Microsoft Word đang là công cụ được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam với mảng ứng dụng văn phòng. Tuy nhiên nhiều người dùng không có nghĩa là ai cũng biết sử dụng nó ra sao cho đúng, tận dụng được hết tính năng của nó.

Nếu mọi người vẫn thường xuyên sử dụng Word online trong công việc thì liệu các bạn đã biết đến các thủ thuật dưới đây để công việc soạn thảo văn bản trở nên nhàn hạ hơn chưa? Trong bài viết Bật mí các thủ thuật trong word mà ai cũng phải biết (Phần 1) chúng ta đã có những  hiểu biết về thủ thuật sắp xếp thứ tự, font chữ,... trong word. Hãy cùng 123job tìm hiểu thêm những chức năng đặc biệt trong word qua bài viết dưới đây nhé

I. Chức năng tạo danh sách trong word

1. Cách tạo danh sách có ký hiệu đầu dòng

Trong các tài liệu mang tính liệt kê và chỉ mục thì chúng ta cần phải sử dụng tới các tính năng tạo danh sách để có thể phân biệt với những nội dung khác nhau. Việc tạo ra danh sách trong microsoft word online được diễn ra khá là thường xuyên, vậy nên để tăng hiệu quả thẩm mỹ để giãn dòng trong word thì chúng ta chỉ cần tìm hiểu kỹ cách sử dụng của các chức năng này. 
  • Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần tạo danh sách và giãn dòng trong word
  • Bước 2: Trong tab Home, bấm chuột vào nút mũi tên trỏ xuống trong mục Bullets và chọn 1 kiểu dấu đầu dòng bất kỳ
  • Bước 3: Ví dụ chúng ta chọn dấu đầu dòng và có kết quả như sau
 
Chức năng tạo danh sách trong word
Chức năng tạo danh sách trong word

2. Các tùy chọn cùng với chức năng tạo danh sách:

Để loại bỏ ký hiệu danh sách (số, ký hiệu), bấm chuột chọn dòng cần thực hiện sau đó bấm lại vào mục Bulleted hoặc Numbered list. Khi chỉnh sửa các danh sách (chẳng hạn như thêm mới 1 nội dung trong danh sách) thì ta chỉ cần nhấn enter ở cuối hay trong danh sách sau đó sẽ tạo ra 1 dòng mới có chứa ký hiệu của danh sách đó. Để tiếp tục nhập các nội dung ra bên ngoài danh sách thì bấm Enter 2 lần rồi để trở lại định dạng bình thường. Sử dụng dấu căn lề trên thanh công cụ Ruler để tùy chỉnh các khoảng cách giữa ký hiệu danh sách và nội dung của danh sách.

3. Tạo danh sách theo đánh số thứ tự

Làm tương tự như cách trên, nhưng sử dụng mục Numbering thay cho Bullet
* Chú ý: Tạo danh sách ngắt quãng
Thông thường khi bạn ngắt quãng trong đoạn danh sách thì chỉ cần phần danh sách bên dưới vẫn đang tự động đánh số tiếp theo đoạn danh sách phía trên.
Để có thể đặt lại các số thứ  tự từ 1 cho vùng danh sách được ngắt quãng phía bên dưới thì chúng ta làm như sau:
  • Bôi đen (hay chọn) những vùng danh sách cần đánh lại số thứ tự
  • Bấm chuột phải rồi chọn Restart at 1
Ngược lại: nếu muốn tiếp tục đánh số thứ tự theo phần bên trên thì chọn Continue Numbering

II. Tùy biến chức năng trong Bullet Word 

Việc tùy biến các chức năng này theo ý muốn thì có thể giúp chúng ta tạo ra những phong cách trình bày riêng biệt, tạo ra các điểm nhấn và sự khác biệt rõ ràng. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu, màu sắc khác nhau và thậm chí là cả sử dụng hình ảnh giãn dòng trong word chức năng này. Sau đây chúng ta hãy cùng tìm hiểu về cách sử dụng nhé:

  • Bước 1: Lựa chọn vùng danh sách bạn muốn thiết lập
  • Bước 2: Trong tab Home chọn mục Bullets > Chọn tiếp mục Define New Bullet

Bảng Define New Bullet sẽ xuất hiện ngay lúc này. Trong bảng này thì chúng ta có thể thực hiện các nội dung sau:

1. Lựa chọn các ký hiệu riêng

  • Nhấn vào mục Symbol rồi chọn ký hiệu riêng theo bạn ý muốn.
  • Chọn Font có chứa ký hiệu: Wingdings

2. Thay đổi màu sắc, kích cỡ của dấu đầu dòng trong danh sách

Nhấn vào mục Font rồi lựa chọn các kích cỡ, màu sắc và cách định dạng khác nhau theo ý muốn

3. Sử dụng ảnh thay ký hiệu

  • Bấm vào mục Picture rồi lựa chọn ảnh để sử dụng thay cho ký hiệu.
  • Ảnh có thể lấy trong máy tính hoặc các kho lưu trữ trên OneDriver

Tùy biến chức năng trong bullet word 

Tùy biến chức năng trong bullet word 
 

4. Tùy chỉnh khoảng cách lề cho những mục áp dụng Bullet / Numbering

  • Cách lề trái tăng thêm 1 khoảngTại dòng cần thiết lập cách lề sử dụng phím Tab để tăng thêm khoảng cách lề so về bên trái hoặc bấm vào nút Increase Indent
  • Giảm cách lề trái 1 khoảng
  • Tại dòng cần thiết lập cách lề sử dụng phím Shift + Tab để tăng thêm khoảng cách lề so về bên trái
  • Hoặc bấm vào nút Decrease Indent

III. Chức năng tạo bảng trong Word

Về việc chèn bảng thực tế sẽ không khó như bạn nghĩ. Trên thanh thực đơn (hay còn gọi là Ribbon) ta có thể thực hiện: Chọn Tab Insert -> Table. Khi đó màn hình máy tính sẽ hiện ra các kiểu như sau:
Đầu tiên bạn chọn số hàng số cột theo ý muốn. Chẳng hạn: Chèn 1 bảng 5 x 5 (5 hàng và 5 cột)
Bạn cũng có thể chèn bảng bằng cách: Thay vì chọn trực tiếp trên bảng có sẵn ở Table thì ta chọn ở mục Insert Table như hình sau:
  • Lúc đó màn hình máy tính sẽ hiện lên: Trong Table size ta chọn số cột tại “Number of columns” rồi chọn số  hàng tại “Number of  rows”, sau đó ấn “OK”
  • Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn bảng bằng cách sử dụng “Draw Table” để tạo bảng trong word biểu bằng cách: Insert -> Table ->  Draw Table
  • Ngay sau đó, khi bạn đưa chuột vào phần văn bản sẽ hiện lên 1 cây bút, bạn tiến hành kẻ bảng theo như ý muốn của mình.
Trên đây là các cách tạo bảng trong Word online 2007. Trong phần tiếp theo mình sẽ bổ sung kỹ hơn về các phần tạo bảng trong Word, và có thể tìm hiểu kỹ hơn các tính năng liên quan đến giãn dòng trong Word. Ở phần này sẽ hướng dẫn sâu hơn về phần tạo bảng.

1. Tìm hiểu mở rộng phần: insert -> table -> insert table

Tạo bảng trong word bằng cách  Insert -> Table -> Insert Table màn hình máy tính sẽ hiện:
  • Ở phần AutoFit behavior
  • Fixed column width: Trong mục này để có thể thay đổi và điều chỉnh độ rộng của cột trong bảng hiển thị. Bạn có thể chọn Auto hoặc dùng chuột kích vào để thay đổi theo ý muốn.
  • Autofit to content: Word online tự động căn chỉnh sao cho phù hợp với các nội dung.
  • Autofit to Window: Word online tự động căn chỉnh các để bảng chèn vào Word vừa với độ rộng của phần văn bản.
  • Remember dimensions for new tables: Ghi nhớ lại kích thước cho bảng mới. Bạn cũng có thể điều chỉnh bảng sao cho phù hợp với yêu cầu theo các nội dung trên. sau đó nhấn chuột vào “OK”

2. Điều chỉnh kích thước hàng, cột trong bảng

Cách 1: Ta đặt con trỏ ở đường biên cột mà bạn muốn di chuyển hay thay đổi độ rộng, chiều cao cột cho đến khi con trỏ chuột trở thành, rồi kéo đường biên cho đến khi đạt được độ rộng và chiều cao như mong muốn. 
 
Cách 2: Click chuột vào bảng vừa chèn vào giãn dòng trong word.
Khi đó ở thanh thước của Word sẽ hiện lên như sau: Ta chỉnh sửa bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh thước kẻ để chỉnh chiều ngang của cột, tương tự thế thanh thước dọc.
 
Chức năng tạo bảng trong word
Chức năng tạo bảng trong word

3. Chỉnh các cột, các hàng bằng nhau

Nhấn chuột phải, khi đó màn hình sẽ hiện ra như sau:
  • Chọn Distribute Row Evenly: Căn chỉnh chiều cao sao cho các dòng bằng nhau
  • Chọn Distribute Columns Evenly: Căn chỉnh chiều rộng sao cho các cột bằng nhau.

III. Kết luận

Vậy các bạn đã biết được bao nhiêu trong tổng các mẹo nói trên? Trên đây là các thủ thuật nhỏ giúp cho bạn có thể thao tác nhanh và hiệu quả hơn đối với nội dung văn bản trong Microsoft Word. Hy vọng sau khi biết thì các bạn sẽ làm việc với Word online nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.