Mẹo in ấn và lưu trữ văn bản trong Word hiệu quả nhất cho dân văn phòng 

Các mẹo trong lúc soạn thảo là hết sức cần thiết và rút ngắn thời gian khi làm việc. Do đó khi hiểu rõ một số thủ thuật word trong lúc soạn thảo văn bản sẽ rất hữu ích. 123job đã tổng hợp các thủ thuật word bổ ích, mời các bạn cùng xem qua nhé.

Hiện nay, trong hành chính nhân sự cần phải thành thạo trong việc sử dụng cách in 2 mặt trong Word 2010 và cách in ấn cũng như lưu trữ văn bản. Dưới đây sẽ là những cách thức bổ ích sẽ giúp cho nhân viên hành chính nhân sự có thể thực hiện ngay được.

Nhân viên văn phòng cần thành thạo về các kỹ năng tin học 

I. Cách in tài liệu trong word

Truy cập tới mục in

• Chọn tab File, sau đó chọn tiếp mục Print (Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + P)

Những nội dung chính

• Số lượng của bản in: Chọn mục Copies nhập số lượng bản cần in ấn.

• Chọn máy in: Mục Printer và lựa chọn máy in

 Những thiết lập khác

• Trong phần Setting bạn có thể thiết lập một số yêu cầu khác nhau về in ấn như là:

• Chọn in 1 hoặc chọn nhiều trang và in trang cụ thể nào đó: bạn chọn ở mục Print All Pages (mặc định là in tất cả các trang)

• In 1 mặt hoặc có thể chọn nhiều mặt ở mục Print One Sided (mặc định là in 1 mặt)

• Thứ tự in ấn trong các bản copy: in mỗi bản 1 lượt hay in mỗi trang của các bản trong 1 lượt tại mục Collated (đối chiếu các bản in)

• Chiều (hướng) của trang in ở mục Portrait Orientation (mặc định là chiều dọc, tùy theo thiết lập tại Page setup)

• Loại giấy in và một số thiết lập khác (trong Page setup có thể thiết lập được). Sau khi đã thiết lập xong các yêu cầu in ấn, chúng ta bấm vào nút Print để thực hiện việc in tài liệu ra máy in

II. Cách in tài liệu 2 mặt trong word

Để biết liệu máy in của bạn có thể hỗ trợ in 2 mặt hay không, bạn có thể xem tài liệu hướng dẫn sử dụng máy in từ các nhà sản xuất, hay thực hiện thao tác dưới đây:

1. Chọn File

2. Ấn vào Print

3. Trong phần Settings hãy chọn Print One Sided. Nếu tùy chọn Print on Both Sides xuất hiện thì máy in của bạn có hỗ trợ in hai mặt.

Nếu máy in của bạn không thể hỗ trợ in hai mặt tự động thì bạn có thể in tất cả các trang xuất hiện trên một mặt giấy và sau đó lật lại rồi in mặt thứ hai.

Trong Word thì ta có thể làm như sau:

     1. Chọn File

     2. Chọn Print

     3. Trong Settings, chọn Print One Sided và chọn Manually Print on Both Sides.

Bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp để có thể in ấn cả hai mặt. Ta thực hiện tương tự:

• Đầu tiên, chọn File

• Chọn Print

• Ấn mục Settings, chọn Print All Pages. Ở phần kế cuối thì hãy chọn Only Print Odd Pages.

• Click vào Print

• Sau khi đã in sang trang lẻ thì ta bắt đầu tiến hành lật giấy lại, sau đó chọn Only Print Even Pages và tiến hành in các trang chẵn lên mặt còn lại.

III. Lưu tài liệu dưới dạng trang web

Lưu trữ các tài liệu dưới dạng trang web

Nếu bạn đang cần lưu một văn bản cách in 2 mặt trong Word 2010 dưới dạng một trang web thì lựa chọn hợp lý nhất ở đây là sử dụng tùy chọn một Web Page, Filtered trong mục Save As.

Khi bạn lưu văn bản như vậy thì Word sẽ chỉ lưu lại nội dung mà bạn cần, style và một vài thông tin quan trọng khác. Vì vậy, file dữ liệu của bạn sẽ được tối giản và giảm được kha khá dung lượng.

Để lưu tài liệu dưới dạng trang web ta có thể làm như sau:

1. Chọn vào File sau đó chọn Save As và chọn địa chỉ thư mục muốn lưu

2. Đặt tên cho file của bạn

3. Trong mục Save as type, chọn Web Page, Filtered

4. Chọn Change Title và nhập tiêu đề bạn muốn hiển thị khi tìm tài liệu xuất hiện trên web.

5. Click Save.

Lưu ý:

Để có thể lưu được nhiều thông tin liên quan tới soạn thảo văn bản hơn thì ta nên chọn Web Page thay vì Web Page, Filtered. Nhưng file của bạn sẽ nặng hơn, có thể lên đến gấp 10 lần.

Nếu bạn muốn lưu ảnh thì từ những folder khác nhau trên web hãy chọn Web Page. Khi bạn đăng lên web thì hãy đăng kèm theo folder.

Để nhìn thấy mã HTML trên trang web hãy tìm file trong Window Explorer và sau đó click chuột phải để chọn Open With và chọn trình duyệt như Internet Explorer để mở. Sau đó chọn chuột phải vào trang và chọn View Source.

1. Click File, chọn Share và Publish as Blog Post

2. Chọn Publish as Blog Post

Chú ý: Trong lần đầu đăng tải lên blog thì cách in 2 mặt trong Word 2010 sẽ hướng dẫn bạn những cách lập tài khoản.

Bạn có thể đưa lên OneDrive để chia sẻ thông tin với bạn bè và đồng nghiệp:

• Click File, chọn Save As -> OneDrive

• Chọn một địa chỉ muốn lưu trên OneDrive

• Nhập tên file rồi sau đó ấn Save

• Chọn File -> Share -> Invite People để chọn người mà bạn muốn chia sẻ file

IV. Lưu file word dưới dạng hình ảnh

Khác với Powerpoint trong Word không đưa ra tùy chọn để lưu file dưới dạng hình ảnh. Chúng ta có thể convert sang PDF, nhưng đó không phải là điều nói đến trong bài viết này.

1. Nút PrtSc (PrintScreen) trên máy tính. Sau khi ấn nút, ta có thể Paste ảnh vừa chụp ra một phần mềm.
2. Snipping Tool có sẵn trên máy tính cho phép ta chụp màn hình và lưu lại
3. Phần mềm Greenshot chính là một công cụ vô cùng hữu ích có khả năng tùy chỉnh nhiều

Trong Word cho dù không trực tiếp hỗ trợ lưu ảnh như là Powerpoint, nhưng ta vẫn có thể chọn phần muốn lưu và có thể tiến hành thao tác lưu ảnh mà không cần sử dụng tới bất kì phần mềm hỗ trợ nào. Ta thực hiện như sau:

1. Vào thẻ View, trong nhóm Zoom và chọn Multiple Pages

2. Copy phần văn bản bạn muốn lưu. Chú ý: Phần giới hạn văn bản theo kích cỡ Word là 1 trang giấy – có nghĩa là nếu bạn không thể nhồi nhét toàn bộ văn bản dài tới 10-15 trang vào trong cùng 1 ảnh mà phải thao tác từng trang (và chắc chắn là bạn không thể đọc được khi nén hàng chục trang vào 1 ảnh đúng không?)

3. Mở File mới ( nhấn phím tắt Ctrl + N) và sau đó Paste phần vừa copy sang.

4. Tại Paste Options, chọn Picture.

5. Chọn chuột phải vào ảnh, chọn Save as Picture… Sau đó chọn thư mục bạn muốn lưu ảnh.

Tiếp đó là thực hiện tương tự với những mục còn lại. Vậy là ta đã lưu được file word dưới dạng hình ảnh rồi.

V. Khóa văn bản trong word nhanh gọn

Đối với phương pháp đầu tiên này, ta sẽ đặt những Section breaks (xem thêm về Section Breaks tại ĐÂY) vào phần bạn muốn hạn chế.

Khóa học văn bản trong word nhanh gọn và tiện lợi

Bước 1: Đặt con trỏ chuột xuống phía đầu phần dữ liệu muốn bảo vệ rồi sau đó tại thẻ Layout chọn Breaks -> Continuous. 

• Tương tự, đặt một Section Breaks khác ở phần cuối văn bản muốn khóa.

Bước 2: Vào thẻ Review, nhóm Protect, chọn Restrict Editing.

• Chức năng Restrict Editing

Bước 3: Sau khi click vào ta thực hiện tới mục 2. Editing restrictions, chọn Allow only this type of editing in the document, sau đó trong danh sách lựa chọn, chọn Filling in forms 

Bước 4: Click Select sections… sau đó chọn phần văn bản bạn muốn bảo vệ rồi ấn OK.

• Cuối cùng, chọn Yes, Start Enforcing Protection. Sau khi hộp thoại hiện ra hãy nhập mật khẩu vào và ấn OK.
• Cuối cùng phần văn bản bạn cần đã được bảo vệ rồi. Nếu ai đó muốn chỉnh sửa thì họ cần vào Restrict Editing, rồi nhập password để có thể chỉnh sửa file.

VI. Kết luận

Qua bài viết này, hy vọng rằng với những thủ thuật Word đơn giản được kể trên sẽ phần nào giúp ích cho công việc hành chính nhân sự của dân văn phòng để soạn thảo văn bản nhanh và chuyên nghiệp hơn.