Bạn đã bao giờ nhận được lời mời cho một vị trí công việc bạn không thể tiếp nhận? Vậy thì một mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh và tiếng Việt qua email chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng.

 

Thư từ chối nhận việc được đánh giá là một trong những loại thư từ được dùng phổ biến nhất hiện nay. Ứng viên có thể gửi thư từ chối nhận việc qua email một cách lịch sự để thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của mình. Tại bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách để viết một bức thư từ chối nhận việc nhanh chóng không gây mất lòng đối với nhà tuyển dụng.

I. Cấu trúc thư từ chối nhận việc qua email

Nội dung thư từ chối nhận việc gửi đến nhà tuyển dụng

Viết thư từ chối nhận việc cho nhà tuyển dụng, dễ hay khó?

Nội dung thư từ chối nhận việc chuẩn bao gồm năm phần chính, đó là:

  • Tiêu đề thư: Họ và tên ứng viên – Vị trí công việc được mời
  • Lời chào: Tên, tuổi, địa chỉ ứng viên; Tên, địa chỉ công ty; Tên người tuyển dụng
  • Lời cảm ơn: Cảm ơn công ty về lời đề nghị, bày tỏ sự đánh giá cao thời gian, công sức của phía tuyển dụng
  • Lời từ chối: Thẳng thắn thông báo rằng bạn không thể đảm nhận vị trí này và bày tỏ sự tiếc nuối. Ở phần này, bạn không nhất thiết phải nêu lý do tại sao nhận công việc ở nơi khác thay vì ở đây. Nếu muốn, hãy đề cập hết sức ngắn gọn lý do từ chối
  • Lời kết: Một lần nữa bày tỏ lòng cảm kích về lời mời, để lại thông tin nhằm giữ liên lạc và ký tên.

Ngoài ra, nếu có thể, trong thư từ chối nhận việc hãy đề xuất một ứng viên khác để hướng sự chú ý của nhà tuyển dụng đến anh ấy/ cô ấy như một cách để xin lỗi vì gây mất thời gian cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. 

II. Tiêu chí cho một mẫu thư từ chối công việc khéo léo giúp ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng

1. Thời gian gửi thư

Ngay khi bạn nhận được thư đề nghị từ nhà tuyển dụng nhưng đã có quyết định khác cho mình, thư từ chối nhận việc cần được gửi đi sau tối đa 24h để doanh nghiệp kịp thời có kế hoạch thay thế nhân sự mới. Mọi sự chậm trễ sẽ không gây thiện cảm với tư cách là một ứng viên, đồng thời còn giảm cơ hội hợp tác với doanh nghiệp sau này. Hãy thử nghĩ đến trường hợp bạn nhảy việc và muốn quay lại ứng tuyển, liệu nhà tuyển dụng có còn đánh giá cao bạn khi bạn từng làm đình trệ quá trình tuyển dụng lao động của họ?

2. Nội dung thư

Nội dung thư từ chối nhận việc cần ngắn gọn, súc tích, lịch sự, đi thẳng vào vấn đề, nhất là trong phần nêu ra lý do từ chối. Lan man sẽ càng mất thời gian của hai bên, thậm chí khiến nhà tuyển dụng khó chịu, cho rằng bạn không đánh giá cao doanh nghiệp của họ.
Bên cạnh đó, cần tránh những lời khiếm nhã, nhận xét tiêu cực về doanh nghiệp, về vị trí hay bất cứ điều gì bạn không hài lòng về công việc được đề xuất. Lí do đơn giản là bạn không thể chắc chắn liệu mình có ứng tuyển một vị trí nào tại đây trong tương lai không.

3. Giới thiệu ứng viên phỏng vấn thay thế cho nhà tuyển dụng

Nếu có thể vận dụng tốt các mối quan hệ, bạn có thể giới thiệu nhân sự thay thế cho nhà tuyển dụng ngay khi viết thư từ chối nhận việc. Điều này vừa như một lời xin lỗi xoa dịu nhà tuyển dụng, vừa rút ngắn thời gian tái tuyển chọn của phía công ty. Tuy nhiên cần hết sức khéo léo, gợi ý một ứng viên sáng giá mà bạn tin chắc sẽ làm hài lòng mọi yêu cầu cũng như trả lời được những câu hỏi phỏng vấn đánh giá từ phía tuyển dụng. 

III. Một số mẫu thư từ chối nhận việc lịch sự và ấn tượng nhất

Mẫu thư từ chối nhận việc lịch sự mà ấn tượngMẫu thư từ chối nhận việc lịch sự mà ấn tượng

1. Mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Việt

Tiêu đề email: Tên bạn – Tên vị trí
Nội dung
Kính gửi: Ông/ Bà/ Quý công ty … (Tên người tuyển dụng/ Tên công ty)
 
Tôi là…Trước hết, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành đến ông/ bà/ quý công ty đã dành thời gian trao đổi với tôi về công việc và đề nghị tôi vào làm việc tại vị trí …
 
Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi phải báo với ông/ bà/ quý công ty rằng tôi không thể tiếp nhận vị trí này từ ngày… tháng… năm… Đây là một quyết định khó khăn với tôi, nhưng sau khi cân nhắc kỹ càng, tôi nhận thấy nó không thật sự phù hợp với khả năng và mục tiêu cá nhân của tôi ở thời điểm hiện tại và trong tương lai.
 
Một lần nữa, tôi muốn bày tỏ lòng cảm kích của mình đến Quý công ty vì đã mời tôi vào làm việc và thành thật xin lỗi nếu quyết định này của tôi gây bất tiện cho quá trình tuyển dụng của ông/ bà/ công ty. Với vị trí và yêu cầu công việc hiện tại ở Quý công ty, tôi muốn đề xuất ứng viên... (Tên người dự định giới thiệu). Ông/ bà có thể xem xét liên hệ với... (Tên người bạn giới thiệu) thông qua... (Email/ Số điện thoại) để trao đổi chi tiết hơn.
Hy vọng sau này chúng ta có cơ hội hợp tác lâu dài trong một dịp nào đó.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn vì lời mời của Quý công ty.
Trân trọng.
Tên bạn
Số điện thoại liên hệ
Email liên hệ

2. Mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Subject Line: Job Offer – Your Name

Dear Mr./ Ms. ... (Last name),
Thank you very much for offering me the opportunity to work at … Company. I appreciate the offer and your interest in hiring me. It was a difficult decision, but I will not be accepting the position. The reason is, after a long while of consideration, I have accepted a position with another company that is a good match for my current professional goals.
 
I would, again, like to express my gratitude for the offer and also my regrets that I am not able to join the company at this time. You have my best wishes in finding another suitable candidate for the position soon. Thank you again for such a pleasant interviewing experience.
 
Best regards,
Your Name
Phone Number
Email

Bản dịch thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh 

Kính gửi ông / bà ... (Họ),
Cảm ơn rất nhiều vì ông/ bà đã cho tôi cơ hội làm việc tại Công ty ... Tôi đánh giá cao lời đề nghị và sự quan tâm của bạn trong việc tuyển dụng tôi. Sẽ là một quyết định khó khăn, nhưng tôi không thể chấp nhận vị trí này. Lý do là, sau một thời gian dài cân nhắc, tôi đã nhận một vị trí với một công ty khác phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của tôi.
 Một lần nữa, tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn của tôi với lời đề nghị và cũng rất tiếc vì không thể tham gia vào công ty tại thời điểm này. Tôi mong ông/ bà có thể sớm tìm được một ứng viên khác phù hợp cho vị trí này. Cảm ơn ông/ bà một lần nữa vì một buổi phỏng vấn tuyệt vời như vậy.
Trân trọng,
Tên bạn
Số điện thoại
Email

IV. Kinh nghiệm viết thư từ chối nhận việc lịch sự và khéo léo

Kinh nghiệm viết thư từ chối nhận việcKinh nghiệm viết thư từ chối nhận việc

Dưới đây là những kinh nghiệm “xương máu” giúp bạn có một thư từ chối nhận việc thẳng thắn mà vẫn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng:

1. Gửi thư từ chối nhận việc càng sớm càng tốt

Làm điều này có nghĩa là bạn đang tôn trọng thời gian và công sức của người tuyển dụng. Dù không thể đảm đương vị trí, nhưng bạn có thể giúp họ tiết kiệm thời gian để nhanh chóng có phương án thay thế nhằm đảm bảo tiến độ công việc tại công ty.

2. Thái độ là vô cùng quan trọng

Nhà tuyển dụng đã phải cân đo đong đếm giữa rất nhiều CV để chọn ra ứng viên phù hợp, sau đó còn sắp xếp cho bạn một cuộc phỏng vấn, đây rõ ràng là đặc ân mà bạn cần tỏ thái độ biết ơn, nhất là khi bạn đang muốn khéo léo từ chối nhận công việc. Phần bày tỏ lòng biết ơn nằm ở phần thứ hai của nội dung thư từ chối nhận việc như mẫu chúng tôi đã cung cấp, trước khi bạn thông báo không thể nhận việc và trình bày lí do từ chối. Đó là đòn tâm lý “rào trước đón sau” khôn ngoan giúp xoa dịu nhà tuyển dụng để giữ được mối quan hệ giữa hai bên.

3. Lý do cần hết sức ngắn gọn

Nếu sau khi cân nhắc bạn, còn phân vân rằng công việc đó có phù hợp với mình hay không, bạn cần làm một bài test mbti - trắc nghiệm nghề nghiệp chính xác nhất - để xác định lại những gì bạn mong muốn trog công việc tương lai. Sau đó, bạn hãy viết một lời cảm ơn và đi đến thông báo không thể nhận việc thời điểm này vì không cảm thấy nó phù hợp với mình là đủ.

4. Trường hợp doanh nghiệp đưa ra mức lương chưa phù hợp

Đây là một vấn đề khá nhạy cảm, nhưng nếu bạn hoàn toàn tự tin bạn có thể được trả mức lương cao hơn với khả năng đóng góp của mình, hãy đưa ra lời cảm ơn và bày tỏ sự hứng thú với công việc, sau đó kèm theo lời từ chối với lý do nằm ở mức lương. Đôi khi nhà tuyển dụng sẽ phản hồi bạn với một đề xuất tốt hơn nếu họ thực sự muốn bạn cho vị trí này. Nếu mức lương cao hơn là quan trọng với bạn, hãy chuẩn bị tinh thần thảo trả lời nhà tuyển dụng và thảo luận thêm về vấn đề này.

5. Khéo léo tạo cơ hội giữ liên lạc

Cần khéo léo tạo ra cơ hội trong tương lai với nhà tuyển dụngCần khéo léo tạo ra cơ hội trong tương lai với nhà tuyển dụng

Việc tạo mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng có thể giúp bạn có cơ hội hợp tác với họ trong tương lai hay không. Bạn có thể bắt đầu xây dựng mối quan hệ bằng cách đề cập đến các vấn đề đã thảo luận trong buổi phỏng vấn như một sự kiện hoặc hội nghị mà cả bạn và nhà tuyển dụng đều sẽ tham dự. Chẳng hạn, “Mong sẽ gặp lại anh/chị vào tháng tới tại buổi workshop.... công ty tổ chức”. Nếu không, bạn có thể đưa ra một lời chúc tốt đẹp như “Thật vui khi được biết anh/chị. Hy vọng sau này chúng ta có cơ hội hợp tác lâu dài trong một dịp nào đó.”

V. Kết luận

Từ chối một lời mời làm việc luôn không phải là điều dễ dàng nhưng chắc chắn rằng với cách viết thư từ chối nhận việc  khéo léo và lịch sự cùng các mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh và tiếng Việtchúng tôi gửi đến bạn, bạn sẽ được đánh giá là một ứng viên chuyên nghiệp, từ đó giữ cho mình một hình ảnh đẹp trong mắt nhà tuyển dụng. Dù không có cơ hội hợp tác, hy vọng bạn sẽ vẫn để lại cho doanh nghiệp một ấn tượng sâu sắc thông qua lá thư từ chối nhận việc của mình. 123job.vn chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp, hẹn gặp lại bạn trong các bài viết tiếp theo của chúng tôi.