Sử dụng hàm IF trong Excel với điều kiện là chữ và số như thế nào?

Hàm IF trong Excel thường được sử dụng để đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị bạn chỉ định nếu điều kiện được so sánh là TRUE (đúng) và trả về giá trị khác nếu điều kiện thì sẽ hiện là là FALSE (sai).

Trong bài viết này, 123job.vn sẽ cùng bạn đi tìm hiểu về cú pháp và cách dùng phổ biến của hàm IF trong Excel, sau đó chúng ta sẽ có cái nhìn sâu hơn bằng các ví dụ về công thức, cách dùng hàm IFnhiều điều kiện mà hy vọng là sẽ bổ ích cho cả những người mới dùng Excel và những người đã và đang có kinh nghiệm với tin học văn phòng...

I. Hàm IF cú pháp và cách sử dụng

Cú pháp hàm IF trong Excel được biểu diễn như sau:

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Như vậy hàm IF trong Excel tổng quát sẽ có 3 đối số, nhưng chỉ có đối số đầu tiên là bắt buộc, hai đối số tương ứng còn lại là tùy chọn.

logical_test (bắt buộc) – một giá trị hoặc biểu thức của hàm IF trong Excel có thể là TRUE hoặc FALSE. Trong đối số quan trọng này, bạn có thể chỉ định lựa chọn một giá trị dữ liệu là văn bản, ngày, số hoặc bất kỳ toán tử so sánh nào tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn.

Ví dụ: Bài kiểm tra logic của bạn có thể được phần mềm Excel biểu thị bằng văn bản (B1 = “đã xong”), ngày tháng (B15).

value_if_true (tùy chọn) – giá trị hàm IF trong Excel trả về khi kiểm tra logic là TRUE, tức là nếu điều kiện của chúng ta được đáp ứng.

Ví dụ: Cách dùng hàm IF trong Excel sau sẽ trả về văn bản “Tốt” nếu giá trị trong ô B2 lớn hơn 10: =IF(B2>10; “Tốt”)

value_if_false (tùy chọn) – giá trị đối số này được trả về nếu kiểm tra logic là FALSE, tức là nếu điều kiện trong hàm IF trong Excel không được đáp ứng.

Ví dụ: Cũng trong công thức hàm IF =IF(B2>10; “Tốt”) như ở trên, nhưng khi bạn thêm tham số thứ ba là dữ liệu “Xấu” vào.

Lúc này công thức của hàm IF trong Excel sẽ là =IF(B2>10; “Tốt”; “Xấu”) và kết quả khi đó sẽ trả về văn bản là “Tốt” nếu giá trị được hiển thị trong ô B2 lớn hơn 10, nếu không sẽ trả về “Xấu”.

Hàm IF cú pháp và cách sử dụng

Xem thêm: Thủ thuật thêm dòng trong Excel đơn giản nhất có thể bạn chưa biết?   

II. Những điều cần biết về hàm IF trong Excel 

Mặc dù hai biến cuối cùng trong cách dùnghàm IF trong Excellà không bắt buộc nhưng công thức khi đó có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất bên trong hàm IF trong Excel.

1. Nếu như value_if_true bị bỏ qua

Nếu value_if_true bị bỏ qua trong công thức IF nhiều điều kiện hoặc hàm IF thường (ví dụ chỉ có dấu phải sau logical_test), thì hàm IF trong Excel sẽ trả về kết quả tương ứng là 0 nếu điều kiện chính được đáp ứng. Đây là ví dụ bạn có thể quan sát:=If(B1>10,,”Bad”)

Nếu bạn không muốn hàm If trong Excel của mình không hiển thị bất cứ điều gì khi điều kiện thỏa, hãy nhập 2 lần dấu nháy trong tham số thứ 2 như thế này: =If(B1>10,””,”Bad”). Về cơ bản, trường hợp này hàm if nhiều điều kiện hoặc hàm IF thường sẽ trả về chuỗi trống.

Nếu như value_if_true bị bỏ qua

2. Nếu như value_if_false bị bỏ qua

Nếu bạn không quan tâm đến điều gì sẽ xảy ra nếu điều kiện được quy định không được đáp ứng, bạn có thể bỏ qua biến thứ 3 trong công thức hàm IF trong Excel, điều này sẽ dẫn đến kết quả như sau

Nếu biểu thức logic của chúng ta được cho là FALSE và thông số value_if_false bị bạn bỏ qua (chỉ có một giá trị được cho duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF nhiều điện kiện hoặc hàm IF trong Excelthường sẽ trả về giá trị FALSE. Đây quả là một điều không mong muốn đúng không?

Đây là một ví dụ cho công thức, cách dùng hàm IF trong Excel =IF(B1>10, “Good”)

Nếu bạn thực hiện đặt dấu phẩy sau tham số value_if_true thì hàm IF trong Excel sẽ trả về giá trị bằng 0, điều này có nghĩa rằng giá trị cuối cùng trả về không tương thích với công thức =IF(B1>10, “Good”,).

3. Làm cho hàm IF trong Excel hiện lên giá trị TRUE hoặc FALSE

Nếu như bạn muốn các công thức hàm IF trong Excel có thể hiện lên các giá trị logic như TRUE hoặc FALSE khi một điều kiện nhất định được thỏa mãn thì bạn phải trực tiếp gõ TRUE trong ô tham số value_if_true. Ô value_if_false  có thể được điền vào giá trị tương ứng là FALSE hoặc để trống. Đây là một ví dụ cụ thể cho công thức trên:

=IF(B1>10, TRUE, FALSE)

hoặc

=IF(B1>10, TRUE)

Lần nữa, lý do thuyết phục nhất để đặt “” trong tham số thứ ba của hàm IF trong Excel là bạn sẽ nhận giá trị rỗng nếu điều kiện trong đó không thỏa mãn =IF(B1>10, “Good”, “”).

Làm cho hàm IF trong Excel hiện lên giá trị TRUE hoặc FALSE

4. Làm cho hàm IF nhiều điều kiện hoặc hàm IF thường trong Excel hiển thị một phép toán và trả về một kết quả

Thay vì trả về một giá trị nhất định thì bạn có thể làm cho công thức hàm IF trong Excel kiểm tra điều kiện đưa ra, tính toán một công thức toán và thực hiện trả về giá trị dựa trên kết quả của phép toán đó. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng các công thức cụ thể trong số học hoặc các hàm khác của Excel trong ô tham số của hàm IF là value_if_true và /hoặc value_if_false.

Xem thêm: Sử dụng định dạng có điều kiện conditional formatting có khó như bạn nghĩ?

III. Công thức ví dụ về cách dùng hàm IF trong Excel cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng

Việc sử dụng hàm IF trong Excel với các giá trị số cụ thể dựa trên việc sử dụng các toán tử so sánh khác nhau để thực hiện diễn tả các điều kiện của bạn. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các toán tử logic được minh họa rõ ràng bằng các ví dụ về công thức trong bảng dưới đây.

Công thức ví dụ về cách dùnghàm IF trong Excel cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng

Xem thêm: Hàm trung bình trong Excel là gì? Công thức và cách dùng 

IV. Cách dùng hàm IF trong văn bản

1. Công thức hàm IF trong Excel không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Giống như phần lớn các chức năng của Excel, hàm IF trong Excel được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic tương ứng đó có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức và cách dùng hàm IF.

Ví dụ, Công thức hàm IF dưới đây sẽ lập tức trả về giá trị “Yes” hoặc “No” dựa trên trạng thái giao hàng (cột C)

=IF(C2=”delivered”, “No”, “Yes”)

Công thức hàm IF trong Excel này nói lên rằng Excel sẽ trả về “No” nếu một ô trong cột C bao gồm từ “Delivered”, còn ngược lại thì hàm IF sẽ trả về “Yes”. Không quan trọng là bạn thực hiện gõ từ “Delivered” như thế nào trong tham số biểu thức logic – ví dụ như “delivered”, “Delivered”, hay “DELIVERED”. Cũng không quan trọng rằng liệu từ “Delivered” có được viết hoa hay thường ở trong bảng, như minh họa trong hình được biểu diễn dưới đây.

Công thức hàm IF trong Excel không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Một cách khác để có được một kết quả chính xác hơn đó là chúng ta có thể sử dụng phép so sánh “không bằng” và thực hiện tráo đổi hai tham số value_if_true và value_if_false

=IF(C2”delivered”, “Yes”, “No”)

2. Công thức hàm IF trong Excel phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Nếu như bạn muốn tạo một biểu thức logic đặc biệt có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì dùng kết hợp hàm IF nhiều điều kiện với hàm EXACT bằng cách thực hiện so sánh hai chuỗi giá trị và trả về TRUE nếu đúng, ngược lại thì kết quả trả về FALSE. Mặc dù hàm EXACT có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn có thể bỏ qua sự khác biệt về định dạng.

Bạn sử dụng hàm EXACT kết hợp với cách dùng hàm IF bằng cách như sau:

=IF(EXACT(C2,”DELIVERED”), “No”, “Yes”)

Biểu thức logic mà bạn đang áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải ngay lập tức hiển thị một cách chính xác tương ứng với cột C.

Công thức hàm IF trong Excel phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

3. Công thức IF trong Excel cho giá trị văn bản với việc tham chiếu từng phần

Nếu bạn muốn điều kiện đặc biệt mà bạn đưa ra dựa trên việc tham chiếu từng phần hơn mà tham chiếu hàm IF chính xác, một giải pháp tức thì cho điều này đó là việc bạn sử dụng ký tự đại diện (hoặc) trong biểu thức logic. Tuy nhiên cách tiếp cận đơn giản và dễ dàng này sẽ không hoạt động trong hàm IF trong Excel. Rất nhiều hàm trong Excel chấp nhận ký tự đại diện nhưng hàm IF của chúng ta lại là ngoại lệ.

Một giải pháp khác bạn có thể áp dụng đó là dùng hàm IF trong Excel kết hợp với hàm ISNUMBER và hàm SEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (để có thể phân biệt chữ hoa chữ thường).

Ví dụ, nếu việc thực hiện điều kiện No là điều kiện bắt buộc cho cả hai mục “Delivered” và “Out for delivery” thì cách dùng hàm IF sau sẽ hiệu quả:

=IF(ISNUMBER(SEARCH(“deliv”,C2)), “No”, “Yes”)

Công thức IF trong Excel cho giá trị văn bản với việc tham chiếu từng phần

Xem thêm: Thủ thuật làm tròn số với các hàm Roundup, Rounddown và Round

V. Ví dụ về công thức hàm IF cho ngày, tháng

1. Công thức hàm IF trong Excel cho ngày tháng với hàm DATEVALUE

Để hàm IF trong Excel có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải trực tiếp đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh của hàm IF có dạng như sau:

=IF(C2

Như minh họa của hình thể hiện bên dưới, công thức hàm IF trong Excel này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị tương ứng là “Completed” nếu như trò chơi này diễn ra trước thời điểm ngày 11 tháng 11, còn ngược lại thì công thức hàm IF sẽ trả về giá trị tương ứng là “Coming soon”.

Công thức hàm IF trong Excel cho ngày tháng với hàm DATEVALUE

2. Công thức hàm IF trong Excel với hàm TODAY()

Với điều kiện trong cách dùng hàm IF bạn đưa ra phụ thuộc vào ngày tháng hiện tại, bạn có thể dùng hàm TODAY() trong biểu thức logic của hàm IF trong Excel. Ví dụ như:

=IF(C2

3. Công thức hàm IF nhiều điều kiện mở rộng cho ngày tháng trong quá khứ và tương lai

Giả sử như bạn chỉ muốn thực hiện đánh dấu trong khoảng hơn 30 ngày tính từ thời điểm hiện tại thì bạn có thể biểu diễn biểu thức logic của hàm IF trong Excel như sau A2-TODAY()>30. Công thức hoàn chỉnh có dạng:

=IF(A2-TODAY()>30, “Future date”, “”)

Để có thể chỉ ra những ngày đã diễn ra cách đây hơn 30 ngày, bạn dùng công thức hàm IF sau:

=IF(TODAY()-A2>30, “Past date”, “”)

Công thức hàm IF nhiều điều kiện mở rộng cho ngày tháng trong quá khứ và tương lai

Nếu bạn muốn có cả hai dấu hiệu trong cùng một cột bạn sẽ cần sử dụng đến cách dùng hàm IF được lồng ghép như sau:

=IF(A2-TODAY()>30, “Future date”, IF(TODAY()-A2>30, “Past date”, “”))

Hàm IF được lồng ghép

4. Ví dụ về công thức hàm IF trong Excel cho dữ liệu và ô trống

Đôi khi bạn muốn thực hiện đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần nhập dữ liệu theo một trong các cách sau:

Sử dụng kết hợp hàm IF trong Excel với ISBLANK

Sử dụng các biểu thức logic trong Excel =”” (bằng ô trống) hoặc ”” (khác ô trống).

Bảng dưới đây sẽ giải thích rõ sự khác biệt giữa hai cách được đưa ra bên trên và đưa ra ví dụ

Công thức hàm IF trong Excel

Ví dụ dưới đây sẽ biểu diễn biểu thức logic trong hàm IF trong Excel có chứa dữ liệu/ rỗng sẽ như thế nào.

Giả sử như dữ liệu trong cột C trên Excel của chúng ta chỉ có được sau khi đã có dữ liệu được hiển thị trong cột B tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể sử dụng cách dùng hàm IF như sau để đánh dấu những game đã được hoàn thành.

=IF($C2””, “Completed”, “”)

=IF(ISBLANK($C2)=FALSE, “Completed”, “”)

Vì không có độ dài chuỗi bằng 0 trong bảng nên cả hai công thức chúng ta xét đều trả về kết quả như nhau:

Trả về kết quả

Xem thêm: Vận dụng hàm SUBTOTAL trong Excel vào lĩnh vực kế toán 

VI. Kết luận

Như vậy với bài viết này, 123job.vn đã chia sẻ cho các bạn cách dùnghàm IF trong Excel, bao gồm: Công thức cho số, ký tự, dữ liệu và ô trống và một số các ví dụ cụ thể. Chúc các bạn sớm thành thạo kỹ năng hữu ích này!