Mách bạn tuyệt chiêu trả lời thư mời phỏng vấn đúng chuẩn

Làm sao để trả lời thư mời phỏng vấn cho hợp lý? là câu hỏi, băn khoăn của rất nhiều người. Hiểu được tâm lý này của bạn, trong bài viết này, 123job sẽ mách bạn cách trả lời thư mời phỏng vấn đúng chuẩn

Nếu bạn nhận được email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, việc đầu tiên ứng viên cần làm đó làcách trả lời thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Trả lời nhanh chóng và chuyện nghiệp là một điều rất quan trọng. Một người trả lời email tuyển dụng thông minh sẽ dễ dàng gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng. 123job xin chia sẻ mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn để dành cho bạn ứng viên tham khảo áp dụng.

I. Thời điểm gửi Email trả lời thư mời phỏng vấn

Thời điểm gửi Email trả lời thư mời phỏng vấn

Thời điểm lý tưởng nhất để gửi một email cách trả lời thư mời phỏng vấn để xác nhận lịch hẹn là sớm nhất là sau khi nhận email hay cuộc gọi mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng đó. Việc gửi mail nên được thực hiện càng sớm càng tốt. Và cho dù bạn có nhận được cuộc gọi điện thoại mời phỏng vấn rồi thì việc gửi mail cách trả lời thư mời phỏng vấn là điều nên làm – để hỏi về những điều còn thắc mắc và xác nhận hết tất cả thông tin đều chính xác.

II. Những nội dung cần có trong mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn 

Những nội dung cần có trong mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn

1. Tiêu đề

Phần tiêu đề khi cách trả lời thư mời phỏng vấn sẽ nhằm ghi tên công việc của ứng tuyển và tên của bạn.

Cách viết tiêu đề như vậy sẽ vô cùng mạch lạc và rõ ràng. Nhà tuyển dụng sẽ rất bận rộn với vô số những email nên viết tiêu đề rõ ràng sẽ giúp việc kiểm tra, sắp xếp cách trả lời thư mời phỏng vấn thuận tiện hơn. Nếu ngay từ phần này bạn không làm được thì về  khả năng mất điểm sẽ khá cao

2. Lời chào trang trọng

Đừng hãy chỉ nhấn nút trả lời và đi thẳng vào. Trước khi đến “màn” trả lời, bạn phải trải qua “màn” thưa gửi chào hỏi. Hãy mở đầu bằng những lời chào trân trọng và thân thiện nhất  đến người gửi email phỏng vấn. Nếu như biết rõ tên của người gửi email, hãy thêm trực tiếp vào. Ví dụ: Kính gửi phòng tuyển dụng công ty ABC, Chào chị Hương, Dear chị Mai.. Nói chung điều đó tùy vào từng hoàn cảnh mà có cách mở đầu phù hợp.

3. Lý do viết thư

Đề cập đến những lý do viết mail trả lời thư mời phỏng vấn là điều chắc chắn nên có. Phần này hãy trình bày một cách trực tiếp và vào vấn đề, không lòng vòng. Cảm ơn và xác nhận về lịch hẹn trong khi trả lời thư mời phỏng vấn ngay. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn cần lựa chọn thời gian phỏng vấn khi trả lời thư mời phỏng vấn thì hãy chọn và nêu rõ thời gian.

Một số gợi ý cho bạn: ” Cảm ơn vì những cơ hội phỏng vấn..” , “Tôi viết thư này để nhằm xác nhận chắc chắn sẽ tham gia các buổi phỏng vấn”, hỏi về tài liệu cần phải mang theo đến buổi phỏng vấn (như hồ sơ cứng, CV, chi tiết kinh nghiệm làm việc…)

4. Những yêu cầu/ câu hỏi thêm

Nếu như thắc mắc về cuộc phỏng vấn, bạn có thể hỏi luôn trong email trả lời thư mời phỏng vấn. Những vấn đề mà có liên quan đến giấy tờ đó cần cho trả lời thư mời phỏng vấn là điều mà bạn nên hỏi. Tuy nhiên, nếu như không có, hãy bỏ qua phần này để có lời cảm ơn.

5. Lời cảm ơn

Luôn đảm bảo rằng trong mail trả lời thư mời phỏng vấn của bạn có phần lời cảm ơn. Nếu như ở trên bạn đã viết rồi thì không sao, nhưng nếu chưa thì đừng quên. Ở phần này ngoài những lời cảm ơn, bạn còn có thể kèm theo những lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: ” Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ”. Hoặc nếu như muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: “trân trọng” , “thân mến”, “Cảm ơn về cơ hội được mời tham gia buổi phỏng vấn…”

III. Mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn

Mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn

1. Mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn xác nhận tham gia buổi phỏng vấn

Tiêu đề thư: Email xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí nhân viên kế toán – Nguyễn Phương Thảo

Kính gửi: Phòng nhân sự của Công ty TNHH A

Sau khi nhận được Email thông báo của Quý công ty, tôi đã rất vui mừng, xin cảm ơn vì đã dành cho tôi cơ hội để phỏng vấn tuyển chọn vị trí nhân viên kế toán. Tôi xác nhận lại chắc chắn sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc … giờ, ngày … tháng … năm… tại phòng 303 của quý công ty với Mrs. Quỳnh Trân. Nếu cần cung cấp thêm những tài liệu nào từ trước hay trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng gửi lại phản hồi để tôi có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.

Trân trọng

2. Mẫu Email trả lời thư mời phỏng vấn cần hỏi thêm thông tin

Tiêu đề: Email xác nhận về lịch phỏng vấn vị trí kế toán – Nguyễn Phương Thảo

Kính gửi: Phòng nhân sự của Công ty TNHH A

Tôi rất vui mừng khi nhận được thông báo để mời phỏng vấn của Quý công ty sáng nay. Rất cảm ơn vì đã dành cho tôi có cơ hội đến được tham gia buổi phỏng vấn tuyển chọn các nhân viên kế toán của công ty. Tôi xin xác nhận và chắc chắn sẽ tham dự vào buổi phỏng vấn vào lúc … giờ, ngày… tháng… năm…

Trong cuộc gọi của bên phía Phòng nhân sự sáng nay tôi chưa nghe đề cập đến địa điểm để phỏng vấn, vậy nên Quý công ty vui lòng cho tôi biết về địa điểm cụ thể là ở đâu và cần phải mang theo tài liệu gì thêm để có thể phục vụ cho buổi phỏng vấn.

Mong sớm sẽ nhận được phản hồi sớm từ Quý công ty để tôi có sự chuẩn bị kỹ càng nhất!

Trân trọng

3. Mẫu Email viết thư từ chối phỏng vấn

Trong trường hợp bạn từ chối, không thể tham gia buổi phỏng vấn đó thì bạn cũng cần viết thư từ chối phỏng vấn để phản hồi lại để phía nhà tuyển dụng được biết đến và thực hiện việc điều chỉnh lịch phỏng vấn phù hợp hơn. Nếu bạn viết thư từ chối phỏng vấn không tham gia phỏng vấn được nhưng cũng không phản hồi gì sẽ lọt vào “danh sách đen” của nhà tuyển dụng, sau này, nếu như muốn ứng tuyển lại thì cơ hội được mời phỏng vấn sẽ rất thấp.

Tiêu đề: Email thư từ chối phỏng vấn vị trí kế toán – Nguyễn Phương Thảo

Lời đầu tiên, tôi xin cảm ơn Quý công ty đã dành cho tôi lời mời để tham gia buổi phỏng vấn tuyển chọn vị trí nhân viên kế toán. Tuy nhiên, do thời gian phản hồi của Quý công ty khá lâu, trong quá trình đó tôi đã tìm được công việc phù hợp hơn. Do vậy tôi viết thư từ chối phỏng vấn muốn xin từ chối không thể tham gia buổi phỏng vấn này.

Trong tương lai nếu cơ hội, tôi hy vọng sẽ được công tác với Quý công ty.

Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng

IV.  6 lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn ghi điểm với nhà tuyển dụng

6 lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn ghi điểm với nhà tuyển dụng

1. Tuân theo yêu cầu của nhà tuyển dụng

Nếu như nhà tuyển dụng yêu cầu bạn xác nhận về trả lời thư mời phỏng vấn thì bạn hãy làm theo yêu cầu đó. Bạn hãy lưu ý là gửi đến một địa chỉ email cụ thể nhất, tuân theo được yêu cầu của nhà tuyển dụng. Điều này sẽ chứng minh bạn đã đọc nội dung thư một cách cẩn thận và làm đúng theo như hướng dẫn mà nhà tuyển dụng đó yêu cầu.

2. Thêm họ tên của bạn vào dòng tiêu đề

Có thể nhà tuyển dụng đang phải sắp xếp rất nhiều cuộc phỏng vấn, nếu tiêu đề email nhận được không có bao gồm tên của bạn thì bạn hãy thêm vào đó nhằm giúp họ dễ dàng phân biệt email theo cấu trúc: Tên công việc xác nhận trả lời thư mời phỏng vấn _ Tên của bạn. Điều này sẽ tốt hơn nếu email của bạn được chuyển tiếp đến người phụ trách phỏng vấn hoặc sếp tương lai của bạn.

3. Đừng quên gửi lời chào và lời cảm ơn cho nhà tuyển dụng

Lời chào, lời cảm ơn đóng một vai trò quan trọng khi bạn trả lời thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Bạn hãy sử dụng Dear Ms. Hoặc Dear Mr. cùng với tên của người viết thư cho bạn. Đây là một lời chào phù hợp cho những người bạn mới quen để thể hiện sự chân thật cùng với thái độ lịch sự. Theo đó, bạn không quên trả lời thư mời phỏng vấn để cảm ơn về lời mời phỏng vấn đó và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu về công việc mà bạn ứng tuyển.

4. Thời gian phỏng vấn

Nếu như nhà tuyển dụng cho bạn lựa chọn về thời gian phỏng vấn, bạn hãy chọn ngày và giờ để thuận tiện nhất với mình. Khi đó, hãy cân nhắc chọn thời gian giữa các buổi sáng, nên tránh 2 ngày thứ 2 và thứ 6 vì đó là những khoảng thời gian mọi người dễ bị phân tâm. Nếu như họ không đưa thời gian cụ thể, hãy đề xuất một hoặc hai thời điểm mà bạn cảm thấy thoải mái rồi trả lời thư mời phỏng vấn đến nhà tuyển dụng.

5. Hỏi về các thông tin cần thiết

Thông thường khi email trả lời thư mời phỏng vấn gửi đến các ứng viên đó thì nhà tuyển dụng sẽ được cung cấp chi tiết về  các thông tin:

• Tên nhà tuyển dụng.

• Chức vụ của nhà tuyển dụng.

• Vị trí công việc.

• Loại hình phỏng vấn: Điện thoại, video, trực tiếp.

• Tên và chức danh của người sẽ phỏng vấn bạn.

• Thời gian và địa điểm phỏng vấn cùng với các thông tin khác như hướng dẫn đường đi hoặc các lưu ý về hồ sơ, trang phục.

• Nếu email của nhà tuyển dụng sẽ không có những thông tin này thì bạn đừng quá ngần ngại hỏi họ ở trong thư trả lời thư mời phỏng vấn.

Bên cạnh đó, bạn hãy hỏi nhà tuyển dụng xem bạn có cần mang theo những tài liệu gì khác ngoài CV xin việc không. Hầu hết như các nhà tuyển dụng sẽ có ấn tượng với những ứng viên mà có sự chuẩn bị chu đáo. Vì vậy bạn nên cân nhắc và đem theo những tài liệu mà bạn nghĩ sẽ có lợi cho buổi phỏng vấn ngay cả khi các nhà tuyển dụng thể hiện họ không muốn xem tài liệu gì khác ngoài CV của bạn.

6. Từ chối tham gia buổi phỏng vấn 

Có những bạn rơi vào trường hợp cùng với một thời điểm mà nhiều nhà tuyển dụng gọi đi phỏng vấn. Với những công ty mà bạn xác nhận email và đồng ý sẽ tham gia phỏng vấn thì không sao, nhưng với những công ty bạn muốn viết thư từ chối phỏng vấn và không tham gia phỏng vấn để không mất lòng đến nhà tuyển dụng. Vậy trong trường hợp mà từ chối bạn cũng cần viết lại thư phản hồi lại nhà tuyển dụng biết được. Nếu như bạn không phỏng vấn và cũng không phản hồi gì thì hồ sơ của bạn sẽ lọt vào “danh sách đen” của các nhà tuyển dụng. Sau này như bạn muốn ứng tuyển lại thì cơ hội được mời đi phỏng vấn rất thấp.

V. 10 bí quyết để có một buổi phỏng vấn thành công 

Bí quyết trả lời thư mời phỏng vấn ghi điểm với nhà tuyển dụng

1. Luyện tập ngôn ngữ cử chỉ

Những cử chỉ tốt sẽ giúp bạn thể hiện sự tự tin: tư thế đứng thẳng, sự giao tiếp bằng mắt và cái bắt tay chắc chắn. Ấn tượng không lời đầu tiên sẽ có thể mở ra cho một khởi đầu tốt đẹp hoặc đặt dấu chấm hết cho cả buổi phỏng vấn của bạn. Vì vậy, bạn cần luyện tập điều này để tạo được phong thái tự tin chững chạc ngay từ những phút gặp gỡ đầu tiên.

2. Trang phục chuyên nghiệp

Vẻ ngoài chỉn chu và chuyên nghiệp mà thể hiện được sự tôn trọng bạn dành cho nhà tuyển dụng và sự nghiêm túc đối với công việc ứng tuyển. Trang phục về công sở hay thường phù hợp với những buổi phỏng vấn. Trang trọng nhất bạn có thể mặc vest. Ngoài ra, nếu như vị trí bạn ứng tuyển cần thể hiện nổi bật cá tính, bạn có thể chọn trang phục ít trang trọng hơn.

Lắng nghe: Khi bắt đầu về cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin đó một cách trực tiếp hoặc gián tiếp về công việc, đồng nghiệp/sếp của bạn hay về văn hóa công ty… Để có cái nhìn bao quát về công việc mình đang ứng tuyển bạn chú ý không bỏ qua được thông tin nào và hãy hỏi lại nếu như có điều chưa rõ hoặc khi không hiểu.

Kỹ năng giao tiếp tốt bao gồm có cả khả năng lắng nghe và cho nhà tuyển dụng để biết bạn đang lắng nghe họ bằng cách đặt những câu hỏi để khai thác sâu về đề tài đang nói. Ví dụ, nhà tuyển dụng khi trao đổi với bạn: “Môi trường làm việc tại công ty chúng tôi sẽ luôn tạo điều kiện cho các nhân viên học hỏi và phát triển”, bạn có thể đặt câu hỏi như: “Anh/chị có thể chia sẻ thêm về những chương trình đào tạo của công ty? Các tiêu chí khi đánh giá kết quả làm việc của các nhân viên cụ thể như thế nào?” Qua câu hỏi này, bạn không những lắng nghe mà còn thể hiện được sự quan tâm thực sự đến vị trí ứng tuyển.

3. Nói vừa đủ

Trả lời lan man, không tập trung vào vấn đề mà nhà tuyển dụng muốn biết sẽ khiến những nhà tuyển dụng đánh giá không tốt về kỹ năng giao tiếp của bạn. Để “nói đúng và nói đủ”, bạn cần nắm được rõ phần mô tả công việc, yêu cầu của công việc là gì, những điểm mạnh của bạn có phù hợp với yêu cầu đó ra sao. Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu trước về công ty và những câu hỏi phỏng vấn cơ bản để không gây bất ngờ hay nói lạc đề khi trả lời.

4. Giữ khoảng cách phù hợp

Phỏng vấn là buổi gặp mặt cần phải nghiêm túc để nói về công việc chứ không phải là một cơ hội để kết bạn. Do vậy, bạn nên điều chỉnh mức độ thân thiện của mình trong trả lời thư mời phỏng vấn để phù hợp với thái độ của nhà tuyển dụng. Truyền năng lượng và sự nhiệt huyết của bạn vào những câu trả lời là rất quan trọng, tuy nhiên đừng nên  vượt quá giới hạn cần thiết.

5. Sử dụng ngôn từ lịch sự

Trong trả lời thư mời phỏng vấn bạn cần thể hiện được sự chuyên nghiệp và lịch thiệp của mình trong từng lời nói. Luôn ghi nhớ rằng, việc dùng tiếng lóng hay những nhận xét không phù hợp liên quan đến tuổi tác, giới tính, hay chủng tộc, tôn giáo và chính trị. Điều đó sẽ khiến bạn phải sớm nói lời “tạm biệt” nhà tuyển dụng thôi.

Trả lời cụ thể: Nhà tuyển dụng thường đặt ra các câu hỏi để tìm hiểu được hành vi trong quá khứ của ứng viên, họ tin rằng đây chính là một cơ sở đáng tin cậy để dự đoán cái cách ứng viên xử lý công việc trong tương lai. Ví dụ như  nếu bạn viết trong hồ sơ “Khả năng giải quyết vấn đề tốt”, nhà tuyển dụng có thể sẽ yêu cầu bạn đưa ra một trường hợp cụ thể trong quá khứ để chứng minh khả năng này của bạn. Khi gặp câu hỏi dạng này, bạn cần trả lời thật cụ thể bằng cách áp dụng C.A.R:

• Case – Tình huống: Bạn đối mặt với vấn đề gì? Tình huống lúc đó cụ thể thế nào?
• Action – Hành động: Cụ thể bạn đã làm gì? Bạn đóng vai trò như  nào trong việc giải quyết vấn đề?
• Result – Kết quả: Kết quả ra sao? Bạn rút ra được kinh nghiệm gì?

6. Biết mình, biết ta

Sau trả lời thư mời phỏng vấn thì thái độ ứng xử của bạn trong buổi phỏng vấn chính là yếu tố quan trọng sẽ dẫn bạn đến cánh cửa thành công. Bạn cần cân bằng được giữa sự tự tin, tài năng và lòng khiêm tốn. Đừng để tính tự mãn đó “lấn át” ngay cả khi bạn đang cố nhấn mạnh thành tích của mình.

7. “Phỏng vấn” nhà tuyển dụng

Đừng bao giờ trả lời khi “không” nhà tuyển dụng hỏi “Bạn có câu hỏi nào không?” vào cuối buổi phỏng vấn. Đây là cơ hội để bạn thể hiện được sự quan tâm đến công việc và công ty. Đặt câu hỏi một phần cũng giúp bạn đánh giá được mức độ phù hợp giữa khả năng của bạn và vị trí đó. Lắng nghe kỹ về những gì nhà tuyển dụng nói sẽ giúp bạn dễ dàng đặt câu hỏi phù hợp. Những câu hỏi về văn hóa công ty, hay cơ hội học hỏi, phát triển… sẽ giúp bạn ghi điểm được với nhà tuyển dụng.

8. Giữ thế chủ động

Khi trả lời thư mời phỏng vấn và tham dự vào buổi phỏng vấn với một suy nghĩ “Làm ơn, xin hãy tuyển tôi!”, bạn sẽ cảm thấy thiếu tự tin và tuyệt vọng. Hãy thể hiện phong thái điềm tĩnh, tự tin và lạc quan nhất trong suốt buổi phỏng vấn đó. Một khi bạn tin ,thì  chính bạn là ứng viên sáng giá nhất cho vị trí đó, bạn sẽ tìm được những cách để chứng minh điều đó với những nhà tuyển dụng!

VI. Kết luận 

Được mời phỏng vấn, bạn đã tiến gần hơn được đến việc làm mơ ước nhờ trả lời thư mời phỏng vấn. Hãy chuẩn bị thật tốt cho buổi phỏng vấn vì bạn sẽ không có cơ hội thứ hai để tạo được ấn tượng đầu tiên. Hãy áp dụng những bí quyết đó để có một  cách trả lời thư mời phỏng vấn thành công nhé!