Kanban là gì? Những điều cần biết về Kanban trong quản lý luồng công việc

Hiện tượng giảm sút hiệu năng sản xuất xảy ra phổ biến trong các doanh nghiệp hầu hết là do công việc quá tải, sử dụng nguyên liệu, lao động chưa hiệu quả. Để khắc phục điều đó hãy cùng 123job tìm hiểu phương pháp Kanban là gì sau đây nhé!

Phương pháp Kanban là thuật ngữ vẫn thường xuyên được nhắc tới trong quản lý dự án và công việc. Hiện nay có nhiều mô hình quản lý hiệu quả trong sản xuất, tuy nhiên Kanban là lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu tổng quan Kanban là gì và những điều cần biết về Kanban trong quản lý luồng công việc

I. Kanban là gì?

Kanban là thuật ngữ có nguồn gốc xuất phát từ công ty chế tạo xe hơi Toyota những năm 40 sử dụng trong sản xuất và kỹ thuật. Một kỹ sư công nghiệp ở Toyota là Taiichi Ohno đã phát triển kanban để cải thiện hiệu quả sản xuất. Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ “kan” là thị giác và từ “ban” là thẻ. Những nhà lãnh đạo đã dùng thẻ Kanban này để nhắc nhở nhân viên của mình về công việc cần làm theo quy trình.

Phương pháp Kanban (Kanban method) là một hệ thống quản lý có chức năng lập kế hoạch sao cho sản xuất tinh gọn nhất có thể. Hệ thống này lấy tên từ các thẻ theo dõi quá trình sản xuất trong nhà máy, tên Kanban là gì thì theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “phương pháp quản lý Kanban”riêng đối với người trong lĩnh vực ô tô kanban được gọi là "hệ thống bảng tên Toyota".

Kanban chính là những tờ giấy note mà chúng ta thường thấy dán ở mọi nơi để nhắc nhở làm việc

II. Nội dung chính của phương pháp Kanban là gì?

Phương pháp Kanban được dùng như công cụ trực quan hóa để chỉ rõ những nhiệm vụ mà mỗi bộ phận cần làm để tối đa hóa hiệu quả công việc trong cùng một khoảng thời gian. Đơn giản đó là dán những từ giấy màu nổi bật mô tả quá trình làm việc lên tấm bảng trắng để mọi người dễ dàng nắm bắt công việc và quản lý quy trình thực hiện. So sánh gần nhất thì kanban chính là những tờ giấy note mà chúng ta thường thấy dán ở mọi nơi theo quy luật và dễ hiểu để nhắc nhở và tạo động lực làm việc. Kanban có thể mô tả nguyên liệu và từng công đoạn khác nhau trong sản xuất qua màu sắc mà chúng được thể hiện. Khi tìm hiểu về Kanban là gì thì thấy trong sản xuất phương pháp Kanban chuẩn được xây dựng theo các quy tắc bắt buộc sau đây:

• Chi tiết của sản phẩm luôn được hoàn thiện từ công đoạn trước đến công đoạn sau mà không bị ngắt quãng.
• Trước khi bắt đầu sản xuất thì phải nhận được Kanban.
• Trong mỗi thùng hàng của dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ thông tin cơ bản như nơi sản xuất, nơi giao hàng, số lượng, chi tiết sản phẩm...
• Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không thêm bớt.
• Số lượng Kanban cần được giảm thiểu và thời gian giữa các lần giao. 

III. Lợi ích của phương pháp Kanban

Để sử dụng được phương pháp Kanban một cách hiệu quả thì cần nhiều yếu tố mà không phải tổ chức nào cũng đáp ứng được như: cấu trúc hạ tầng tốt, hệ thống dây chuyền sản xuất đạt kỷ luật lao động cao, lao động có trình độ cao, hệ thống bảo mật thông tin kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh…Đi cùng với hàng loạt những yêu cầu khắt khe đó thì lợi ích của phương pháp Kanban là gì? 

Mục đích của phương pháp Kanban chính là tinh gọn quá trình hoạt động sản xuất, khiến cho việc đáp ứng một nhu cầu nào đó về hàng hóa, nguyên liệu hay lao động gần như là ngay lập tức (just in time) sẽ góp phần tạo ra quá trình thiết lập kinh doanh hoàn hảo về sau. Nên nếu thỏa mãn các điều kiện thiết yếu nêu trên doanh nghiệp và tổ chức sẽ có được nhiều lợi ích vượt trội từ phương pháp này như:

• Tiết kiệm nguyên liệu và vật tư trong dây chuyền sản xuất một cách tối đa.
•  Đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt chuẩn tuyệt đối.
• Hoàn thành sản phẩm theo đúng thời gian được yêu cầu.
• Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm được lập lại nhanh.
• Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật cao.
• Phối hợp các nhân viên trong dây chuyền sản xuất một cách chặt chẽ.
• Nâng cao hiệu suất, trình độ làm việc và ý thức làm việc của nhân viên

Kanban giúp tối ưu hóa công việc và vận hành chúng một cách liên tục

IV. Ứng dụng của Kanban trong quản lý luồng công việc

1. Các bước tạo ra Kanban cá nhân

Không chỉ các doanh nghiệp hay tổ chức tìm hiểu Kanban là gì để vận dụng trong sản xuất hay xây dựng chiến lược kinh doanh mà bản thân mỗi người đều có thể dùng phương pháp Kanban giúp thuận tiện hơn cho quá trình quản lý công việc hàng ngày. Một bảng Kanban cá nhân rất đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình, tránh tình trạng chồng chéo khi công việc quá nhiều và đó cũng là cách quản lý thời gian giúp bạn thành công trong bất cứ công việc nào mình thực hiện. Những người yêu thích công nghệ thì có thể sử dụng các ứng dụng online giúp sắp xếp kế hoạch như: Trello, Kanban Tool… 

Sau đây là những bước để tạo Kanban đơn giản cho cá nhân hoặc nhóm:

Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim hoặc có thể gắn nam châm và những tờ note có màu sắc khác nhau.

Bước 2: Tạo ba cột trên bảng theo thứ tự:

• Cột đầu tiên là cột “Việc cần làm” (To do list): các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp sẽ được phân loại theo màu sắc giấy khác nhau và dán vào cột này.
• Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (work in progress): dán lên những tờ note ghi việc bạn đang làm trong hiện tại. 
• Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list): thể hiện việc bạn đã hoàn thành.

Bước 3: Di chuyển Kanban: Bạn cần chuyển các tờ note trên cột 1 sang cột 2 để thực hiện công việc ghi trên nó và từ cột 2 sang cột 3 khi bạn đã hoàn thành nó. Lặp lại bước 3 để cân bằng các công việc của bạn.

2. Một số lưu ý khi thực hành phương pháp Kanban cá nhân

Phương pháp Kanban thực chất khá phổ biến trong xã hội. Ngày nay, nhiều người dùng phương pháp dưới nhiều hình thức khác nhau để quản lý các lĩnh vực công việc khác nhau. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể sử dụng hiệu quả hay giữ động lực để duy trì Kanban của mình lâu dài. Sau đây là một số lưu ý khi sử dụng Kanban để quản lý công việc hay dự án bạn có thể tham khảo giúp tối ưu hiệu quả của phương pháp này:

• Về màu sắc Kanban: Lựa chọn màu sắc giấy note khác nhau để liên tưởng đến các công việc khác nhau, thể hiện các mức độ khác nhau như khẩn cấp hay ưu tiên (Ví dụ đánh dấu trường hợp khẩn cấp, ưu tiên, bình thường bằng những màu sắc nổi bật khác nhau). Việc này rất dễ dàng và tiện lợi nếu bạn dùng ứng dụng online.
• Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột thứ hai (Việc đang làm) để giúp bạn tập trung tốt hơn, giảm áp lực công việc khi phải thực hiện nhiều việc cùng lúc.
• Đặt thời hạn cho việc chuyển note và làm nhiệm vụ: nếu muốn thúc đẩy bản thân có tính kỷ luật và tạo ra nhiều năng suất hơn, bạn có thể giới hạn thời gian cho các công việc đang làm hoặc cho việc chuyển Kanban từ cột 1 sang cột 2, đây cũng chính là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
• Đối với Kanban cho một nhóm, hãy ghi rõ những cá nhân cần làm nhiệm vụ nào và để cá nhân đó chuyển note của họ.
• Cuối tuần hãy điền cột “ hoàn thành” để thấy được mình đã làm được những gì cũng là khích lệ tinh thần cho tuần làm việc hiệu quả tiếp theo. 

V. Kết luận

Toyota hiện nay là một tập đoàn sản xuất xe lớn của Nhật. Toyota đã tạo đòn bẩy cho sự phát triển kinh tế Nhật Bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của đất nước này. Đằng sau sự thành công đó chính là các phương pháp quản lý xí nghiệp thông minh như phương pháp Kanban và cũng từ đó mọi người biết đến cách tối ưu hóa hiệu quả công việc như trên.

Đi cùng với sự phát triển của xã hội là sự tăng lên chồng chất của công việc, để làm việc hiệu quả, bạn cần một phương pháp giải quyết vấn đề “đa nhiệm” này. Hy vọng giờ đây các nhiệm vụ trong đầu bạn đã được trực quan hóa ngăn nắp hơn nhờ tìm hiểu phương pháp Kanban là gì. Đối với những nhà lãnh đạo quản lý dự án với nhiều task và nhân lực cùng lúc thì phương pháp Kanban càng chứng minh được hiệu quả to lớn nó mang lại. Chúc các bạn tiến tới những mục tiêu lớn của bạn nhanh nhất có thể với Kanban!