16 phần mềm quản lý công việc phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay

Việc quản lý công việc hiện nay hoàn toàn có thể đạt hiệu quả cao nhờ vào những phần mềm thông minh và hiện đại. Nếu bạn đang phân vân không biết phải lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào. Hãy tìm hiểu bài viết này nhé!

I. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc 

Quản lý công việc là một công việc khá tốn thời gian và vất vả vì cần tính toán chính xác nhiều mặt của các vấn đề và công việc và không dễ gì để có thể tạo được một lịch làm việc hợp lý và khoa học nếu chỉ có thể thực hiện bằng tay không. Vì vậy, để vừa giải quyết vấn đề minh bạch hóa quá trình giao - nhận việc và hỗ trợ lên kế hoạch và làm việc tập trung nhân viên trên một nền tảng thì phần mềm quản lý công việc là yếu tố không thể bỏ qua.

1. Đối với nhân viên

• Nắm rõ công việc của mình là đã có những thứ tự ưu tiên giải quyết công việc.
• Có thể đưa ra những lộ trình làm việc hiệu quả và cộng tác với đồng đội dễ dàng hơn. 

2. Đối với nhà quản lý

• Nắm được tổng quan dự án ở tất cả các bộ phận.
• Xử lý vấn đề phát sinh kịp thời, nhanh gọn.
• Dễ dàng sắp xếp nguồn lực hiệu quả.

3. Các tính năng cơ bản cần có của một phần mềm quản lý công việc

• Tính cộng tác: Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và nhà quản trị là yếu tố không thể thiếu trong các dự án với các tính năng: bình luận, chat, tích hợp tiện ích... 
• Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Theo đặc thù từng dự án mà có các chiến lược khác nhau thông qua biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban. 
• Tính năng báo cáo: Rất cần thiết để phân bố nguồn lực hiệu quả dựa trên điểm mạnh và điểm yếu từng bộ phận. 
• Tính năng phân quyền sử dụng: Để phân chia các vai trò khác nhau trong dự án hiệu quả. 

II. 16 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay 

1. Asana

Phần mềm quản lý công việc - Asana

Là phần mềm quản lý công việc, dự án giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực chỉ với một giao diện đơn giản.

* Ưu điểm:

• Cộng tác: khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án không cần sao chép. 
• Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: tính năng Timeline thấy được tổng quan công việc của dự án.  
• Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại.
• Phân quyền sử dụng: phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.

​​​​​​​* Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng: bản miễn phí tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng với nhiều tính năng khác. 

2. Due

Phần mềm quản lý công việc - Due

Phần mềm quản lý công việc Due sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả, không cần tạo tài khoản, không cần cài đặt ngày bắt đầu hay kết thúc, thứ tự ưu tiên hay danh mục.

3. Microsoft OneNote

Phần mềm quản lý công việc - Microsoft OneNote

Tiện ích của Microsoft Office, vừa tiện lợi vừa không cần đăng ký bất kỳ tài khoản nào và là một phần mềm quản lý công việc hữu hiệu.

Chức năng chính của là giúp bạn tạo ra các ghi chú việc làm từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào bạn cần ghi nhớ và nó có rất nhiều các tính năng đặc thù cho việc tạo note mà không có bất kỳ ứng dụng nào có thể so sánh được.

4. Trello

Phần mềm quản lý công việc - Trello

Là phần mềm quản lý công việc, dự án, thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.

• Ưu điểm:dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.
• Nhược điểm: Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng 

5. Microsoft Planner

Phần mềm quản lý công việc - Microshoft Planner

Microsoft Planner là phần mềm quản lý công việc dễ tiếp cận, sử dụng đơn giản, nhưng vẫn cung cấp nhiều tính năng bản sao lưu dự phòng, khả năng khôi phục tức thời,...

Lợi thế lớn nhất của Microsoft Planner chính là khả năng tích hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft: tích hợp những dịch vụ liên quan, ví dụ như Office 365 Groups cho phép các cuộc hội thoại trong Planner sẽ hiển thị trong Outlook 2016.

6. Wrike

Phần mềm quản lý công việc - Wrike

Wrike vừa là phần mềm quản lý công việc vừa là giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc khác mà không cần nhiều kinh phí.

• Cộng tác: tạo việc, giao việc, tag tên, có thể liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án, cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến chỉ bằng một cú nhấp chuột...
• Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao 
• Báo cáo theo thời gian thực: phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên...  
• Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí 

• Chi phí sử dụng: Wrike miễn phí cho 5 người dùng, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. 

7. Wework

Phần mềm quản lý công việc -  Wework

Wework là một phần mềm quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, với các tính năng khá đầy đủ, không thua kém gì quốc tế. 

• Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc: cho phép quản lý linh hoạt với các giao diện
• Cộng tác: điểm đặc biệt là có tích hợp sẵn với Base Message, có thể chat ngay trong Wework 
• Báo cáo:  báo cáo theo dự án, theo phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.
• Khả năng tích hợp: hệ thống APIs mở, tích hợp các công cụ làm việc cần thiết
• Phân quyền sử dụng: cho phép phân quyền sử dụng giữa 3 vai trò: người quản lý dự án, thành viên và khách 
• Chi phí sử dụng: Ưu điểm lớn nhất Gói Starter cho phép tối đa 30 tài khoản đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ 1.4$/ người dùng/ tháng.  

8. Jira Software

Phần mềm quản lý công việc - JIRA software 

JIRA là phần mềm quản lý công việc và là công cụ giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án, bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile  

* Ưu điểm: 

• Lập kế hoạch & theo dõi tình trạng: Jira hỗ trợ phương pháp làm việc agile 
• Báo cáo: hơn một chục báo cáo khác nhau được sử dụng trong Jira
• Phân quyền sử dụng: chức năng phân quyền cực kì chi tiết 
• Khả năng tích hợp: có khả năng tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba. 

* Nhược điểm:

• Giao diện: khá phức tạp, cần mất thời gian thích nghi. 

• Chi phí sử dụng: dùng thử miễn phí trong 7 ngày

9. Todoist

Phần mềm quản lý công việc - Todoist

Todoist là phần mềm quản lý công việc, lên checklist mọi công việc hàng ngày

• Lên danh sách ngay cả khi offline
• Danh sách công việc được sắp xếp hiệu quả
• Cùng lúc nhiều người có thể cùng chia sẻ công việc với nhau
• Những ứng dụng hữu ích khác cũng được tích hợp vào

10. Microsoft To Do

Phần mềm quản lý công việc - Microsoft To Do

Microsoft To Do giống phần mềm quản lý công việc Wunderlist đã được Microsoft mua lại vào năm 2015, là phần mềm miễn phí do Microsoft cung cấp có thể liệt kê các checklist cần phải làm và đánh dấu dự án nào đã làm xong.

11. Remembermilk

Phần mềm quản lý công việc - Remembermilk 

Remembermilk là phần mềm quản lý công việc dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí dành cho cá nhân. Bạn có thể ghi chú bất kì công việc nào trên remembermilk và còn có thể sử dụng tiếng Việt. Đây là phần mềm quản lý công việc hữu ích và phổ biến cho những người đang vấp phải khó khăn trong việc ghi chú công việc.

12. Pomodoro

Phần mềm quản lý công việc - Poomodoro 

Pomodoro là phần mềm quản lý công việc kết hợp với phương pháp nghỉ quãng ngắn giữa các khoảng thời gian làm việc là 25 phút. Pomodoro giúp bạn tập trung làm việc, giữa các quãng nghỉ ngắn cho phép bạn sử dụng ứng dụng giải trí, khi hết thời gian nghỉ, Pomodoro chặn các ứng dụng, trang web gây xao nhãng.

13. Slack

Phần mềm quản lý công việc - Slack

Slack là một trong những phần mềm quản lý công việc nổi danh trên thế giới. Bạn có thể tùy chỉnh các thẻ tag @ tới những người liên quan đến công việc.  một trong những tính năng đặc biệt của Slack là Nhấn mạnh và lục lại tin nhắn cũ dễ dàng.

14. Google Calendar

Phần mềm quản lý công việc - Google Calendar

Google Calendar là phần mềm quản lý công việc giúp bạn lập thời gian biểu, sắp xếp công việc,và nhắc nhở công việc hàng ngày, có khả năng kết nối với Gmail từ các công việc cá nhân nhỏ lẻ hàng ngày đến quản lý công việc cho doanh nghiệp.

15. Any.do

Phần mềm quản lý công việc - Any.do

Any.do là phần mềm quản lý công việc giúp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn hoàn thành công việc có độ ưu tiên từ cao đến thấp. Ngoài ra còn có thể đồng bộ trên tất cả các thiết bị, chia sẻ các công việc với những người có liên quan.

16. Evernote

Phần mềm quản lý công việc - Evernote

Evernote là phần mềm quản lý công việc đặc thù ở ghi chú, nhắc nhở công việc đặc biệt chạy đa nền tảng giúp bạn ghi chú công việc bất kể nơi đâu. Ngoài ra, Evernote cho phép chú thích bằng hình ảnh, video nhằm tăng tính trực quan, sinh động.

III. Kết luận