Nhân viên nhân sự là gì? Kỹ năng quan trọng để thăng tiến trong nghề nghiệp

Nhân viên nhân sự là vị trí không thể thiếu được trong bộ máy của các công ty, doanh nghiệp. Bộ phận này giúp đạt tối ưu hóa hiệu quả công việc của nhân sự và hỗ trợ họ tạo ra năng suất lao động. Hãy cùng 123job tìm hiểu công việc hấp dẫn này nhé.

I.  Công việc của nhân viên nhân sự là gì?

Nhân viên nhân sự - Human Resources ( HR) đóng vai trò chủ chốt trong công việc tìm kiếm và lựa chọn và đào tạo ứng viên mới cũng như quản lý nhân sự giúp công ty, doanh nghiệp đương đầu với những thay đổi bất ngờ và giải quyết nhu cầu tuyển dụng nhân sự chất lượng cao. Các công việc chính của nhân sự được chia làm 4 nhóm sau đây:

Nhân viên nhân sự - Human Resources ( HR)

1. Nhóm công việc tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, sàng lọc ứng viên để lựa chọn được người phù hợp với công việc của công ty bạn. Việc nhân viên nhân sự lựa chọn được ứng viên xuất sắc sẽ giúp ích rất lớn trong việc đạt mục tiêu chung của công ty hay doanh nghiệp. Bởi yếu tố con người là yếu tố cỗi lõi quyết định được sự phát triển của một công ty.

Nhân viên nhân sự trong phòng tuyển dụng sẽ thực hiện những công việc sau đây:

• Lập kế hoạch và triển khai công việc tuyển dụng nhân sự.
• Đăng thông tin tuyển dụng một cách đầy đủ cụ thể trên các phương tiện thông tin như là các trang web tìm việc, trên web của công ty, việc đăng tuyển thông tin đầy đủ về vị trí việc làm rộng rãi ở các kênh thông tin sẽ tiếp cận được nhiều ứng viên và từ đó chọn được ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển.
• Lưu hồ sơ và sàng lọc ứng viên để phù hợp với yêu cầu của công việc cần tuyển.
• Sắp xếp lịch phỏng vấn và thực hiện vòng sơ tuyển bằng hình thức trực tiếp hoặc qua điện thoại để kiểm tra năng lực ứng viên.
• Tổ chức các chương trình, sự kiện nhằm thu hút ứng viên để xây dựng nên mạng lưới ứng viên dồi dào đáp ứng nhu cầu.
• Chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản, giấy tờ như: báo cáo tuyển dụng, thư xác nhận trúng tuyển, thư từ chối,...
• Liên kết với các trường đại học, cao đẳng để tìm kiếm nguồn ứng viên mới năng động, thích hợp với vị trí cần tuyển.
• Giải quyết các vấn đề pháp lý trong bộ phận nhân sự.

2.  Nhóm công việc về lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Lương thưởng là những khoản tiền trả cho nhân viên khi họ hoàn thành công việc của mình. Còn phúc lợi ví dụ như là đóng bảo hiểm, đi du lịch, các chính sách hỗ trợ,... nhằm mục đích làm hài lòng nhất có thể những đóng góp của nhân viên và để giữ chân họ lại gắn bó với công ty, doanh nghiệp. Một số công việc của nhóm này như:

• Nhân viên nhân sự có trách nhiệm thực hiện công tác chấm công, quản lý việc đi trễ, nghỉ phép, nghỉ việc của nhân sự trong công ty hay doanh nghiệp của mình,…;
• Xây dựng bảng lương cho các nhân viên trong công ty, doanh nghiệp;
•  Xây dựng chính sách phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế, các chính sách đãi ngộ khác.
• Thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên…
•  Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, xử lý những tình huống mâu thuẫn, tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động;
• Tính lương mỗi tháng và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty.

3. Nhóm công việc hành chính

Nhóm công việc trong nghề nhân sự

Nhóm công việc hành chính của nhân viên nhân sự là đảm nhận vai trò quản lý tổng thể nhân viên trong quá trình làm việc. Liên kết với cấp trên và các bộ phận liên quan để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, thực thi các chính sách và quy trình của công ty, điều tra nội bộ khi cần thiết. Công việc cụ thể như sau:

• Quản lý hồ sơ của nhân viên hay các hợp đồng lao động.
• Cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác về các quy chế làm việc, chính sách đãi ngộ cho nhân viên mới.
• Theo dõi các ngày nghỉ của nhân viên theo chế độ..
• Quản lý công việc liên quan đến giấy tờ như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ, thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên…
• Kiểm kê các tài sản của công ty và theo dõi giám sát, cung cấp kịp thời.
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding trong công ty; xây dựng văn hóa công ty.
• Thực hiện các công việc khác từ cấp trên ví dụ như lập báo cáo định kỳ

4. Nhóm công việc đào tạo và phát triển

Nhằm mục đích phát triển nhân viên ứng với tầm nhìn , mục tiêu của công ty doanh nghiệp thì bộ phận nhân sự thường xuyên tổ chức các khóa học phát triển kỹ năng, xây dựng và thực hiện văn hóa công ty.

Một số công việc của nhân viên nhân sự thuộc nhóm này là:

•  Lên kế hoạch và triển khai các khóa học đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Xây dựng giáo án đào tạo đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng với lịch trình.
• Đánh giá các chương trình đã đào tạo cho nhân viên.
• Phổ biến văn hóa công ty, các quy định làm việc,...

II. Kỹ năng cần có của nhân viên nhân sự

Trong quá trình cung cấp ứng viên và theo như nghiên cứu, 123job.vn rút ra được 9 kỹ năng quan trọng mà bạn cần có để có thể trở thành một nhà nhân sự tài ba.

1. Sắp xếp công việc hợp lý

Công việc của bộ phận nhân sự rất hay gặp phải những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết trong khi công việc của bạn còn đang rất nhiều. Việc sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn giải quyết hết các công việc của mình và các vấn đề phát sinh mà không sợ bị bỏ sót, do đó làm việc cũng hiệu quả hơn và tinh thần làm việc cũng thoải mái hơn khi công việc được bạn bố trí thuận tiện, khoa học.

2. Kỹ năng giao tiếp

Bất kỳ trong lĩnh vực nào cũng cần thành thạo kỹ năng trong giao tiếp và đặc biệt hơn là nhân viên nhân sự bởi bạn không chỉ trao đổi công việc với sếp, các nhân viên trong công ty mà còn là người đại diện của công ty đi gặp các ứng viên, gặp khách hàng hay đối tác. Bạn sẽ là " chuyên gia tâm lý ” khi đi gặp khách hàng và sẽ là người khai thác tiềm năng của ứng viên. Do vậy kỹ năng giao tiếp tốt rất cần để bạn có thể truyền tải thông tin và thông điệp hiệu quả đến cho người khác.

3. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Nhân viên nhân sự cần có kỹ năng đàm phán và kỹ năng thuyết phục để có thể thay mặt doanh nghiệp thực hiên những công việc:

•  Đứng ra hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp khi gặp phải tình huống xung đột, tranh chấp,…
• Thương lượng về lương thưởng với nhân viên.
• Đề xuất những ý tưởng mới của HR giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn với cấp trên
• Thương lượng các vị trí làm việc đối với các ứng viên mới.

Kỹ năng đàm phán của nhân viên nhân sự

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống

Trong quá trình làm việc của một nhân viên nhân sự có rất nhiều vấn đề phát sinh từ phía khách hàng, phía ứng viên,... việc bạn cần có một cái đầu lạnh và một trái tim nóng để xử lý êm đẹp mọi tình huống. Cần phải linh hoạt trong mọi tình huống để đạt được lợi ích của các bên.

5. Kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian là vàng là bạc nên việcquản lý thời gian là hết sức quan trọng đối với mỗi người. Nhân viên nhân sự cần sắp xếp, phân bổ thời gian hợp lý để có thể hoàn thành hết công việc của mình theo đúng deadline. Đừng để sự chậm trễ về thời gian phá hỏng mọi kế hoạch. Hãy làm chủ thời gian của chính mình.

6. Đọc vị người đối diện

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng của nhân viên nhân sự. Nó sẽ giúp bạn đọc vị được người đối diện và đánh giá chính xác tiềm năng của họ.

7. Đạo đức trong nghề nghiệp

Nghề nào thì cũng cần có đạo đức, đặc biệt hơn cả là nghề nhân sự vì đối tượng chính là con người. Các đối tác hay khách hàng của bạn thường có xu hướng đánh giá văn hóa làm việc của công ty, doanh nghiệp qua sự thể hiện trong hành vi, thái độ của các cá nhân giữ vai trò “bộ mặt” chính là nhân viên nhân sự. Vì vậy, đạo đức nghề nghiệp là điều mà các nhà nhân sự cần đặt lên hàng đầu. Điều cốt lõi là để giữ hình ảnh tốt đẹp của công ty, doanh nghiệp, đồng thời xây dựng văn hóa công sở ngày một phát triển.

8. Giải quyết mâu thuẫn nội bộ

Nhân viên nhân sự  là người có khả năng chuyển hóa bầu không khí từ đố kỵ thành đồng lòng hợp tác của nơi làm việc. Thường trong bất kỳ tổ chức nào cũng gặp phải tình huống “ bằng mặt nhưng không bằng lòng” nên việc của nhân viên nhân sự là phải giảm thiểu tối đa tình trạng đối đầu để đạt hiệu quả công việc.

9. Linh hoạt trong quản lý nhóm

Ngày nay, không khó để bắt gặp các công ty, doanh nghiệp có nhiều thế hệ nhân viên trong cùng một nơi làm. Vì vậy, sự khác biệt về lối sống và suy nghĩ tạo nên những mâu thuẫn trong quá trình hợp tác làm việc giữa các thành viên. Có thể nói, “kính trên nhường dưới” đã dần bị lãng quên trong môi trường cạnh tranh khốc liệt nơi công sở. Đây chính là lúc những nhân viên nhân sự cần linh hoạt trong quản lý các nhóm nhân sự khác nhau nhằm giúp nhân viên thích nghi với những sự thay đổi trong công ty.

Linh hoạt trong quá trình làm việc nhóm

III. Bí kíp trả lời câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự 

1. Câu hỏi thông thường

Đa số khi bạn đi phỏng vấn vị trí nhân viên nhân sự cũng được hỏi những câu như:

• Giới thiệu về bản thân?
• Tại sao ứng tuyển vào công ty tôi với vị trí này?
• Bạn có thể đóng góp gì cho công ty khi tôi thuê bạn?
• Điểm mạnh, điểm yếu, kinh nghiệm của bạn là gì?
• Trình bày đôi chút về công ty tôi?
• Những câu hỏi này sẽ đem đến cái nhìn chung nhất của ứng viên về kỹ năng, cách nhận thức cũng như sự phù hợp với vị trí công việc.?

2. Câu hỏi dành cho ứng viên mới gia nhập ngành nhân sự

Nếu bạn mới gia nhập ngành nhân sự, người ta sẽ phỏng vấn bạn một số câu hỏi như sau:

• Công việc quan trọng nhất trong ngành nhân sự là gì?
• Nếu công ty giao cho bạn tổ chức một sự kiện nào đó thì công việc gì bạn sẽ ưu tiên làm?
• Làm thế nào bạn xử lý xung đột trong nhóm của bạn?
• Yêu cầu bạn xử lý tình huống cụ thể mà người phỏng vấn đưa ra tại đó

Những câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên vị trí nhân viên nhân sự dựa trên sự hiểu biết, nhận thức và tư duy của ứng viên để xem mức độ phù hợp với vị trí cần tuyển hay không.

3. Câu hỏi đặc thù cho ứng viên có kinh nghiệm

Ứng viên chuyên viên nhân sự có kinh nghiệm

Những câu hỏi phỏng vấnnhân viên nhân sự này dành cho những ứng cử viên đã có kinh nghiệm làm việc giúp nhà tuyển dụng đánh giá được kiến thức chuyên ngành, trình độ làm việc hay kinh nghiệm làm việc ngành nhân sự của ứng viên:

• Hãy cho tôi biết về bất kỳ kinh nghiệm làm việc của bạn trong các tổ chức trước đây?
• Bạn có thể đóng góp gì cho công ty chúng tôi nếu được nhận vào làm việc?
• Bạn đã sử dụng phần mềm nhân sự nào? Đề cập công cụ bạn từng làm việc?
• Bạn sẽ làm thế nào để truyền đạt giá trị của công ty cho nhân viên là gì?
• Bạn đã bao giờ sa thải ai chưa và vì sao?
• Làm thế nào bạn sẽ quản lý một cuộc xung đột giữa những đồng nghiệp?
• Trong báo cáo tình hình cho cấp trên theo định kỳ, bạn sẽ cung cấp những thông tin gì?
• Chính sách nào bạn muốn giới thiệu để đạt được mục tiêu khi cho nhân viên trong công ty linh hoạt thời gian làm việc?
• Mô tả các bước bạn thực hiện để xử lý khi một nhân viên nộp đơn khiếu nại.
• Khi một bộ phận nhân sự mắc sai lầm dẫn đến phải bồi thường thiệt hại thì bạn sẽ giải quyết như nào?

IV. Kết luận

Trên đây là một số thông tin mà 123job cung cấp cho các bạn về nhân viên nhân sự và các kỹ năng quan trọng để thăng tiến trong vị trí là một nhân viên nhân sự. Hy vọng nó là những thông tin bổ ích giúp các bạn thăng tiến trong nghề. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

Nhân viên văn phòng là gì? Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

HR là gì? Top vị trí công việc HOT nhất của ngành HR là gì?

Hành chính nhân sự là gì? Vai trò của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc hàng ngày