Ngày nay, con người luôn bận rộn với rất nhiều công việc xoay quanh và đôi khi làm chúng ta bối rối thậm chí “ngộp thở”. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian dần trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về kỹ năng đặc biệt này nhé!
Để thành công trong cuộc sống, bạn phải cần sở hữu cho mình rất nhiều kỹ năng để thích nghi với nhiều hoàn cảnh và thực hiện những công việc khác nhau. Nghe thì có vẻ khó nhưng có một kỹ năng được coi như “chìa khóa vàng” để chi phối và giúp bạn quản lý cuộc sống của mình - chính là kỹ năng quản lý thời gian. Bài viết sau sẽ đưa đến cho bạn những kiến thức thật bổ ích về khái niệm thú vị này đó...
I. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian chính là việc chia nhỏ các phần công việc cần làm rồi xếp chúng vào các khoản thời gian nhất định, phù hợp với nhịp sống hằng ngày của bạn. Về cơ bản, kỹ năng quản lý thời gian cũng là quản lý chính mình, cách bạn điều khiển những hành động sao cho hợp lý với kế hoạch đã định sẵn, điều đó chính là bản chất ý nghĩa của kỹ năng đặc biệt này. Để đánh giá về việc quản lý thời gian hiệu quả, bạn không nên chỉ xét về tốc độ hoàn thành công việc, mà còn cần xét mức độ hiệu quả của chúng - yếu tố quan trọng hơn hết thảy.
II. Vai trò quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong cuộc sống
Thời đại này, không ai còn có thể phủ nhận tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian. Nhưng chính xác thì những vai trò nó đem lại trong cuộc sống là gì? Hãy cùng xem nhé...
1. Nâng cao năng suất làm việc
Quản lý thời gian tăng năng suất công việc
Việc sắp xếp các công việc khác nhau để tạo nên một kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn biết mức độ quan trọng của chúng và cân nhắc được chính xác về thứ tự ưu tiên. Biết cách sắp xếp này chính là nắm được nền tảng của quản lý thời gian, từ đó bạn sẽ tránh được việc lãng phí thời gian và thậm chí nâng cao được khả năng sáng tạo nhờ tận dụng được các khoảng thời gian trống giữa các giai đoạn đã phân chia.
2. Tạo khung công việc nhất định, giảm áp lực
Khi biết cách kiểm soát tốt việc quản lý thời gian, bạn sẽ không dễ dàng bị rơi vào tình trạng “quá tải” bởi “mớ” công việc hỗn độn. Nhờ đó mà áp lực tiêu tan và bạn sẽ có đủ tinh thần tỉnh táo để đưa ra những quyết định sáng suốt.
3. Hình thành thói quen tốt, tạo động lực hành động
Những thói quen tốt sẽ hình thành ngay khi bạn học được cách quản lý thời gian hiệu quả, ví dụ như biết nói “không” với sự trì hoãn, không có tổ chức, hay lười biếng dẫn tới hiệu quả công việc trì trệ… Nhờ đó, động lực to lớn sẽ hình thành, giúp bạn giải quyết được những công việc đã được vạch sẵn trong kế hoạch. Lúc này, thành công “nối gót” theo sau sẽ khiến bạn không thể bất ngờ hơn được đó!
III. Tổng hợp 10 cách quản lý thời gian của những người thành công
Đã biết rõ vai trò và tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong cuộc sống thì chắc hẳn bạn rất tò mò việc người thành công làm thế nào để rèn luyện kỹ năng bổ ích này. Nội dung dưới đây tổng hợp chính xác những gì bạn cần, hãy cùng tìm hiểu nhé...
1. Nói không với “ngủ thêm 5 phút”
Thức dậy đúng giờ có thể được coi là chìa khóa đầu tiên cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hãy nghiêm túc học cách nói “không” với “ngủ thêm 5 phút”, điều này không những tạo bước chạy đà hoàn hảo cho những khởi đầu mới, mà còn giúp bạn có thêm thời gian để thực hiện những việc đã định sẵn trong ngày...
2. Không chuẩn bị thì không khác gì là chuẩn bị cho sự thất bại
Nhiều người đôi khi coi thường sự chuẩn bị như một việc tốn thời gian và phiền phức. Tuy nhiên, “không chuẩn bị” còn khiến bạn mất thời gian hơn nhiều khi những công việc cần làm liên tiếp nhau ập đến, đôi khi có thể khiến bạn bối rối và mệt mỏi. Đồng thời, việc chuẩn bị sẵn cũng giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, tạo thành một chuỗi những việc hiệu quả, tiết kiệm được thời gian. Từ đó sinh ra tinh thần hứng khởi để bạn tiếp tục phát huy thói quen tốt đẹp này.
3. Lên kế hoạch cụ thể và thực hiện theo đúng kế hoạch
Để quản lý thời gian thành công, bạn cần kiên trì theo đuổi và không dễ dàng thay đổi kế hoạch sau khi đã tạo ra nó bằng cách liên tiếp cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi như “mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này?”, “tầm quan trọng của nó đến đâu?”...
4. Tạo ra những thói quen tiện ích
Những thói quen tiện ích đôi khi rất đơn giản. Chỉ là cách bạn đối phó với những rủi ro thường xảy ra. Ví dụ như nếu bạn hay quên việc để chìa khóa ở đâu, hãy đặt nó cố định ở một chỗ. Hoặc giả như bạn thường quên những việc cần làm trong danh sách đã được định sẵn, hãy viết nó ra ở chỗ nào đó bạn thường xuyên lui tới. Điều này sẽ tránh cho bạn việc bị mất thời gian vào những lỗi nhỏ nhặt, tăng hiệu quả công việc và thời gian để thư giãn mỗi ngày.
5. Tận dụng hợp lý thời gian trống
Bằng việc tránh hết mức những khoảng thời gian chết, bạn sẽ tạo được cho mình cảm giác hứng khởi khi luôn đạt được một điều gì đó. Chắc chắn rằng kỹ năng quản lý thời gian cũng cần một trợ lý đắc lực rồi, và cảm xúc tích cực của bạn chính là ứng viên tiềm năng nhất đó!
6. Làm từng việc một, tránh ôm đồm
Quản lý thời gian tránh ôm đồm công việc
Khi bạn bị quá nhiều công việc bủa vây, bạn sẽ không đủ tỉnh táo và khôn ngoan để giải quyết bất cứ thứ gì. Vì thế, kỹ năng quản lý thời gian của bạn phải bao gồm cả việc tránh ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc. Thời gian và khả năng của bạn là hai yếu tố có hạn, đừng vô tình làm bản thân quá tải.
7. Luôn dự tính thời gian dư để xử lý vấn đề phát sinh
Những sai sót đột xuất luôn có thể xảy ra, vì thế quỹ thời gian dư để giải quyết các vấn đề phát sinh là vô cùng quan trọng. Nó sẽ làm bạn không bị cuống lên mỗi khi công việc chệch khỏi quỹ đạo và giúp bạn không để sai sót này ảnh hưởng tới những mốc thời gian khác trong ngày.
8. Bộ não luôn tính toán chi tiết công việc
Người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả luôn biết cách sắp xếp công việc liên tục trong bộ não. Về cơ bản, việc làm này rất có thể bạn đã từng trải qua một cách vô thức trong quá khứ, ví dụ như khi bạn quyết định sau khi đi chơi với bạn bè, sẽ về nhà ăn cơm và ngủ ngay sau đó... Cách quản lý thời gian tốt nhất luôn bắt nguồn từ thói quen nghe có vẻ khá đơn giản này. Để bắt đầu, hãy thử đặt ra kế hoạch làm việc trong 3 ngày liên tục và kiên trì với lộ trình đó, bạn cũng có thể thử viết vào cuốn “sổ tay quản lý thời gian” để tự nhắc nhở mình mỗi ngày.
9. Nắm rõ thời điểm làm việc năng suất nhất của bản thân
Luôn tồn tại một khoảng thời gian trong ngày khi mà các việc bạn làm đều được giải quyết rất tốt và nhanh chóng. Tuy nhiên, đồng hồ sinh hoạt của mỗi người là khác nhau vì vậy mốc thời gian này cũng vì thế mà hoàn toàn khác biệt. Việc bạn nắm rõ khoảng thời gian quý báu này của riêng mình và sắp xếp công việc quan trọng hay tốn nhiều thời gian vào nó sẽ làm tăng hiệu quả công việc lên đáng kể đó!
10. Biết sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc cần làm
- Chọn một khung thời gian cho bản liệt kê của bạn
Việc chọn khung thời gian nên là bước tiên quyết trong kế hoạch quản lý thời gian mỗi người, nó sẽ tránh cho bạn không bị phát điên với mớ công việc dồn nén trong quỹ thời gian có hạn. Ở bước này, bạn nên phân chia rõ đâu là mục tiêu ngắn hạn cần hoàn thành thật nhanh chóng và mục tiêu dài hạn có thể hoàn thành sau đó. Việc chia nhỏ danh sách này ra sẽ giúp bạn sắp xếp được những mốc thời gian thật hợp lý.
Lúc này, sổ tay quản lý thời gian sẽ là công cụ đắc lực nhất cho bạn. Hãy liệt kê tất cả những việc cần làm đi kèm với những mốc thời gian cụ thể, cách quản lý thời gian như vậy sẽ đem tới rất nhiều hiệu quả, nhất là trong việc bạn không cần phải ghi nhớ quá nhiều.
- Phân loại những việc cần làm
Phân loại những việc cần làm theo các lĩnh vực khác nhau như việc ở cơ quan, việc nhà, việc học tập… sẽ làm cho bạn có cái nhìn từ khái quát đến cụ thể tất cả các công việc cần làm trong ngày. Giống như việc bạn phân loại nhỏ một mớ hỗn độn ra từng loại và cố định nó trong từng giỏ khác nhau vậy. Việc sắp xếp này sẽ giúp bạn thực hiện so sánh tốt hơn và đặt các công việc xen kẽ nhau trong một cách logic.
- Sắp xếp danh sách theo thứ tự
Những việc cần làm ngay thì bạn hãy “nhét” chúng lên đầu danh sách, theo sau là các việc bớt quan trọng hơn. Cứ như vậy tới khi bạn liệt kê hết tất cả mọi việc và kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn không bỏ sót gì.
Những người thành công thường làm theo 10 cách trên đây như một chìa khóa vàng cho cuộc “cách mạng” về quản lý thời gian. Có thể bạn sẽ thấy khó khăn khi phải thay đổi khá nhiều thói quen, nhưng nó sẽ rất tốt cho công việc lẫn cuộc sống sau này nếu bạn có quyết tâm rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian thật bền bỉ. Không những vậy, những cách trên có thể dễ dàng luyện tập khi bạn có thêm những người “đồng đội”, vì thế còn chần chừ gì mà không rủ thêm bạn bè vào kế hoạch này nhỉ? Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn lan tỏa những giá trị tốt đẹp này đó!
IV. Kết luận
Trên đây là những thông tin cơ bản và khái quát nhất về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Mong rằng bạn đã có cho mình những lựa chọn về lộ trình rèn luyện kỹ năng này một cách phù hợp. Hãy đến với 123job ở những bài viết sau để tích lũy cho mình nhiều kiến thức bổ ích hơn nhé!
Xem thêm:
10 bí quyết giúp bạn cải thiện kỹ năng thuyết trình trước đám đông
Mách bạn bí kíp thần thánh giúp xử lý tình huống công sở hiệu quả nhất
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng trong kinh doanh
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm