Viết đơn xin nghỉ việc sao cho chuyên nghiệp và được lòng mọi người là điều mà rất nhiều người cùng quan tâm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra lời giải đáp chi tiết nhất dành cho bạn!

I. Tại sao phải viết đơn xin nghỉ việc

đơn xin nghỉ việc

Tại sao phải viết đơn xin nghỉ việc?

Trong quá trình làm việc, bạn luôn phải thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm của mình, ngay cả cho đến khi viết đơn xin nghỉ việc. Nghỉ việc theo đúng quy trình kết hợp với một lá đơn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có được ấn tượng tốt từ phía công ty cũng như các đồng nghiệp. Không những thế, điều này còn thể hiện được trình độ và phong cách làm việc của bạn, đồng thời giúp cho việc chấm dứt hợp đồng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Nếu muốn xin nghỉ việc mà vẫn nhận được lương kèm theo các chế độ hỗ trợ theo đúng quy định của hợp đồng lao động thì đơn xin nghỉ việc của bạn phải có được sự đồng ý về mặt pháp lý của người quản lý hoặc giám đốc nhân sự. Để làm được điều này thì bạn cần có một lý do thật chính đáng và thuyết phục. Bằng không, việc viết đơn xin nghỉ việc mà không được sự chấp thuận của cấp trên hoặc tự ý nghỉ việc sẽ được coi là một hành vi vi phạm hợp đồng, bạn chẳng những không có lương mà thậm chí có thể bị phạt do đơn phương hủy hợp đồng giữa hai bên.

II. Quy trình xin nghỉ việc đúng luật

đơn xin nghỉ việc

Quy trình xin nghỉ việc đúng luật

1. Thông báo xin nghỉ việc

Trong quy trình xin nghỉ việc, trước khi viết đơn xin nghỉ việc nộp cấp trên thì bạn cần thông báo về quyết định xin nghỉ việc của mình với lý do đầy đủ và thuyết phục. Với mỗi công ty sẽ có một quy chế riêng về số ngày thông báo nghỉ việc trước khi nghỉ việc chính thức. Nếu không thực hiện đúng theo quy định thì dù cho đơn của bạn có được duyệt đi chăng nữa thì bạn cũng có thể sẽ không nhận được lương hoặc trợ cấp. Ngoài ra, việc thông báo trước về quyết định nghỉ việc của mình cũng sẽ giúp cấp trên có thêm thời gian sắp xếp nhân sự để bố trí công việc hợp lý, đồng thời bạn cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ và giúp đỡ nếu gặp khó khăn hay thắc mắc trong quy trình xin nghỉ việc theo quy định.

2. Nộp đơn xin nghỉ việc cho người quản lý

Sau khi đã thông báo xin nghỉ việc thì bạn cần nộp đơn xin nghỉ việc riêng theo đúng mẫu đã quy định của công ty. Bạn có thể tìm kiếm tại phòng quản lý nhân sự, hoặc tham khảo các mẫu đơn xin nghỉ việc không lương khác trên các trang web uy tín và chất lượng. Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin thì bạn cần nộp lá đơn này cho người quản lý trực tiếp của bạn. Người quản lý sẽ duyệt đơn xin nghỉ việc của bạn rồi nộp lên cho giám đốc để xử lý. Tùy vào từng công ty mà thời gian duyệt và nộp đơn sẽ dài ngắn khác nhau nhưng thông thường là sau 24h thì đơn xin nghỉ việc của nhân viên sẽ được phê duyệt.

Bên cạnh đó, trong thời gian chờ phê duyệt và trước khi tiến hành nghỉ việc chính thức thì bạn cần bàn giao và trao đổi công việc với người quản lý. Để đảm bảo công việc mà bạn đang đảm nhận không bị gián đoạn thì bạn cần hoàn thành chúng trước khi nghỉ việc, hoặc bàn giao công việc cho đồng nghiệp hay chờ cho đến khi có nhân sự mới thay thế. Sau khi đã trao đổi và thống nhất với quản lý thì bạn có thể chuyển đơn sang phòng quản lý nhân sự để xin xác nhận.

3. Xin xác nhận của phòng nhân sự

Một bước không thể thiếu trong quy trình xin nghỉ việc đó là xin xác nhận của phòng nhân sự. Đơn xin nghỉ việc riêng sau khi đã được sự đồng ý của người quản lý cũng như giám đốc điều hành sẽ được chuyển giao cho phòng quản lý nhân sự tiếp tục xử lý. Phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm kiểm duyệt và xem xét cũng như giải quyết yêu cầu trong đơn xin nghỉ việc của bạn. Thông thường thì các thủ tục liên quan sẽ phức tạp hơn nên thời gian chờ phê duyệt từ phía phòng nhân sự cũng kéo dài hơn, khoảng 3 - 5 ngày. Sau khi đã ký xác nhận thì phòng quản lý nhân sự sẽ chuyển đơn lên giám đốc để duyệt lại các mục trong đơn.

4. Bàn giao tài sản và công việc

Không chỉ phải bàn giao công việc để tránh bị gián đoạn khi nghỉ việc mà bạn còn cần phải bàn giao tất cả tài sản thuộc sở hữu của công ty do mình quản lý trong thời gian làm việc. Bên cạnh đó thì các giấy tờ thuộc quản lý của bạn cũng cần phải được bàn giao lại và xử lý theo đúng quy trình. Sau khi đã hoàn tất quy trình bàn giao thì bạn có thể đợi thông báo nghỉ việc từ cấp trên.

5. Nhận quyết định và thanh lý hợp đồng

Sau khi đơn xin nghỉ việc của bạn đã chính thức được phê duyệt thì bạn có thể nhận quyết định nghỉ việc chính thức và làm việc trực tiếp với phòng nhân sự. Đồng thời bạn hãy nhận lại quyết định nghỉ việc của ban giám đốc, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các giấy tờ cá nhân có liên quan. Đừng quên xem lại các điều khoản trong quyết định nghỉ việc và trao đổi ngay với phòng nhân sự nếu có bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp.

6. Thanh toán chế độ trợ cấp khi nghỉ việc

Khi đơn xin nghỉ việc của bạn đã chính thức được phê duyệt theo đúng quy trình thì bạn sẽ được nhận lương cũng như trợ cấp theo quy định. Đây là quyền lợi mà bạn chắc chắn được hưởng khi đã thực hiện đúng mọi yêu cầu và quy chế đặt ra của công ty. Đối với người lao động đã làm việc trên 12 tháng sẽ được nhận trợ cấp tối thiểu là nửa tháng lương đối với 1 năm làm việc tại công ty. Theo quy định của Bộ Lao động, công ty hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản quyền lợi cho người lao động trong vòng 1 tuần, các trường hợp phát sinh cũng sẽ phải được giải quyết và hoàn tất trong vòng 1 tháng kể từ ngày có quyết định nghỉ việc chính thức.

III. Cách nghỉ việc khéo léo được lòng mọi người

đơn xin nghỉ việc

Viết đơn xin nghỉ việc khéo léo được lòng mọi người

1. Gửi lời cảm ơn tới người quản lý và ban lãnh đạo công ty

Mặc dù không bắt buộc nhưng việc gửi lời cảm ơn tới người quản lý và ban lãnh đạo của công ty là một điều cần thiết trong đơn xin nghỉ việc nói chung và đặc biệt là đơn xin nghỉ việc không hưởng lương nói riêng. Để lời cảm ơn trở nên chân thành và khéo léo nhất, bạn nên nêu ra những ý kiến tích cực về những gì mà mình đã học hỏi được từ phía cấp trên và những kinh nghiệm quý báu được rút ra trong suốt quá trình làm việc kèm theo những ảnh hưởng tới công việc và định hướng về sự nghiệp của bạn sau này.

2. Chọn lý do nghỉ việc chính đáng

Khi viết đơn xin nghỉ việc, chính những điều tốt đẹp mà bạn đã nhận được trong quá trình làm việc được ghi trong lời cảm ơn sẽ đặt ra một câu hỏi lớn đối với cấp trên: Tại sao bạn lại xin nghỉ việc? Để được lòng mọi người mà vẫn thể hiện được trách nhiệm và sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc thì bạn cần đưa ra lý do nghỉ việc thật chính đáng và thuyết phục. Một trong số những lý do được chấp nhận trong đơn xin nghỉ việc bao gồm:

  • Bạn muốn thay đổi công việc của mình sang một lĩnh vực hoàn toàn mới

  • Thay đổi địa chỉ chỗ ở và việc tiếp tục làm việc tại công ty là điều hết sức khó khăn

  • Định hướng phát triển bản thân trong tương lai không phù hợp với công ty

  • Bạn đang có ý định tham gia một khóa học dài hạn nên không thể tập trung cho công việc và không thể đảm bảo hoàn thành hết các công việc được giao

  • Cần thêm thời gian cho gia đình do một số lý do đặc biệt

  • ...

Lý do được nêu ra khi viết đơn xin nghỉ việc của bạn là cực kỳ quan trọng bởi nó không chỉ là cơ sở để cấp trên xem xét phê duyệt mà còn có thể là lý do để bạn ứng tuyển và trả lời phỏng vấn cho công ty tiếp theo. Chính vì thế hãy suy nghĩ thật kỹ và lựa chọn lý do sao cho phù hợp và chính đáng nhất.

3. Thông báo thời gian nghỉ chính xác

Như đã nói ở trên, việc thông báo chính xác thời gian xin nghỉ việc sẽ phụ thuộc vào quy định của công ty, việc làm này là rất quan trọng mà bạn không thể bỏ qua. Ngoài ra, việc xác định chính xác thời gian nghỉ còn giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc lên kế hoạch cho bản thân và kiểm soát được mọi vấn đề trong và sau khi xin nghỉ.

4. Bàn giao công việc và tài sản chính xác, đầy đủ

Một yếu tố quyết định rất lớn tới thời gian phê duyệt đơn xin nghỉ việc của bạn đó chính là bàn giao công việc và tài sản của công ty. Bạn sẽ được nghỉ việc sau khi hoàn thành hết các công việc đang đảm nhiệm hoặc đảm bảo chắc chắn công việc không bị gián đoạn bằng cách bàn giao cho đồng nghiệp phụ trách hoặc hướng dẫn người kế nhiệm tiếp theo. Ngoài ra thì toàn bộ tài sản của công ty thuộc quyền quản lý và kiểm soát của bạn trong suốt quá trình làm việc cũng phải được bàn giao lại một cách chính xác và đầy đủ với chứng cứ xác thực. Bất cứ vấn đề hoặc sai sót nào xảy ra trong quá trình này cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn tới thời gian phê duyệt và các điều khoản đi kèm trong đơn xin nghỉ việc của bạn.

5. Viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Tất nhiên, bên cạnh các yếu tố kể trên thì một lá đơn xin nghỉ việc với phong cách chuyên nghiệp cũng sẽ tạo được ấn tượng rất tốt về bạn đối với cấp trên của mình. Bạn có thể tham khảo các mẫu đơn có sẵn trên mạng và trình bày theo hướng dẫn, có thể đánh máy dưới dạng file Word hoặc viết tay nhưng tốt nhất nên viết dưới dạng văn bản đánh máy. Đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp còn phải đi kèm với toàn bộ giấy tờ, biên bản bàn giao công việc và cam đoan chịu trách nhiệm với các vấn đề thuộc sự quản lý của bạn.

IV. Nghỉ việc như thế nào là vi phạm hợp đồng lao động

Trước hết, bạn sẽ bị coi là vi phạm hợp đồng lao động khi mắc phải một trong số các trường hợp sau:

  • Đơn phương chấm dứt hợp đồng sau khi đã nộp đơn xin nghỉ việc nhưng chưa nhận được sự chấp thuận từ phía ban lãnh đạo của công ty

  • Thông báo nghỉ việc cách thời điểm nghỉ việc chính thức dưới khoảng thời gian mà công ty đã quy định.

Tất cả các trường hợp kể trên sẽ được quy định là vi phạm hợp đồng lao động và người lao động sẽ không được hưởng các quyền lợi sau:

  • Không được nhận lương tháng cuối cùng tính đến thời điểm nghỉ việc.

  • Không được nhận khoản trợ cấp thôi việc lên tới nửa tháng lương trong suốt thời gian làm việc.

  • Có thể phải chi trả các chi phí đào tạo cho công ty

  • Người lao động có thể gặp khó khăn trong quá trình xin việc ở công ty mới.

V. Một số mẫu đơn xin nghỉ việc

Sau đây sẽ là một số mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp và đầy đủ nhất mà bạn có thể tham khảo:

VI. Cách viết đơn xin nghỉ việc

đơn xin nghỉ việc

Cách viết đơn xin nghỉ việc

1. Gửi lời cảm ơn tới cấp trên trong đơn xin nghỉ việc

Một cách viết đơn xin nghỉ việc rất hiệu quả đó chính là đừng quên giành những lời cảm ơn chân thành tới cấp trên của mình. Cách cảm ơn tốt nhất chính là nêu ra những kinh nghiệm quý báu mà bạn học hỏi được từ sếp của mình, cùng với đó là những ảnh hưởng tích cực tới định hướng sự nghiệp trong tương lai của bạn.

Một cách viết khá đơn giản mà bạn có thể tham khảo đó chính là: “Lời đầu tiên, em/tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất khi được trở thành một thành viên của dự án và một phần của công ty. Em/tôi cũng cảm thấy rất biết ơn khi nhận được sự hướng dẫn và trợ giúp rất nhiệt tình cùng những kinh nghiệm quý báu đã học hỏi được từ phía các anh/chị quản lý trong suốt thời gian làm việc tại đây.”

2. Thông báo thời gian nghỉ việc chính thức ngay trong lá đơn

Đây là yếu tố bắt buộc cần phải có trong đơn xin nghỉ việc riêng của bạn. Thông thường thời gian thông báo nghỉ việc chính thức khoảng từ 15 - 30 ngày tùy theo quy định riêng của mỗi cơ quan. Nếu tính chất công việc của bạn là phức tạp và khó tìm nhân sự thay thế thì bạn cần thông báo trước càng sớm càng tốt để kịp đảm bảo tiến độ và duy trì công việc.

3. Viết đơn xin nghỉ việc một cách nhã nhặn và lịch sự

Bạn cần bày tỏ thái độ tôn trọng đối với cấp trên thông qua việc sử dụng từ ngữ và văn phong nhã nhặn, lịch sự ngay cả trong đơn xin nghỉ việc không hưởng lương. Tôn trọng cấp trên là điều tối thiểu cần phải có trong một đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp. Việc tôn trọng người khác cũng chính là tôn trọng bản thân cũng như toàn bộ quá trình cố gắng nỗ lực làm việc của bạn trong suốt một thời gian dài. Mẫu câu đơn giản nhất mà bạn có thể áp dụng trong trường hợp này là “Trong suốt quá trình làm việc vừa qua, em/tôi đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích với vai trò là một … của công ty. Chắc chắn rằng những gì mà em đã thu nạp được sẽ giúp ích rất nhiều và theo em trong suốt sự nghiệp sau này.”

4. Lạc quan hóa trong cách viết đơn xin nghỉ việc

Viết những lời cảm ơn thật chân thành cùng những trải nghiệm quý báu và lý do xin nghỉ việc chính đáng đôi khi có thể khiến cho đơn xin nghỉ việc của bạn trở nên “lâm li bi đát”. Hãy luôn giữ tinh thần lạc quan và đừng quên gửi những lời chúc tốt đẹp nhất dành cho công ty, cấp trên và các đồng nghiệp của mình. Đây được coi là lời kết hoàn mỹ cho một quãng thời gian đã qua mà bạn đã cống hiến hết mình cho công việc và rất được lòng mọi người.

Trên đây là tất cả thông tin về đơn xin nghỉ việc cùng hướng dẫn viết đơn sao cho chuyên nghiệp và khéo léo nhất. Hy vọng rằng bài viết đã mang tới thông tin bổ ích cho bạn trong quá trình làm việc và hẹn gặp lại ở những tin tức đầy hấp dẫn tiếp theo của chúng tôi!