Cách tạo mẫu bảng chấm công đơn giản chính xác nhất

Bảng chấm công là cơ sở quan trọng để bộ phận kế toán tính lương cũng như theo dõi tình hình làm việc của nhân viên. Làm sao để tạo mẫu bảng chấm công đúng chuẩn theo quy định mới nhất? Hãy cùng 123job tìm hiểu ngay sau đây!

Mẫu bảng chấm công hàng ngày trên excel đơn giản nhưng vẫn đảm bảo sự minh bạch, công bằng cho nhân viên dù là nghỉ phép, nghỉ lễ hay nghỉ không lương đều được chấm đầy đủ theo quy định. Chúng tôi xin giới thiệu mẫu bảng chấm công cho nhân viên trên bảng tính Excel dưới đây hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc chấm công, tính lương cho nhân viên trong công ty.

​​​​​​​I. Khái quát về bảng chấm công

Chắc hẳn trong số mỗi chúng ta những ai đã, đang và sẽ làm việc cho các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp đều rất quen thuộc với bảng chấm công. Tuy nhiên đây lại là cụm từ mà ai cũng hiểu nhưng không phải ai cũng có thể giải thích định nghĩa một cách chính xác được. Do vậy, ngay sau đây mời bạn cùng chúng tôi tìm hiểu về khái niệm bảng chấm công là gì, mục đích và ý nghĩa của bảng chấm công đối với người lao động, cơ quan và các doanh nghiệp. Và tham khảo các mẫu bảng chấm công mới nhất hiện nay

1. Bảng chấm công là gì?

Theo quy định được Bộ Tài chính ban hành trong Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 thì bảng chấm công là một trong số những chứng từ được công nhận về mặt pháp lý liên quan tới việc theo dõi tình hình làm việc thực tế của người lao động để từ đó làm cơ sở chính trong việc tính lương hàng tháng. 

Để giúp bạn đọc hình dung rõ hơn về bảng chấm công thì ngay sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn mẫu bảng chấm công mới nhất của Bộ Tài chính - Mẫu số 01a-LĐTL.

Bảng chấm công là gì?

2. Mục đích khi sử dụng bảng chấm công

Hiện nay, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng các mẫu bảng chấm công để theo dõi ngày công thực tế làm việc của toàn bộ nhân viên cũng như tình trạng và số ngày nghỉ việc và nghỉ hưởng BHXH… từ đó có căn cứ tính toán mức lương tương ứng theo quy định và mức bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp trả cho người lao động hàng tháng. 

Bên cạnh mẫu thông dụng là mẫu bảng chấm công mới nhất của Bộ Tài chính, thì hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng đa dạng các mẫu bảng chấm công khác, phù hợp với đặc điểm và tính chất riêng của từng cơ quan, tổ chức. Các mẫu bảng chấm công nhân viên được sử dụng phổ biến nhất bao gồm: 

• Mẫu bảng chấm công theo đặc thù ca làm việc: Mẫu bảng chấm công theo giờ, mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel, mẫu bảng chấm công làm thêm giờ, mẫu bảng chấm công theo ca, mẫu bảng chấm công tăng ca, mẫu bảng chấm công theo ngày, mẫu bảng chấm công hàng ngày...

• Mẫu bảng chấm công được ban hành theo các năm: Mẫu bảng chấm công 2016, mẫu bảng chấm công 2017, mẫu bảng chấm công 2018, mẫu bảng chấm công 2019.

• Mẫu bảng chấm công theo quyết định được Bộ Tài chính ban hành: Mẫu bảng chấm công theo quyết định 48, mẫu bảng chấm công theo thông tư 200, mẫu bảng chấm công theo thông tư 133, mẫu bảng chấm công theo quyết định 15...    

3. Ý nghĩa của bảng chấm công

Đối với các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp thì bảng chấm công là căn cứ quan trọng nhất để tính toán mức lương cũng như mức chi trả Bảo hiểm xã hội cho người lao động hàng tháng dựa trên số ngày công làm việc thực tế, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không lương… Ngoài ra, dựa trên kết quả từ bảng chấm công mà các nhà quản lý có thể đánh giá được sự chuyên cần, tích cực cũng như thái độ nghiêm túc trong công việc và việc chấp hành theo các quy định của tổ chức, từ đó đưa ra những chính sách đãi ngộ phù hợp. Đặc biệt là với các tổ chức, cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp có quy mô lớn thì bảng chấm công đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc giám sát nhân viên và duy trì kỷ luật nội bộ. 

Xem thêm: Tổng hợp 4 mẫu báo cáo công việc chuẩn form mà bạn đang tìm kiếm

II. Cách tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 mới nhất

Cách tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 mới nhất

Để sử dụng mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 mới nhất do Bộ Tài chính ban hành thì bạn có thể download trên các trang web chính thức. Nhưng ngoài ra, để sử dụng một cách lâu dài và tính toán chính xác trong tất cả các trường hợp thì bạn hoàn toàn có thể tự tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 dựa trên hướng dẫn sau đây:

1. Xác định bố cục chung của bảng chấm công

Theo quy định do Bộ Tài chính ban hành tại thông tư 133/2016/TT-BTC về mẫu bảng chấm công hàng ngày số 01a-LĐTL thì bố cục của bảng chấm công bao gồm những nội dung sau:

• Thông tin về cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp: Bao gồm tên cơ quan và địa chỉ của doanh nghiệp được ghi theo 2 dòng ở góc trên cùng bên tay trái.

• Tiêu đề: Ghi ngay phía dưới tên cơ quan và được đặt ở chính giữa trang giấy.

• Mẫu bảng: Chọn Insert/Textbox rồi gõ mã số của mẫu bảng chấm công theo đúng quy định. Khi sử dụng Textbox thì bạn có thể di chuyển đến bất cứ vị trí nào trên trang giấy mà không gây ảnh hưởng tới các dữ liệu khác, tuy nhiên bạn nên đặt ở vị trí góc trên cùng bên phải, đối xứng với tên cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

• Thời gian chấm công: Đây là căn cứ quan trọng nhất để phân biệt các mẫu bảng chấm công mà doanh nghiệp sử dụng và phân biệt giữa các ngày trong tháng.Theo đó thì tất cả các ô có chứa dữ liệu về tháng và năm cần phải được đặt riêng để sử dụng làm tham chiếu cho hàm xác định ngày trong tháng.

• Nội dung bảng chấm công: Trong các mẫu bảng chấm công tiêu biểu, đây là cơ sở để phân biệt giữa các nhân viên trong tổ chức, bao gồm họ tên và bậc lương tương ứng, ngoài ra còn có ngày công thực tế trong tháng và kết quả chấm công sau khi được quy ra công theo quy định của cơ quan. Gồm đối tượng chấm công (họ tên, mức lương ngạch bậc), ngày công trong tháng (ngày trong tháng để ghi nhận chấm công theo từng ngày) và kết quả chấm công (quy ra công). Về số dòng của bảng chấm công thì sẽ căn cứ theo số lượng nhân viên trong công ty, mỗi người là một dòng riêng biệt.

• Ký xác nhận: Để có tính pháp lý và căn cứ giải quyết khi có vấn đề xảy ra thì ở cuối cùng của bảng chấm công cần có thông tin về bộ phận và cá nhân chịu trách nhiệm cho tính chính xác của kết quả được ghi nhận trong bảng chấm công.

2. Hàm Excel xác định ngày trong tháng trong bảng chấm công

Nếu lập bảng chấm công theo đúng như mẫu bảng chấm công đã hướng dẫn thì tại dòng 7 sẽ là danh sách các ngày trong tháng, tối đa là 31 cột bắt đầu từ cột D tới cột AH và có thể giảm đi đối với các tháng có 28, 29, 30 ngày.

Để xác định các ngày trong tháng trong excel thì chúng ta sẽ sử dụng hàm DATE như sau:

a. Cấu trúc hàm Date: DATE(Year, Month, Day). Trong đó:

• Year = Năm: tương ứng với giá trị tại ô G5

• Month  =Tháng: tương ứng với giá trị tại ô C5

• Day = Ngày: tương ứng với giá trị ngày, bắt đầu từ ô D7 tương đương với ngày 1.

b. Xác định các ngày trong tháng

Khi lập bảng chấm công excel, ô D7 tương ứng với ngày 01 trong tháng. Ta đặt hàm theo công thức D7=Date(G5,C5,1)

Tiếp theo là ô E7 tương ứng với ngày 02 trong tháng, lớn hơn D7 nên công thức áp dụng sẽ là E7=D7+1. Các ngày tiếp theo cũng tương tự như vậy, ngày sau bằng ngày liền trước cộng thêm 1. Tuy nhiên định dạng của hàm Date là dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm) trong khi tại dòng 7 chúng ta chỉ muốn hiển thị nội dung là số ngày nên cần định dạng lại Format Cells cho vùng ô D7:AH7 theo thứ tự:

• Chọn toàn bộ vùng ô D7:AH7 hoặc gõ D7:AH7 tại ô địa chỉ, chọn Format Cells.

• Chọn Number/Custom. Trong thẻ Type nhập dd (chỉ hiển thị ngày trong ô đã chọn).

3. Xác định thứ theo ngày

Trong bảng chấm công excel, nếu như hàm Date sẽ giúp bạn xác định các ngày trong tháng thì để xác định thứ theo ngày cho trước, ta sử dụng hàm Weekday. Cụ thể, bắt đầu từ thứ của ngày đầu tiên trong ô D7 theo công thức D7=Weekday(D7,1).

Tuy nhiên định dạng của hàm Weekday chỉ cho kết quả từ 1 đến 7, tương ứng với thứ tự là 

• Số 1 tương ứng với ngày Chủ nhật (CN)

• Số 2 tương ứng với ngày Thứ hai (T2)

• Số 3 tương ứng với ngày Thứ ba (T3)

• Số 4 tương ứng với ngày Thứ tư (T4)

• Số 5 tương ứng với ngày Thứ năm (T5)

• Số 6 tương ứng với ngày Thứ sáu (T6)

• Số 7 tương ứng với ngày Thứ bảy (T7)

Để đưa định dạng số sang định dạng chữ cho dễ sử dụng thì chúng ta cần kết hợp hàm Choose với hàm Weekday. Cách viết như sau:

D8=CHOOSE(WEEKDAY(D7,1),”CN”,”T2″,”T3″,”T4″,”T5″,”T6″,”T7″)

Để áp dụng cho tất cả các ngày trong tháng thì các bạn sao chép công thức ở D8 tới AH8.

4. Phân biệt ngày chủ nhật trong tháng

Những ngày chủ nhật là ngày không được tính công nên chúng ta cần bảng chấm công làm thêm giờ để phân biệt với các ngày còn lại trong tháng. Ta không thể xóa bỏ vì nó sẽ ảnh hưởng tới kết quả của các hàm đã sử dụng trước đó, dẫn tới các ngày tháng và thứ bị sai lệch. Do vậy, ta sẽ sử dụng chức năng Conditional formatting để tự động phân biệt các ngày chủ nhật trong tháng.

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Trong bảng chấm công làm thêm giờ, căn cứ vào dòng 8 ta xác định được ngày chủ nhật có ký hiệu CN rồi làm theo hướng dẫn:

• Chọn toàn bộ vùng D7:AH14 được định dạng là các ngày trong tháng.

• Chọn Conditional formatting.

• Thiết lập conditional formatting như sau:

5. Công thức quy ra công

Với mọi mẫu bảng chấm công hay mẫu bảng chấm công theo thông tư 133, 200, sau khi đã định dạng được đầy đủ về ngày, tháng chấm công, chúng ta cần thực hiện các thao tác tính toán để tính toán số công đã chấm trong cả tháng đối với toàn bộ nhân viên.

Trước hết, bạn sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của từng ký hiệu chấm công tương ứng với loại hình công cần tính rồi sử dụng tiếp hàm SUMIF để tính tổng số giờ công (nếu chấm công theo mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel). Như vậy là chúng ta đã hoàn thành việc tạo lập mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 mới nhất.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp và cách viết chuẩn nhất

III. Mẫu bảng chấm công 

1. Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133

2. Mẫu bảng chấm công theo thông tư 200

3. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Có thể nói bảng chấm công làm thêm giờ là một loại chứng từ kế toán có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác tính lương của các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các tổ chức hoạt động sản xuất. Vừa phản ánh chính xác được giờ làm thêm của người lao động vừa đảm bảo được sự minh bạch, công bằng giữa người lao động với nhau. Việc theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ cũng chính là một trong những căn cứ để các kế toán viên tính thời gian nghỉ bù cho người lao động hoặc quy thành tiền lương để thanh toán cho người lao động trong doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô cũng như tính chất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp đều có quyền được lựa chọn loại mẫu bảng chấm công phù hợp nhất, miễn là đảm bảo được các yếu tố cần thiết đã được quy định ở mỗi mẫu bảng. Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ một vài mẫu đang được nhiều doanh  nghiệp sử dụng để các bạn tham khảo.

Mẫu bảng chấm công làm thêm theo giờ - Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính:

Mẫu bảnh chấm công làm thêm theo giờ - Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính:

Xem thêm: Mẫu báo cáo thành tích cá nhân chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp nhất

IV.  Phương pháp và trách nhiệm chấm công 

Bên cạnh việc lưu ý về cách tạo lập các mẫu bảng chấm công theo đúng quy định do Bộ Tài chính ban hành thì trong quá trình sử dụng các mẫu bảng chấm công mới nhất, chúng ta cần lưu ý về phương pháp chấm công và trách nhiệm ghi chép của người sử dụng.

Phương pháp và trách nhiệm chấm công

1. Phương pháp và trách nhiệm ghi

Hàng ngày các tổ trưởng (Trưởng ban, trưởng phòng, trưởng nhóm…) hoặc cá nhân được ủy quyền của tổ trưởng sẽ căn cứ vào tình hình thực tế và đặc thù công việc của bộ phận do mình phụ trách để làm bảng chấm công cho từng nhân viên trong ngày và bảng chấm công làm thêm giờ, công chấm sẽ được ghi chính xác vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 trong các mẫu bảng chấm công theo đúng ký hiệu đã quy định.

Cuối tháng sau khi đã chốt bảng chấm công thì người chấm công và người phụ trách bộ phận sẽ ký xác nhận vào góc cuối bên phải của bảng chấm công và chuyển các loại giấy tờ có liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH hoặc giấy xin nghỉ việc không hưởng lương và đơn xin nghỉ phép… về bộ phận kế toán để tiến hành kiểm tra, đối chiếu rồi tổng kết và tính toán mức lương được hưởng và mức bảo hiểm xã hội được trợ cấp. Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người để tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng trong các cột từ 32 đến 35.

Cũng theo quy định của Bộ Tài chính thì ngày công tiêu chuẩn được quy định là 8 giờ. Trong quá trình tổng hợp giờ công để quy thành ngày công, nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa.

2. Phương pháp chấm công

Về phương pháp chấm công thì người chấm sẽ căn cứ vào đặc điểm của công việc cũng như các trường hợp phát sinh cụ thể để chấm công cho hợp lý theo các mẫu bảng chấm công. Trong quá trình làm việc, người lao động ngoài làm việc tại cơ quan, văn phòng thì còn có thể đảm nhiệm các công việc khác như học tập, đào tạo hoặc tham dự hội nghị, gặp gỡ khách hàng… Lúc này, người chấm công cần dựa vào giấy tờ chứng minh cụ thể và hoạt động thực tế của người lao động để chấm công theo các ký hiệu phù hợp. Có 3 phương pháp chấm công phổ biến là:

- Bảng chấm công ngày: Bảng chấm công excel theo ngày được sử dụng khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc thực hiện nhữ cuộc họp, hội nghị... Khi đó, mỗi ngày công được đánh dấu bằng một ký tự thống nhất. Ngoài ra, cần chú ý 2 trường hợp:

• Nếu trong ngày, người lao động làm các đầu công việc khác nhau thì bảng chấm công excel sẽ tính theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
• Nếu trong ngày, người lao động làm các đầu công việc có khối lượng thời gian như nhau thì bảng chấm công excel sẽ tính công theo việc làm diễn ra trước.

- Bảng chấm công theo giờ: Bảng chấm công excel sẽ tính công theo tổng số giờ làm việc tương ứng với mỗi đầu công việc mà người lao động đã làm trong ngày. Mỗi công việc trong bảng chấm công sẽ có ký hiệu riêng, bao gồm cả bảng chấm công làm thêm giờ.

- Bảng chấm công nghỉ bù: Bảng chấm công excel nghỉ bù chỉ được tính khi người lao động làm thêm giờ hưởng theo thời gian nhưng không trả lương làm thêm. Khi đó, kế toán sẽ đánh dấu ngày công nghỉ bù theo ký hiệu riêng và tính trả lương thời gian cho người lao động theo bảng chấm công làm thêm giờ.

V. Tải mẫu bảng chấm công mới nhất

Mẫu bảng chấm công mới nhất

VI. Kết luận

Như vậy là chúng tôi đã giới thiệu toàn bộ thông tin có liên quan tới mẫu bảng chấm công tới bạn đọc. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có thêm kiến thức cơ bản về mẫu bảng chấm công cũng như biết cách tạo lập mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 mới nhất của Bộ Tài chính. Hẹn gặp lại bạn trong những bài viết tiếp theo của 123job.