Excel là công cụ bảng tính tuyệt vời được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó, các công thức hàm tính đóng vai trò quan trọng. Một trong số chúng là hàm if. Vậy hàm if là gì? Vai trò và cách sử dụng ra sao?

Hàm if là một trong số các hàm có điều kiện của excel. Đây là công thức toán học phổ biến có độ ứng dụng cao. Đặc biệt có vai trò to lớn trong các lĩnh vực như kiểm toán, ngân hàng, IT phần mềm… Cùng tìm hiểu chi tiết về hàm if trong excel, cách dùng hàm if trong học excel cơ bản và hàm if trong excel có công dụng như thế nào? 

I. Hàm if là gì?

Hàm iflà một trong những hàm được sử dụng rất phổ biến trong excel, với loại hàm này người dùng có thể thực hiện phép so sánh lo-gic giữa những giá trị với nhau để có được những kết quả mong muốn. Nó có thể được sử dụng một cách riêng lẻ hoặc kết hợp với các hàm khác nhau.

1. Cú pháp hàm if trong excel là gì?

Cú pháp hàm if trong excel: = IF (điều kiện;giá trị 1; giá trị 2)

Ý nghĩ của nó là: Nếu như “điều kiện so sánh” đúng, thì sẽ cho kết quả là “giá trị 1”, còn không sẽ cho kết quả “giá trị 2”.

2. Một số lưu ý trong cách dùng hàm if excel là gì?

- Nếu tham số nào trong hàm IF được cho dưới dạng mảng, thì sẽ đánh giá một phần của mảng.
- Chúng ta có thể sử dụng các hàm if excel lồng vào nhau hoặc cũng có thể sử dụng kết hợp với một số hàm tìm kiếm khác như hàm VLOOKUP, HLOOKUP, hoặc hàm đếm số với điều kiện cho trước hàm COUNTIF, COUNTIFS, hoặc hàm tính tổng các số với điều kiện cho trước là hàm SUMIF, SUMIFS,…..

II. Cách dùng hàm if excel là gì?

1. Cách dùng hàm if excel là gì?

Hàm if trong học excel cơ bản được sử dụng như phép toán so sánh lo-gic trong toán học. Dựa trên cú pháp IF (điều kiện; giá trị 1; giá trị 2); nếu như điều kiện đúng thì kết quả chúng ta nhận được sẽ là giá trị 1, còn nếu điều kiện sai, thì kết quả nhận được sẽ là giá trị 2.

Ngoài ra, như đã nói ở trên hàm IF excel có thể được sử dụng một cách riêng rẻ, cũng có thể sử dụng kết hợp với các hàm khác nhau của Excel.

Ví dụ về cách dùng:

Đề bài: dựa vào kết quả điểm trung bình của một số bạn trong lớp 6A, hãy đưa ra nếu điểm trung bình >=5.0 thì bạn đó đỗ, còn nếu điểm trung bình

  • Bước 1: Nhập công thức vào ô D4: =IF(C4>=5;”Đỗ”; “Thi lại”). Vì “đỗ” và “Thi lại” ở định dạng text nên chúng ta phải đưa chúng vào ngoặc kép, nếu không máy sẽ báo lỗi.
  • Bước 2: Nhấn Enter sẽ ra kết quả.
  • Bước 3: Kéo thả bảng (nhấn vào mép ở bảng cột kết quả sẽ hiển thị dấu cộng rồi kéo xuống) để áp dụng công thức cho các dòng còn lại.

III. Cách dùng hàm if kết hợp với các hàm trong excel

1. Cách dùng hàm IF và AND trong Excel: đây là hàm excel nhiều điều kiện kết hợp.

Công thức là: =IF(AND(điều kiện 1; điều kiện 2;…); giá trị 1; giá trị 2)

Ý nghĩa: giá trị 1 sẽ được trả về, nếu cả 2 điều kiện so sánh (điều kiện 1 và điều kiện 2) được thỏa mãi, còn nếu không có điều kiện nào nào thảo mãn, hoặc một trong 2 điều kiện không thỏa mãi, thì sẽ trả về giá trị 2.
 
Ví dụ về cách dùng:

Cho 1 bảng điểm số với kết quả của 2 điểm thi (điểm 1 và điểm 2), nếu “điểm 1” >=15 và “điểm 2”>= 20 thì trả về kết quả “đỗ”, còn nếu không thỏa mãn cả 2 điều kiện thì trả về kết quả “trượt”.

2. Cách dùng hàm IF với hàm OR trong Excel

Công thức: =IF(OR(điều kiện 1; điều kiện 2); giá trị 1; giá trị 2)

Ý nghĩa: giá trị 1 sẽ được trả về nếu một trong hai điều kiện hoặc cả 2 điều kiện được thỏa mãn, còn không sẽ trả về giá trị 2. Đây là kiến thức quan trọng trong học excel cơ bản, tin học văn phòng

Ví dụ trên, nếu “điếm 1”>= 15 hoặc “điểm 2”>=20 thì trả về kết quả “đỗ”, còn nếu không thỏa mãn cả 2 điều kiện thì trả về kết quả “trượt”.

3. Cách dùng hàm IF với các hàm AND và OR

Cấu trúc: IF(OR(AND(điều kiện 1; điều kiện 2);AND(điều kiện 3;điều kiện 4); giá trị 1; giá trị 2)

Ý nghĩa: khi này thì 2 câu lệnh AND(điều kiện 1; điều kiện 2) và AND(điều kiện 3;điều kiện 4) sẽ trở thành 2 điều kiện. Và cấu trúc sẽ được đưa về như cấu trúc hàm if kết hợp với hàm or

4. Sử dụng nhiều câu lệnh IF trong Excel (các hàm IF lồng nhau)

Nếu có 3 hoặc nhiều hơn kết quả khác nhau thì bạn sẽ phải sử dụng kết hợp nhiều hàm IF với nhau (IF lồng nhau hay nhiều điều kiện).

Cấu trúc: =IF(đk 1; kết quả 1; IF(đ k 2; kết quả 2; kết quả 3))

Ý nghĩa: nếu điều khiện 1 thỏa mãn, sẽ trả về kết quả 1; còn nếu không sẽ xét điều kiện 2, nếu điều kiện 2 thỏa mãn sẽ trả về kết quả 2; còn không thì sẽ trả về kết quả 3;
Chú ý: bạn có thể sử dụng lồng ghép nhiều hơn 2 hàm if.

5. Sử dụng IF với các hàm SUM: đây là sự kết hợp của hàm if và hàm tính tổng sum

Tương tự như ví dụ về hàm IF lồng nhau ở trên, thay vì việc chúng ta tính tổng điểm, chúng ta có thể viết trực tiếp vào công thức hàm.

Hàm if kết hợp với hàm sum trong excel

Hàm if kết hợp với hàm sum trong excel

6. Sử dụng hàm IF và AVERAGE: đây là sự kết hợp của hàm if và hàm tính trung bình cộng AVERAGE.

Hàm if kết hợp với hàm tính trung bình AVERAGE có công thức như: if (sum(dữ liệu), kèm điều kiện...).
 
7. Sử dụng hàm IF và MAX/MIN: đây là sự kết hợp của hàm if và hàm so sánh lớn nhất, nhỏ nhất.

Hàm if kết hợp với hàm MAX/MIN có công thức: if(max (dữ liệu, điều kiện...)

8. Sử dụng hàm IF với các hàm ISNUMBER và ISTEXT

Hàm IsNumber là hàm excel giúp chúng ta kiểm tra xem dữ liệu ô có phải là dữ liệu dạng số hay không. Còn hàm ISTEXT là hàm excel giúp chúng ta kiểm tra xem dữ liệu ô có phải phải là văn bản hay không.

Cấu trúc khi kết hợp với hàm IF:

  • IF(ISNUMBER(vị trí ô); kết quả 1;  kết quả 2)
  • IF(ISTEXT(vị trí ô); kết quả 1; kết quả 2)

Ví dụ 1. Kiểm tra vị trí ô trong bảng có phải ở dạng số hay không, nếu đúng trả về kết quả là “dạng số”, còn nếu không trả về kết quả “văn bản”

Ví dụ kết hợp hàm if excel và hàm isnumber

Ví dụ kết hợp hàm if excel và hàm isnumber
Ví dụ kết hợp hàm if và hàm istext

Ví dụ kết hợp hàm if excel và hàm istext

IV.  Kết luận

Hàm IF là một hàm excel cơ bản. Trong các bài tập excel, học excel cơ bản thì cách dùng hàm if khá quan trọng, đặc biệt luôn là một hàm được sử dụng rất nhiều, đặc biệt là kết hợp nó với các hàm excel khác như hàm subtotal. Bạn hãy tham khảo bài viết trên đây để biết về các dùng hàm if.