Điểm mặt 5 lỗi phổ biến khi sử dụng hàm Vlookup trong Excel

VLOOKUP chính là một trong những hàm tìm kiếm (lookup formula) phổ biến trong hàm Excel. Và đây cũng là một trong các công cụ quan trọng bậc nhất trong việc tính toán. Những lỗi cần lưu ý về hàm VLOOKUP là gì?

Bạn đã bao giờ cảm thấy khó chịu khi đã nhập đúng cú pháp trong hàm VLOOKUP rồi nhưng mà kết quả vẫn báo là #N/A (Not Available) và không có thông tin để hiển thị cụ thể không? Trong bài viết này,123job sẽ chỉ rõ những lỗi phổ biến trong cách sử dụng hàm VLOOKUP và cách sửa chúng nhanh nhất nhé.

I. Lỗi sai Định Dạng (Định Dạng Text (Kiểu Chữ) Cho Các Số)

1. Cách giải quyết

• Cách 1: Sử dụng hàm Text trong Excel.
• Cách 2: Nhân tất cả những giá trị được tra cứu (lookup values) với 1.

2. Cách thực hiện

Giả sử nếu cột chứa giá trị Lookup_value (Cột C) chứa giá trị lưu định dạng số còn cột đầu tiên của lookup_array (Cột A) ở dạng text. Ta thực hiện như sau:

Cách 1: Ta phải chèn thêm một hàm Text để định dạng lại các giá trị của cột lookup_value (Cột A) thành định dạng text để chúng ăn khớp với định dạng của cột A (Dạng text)

E2=Vlookup(Text(C2,0),$A$2:$D$10,4,0)

Sau đó kéo công thức cách sử dụng hàm vlookup ô E2 xuống đến ô E10, thì ta sẽ có được giá trị cần tham chiếu về. Chú ý: Hàm Text chỉ có thể nhận tham số Reference là một ô (1 cell) vậy nên ta sẽ phải chuyển tham số lookup_Value trong công thức ban đầu thành tham chiếu 1 ô (ô C2), nếu không, cách dùng hàm vlookup sẽ trả về #N/A!

Cách 2: Nhân thêm 1 đơn vị và chuyển giá trị sang các cột khác.

Cũng ở trường hợp trên, thay vì chèn thêm hàm Text trong Excel thì bạn cũng có thể chuyển cột có chứa số ở dạng text bằng cách lấy giá trị của ô đó nhân cho 1.

Chẳng hạn: cột A đang ở dạng text thì ta có thể chuyển nó thành dạng số vào cột B như sau: B2=A2*1. Rồi sau đó kéo xuống cho đến hết ô B10. Lúc này công thức cách dùng hàm Vlookup ở ô E2 (ví dụ) như sau: E2=Vlookup(B2:B10,$B$2:$D$10,3,0). Nhưng nếu trong một ô nào đó ở trong cột A có chứa giá trị đó là ký tự (Chữ a chẳng hạn) chứ không phải là số ở định dạng chữ thì bạn nhân nó cho 1 đơn vị thì kết quả cũng sẽ bị lỗi. Vậy dĩ nhiên nếu kết quả trả về ở ô E2 cũng sẽ là #N/A!

II. Lỗi thừa Dấu Cách Ở Cuối Cùng Của Điều Kiện Tìm Kiếm 

Trong lỗi này bạn thường xảy ra khi lấy dữ liệu từ nhiều hệ thống các nguồn khác nhau hay là thông qua logic lập trình thiếu sót mà bạn bỏ qua việc loại bỏ những dấu cách.

Cách giải quyết: Cách dùng hàm vlookup đơn giản để khắc phục lỗi này đó là bạn nên chọn lần lượt từng giá trị: giá trị sử dụng làm điều kiện và giá trị tương ứng trong vùng điều kiện để xóa triệt để các dấu cách. Bạn cũng có thể sử dụng hàm vlookup Data – Text to Columns để có thể xóa tất cả dấu cách.  

III. Không Khóa Mảng Tham Chiếu Tìm Kiếm

IV. Xử lý lỗi NA khi sử dụng VLOOKUP

1. Lỗi chính tả ở trong giá trị được tìm kiếm (Giá trị vlookup)

Dữ liệu của chúng ta có thể được đến từ nhiều nguồn, nguồn từ các hệ thống khác như là: nguồn từ Web, nguồn được gõ tay lại từ 1 tài liệu đã in sẵn ra (phải không các kiểm toán viên?). Đây chính là nơi mà dữ liệu phát sinh lỗi, phát sinh nhiều kí tự lạ. Nếu chúng ta rà soát lại các lỗi chính tả, làm sạch dữ liệu xong, thì sẽ nhiều khả năng lỗi #NA này sẽ biến mất.

2. Lỗi #N/A khi sử dụng VLOOKUP để dò tìm gần đúng

Cú pháp cách sử dụng hàm VLOOKUP như các bạn đã biết đó là: =VLOOKUP( , , , [ TRUE / FALSE ] )

Nếu ở tham số thứ 4 chúng ta bỏ qua hay để là TRUE thì loại bỏ VLOOKUP đang được sử dụng hàm vlookup là loại dùng để dò tìm gần đúng. Trong trường hợp này thì lỗi #N/A phát sinh khi:

• Giá trị cần tìm kiếm nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong mảng tìm kiếm
• Cột tìm kiếm không được sắp xếp theo thứ tự nhỏ đến lớn

3. Lỗi #N/A khi … thực sự không phải lỗi

Khi giá trị chúng ta đang tìm kiếm không có trong bảng tìm kiếm vậy thì lỗi #N/A cũng có thể lại xảy ra.

4. Cột tìm kiếm không ở vị trí đầu tiên khi tra cứu

Lỗi này như tiêu đề đã nói, vị trí các cột là quan trọng

Trong trường hợp nếu bạn không thể thay đổi vị trí trong các cột dữ liệu, hãy tham khảo vì sao hàm INDEX và MATCH thì sẽ tốt hơn cách sử dụng hàm VLOOKUP và có thể giúp bạn xử lý trường hợp này một cách tốt nhất.

5. Số nhưng định dạng kiểu chữ:

Để giải quyết những lỗi này, chúng ta sẽ thực hiện như sau: Chọn toàn bộ những ô bị lỗi này, bấm phím tắt CTRL + 1 hộp thoại Number Format sẽ được hiện ra, bấm chọn thẻ Number > Number rồi bấm OK.

6. Thừa những khoảng trắng ở đầu ô hay cuối ô

Có 3 nguyên nhân chủ yếu dẫn đến lỗi #VALUE khi sử dụng VLOOKUP

Giá trị tra cứu bằng vlookup có độ dài lớn hơn 255 ký tự
Giải pháp cho trường hợp này: Sử dụng Index kết hợp với Match

Đường dẫn đến bảng tra cứu bị sai
Nếu bạn sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu những dữ liệu trong 1 file Excel khác và đường dẫn đến file Excel này sẽ không hoạt động, có thể là do file excel không còn được lưu ở đó nữa hay là vì lý do quyền truy cập.

Tham số cột lấy dữ liệu về giá tri nhỏ hơn 1
Thông thường, cú pháp của VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP( , , , [ TRUE / FALSE ] )

Nếu có giá trị nhỏ hơn 1, bạn sẽ gặp lỗi #VALUE khi sử dụng VLOOKUP

V. Xử lý lỗi công thức Excel với IFERROR hoặc ISERROR 

1. Sử dụng VLOOKUP kết hợp với IFERROR

Cú pháp để sử dụng hàm IFERROR như sau:

=IFERROR(, )

Như vậy thì chúng ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp như sau:
=IFERROR(VLOOKUP(…), )

Nếu các bạn không muốn thực hiện 1 ô trống khi sử dụng hàm VLOOKUP bị lỗi value, các bạn có thể thay “” bằng những thông báo lỗi của các bạn ví dụ như là “ Lỗi rồi” chẳng hạn.

2. Sử dụng VLOOKUP với ISERROR

Vì vậy IFERROR chỉ được giới thiệu kể từ Excel 2007, vậy nếu các bạn vẫn cần xử lý và thực hiện làm việc với những file Excel cũ hơn, thì hàm ISERROR sẽ giúp cho các bạn xử lý lỗi của hàm VLOOKUP. Cú pháp sử dụng hàm như sau: =IF( ISERROR ( VLOOKUP(…), ), VLOOKUP (…) )

VI. Kết luận 

Trên đây là những lỗi phổ biến khi các bạn sử dụng hàm Vlookup. Mong rằng các bạn sẽ thu thập được những kiến thức bổ ích nhất khi dùng các hàm trong excel để việc tính toán trở nên dễ dàng hơn. Chúc các bạn thực hiện thành công!