Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì tin học đang được ứng dụng rộng rãi vào hoạt động giảng dạy. Một số hàm cơ bản các bạn có thể dễ dàng xếp loại học lực của học sinh như là hàm IF. Vậy hàm IF trong Excel là gì?

Khi bạn sử dụng các hàm trong excel để phục vụ học tập và công việc mình thấy không ít các bạn dùng rất thông thạo các hàm tuy nhiên khi phải kết hợp các hàm lại gặp khó khăn. Vậy thì hôm nay 123Job.vn xin giới thiệu các ví dụ về cách kết hợp các hàm để khi các bạn học tập và làm việc một cách đơn giản và trở nên dễ dàng hơn nhé

Cách sử dụng hàm IF trong excel hiệu quả và đơn giản nhất

Cách sử dụng hàm IF trong excel hiệu quả và đơn giản nhất

I. Tìm hiểu hàm xếp loại học lực trong Excel

Để có thể xếp loại học lực của học sinh trong bảng tính Excel thì người ta thường sử dụng hàm IF nhiều điều kiện. Đây là hàm để kiểm tra điều kiện thường được dùng trong Excel, giúp cho bạn xếp loại học lực của học sinh một cách nhanh chóng và đơn giản. Hàm IF trong Excel là hàm kiểm tra điều kiện, nếu đã thỏa mãn điều kiện hàm trả về giá trị 1 và ngược lại trả về giá trị 2. Hàm có thể sử dụng nhiều hàm if nhiều điều kiện lồng nhau tùy thuộc vào phiên bản Excel khác nhau.

Cú pháp hàm IF trong Excel: If (Logic_test, value_if_true, value_if_false). Các hàm xếp loại học lực trong Excel là gì? Cách sử dụng như thế nào? Hàm IF là hàm điều kiện, được dùng để xếp loại học lực trong Excel

Trong đó bao gồm:

  • Logic_test: là giá trị hoặc biểu thức logic ( nhận hai giá trị true và False)
  • Value_if_true: là giá trị của hàm nếu biểu thức logic nhận giá trị true
  • Value_if_false: là giá trị của hàm nếu biểu thức logic nhận giá trị false

Hàm IF trong Excel được sử dụng phổ biến và mang tính ứng dụng cao do đó có thể lồng cùng với các hàm khác trong Excel. Để có thể ứng dụng tốt các hàm trong Excel để phục vụ công việc thì bạn cần phải nắm vững và sử dụng tốt được các hàm cũng như công cụ của Excel.

Ví dụ hàm IF nhiều điều kiện: Cách dùng hàm If nhiều điều kiện đơn thuần. Chẳng hạn có bảng kết quả thí sinh dự thi căn cứ vào tổng điểm hãy đưa ra học sinh thi đỗ và trượt.

  • Bước 1: Tại ô cần xác định thí sinh thi đỗ hay trượt nhập công thức: IF(D7>=25,”Đỗ”,”Trượt”).
  • Bước 2: Nhấn Enter -> thí sinh có tổng điểm 27 đã thi đỗ.
  • Bước 3: Sao chép công thức cho các giá trị còn lại -> kết quả thi của những thí sinh.

II. Hướng dẫn sử dụng hàm IF xếp loại học lực trong Excel

Kết hợp nhiều hàm If lồng nhau:

Đối với các phiên bản khác nhau số lượng hàm If trong Excel lồng nhau không giống nhau:
Ví dụ: Cùng với điểm trung bình cuối năm học bạn hãy xếp loại học lực cho học sinh biết điểm trung bình > 9 -> hs giỏi, 7 hs khá, 5 hs Trung bình, Điểm TB hs yếu.

Bước 1: Trong ô cần xác định học lực nhập công thức: IF(D7>=9,”Giỏi”,If D7 >= 7,”Khá”, IF (D7>=5,”Trung bình”, ”Yếu”))).
Ở đây bạn cũng có thể nhập công thức theo dạng: IF(D7>=9,”Giỏi”,If AND(D7>=7,D7=5,D7

Nhưng bạn nên làm theo công thức 1 bởi vì cả 2 công thức đều đúng trong khi công thức thứ 1 ngắn gọn hơn nhiều.

Bước 2: Nhấn Enter -> kết quả học lực của học sinh là:
Bước 3: Sao chép công thức cho các giá trị còn lại được kết quả
Trong các trường hợp để ứng dụng cách dùng hàm if trong excel thường được kết hợp sử dụng với hàm Excel Vlookup, Hlookup, hàm Mid, hàm Left, hàm And. 

III. Một số lưu ý khi sử dụng hàm xếp loại học lực trong Excel

Ý nghĩa cách dùng hàm IF trong Excel: Nếu như “điều kiện” đúng thì các kết quả hàm if nhiều điều kiện trả về là “giá trị 1” và ngược lại trả về “giá trị 2”
Trong công thức của hàm IF trong Excel, tham số “Giá trị 1” chính là kết quả đúng khi dữ liệu thỏa mãn điều kiện, “Giá trị 2” chính là kết quả sai khi dữ liệu không khớp cùng với “điều kiện”. Nếu bất kỳ tham số nào trong hàm IF trong Excel được cho dưới dạng các mảng, cách dùng hàm IF trong Excel sẽ đánh giá mọi phần của mảng.
Bạn có thể lồng ghép nhiều cách dùng hàm IF trong Excel vào với nhau, con số tối đa các hàm IF nhiều điều kiện có thể lồng vào nhau là 64. Nhưng bạn có thể thay thế bằng với các hàm khác trong Excel, chẳng hạn như là hàm tìm kiếm VLOOKUP hay HLOOKUP, hai hàm này cũng có thể giúp bạn tối ưu với các điều kiện một cách nhanh nhất.

IV. Bài tập hướng dẫn sử dụng kết hợp hàm IF với một số hàm trong Excel 

1. Cách lồng ghép các hàm IF với nhau 

Chúng ta sẽ dựa vào bảng điểm dưới đây để tìm hiểu 1 ví dụ về việc lồng hàm IF trong Excel:

  • Nếu điểm trung bình trên 8 thì xếp loại Giỏi
  • Nếu điểm trung bình từ 6,5 đến 8 thì xếp loại Khá
  • Nếu điểm trung bình từ 5 đến dưới 6,5 thì xếp loại Trung bình
  • Còn lại là Yếu

Ở đây mình có thể sử dụng các hàm kết hợp như sau : mình thấy đề bài có “nếu-thì” chọn hàm IF trong Excel và “và” nên mình chọn hàm AND
Cú pháp: =IF (I3>8,”Giỏi”,IF(AND(I3>=6.5,I3=5,I3

Nghĩa là: IF(I3>8;”Giỏi”: Nếu sinh viên có  điểm trung bình (I3 là địa chỉ ô điểm trung bình) >8 thì được xếp loại Giỏi, còn lại xét trường hợp tiếp theo nếu không lớn hơn 8

IF (AND(I3>=6.5,I3 =6.5 và phải 8 là xếp loại giỏi rồi mà) thì xếp loại Khá, còn lại xét trường hợp nhỏ hơn 6.5

IF(AND(I3>=5,I3=5 và =6.5 xếp loại khá), còn lại dưới 5 sẽ là loại Yếu.

Hay có thể viết gọn lại như sau: =IF (I3>8,”Giỏi”,IF(I3>=6.5, ”Khá”,IF(I3>=5,”Trung bình”,”Yếu”))). Bởi vì các số điểm trung bình được xét 1 cách tuần tự theo thứ tự giảm dần, bởi vậy chúng ta có thể giảm bớt với các điều kiện:

  • Hàm IF thứ 1 xét I3>8
  • Hàm IF thứ 2 xét I3>=6.5 điều này cũng đồng nghĩa với I38 đã xét ở trước đó
  • Hàm IF thứ 3 xét I3>=5 điều này cũng đồng nghĩa với I3= 6.5 đã xét ở trước đó

2. Lồng ghép hàm AND, OR trong hàm IF

Một số điều cần lưu ý khi sử dụng hàm xếp loại học lực trong Excel

Một số điều cần lưu ý khi sử dụng hàm xếp loại học lực trong Excel

Vẫn với chẳng hạn vừa rồi mình sẽ xét học bổng cho các sinh viên như sau:

  • Sinh viên xếp loại Giỏi và điểm các môn không có môn nào dưới 7 thì nhận được học bổng: 240000.
  • Sinh viên xếp loại Giỏi hay Khá tuy nhiên có môn điểm dưới 7 thì được học bổng: 180000.
  • Sinh viên xếp loại Trung bình sẽ không nhận được học bổng.
  • Sinh viên xếp loại Yếu sẽ phải nộp thêm 180000 tiền học lại.

Ở đây mình sẽ sử dụng hàm IF trong excel với các hàm MIN, AND, OR ( các bạn để ý đầu bài một chút sẽ dễ dàng phát hiện các dấu hiệu để biết mình cần sử dụng những hàm nào trong Excel nhé)

Hàm IF thứ 1: Xét học bổng loại giỏi
IF (AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)>=7), 240000, hàm if thứ 2) : Nếu sinh viên xếp loại Giỏi ( J3 là địa chỉ ô xếp loại) và đồng thời điểm các môn >=7 (giá trị nhỏ nhất trong dãy D3:G3 >=7) thì được học bổng 240000, còn lại xét các kết quả khác

Hàm IF thứ 2: xét học bổng loại khá
IF( OR( AND( J3= ”Giỏi”, MIN(D3:G3)

  • Xếp loại giỏi và có điểm nhỏ hơn 7: không được loại HB giỏi mà chỉ được HB loại khá
  • Xếp loại Khá

=> Do đó phải đặt 2 trường hợp này trong hàm OR. Trường hợp Loại giỏi và có điểm nhỏ hơn 7 sẽ đặt trong hàm AND

Hàm IF thứ 3: xét trường hợp còn lại
IF(J3=”Trung bình”,0,-180000) : Sinh viên xếp loại Trung bình thì không được học bổng, Yếu phải nộp 180000

Khi nối các hàm lại ta có:

IF(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)>=7),240000,IF(OR(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)

V. Kết luận

Trên đây là một vài thông tin chia sẻ cũng như cách dùng hàm Excel để xếp loại học lực. Bài viết chi tiết về cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện hy vọng đã đem đến tin tức hữu ích và giúp bạn xếp loại học lực của học sinh nhanh chóng và hiệu quả.