Giấy xác nhận thực tập là yêu cầu bắt buộc của nhà trường cho quá trình hoàn thiện tốt nghiệp. Hơn nữa, giấy xác nhận là căn cứ để giảng viên đánh giá điểm số cho học phần thực tế. Do đó, chuẩn bị giấy xác nhận thực tập chuẩn chỉnh là nội dung quan trọng.
Vậy thế nào là giấy xác nhận thực tập chuẩn, chúng cần có những nội dung cơ bản nào? Trình bày thông tin trong giấy xác nhận thực tập ra sao? Lưu ý gì khi chuẩn bị giấy xác nhận thực tập. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau của 123job.vn bạn nhé!
1. Giấy xác nhận thực tập là gì?
Giấy xác nhận thực tập là văn bản có kèm dấu xác nhận do một tổ chức cung cấp cho thực tập sinh khi kết thúc thời gian thực tập tại đơn vị đó. Chứng chỉ thực tập là minh chứng về quá trình tham gia và hoàn thành chương trình thực tập của intern.
Đối với sinh viên cuối cấp đang làm báo cáo và khóa luận tốt nghiệp, giấy xác nhận thực tập thường là yêu cầu bắt buộc từ nhà trường. Văn bản xác nhận này được xem là căn cứ để nhà trường cùng giảng viên hướng dẫn đánh giá thái độ, sự nghiêm túc của sinh viên trong quá trình rèn luyện thực đế. Đồng thời, chứng chỉ thực tập cũng là một trong những cơ sở đánh giá điểm báo cáo và khóa luận.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách viết nhật ký thực tập dành cho mọi sinh viên
2. Giấy xác nhận thực tập có ý nghĩa gì?
Giấy xác nhận thực tập (Internship Certificate) rất quan trọng đối với sinh viên cũng như những bạn thực tập sinh đang trong quá trình phát triển sự nghiệp. Dưới đây là những ý nghĩa của giấy xác nhận thực tập:
- Bằng chứng về sự tham gia và hoàn thành quá trình thực tập: Với yêu cầu bắt buộc từ nhà trường, giấy xác nhận thực tập là minh chứng giúp nhà trường công nhận quá trình ‘học tập thực tiễn’ của bạn.
- Một phần của tín chỉ học tập: Với những học phần thực hành, hay báo cáo, khóa luận tốt nghiệp, giấy xác nhận thực tập được xét là căn cứ sinh viên đã hoàn thành những tín chỉ học tập.
- Căn cứ đánh giá điểm cho sinh viên: Thực chất giấy xác nhận thực tập có kèm nhận xét từ đơn vị thực tập là một trong những căn cứ để giảng viên hướng dẫn đánh giá thái độ và điểm báo cáo cho sinh viên.
- Bằng chứng về kinh nghiệm: Giấy xác nhận thực tập là bằng chứng cho thấy bạn đã hoàn thành kỳ thực tập, với những vai trò cụ thể trong tổ chức và rèn luyện và thực hành trong một khoảng thời gian rõ ràng.
- Mở rộng cơ hội việc làm: Nếu bạn tích lũy nhiều Internship Certificate/chứng chỉ thực tập, cơ hội việc làm rộng mở hơn. Những chứng nhận đó phần nào thể hiện sự năng nổ của bạn cho quá trình học tập, làm việc cũng như kinh nghiệm thực tế qua nhiều lần cọ xát.
3. Những nội dung cần có trong giấy xác nhận thực tập?
Giấy xác nhận thực tập chuyên nghiệp được thể hiện với cấu trúc chuẩn với những nội dung quan trọng. Dưới đây là những nội dung cần có trong giấy xác nhận thực tập:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ đối với giấy xác nhận thực tập tiếng Việt và gửi tới doanh nghiệp Việt Nam. Hoặc tên - logo công ty, tổ chức cấp chứng chỉ nếu bạn xin xác nhận thực tập của tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài.
- Tiêu đề đơn: ĐƠN XÁC NHẬN THỰC THỰC TẬP/INTERNSHIP CERTIFICATE
- Giới thiệu: Một lời chào trân trọng tới người nhận/bộ phận tiếp nhận đơn, bạn cũng có thể nêu qua mục đích của tờ đơn.
- Thông tin thực tập sinh: Cung cấp đầy đủ thông tin họ tên, mã sinh viên, khoa - trường học và vị trí, phòng ban bạn thực tập.
- Thời gian thực tập tập, ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc quá trình thực tập.
- Vị trí và phòng ban thực tập (nêu cùng với tên - chức danh của người hướng dẫn trực tiếp và quản lý trực tiếp). Cần nêu rõ vai trò của mình trong bộ phận. Nếu được, bạn có thể tóm gọn trách nhiệm, nhiệm vụ chính mà bạn đã thực hiện trong quá trình thực tập.
- Kỹ năng học được và thành tích đạt được trong thời gian thực tập. Hãy đề cập tới cách bạn quan sát môi trường thực tiễn vận hành, cách bạn hiểu hơn lý thuyết và ứng dụng chúng vào trong công việc hàng ngày. Nêu ra những đóng góp nổi bật của bạn cho tổ chức trong thời gian thực tập (nếu có).
- Phản hồi/đánh giá của người hướng dẫn, đơn vị thực tập. Bao gồm nhận xét về thái độ, tinh thần làm việc, hiệu suất công việc và một số điểm cần cải thiện. Nội dung này sẽ làm tăng thêm độ tin cậy cho chứng chỉ, cung cấp những căn cứ cho đánh giá của giảng viên hướng dẫn.
- Phần kết với lời cảm ơn chân thành từ bạn tới đơn vị thực tập (trong trường hợp bạn gửi đơn xin xác nhận thực tập). Hoặc lời kết trang trọng bày tỏ sự đánh giá cao đối với những đóng góp của thực tập sinh, lời chúc thành công trong sự nghiệp và cuộc sống (nếu đó là giấy xác nhận được soạn bởi tổ chức và cấp cho thực tập sinh khi kết thúc quá trình thực tập).
- Chữ ký, họ tên của người đại diện đơn vị thực tập có kèm theo dấu xác nhận của tổ chức. Đây cũng là minh chứng xác thực hợp pháp nhất cho nội dung lá đơn cũng như quá trình thực tập của bạn.
Xem thêm: Bí quyết để Intern ghi điểm tuyệt đối với các doanh nghiệp
4. Hướng dẫn chi tiết cách viết giấy xác nhận thực tập?
4.1. Phần mở đầu giấy xác nhận thực tập
Phần mở đầu giấy xác nhận thực tập cần có tiêu đề, tên đơn. Đây đều là những nội dung quan trọng, cần được thể hiện trang trọng nơi chính giữa của trang giấy. Điều này góp phần nâng cao tính thẩm mỹ, cũng như làm nổi bật thêm thông tin chính của văn bản.
Đối với giấy xác nhận thực tập bằng tiếng việt, nội dung không thể thiếu là quốc hiệu - tiêu ngữ, trong đó quốc hiệu cần viết in hoa, tiêu ngữ viết in thường và có gạch nối giữa các từ. Tiếp đến là tên của văn bản, cần đơn viết in hoa, cỡ chữ to, rõ ràng, bạn có thể đề tên là ĐƠN XIN XÁC NHẬN THỰC TẬP hoặc ĐƠN XÁC NHẬN THỰC TẬP đều được.
Đối với mẫu giấy xác nhận bằng tiếng Anh, phần quốc hiệu - tiêu ngữ có thể thay bằng logo và tên đơn vị thực tập, được đặt ở vị trí trên cùng. Điều này góp phần tạo nên uy tín và tính chuyên nghiệp cho văn bản. Tiếp đó là tên văn bản được viết in hoa INTERNSHIP CERTIFICATE.
4.2. Phần chính của giấy xác nhận thực tập
Phần nội dung chính bao gồm thông tin thực tập sinh, người hướng dẫn, và đánh giá quá trình thực tập tại doanh nghiệp. Những thông tin này cần được trình bày theo thứ tự sau đây:
- Đơn vị tiếp nhận thông tin: Kính gửi [Bộ phận tiếp nhận và đưa ra xác nhân], Công ty [Tên công ty mà bạn thực tập]
- Thông tin cá nhân: Tên tôi là [Họ tên đầy đủ]; Sinh viên: [Chuyên ngành] thuộc trường [Tên trường]. Với giấy xác nhận thực tập gửi lại trường học, bạn cần ghi thêm thông tin mã sinh viên, lớp hành chính để không bị trùng hoặc lẫn thông tin với sinh viên khác.
- Phần mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ trong quá trình thực tập. Nếu trình bày dưới dạng câu văn hoàn chỉnh, nó có dạng như sau: ‘Thời gian qua, với sự hỗ trợ từ [Tên công ty], tôi được thực tập tại phòng ban [Tên phòng ban thực tập] và có cơ hội cọ xát, làm việc thực tế.
- Thông tin người hướng dẫn, nêu ra những nhiệm vụ, công việc đã được thực hiện trong quá trình thực tập. Ví dụ như “Trong thời gian thực tập, tôi đã nhận sự hỗ trợ nhiệt tình từ anh chị phòng ban [Tên phòng thực tập]. Đặc biệt là anh/chị [Chức danh - Họ và tên] - người hướng dẫn trực tiếp, đã luôn sát sao và tận tình chỉ dẫn tôi hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Chính những sự giúp đỡ ấy đã giúp tôi hoàn thiện hơn mỗi ngày và giàu hơn kinh nghiệm thực tiễn trong nghề.
- Ngỏ lời xin xác nhận thực tập từ đơn vị một cách khéo léo. Ví dụ như “Nay quãng thời gian thực tập đã kết thúc, tôi làm đơn này kính mong ban lãnh đạo xác nhận cho tôi về quá trình thực tập diễn ra từ ngày… tháng… năm … (ngày bắt đầu) đến ngày … tháng… năm … (ngày kết thúc thời gian thực tập) tại doanh nghiệp.
4.3. Phần kết đơn xin xác nhận thực tập
Nội dung chứa trong phần kết giấy xác nhận thực tập cũng không kém phần quan trọng so với thông tin trước đó. Bao gồm nhận xét của đơn vị thực tập và con dấu xác nhận của doanh nghiệp. Thiếu những thông tin trên, văn bản của bản bớt đi tính uy tín (nếu thiếu đánh giá, nhận xét) và bị coi như không có giá trị (thiếu dấu và chữ kỹ xác nhận).
- Trước khi tới thông tin nhận xét của đơn vị thực tập, bạn cần gửi lời cảm ơn chân thành của mình tới ban lãnh đạo, tổ chức đã hỗ trợ mình trong thời gian thực tập.
- Nội dung xác nhận của đơn vị thực tập và Nhận xét cần được có đủ khoảng trống để tiện cho quá trình đánh giá, nhận xét và ký, đóng dấu xác nhận.
- Tiếp đó cần dành một khoảng cho chữ ký, xác nhận của bản thân/người làm đơn.
Xem thêm: Các bước chuẩn bị cho quá trình thực tập và kinh nghiệm làm báo cáo thực tập
5. Mẫu giấy xác nhận thực tập mới nhất hiện nay
Mẫu chứng chỉ thực tập được soạn và cấp bởi doanh nghiệp
Mẫu giấy xác nhận thực tập tiếng Việt
6. Cần lưu ý gì khi làm đơn và xin dấu xác nhận thực tập?
Khi soạn đơn xin xác nhận thực tập hay, bạn cần lưu ý những điểm sau đây:
- Trình bày đúng, đầy đủ thông tin trước khi gửi yêu cầu xin dấu xác nhận thực tập: Bao gồm thông tin cá nhân, vị trí và vai trò trong tổ chức, phòng ban thực tập, người hướng dẫn trực tiếp và thời gian thực tập. Cấp trên sẽ không ký và đóng dấu xác nhận nếu những thông tin bạn đưa ra không phù hợp với thực tế diễn ra tại doanh nghiệp.
- Rõ ràng, dễ hiểu: Ngoài trình bày thông tin cụ thể, chính xác, bạn cần đảm bảo nội dung trong văn bản dễ hiểu, đơn giản, tránh những thuật ngữ khó hiểu hay ngữ pháp phức tạp. Hạn chế tối đa những câu cảm thán, biểu đạt quá nhiều cảm xúc.
- Giữ thái độ chuyên nghiệp: Viết đơn với giọng điệu trang trọng nhưng thân thiện và thể hiển được thái độ tôn trọng, trân trọng của mình với đơn vị.
- Hạn chế tình trạng tẩy xóa, sử dụng font chữ chuẩn hóa, cách thể hiện, trình bày văn bản chuyên nghiệp nhất có thể.
Xem thêm: Intern là gì? Intern làm những công việc gì và những lưu ý khi làm việc
Kết luận
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn viết giấy xác nhận thực tập từ 123job.vn. Hy vọng thông tin trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn về tầm quan trọng, những nội dung cần thiết và cách để trình bày đơn xin xác nhận thực tập một cách chuyên nghiệp nhất. Đừng quên theo dõi 123job.vn mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin việc làm hấp dẫn khác.
