng, và ngay dưới đây bạn sẽ được học cách sử dụng chúng. Tuy nhiên trước tiên, chúng ta hãy xem cách tạo bảng trong Excel với một kiểu cụ thể.

III. Cách kẻ và tạo bảng trong Excel với kiểu đã chọn

Bước 1: Lựa chọn bất kỳ kiểu ô nào trong bảng dữ liệu của bạn.

Bước 2: Trên tab Home ở trong nhóm Styles hãy nhấn vào Format as Table.

Bước 3: Ở phần Gallery thì chọn lấy một kiểu hiển thị mà bạn muốn sử dụng nó.

Bước 4: Trong hộp thoại Create Table hãy điều chỉnh phạm vi nếu bạn cần thiết, muốn lấy hàng đầu tiên để làm tiêu đề của bảng thì hãy đánh dấu vào mục My table has headers box.

IV. Cách sử dụng để tạo bảng trong Excel 2010

Cách tạo bảng trong Excel có nhiều tính năng vô cùng tuyệt vời như là: tính toán đơn giản, thao tác và cập nhật các dữ liệu trong trang tính của bạn. Hầu hết các tính năng này đều rất đơn giản và mang tính trực quan. Phần tiếp theo đây sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát rất nhanh chóng về các tính năng quan trọng nhất của tính năng này.

1. Cách lọc dữ liệu khi tạo bảng trong Excel

Tất cả các cách tạo bảng trong excel đều khả năng tự động lọc dữ liệu theo mặc định. Để lọc dữ liệu của bảng, đây là những công việc mà bạn cần thực hiện để cách tạo bảng trong excel trở nên dễ dàng hơn:

Bước 1: Nhấn vào mũi tên được thả xuống trong phần tiêu đề của cột.

Bước 2: Bỏ check ở các hộp ở bên cạnh hộp dữ liệu bạn muốn chọn lọc. Hay loại bỏ check mục Select All để bỏ chọn nhanh tất cả các dữ liệu sau đó check vào các hộp bên cạnh dữ liệu mà bạn đang muốn hiển thị.

Bước 3: Bạn có thể sử dụng những tùy chọn Filter by Color và Text Filters nếu cảm thấy hợp lý.

Bước 4: Sau đó nhấn OK.

Nếu bạn không cần dùng tính năng Autofilter, bạn cũng có thể xóa các dấu mũi tên bằng cách bỏ check trong hộp Filter Button trong tab Design ở nhóm Table Style Options. Hay bạn cũng có thể bật và tắt các nút bộ lọc bằng phím tắt Ctrl + Shift + L.

Ngoài ra trong cách tạo bảng trong excel bạn cũng có thể tạo ra một bộ lọc trực quan cho bảng của mình bằng cách thêm một Slicer. Để thực hiện được điều này, bạn ấn Insert Slicer trên tab Table Design trong nhóm Tools.

2. Cách sắp xếp dữ liệu khi tạo bảng trong Excel

Để sắp xếp các dữ liệu cách tạo bảng trong excel 2010 theo một cột cụ thể thì bạn chỉ cần nhấn vào mũi tên rồi thả xuống trong ô tiêu đề và chọn các tùy chọn bạn sắp xếp khi cần thiết.

3. Công thức của Excel Table

Cách kẻ bảng trong excel với kiểu đã lựa chọn

Để tính toán cách tạo bảng trong Excel sử dụng công thức cùng với cú pháp đặc biệt được gọi là Tham chiếu có cấu trúc. Khi bạn so sánh với các công thức thông thường thì chúng có một vài điểm lợi thế:

• Dễ dàng tạo lập: Đơn giản đó là chỉ cần chọn lựa dữ liệu của bảng khi tạo công thức và Excel sẽ tự động tạo ra một tham chiếu có cấu trúc cho bạn.
• Dễ đọc: Các tham chiếu có cấu trúc đề cập đến các phần trong bảng theo Tên, điều đó làm cho các công thức sẽ trở nên dễ hiểu hơn.
• Tự động điền: Để biểu diễn các phép tính giống nhau của mỗi hàng, hãy nhập toàn công thức bất kỳ vào ô nào và nó sẽ được sao chép lập tức trong toàn bộ các cột.
• Thay đổi tự động: Khi bạn thay đổi các công thức ở bất cứ đâu trong một cột thì các công thức khác trong cùng một cột sẽ được thay đổi theo tương ứng.
• Cập nhật tự động: Mỗi khi bảng dữ liệu được thay đổi kích thước hay các cột được đổi tên, các tham chiếu có cấu trúc cũng sẽ tự động cập nhật theo.

4. Tạo cột tính tổng trong bảng Excel

Một tính năng tuyệt vời khác của cách tạo bảng trong Excel 2010 là khả năng thống kê các kết quả mà không cần phải sử dụng công thức. Tùy chọn này còn được gọi là Total Row.

Để tính tổng kết quả của bảng, bạn cần thực hiện những điều sau đây:

• Bước 1: Chọn lựa bất kỳ ô nào trong bảng.
• Bước 2: Trên tab Design, trong nhóm Table Style Options thì hãy đánh dấu vào ô Total Row. Hàng Total sẽ được chèn trong cuối bảng và hiển thị tổng số của cột cuối cùng.

Để tính tổng dữ liệu của các cột khác thì bạn hãy bấm vào ô Total, sau đó nhấn vào mũi tên thả xuống và lựa chọn hàm SUM. Để tính toán dữ liệu theo một cách khác, chẳng hạn như là đếm số lần xuất hiện hay tính giá trị trung bình, rồi bạn hãy chọn hàm có chức năng tương ứng. Cho dù bạn lựa chọn hàm nào đi nữa thì Excel cũng sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL sẽ chỉ tính toán dữ liệu trong các hàng được hiển thị.

5. Cách mở rộng Excel Table

Khi bạn nhập bất cứ thông tin gì vào một ô liền kề, cách tạo bảng trong Excel 2010 sẽ tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới vào trong bảng. Kết hợp cùng với các tham chiếu đã có cấu trúc, điều này tạo ra một phạm vi động cho các công thức tạo bảng trong excel của bạn mà bạn không cần phải làm theo gì cả.

Nếu bạn muốn dữ liệu mình mới vừa nhập đã tách biệt hoàn toàn với bảng, thì hãy nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + Z thì điều này sẽ hoàn tất việc mở rộng cách tạo bảng trong Excel, tuy nhiên vẫn giữ lại thông tin bạn vừa mới nhập liệu.

Bạn cũng có thể mở rộng bảng theo cách thủ công bằng cách nhấn vào biểu tượng nhỏ trong góc dưới bên phải và kéo nó. Bạn cũng có thể Thêm hoặc Xóa các cột và hàng trong khi cách tạo bảng trong Excel bằng cách sử dụng lệnh Resize Table.  Và đây là cách thực hiện:

Bước 1: Nhấn vào bất kỳ một ô nào đó trong bảng dữ liệu của bạn.

Bước 2: Trên tab Design chọn trong nhóm Properties, Click Resize Table.

Bước 3: Khi hộp thoại xuất hiện thì hãy lựa chọn phạm vi đã được bao gồm trong bảng.

Bước 4: Sau đó nhấn OK.

V. Kiểu bảng Excel

Các kiểu bảng trong excel cần biết

Cách tạo bảng trong Excel rất dễ dạng được định dạng do một Bộ sưu tập (Gallery) được bao gồm rất nhiều kiểu bảng khác nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một kiểu bảng tùy chỉnh với định dạng của riêng bạn.

1. Cách thay đổi kiểu bảng trong Excel

Khi bạn chèn một kiểu bảng trong Excel thì lập tức kiểu bảng mặc định sẽ tự động được áp dụng cho nó. Để có thể thay đổi kiểu bảng, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Chọn lấy một số ô bất kỳ trong bảng.
• Bước 2: Trên tab Design, ở nhóm Table Styles, hãy chọn kiểu bảng mà bạn muốn áp dụng. Để xem được có tất cả kiểu bảng hiện có thì bạn nhấn vào nút biểu tượng More có ký hiệu là dấu mũi tên xuống.

2. Áp dụng kiểu bảng và xóa định dạng hiện có

Khi bạn chọn định dạng một bảng cùng với bất kỳ kiểu định dạng nào đã được cài đặt từ trước thì bảng Excel sẽ giữ nguyên định dạng bảng hiện tại mà bạn có. Do vậy, để xóa bỏ tất cả định dạng cách tạo bảng trong excel hiện tại, bạn hãy nhấp chuột phải vào kiểu bảng sau đó chọn Apply and Clear formatting.

3. Cách quản lý độ đậm nhạt của các hàng và cột trong bảng

Để thêm hay loại bỏ độ đậm và nhạt của các hàng, cột cũng như áp dụng định dạng đặc biệt cho cột đầu tiên hay cuối cùng, đơn giản đó là bạn chỉ cần đánh dấu hay bỏ đánh dấu trong các ô tương ứng trên tab Design trong nhóm Table Style Options

VI. Cách xóa định dạng của bảng

Nếu bạn muốn có hầu hết các chức năng trong khi cách tạo bảng trong Excel tuy nhiên không muốn bất kỳ định dạng nào như là độ đậm nhạt của bảng, viền của bảng hay cái gì đó tương tự. Bạn có thể xóa định dạng của bảng theo các cách bên dưới:

• Bước 1: Chọn lấy một ô bất kỳ trong bảng.
• Bước 2: Trên tab Design ở trong nhóm Table Styles, hãy nhấn vào nút More nằm ở phía dưới mũi tên xuống, rồi sau đó nhấn Clear ở bên dưới các mẫu của kiểu bảng. Hay bạn cũng có thể cho kiểu bảng đầu tiên ở bên dưới như kiểu Light, có tên gọi đó là None.

VII. Cách xóa bảng trong Excel

Để xóa một bảng trong Excel thì cũng dễ như lúc bạn chèn bảng vào. Để chuyển đổi các định dạng của bảng về lại các ô tính thông thường thì chỉ cần thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhấn chuột phải vào bất kỳ một ô nào đó trong cách tạo bảng trong phần mềm Excel của bạn, sau đó nhấn vào Table> Convert to Range. Hay nhấn vào nút Convert to Range trên tab Design ở bên trong nhóm Tools.
• Bước 2: Khi hộp thoại xác nhận xuất hiện thì bạn chọn Yes.

Việc làm này sẽ loại bỏ và cách tạo bảng trong Excel tuy nhiên vẫn sẽ giữ lại dữ liệu và các định dạng. Nếu bạn chỉ muốn giữ lại các dữ liệu thì hãy xóa định dạng của bảng trước khi chuyển đổi bảng trở về một phạm vi bình thường.

VIII. Kết

Qua bài viết cách tạo bảng trong excel và chèn bảng này, chúng tôi hy vọng các bạn đã có cái nhìn tổng quan về cách tạo bảng trong Excel và cách sử dụng các tính năng có liên quan. Mong rằng với những thông tin này sẽ giúp nhân viên văn phòng, hành chính nhân sự, kế toán, thủ kho,... ứng dụng tốt trong công việc của mình. Cám ơn bạn đã đọc và quan tâm bài viết này.