Bật mí các thủ thuật trong word mà ai cũng phải biết (Phần 1)

Kể cả bạn đang là sinh viên hay nhân viên văn phòng thì việc sử dụng word chính là không thể thiếu trong công việc thường ngày. Biết cách sử dụng các thủ thuật hiệu quả sẽ giúp bạn  trở nên dễ dàng thành thạo công cụ hữu ích này. 

Và nếu mọi người vẫn thường xuyên sử dụng Word online trong công việc thì liệu các bạn đã biết đến các thủ thuật trong word dưới đây để công việc được nhanh chóng hơn không? Hãy cùng 123job để tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

I. Thủ thuật sắp xếp nhanh thứ tự trong đoạn văn 

Cách thường làm các thủ thuật trong word online đó là chúng ta sẽ Cut cả đoạn văn rồi sau đó Paste đoạn văn đó vào những vị trí cần tới. Tuy nhiên cách này có nhược điểm là nếu trong quá trình đoạn văn đang bị cut mà chúng ta lại phải làm việc gì đó và dần quên mất rằng có đoạn văn đã cut, thì sau đó chúng ta sẽ dễ để mất đi đoạn văn đó.

Sau đây mọi người có thể tìm hiểu một số cách giúp cho thao tác sắp xếp đoạn văn trở nên nhanh hơn và đồng thời khắc phục được nhược điểm đó:

Thao tác này thực hiện như sau:

• Bước 1: Bôi đen tất cả đoạn văn bạn cần sắp xếp rồi di chuyển.
• Bước 2: Xác định hướng cần di chuyển trong đoạn văn là lên trên hoặc xuống dưới.
• Bước 3: Bấm tổ hợp phím Shift + Alt + Nút chỉ hướng cần di chuyển
• Bước 4: Bạn hãy giữ phím Shift và Alt rồi tiếp tục nhấn phím chỉ hướng cần di chuyển đến khi đoạn văn tới đúng vị trí mà bạn mong muốn.

Các thủ thuật trong word sắp xếp nhanh thứ tự trong đoạn văn

Có phải rất nhanh chóng và tiện lợi đúng không nào? Dưới đây là ưu điểm của phương pháp này:

Tính trực quan: Mọi người có thể thấy ngay đoạn văn đó di chuyển vào thế nào, và bố cục mới thay đổi so với trước đó ra sao, hiệu quả hơn so với việc Cut / Paste
Không bị mất dữ liệu khi đang di chuyển và thực hiện qua tổ hợp phím tắt nên tốc độ thực hiện thao tác nhanh hơn.

II. Tự động viết hoa đồng dòng và đầu câu

Bước 1: mở cửa sổ tùy chọn của word

• Nhấn vào Tab File
• Trong Tab File các bạn hãy chọn Option

Bước 2: mở cửa sổ autocorrect options… trong word options

• Chọn mục Proofing dưới phần bên trái của cửa sổ Option
• Trong nội dung của mục Proofing hãy bấm chọn nút AutoCorrect Options…

Bước 3: Thiết lập tự động viết hoa trong cửa sổ autocorrect options

• Chức năng tự động viết hoa đó là “Capitalize first letter of sentences”
• Các bạn hãy đánh dấu chọn ở mục này. Nếu mục này đã được dánh dấu thì tức là chức năng đang được kích hoạt rồi và chúng ta không cần kích hoạt thêm lần nữa.

* Chú ý:

Đối với Microsoft Word 2007: Bạn hãy vào Office Button chọn Word Options chọn  proofing rồi Auto Correct Options sau đó ấn vào ô “Capitalize first letter of sentences”.
Trong trường hợp muốn không viết hoa đầu dòng thì bạn có thể làm theo cách sau:

• Cách 1: Loại bỏ chọn ở thiết lập Capitalize first letter of sentences
• Cách 2: Viết liền 2 ký tự vào cùng lúc rồi sau đó xóa ký tự viết hoa đi ( đánh lừa hệ thống)

Tương tự với viết hoa đầu dòng thì đầu câu có 1 chức năng đó là viết hoa ký tự bắt đầu trong mỗi ô ở 1 bảng trong word sau đó đó là tùy chọn “Capitalize first letter of table cells” trong AutoCorrect Options. Mọi người thiết lập tương tự để có thể tùy biến trong quá trình sử dụng các thủ thuật trong word.

Tự động viết hoa đồng dòng và đầu câu 

III. Thiết lập font chữ mặc định trong word

Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập font. Các bạn có thể làm như trong hình, hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + F

Bước 2: Thiết lập font chữ mặc định trong hộp thoại font

• Font: Hãy chọn font chữ thường để sử dụng như là: Arial, Times New Roman, hoặc .VnTime
• Font Style: Thường để chế độ Regular (dạng thông thường) vì đây là font chữ mặc định
• Size: Cỡ chữ thường sử dụng là khoảng từ 12 đến 14

Khi đã thiết lập font mặc định, chúng ta thường chỉ để tâm tới 3 yếu tố này. Còn đối với các yếu tố khác thường ít sử dụng, hay sử dụng trong các trường hợp đặc biệt nên không thiết lập trong font chữ mặc định.

Chúng ta có thể nhìn thấy ở mục Preview để xem font chữ khi thể hiện sẽ như thế nào và ra sao? Sau khi thiết lập xong, chúng ta bấm vào nút Set As Default ở góc bên trái hộp thoại chứ không phải nút OK

Bước 3: Xác nhận việc thiết lập mặc định. Sau khi bấm vào nút Set As Default thì Microsoft Word sẽ xuất hiện trên 1 hộp thoại để yêu cầu chúng ta xác nhận việc thiết lập mặc định này thì phù hợp cho trường hợp nào.

IV. Cách để in gộp nhiều trang soạn thảo trong word vào 1 tệp PDF

Phiên bản thử nghiệm: Hàm thủ tục được thử nghiệm và đã chạy thành công trên Word 2003 cũng như PDFCreator phiên bản 0.9.3, trên nền của Windows XP Pro (SP2). Nó hoàn toàn có thể hoạt động một cách bình thường trên phiên bản Word 2010 hay cao hơn.

Các bước chuẩn bị:

• Khởi động Word 2010 lên và mở 2 cửa sổ soạn thảo mới
• Điền các thông tin riêng biệt lên từng trang soạn thảo sao cho bạn có thể phân được được nội dung giữa chúng
• Điền mã VBE vào, tạo một mô-đun mới cho từng cửa sổ soạn thảo và sao chép đoạn mã lệnh dưới đây vào
• Thiết lập đường dẫn để chứa tệp hoàn thiện như Excel sau khi thực hiện quá trình gộp này.
• Đặt tham chiếu sang phần mềm PDFCreator
• Chạy đoạn mã lệnh.

Sau khi đoạn mã đang kích hoạt thì bạn sẽ có 1 tệp PDF mới trong đó bao gồm  toàn bộ nội dung của cả 2 trang soạn thảo, được sắp xếp theo thứ tự khởi động trong từng trang.

Một số điểm cần chú ý:

Trong quá trình bạn xây dựng mô hình để chạy hàm thủ tục này, có một vài điểm bạn cần chú ý như sau:

Chức năng In trong nền cần được tắt đi. Nếu bạn không tắt chức năng này đi thì các thủ thuật trong word hàm thủ tục trên sẽ chạy theo 1 vòng lặp vô cực cho đến khi nào đoạn mã được tắt hoàn toàn thì khi đó nếu bạn chạy đoạn mã này nó vẫn sẽ hoàn tất lại như bình thường.

Cách để in gộp nhiều trang soạn thảo trong word vào 1 tệp PDF

Các tài liệu dạng Word online khi in theo tệp PDF sẽ nằm theo thứ tự được đảo ngược lại, không giống như các tệp Excel. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải thiết lập 1 số vòng lặp theo hướng ngược lại, có nghĩa là sắp xếp tài liệu được mở gần đây nhất trước, sau đó mới là các tài liệu theo trình tự cũ dần để sao cho tệp hoàn chỉnh mà ta trực tiếp nhận được sẽ ở đúng thứ tự của nó.

V. Loại bỏ phần gạch chân đỏ trong Word 2010

• Bước 1: Click chuột vào File -> chọn Word Options
• Bước 2: Chọn Proofing rồi bỏ dấu như phần khoanh dấu ở phía dưới.
• Kết thúc bằng  “OK”.

Còn đối với Word 2010:

• Bước 1: Trên thanh menu, bấm chọn Tools -> Options
• Bước 2: Cửa sổ Options hiện ra thì bạn ấn chọn Tab Spelling & Grammar -> vào mục Spelling loại bỏ chọn tại Check spelling as you type và Check Grammar as you type và kết thúc bằng “OK”

VI. Kết luận

Trên đây là các thủ thuật trong word online giúp cho bạn có thể thao tác nhanh chóng và hiệu quả hơn đối với nội dung văn bản trong Word 2010. Hy vọng sau khi biết thì các bạn sẽ làm việc với Word online nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Cùng tiếp tục theo dõi bài viết Bật mí các thủ thuật trong word mà ai cũng phải biết (Phần 2) nhé!