Mẫu biên bản cuộc họp là yếu tố không thể thiếu để ghi lại nội dung của các cuộc họp, phổ biến nhất là mẫu biên bản cuộc họp giao ban, cơ quan, công đoàn… Trong bài viết này, 123job sẽ giúp bạn tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất hiện nay!

​​​​​​​I. Một số mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Khi nhắc tới các mẫu biên bản cuộc họp, người ta sẽ nghĩ ngay tới mẫu biên bản cuộc họp giao ban thường kỳ được tổ chức hàng tuần, hàng tháng, hàng quý… Tuy nhiên trên thực tế, chúng ta còn sử dụng rất nhiều các mẫu biên bản khác nhau để phục vụ cho các mục đích cụ thể với từng loại đối tượng riêng biệt, bao gồm:

  • mẫu biên bản cuộc họp công ty       

  • mẫu biên bản cuộc họp giao ban       

  • mẫu biên bản cuộc họp lớp       

  • mẫu biên bản cuộc họp chi bộ       

  • mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh       

  • mẫu biên bản cuộc họp cơ quan       

  • mẫu biên bản cuộc họp phòng        

  • biểu mẫu biên bản cuộc họp       

  • mẫu biên bản cuộc họp công đoàn        

  • mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty        

  • mẫu biên bản cuộc họp chuẩn        

  • mẫu biên bản cuộc họp chi đoàn       

Tùy thuộc vào nội dung và đặc điểm riêng của mỗi cuộc họp mà các mẫu biên bản sẽ có những điều mục phù hợp. Sau đây, để giúp bạn đọc có hình dung rõ hơn về các mẫu biên bản cuộc họp, chúng tôi sẽ đưa ra một số mẫu được sử dụng nhiều nhất hiện nay:

biên bản

biên bản

II. Biên bản cuộc họp là gì?

Từ những ví dụ trên, chúng ta có thể đưa ra được định nghĩa của các mẫu biên bản cuộc họp. Nhìn chung, những biểu mẫu biên bản cuộc họp được sử dụng hiện nay là những văn bản viết tay hoặc đánh máy được ghi lại và sử dụng để thông báo cho những người tham gia hoặc không tham gia nắm bắt được nội dung và tiến trình diễn ra cuộc họp. Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ về thông tin, các mẫu biên bản cuộc họp này thường được ghi ngay trong thời điểm diễn ra cuộc họp dưới sự nhất trí của các bên tham gia, sau đó sẽ được chỉnh sửa và phê duyệt bởi các nhà quản lý có thẩm quyền.

III. Thông tin cần có trong mẫu biên bản cuộc họp

biên bản

Thông tin cần có của các mẫu biên bản cuộc họp

Như đã nói ở trên, với các cuộc họp có mục đích khác nhau giữa các đối tượng khác nhau sẽ sử dụng các mẫu biên bản cuộc họp hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì chúng sẽ bao gồm 3 nội dung không thể thiếu là tên của người tham gia, các mục chương trình họp và quyết định của những người tham gia. Cụ thể:

  • Tên công ty kèm theo số hiệu biên bản và tên biên bản.

  • Thời gian chính thức diễn ra cuộc họp và các thành phần tham gia cuộc họp.

  • Người chủ trì cuộc họp và tên thư ký.

  • Nội dung chính và các mục diễn ra trong cuộc họp.

  • Kết luận và các quyết định được thông qua trong cuộc họp.

  • Thời gian kết thúc cuộc họp và chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.

Ngoài ra, đối với mẫu biên bản cuộc họp chi bộ thì bạn cần ghi rõ các thông tin cuộc họp thuộc đảng ủy và chi bộ nào, thời gian và địa điểm cụ thể diễn ra cuộc họp với các thành phần tham gia bao gồm những ai, trong đó ai là chủ tọa và thư ký. Nội dung của cuộc họp bao gồm phần mở đầu, nội dung chính và kết thúc như thế nào, cuối biên bản bắt buộc phải có thời gian kết thúc kèm theo chữ ký xác nhận của chủ tọa, thư ký và các bên tham gia nếu cần. 

IV. Cách viết mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất

1. Vai trò của biên bản cuộc họp

Biểu mẫu biên bản cuộc họp là văn bản ghi chép lại các sự kiện đã hoặc đang xảy ra trong các cuộc họp tại các tổ chức, công ty. Nó hoàn toàn không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được sử dụng như một chứng cứ xác minh các sự kiện đã diễn ra trên thực tế. Vì vậy, mẫu biên bản cuộc họp công ty phải mô tả lại các sự việc hiện tượng một cách kịp thời và tại chỗ với đầy đủ thông tin chi tiết mọi tình tiết khách quan, không có bình luận hay thêm bớt thì mới có thể bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định xử lý của cấp trên, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận trong tương lai.

2. Yêu cầu của một biên bản cuộc họp

  • Tất cả các số liệu và sự kiện diễn ra phải được ghi lại một cách chính xác, cụ thể.

  • Người thư ký chịu trách nhiệm ghi chép một cách trung thực, đầy đủ và không suy diễn theo ý kiến chủ quan.

  • Nội dung cuộc họp phải được ghi chép có trọng tâm và trọng điểm.

  • Thủ tục ghi chép được diễn ra chặt chẽ, các thông tin được ghi lại có độ tin cậy cao (nếu có vật chứng hay chứng cứ và các phụ lục diễn giải có liên quan phải được giữ kèm biên bản). Muốn vậy, sau khi hoàn tất biểu mẫu biên bản cuộc họp, thư ký phải được đọc toàn bộ nội dung biên bản cho mọi người có mặt cùng nghe và sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác ký xác nhận hoàn toàn đồng ý với nội dung của biên bản.

3. Xây dựng bố cục biên bản cuộc họp

biên bản

Xây dựng bố cục biên bản cuộc họp

Bố cục cơ bản của các mẫu biên bản cuộc họp sẽ bao gồm các nội dung chính sau đây:

  • Quốc hiệu, tiêu ngữ.

  • Tên biên bản cuộc họp và trích yếu nội dung.

  • Ngày diễn ra cuộc họp và ghi rõ thời điểm bắt đầu cuộc họp.

  • Các thành phần tham dự cuộc họp thực tế, kiểm tra và xác minh so với kế hoạch.

  • Diễn biến cuộc họp theo trình tự các sự kiện trên thực tế và nội dung chính.

  • Thời điểm kết thúc cuộc họp và quyết định được thông qua.

  • Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.

4. Phương pháp ghi chép biên bản

  • Đối với các sự kiện quan trọng như đại hội thì công tác xác nhận một sự kiện pháp lý hay kiểm tra hành chính, thủ tục khám nghiệm và khám xét hiện trường, ghi chép lời cung, bản tố cáo hay khiếu nại, thậm chí cả biên bản bàn giao công việc và bàn giao tài sản... thì người lập biên bản phải có trách nhiệm ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết toàn bộ nội dung cũng như các tình tiết nhưng tập trung chính vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. 

  • Đối với các sự kiện thông thường như các cuộc họp định kỳ trong công ty, các cuộc họp thảo luận để đưa ra nhiều phương án và biện pháp lựa chọn, cuộc họp tổng bình xét trong nội bộ cơ quan… thì người thư ký có thể áp dụng cách ghi tổng hợp với những nội dung trọng điểm nhất theo đầy đủ nguyên văn.

  • Trong phần kết thúc của các mẫu biên bản cuộc họp, thư ký phải ghi chính xác thời điểm kết thúc cuộc họp theo giờ, phút… và đọc lại đầy đủ toàn bộ nội dung cho những người có mặt nghe rồi xác minh tính chính xác của biên bản thông qua việc ký xác nhận. Thông thường phần ký xác nhận sẽ do chủ tọa và thư ký đảm nhiệm.

V. Những lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Hiện nay, các mẫu biên bản cuộc họp đều có sẵn ở trên các website trực tuyến, nơi mà bạn có thể tha hồ lựa chọn hoặc tham khảo. Tuy nhiên khi tải mẫu biên bản cuộc họp thì có thể sẽ có những mục không cần thiết đối với đặc trưng cuộc họp đó hoặc đôi khi lại thiếu những khoản mục bắt buộc. Trong trường hợp này, người thư ký sẽ phải tự soạn thảo biên bản cuộc họp và cần lưu ý những đặc điểm sau:

1. Chuẩn bị sẵn biểu mẫu biên bản cuộc họp

Một biểu mẫu biên bản cuộc họp chuẩn sẽ bao gồm các nội dung như sau:

  • Nội dung chính: Thông tin về tên cuộc họp, mục đích của cuộc họp cũng như thời điểm diễn ra cuộc họp. Ngoài ra bạn cần phải cung cấp thêm thông tin về các thành phần tham dự trong cuộc họp (người chủ trì cuộc họp, thư ký và những người tham gia).

  • Nội dung cuộc họp: Bạn cần ghi đầy đủ các sự kiện và nội dung được đưa ra thảo luận trong cuộc họp theo đúng trình tự về mặt thời gian thực tế, tập trung chủ yếu vào các nội dung quan trọng, mang ý nghĩa quyết định kèm theo các ý kiến được đưa ra trong suốt buổi họp.

  • Kết luận của chủ tọa cuộc họp: Đây chính là căn cứ để các nhà quản lý lấy làm cơ sở đưa ra các quyết định tiếp theo của mình.

2. Tìm hiểu kỹ các chính sách làm việc và họp của công ty

Bên cạnh việc tham khảo các mẫu có sẵn khi tải mẫu biên bản cuộc họp thì bạn cũng cần học cách trình bày sao cho bản báo cáo của mình đúng theo những quy định và yêu cầu của công ty. Ngoài ra hãy xin cho mình thêm một bản báo cáo để giúp bạn trả lời và ghi chép lại một số câu hỏi cụ thể trong cuộc họp và bạn cũng có thể vừa tiến hành ghi chép vừa tham gia thảo luận nếu được phép. 

3. Học cách ghi chép nhanh và đầy đủ

Để đảm bảo các thông tin ghi trong biên bản được đầy đủ và kịp thời thì bạn cũng cần học cách tốc ký để ghi nhanh các thông tin quan trọng vào biểu mẫu biên bản cuộc họp mà không bị bỏ lỡ, nên chuẩn bị sổ ghi chép hay máy tính và thậm chí có thể sử dụng máy ghi âm nếu được phép. 

VI. Tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp chuẩn và chuyên nghiệp nhất

1. Mẫu biên bản cuộc họp công ty

biên bản

2. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

biên bản

3. Mẫu biên bản cuộc họp công đoàn

biên bảnbiên bản

4. Mẫu biên bản cuộc họp lớp

biên bản

5. Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ

biên bảnbiên bản

Trên đây là toàn bộ nội dung mà 123job muốn chia sẻ với bạn đọc về chủ đề mẫu biên bản cuộc họp. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hình dung rõ hơn về các nội dung chính trong các mẫu biên bản cuộc họp và những lưu ý để viết biên bản chuẩn và chuyên nghiệp nhất. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi và hẹn gặp lại bạn ở những bản tin tiếp theo của chúng tôi!