Kỹ năng viết email là vô cùng cần thiết đối với người đi làm. Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ chia sẻ cách viết email tốt để bạn xóa bỏ rào cản khi làm việc với các đồng nghiệp, cấp trên hay các đối tác kinh doanh

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, email trở thành công cụ để giúp các thành viên trao đổi thông tin. Để sử dụng email một cách có hiệu quả đòi hỏi bạn phải biết cách viết email.Cách viết email cũng giống như việc bạn viết một tin nhắn nhưng là cách thức liên lạc trang trọng, lịch sự hơn rất nhiều. Vậy bạn đã biết cách viết email? Cách viết email thông thường khác với cách viết email xin việc hay cách viết email chuyên nghiệp như thế nào? Bạn đã biết cách viết email bằng tiếng anh chưa? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để cùng 123job tìm hiểu về cách viết email ngay nhé. 

I. Lý do cần rèn luyện kỹ năng viết email 

Ngày nay, đi kèm với sự bùng nổ và phát triển của internet và công nghệ thông tin. Lượng người sử dụng email để giải quyết công việc ngày càng trở nên phổ biến. Họ sử dụng cách viết email để hỏi thăm, trao đổi công việc, thực hiện giao dịch với khách hàng, … 

Với tính chất ngắn gọn và nhanh, cách viết email có khả năng gây ra các hiểu lầm trong mối quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cũng như cuộc sống của cá nhân. Chính vì vậy, bạn hãy trang bị cho mình những kỹ năng trong việc sử dụng email cũng như cách viết email hiệu quả. 

Cách viết email chuyên nghiệp

Cách viết email chuyên nghiệp

II. Những quy tắc giúp cách viết email của bạn trở nên chuyên nghiệp nhất 

Nắm vững bộ quy tắc trong cách viết email để có được cách viết email chuyên nghiệp nhất nhé. 

1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Tiêu đề email sẽ quyết định đến việc người nhận email có mở email ra đọc hay không. Bởi lẽ tiêu đề email đã thể hiện bao quát nhất nội dung email. 

Quan trọng là vậy nhưng đôi khi nhiều người khi viết email lại không để ý tới vấn đề này. 

Ví dụ với cách viết email xin việc thì ngay từ tiêu đề của email bạn phải nêu lên được mục đích và nội dung của email và vị trí ứng tuyển vào công ty.

Lưu ý: bạn nên đọc kỹ thông tin tuyển dụng xem họ yêu cầu viết tên email như thế nào. Nếu không có nội dung này thì hãy tuân thủ theo cú pháp “Họ tên”_“Vị trí ứng tuyển”_“Ngày tháng”

Lưu ý: Khi email đính kèmCV xin việcthì tiêu đề CV cũng viết theo cú pháp này và viết không dấu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. 

Xem thêm: Cách viết email từ chối nhận việc khéo léo khiến nhà tuyển dụng bật cười

2. Sử dụng email thật chuyên nghiệp

Tạo email chuyên nghiệp cũng là một trong những cách viết email. Trường hợp bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên để đuôi email là tên tổ chức đó. Tuy nhiên, nếu bạn là một freelancer thì bạn nên cân nhắc đặt tên email thích hợp. 

Quy tắc sử dụng email

Quy tắc sử dụng email

3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply all”

Trong công việc, bạn rất thường xuyên nhận được những email gửi đồng loạt. Để tránh gây phiền hà, bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi chọn Reply all trừ trường hợp tất cả những người trong nhóm đó đều cần nhận được email của bạn. 

4. Tận dụng tối đa lợi ích của mục chữ ký email

Chữ ký email là một phần không thể thiếu hiện nay. Độ tin cậy của email sẽ tăng lên gấp bội khi kết thúc email bằng cách viết email tạo chữ ký. 

Cách viết chữ ký email: Trên chữ ký email sẽ cung cấp thông tin như họ tên, thông tin liên hệ, vị trí, công ty/trường học, … giúp cho người đọc dễ dàng biết được bạn là ai. 

5. Tránh những lời chào quá thân mật

Trong cách viết email, bạn nên tránh những cách xưng hô quá thân mật theo lối văn nói. Những cách xưng hô như vậy sẽ tạo cảm giác thiếu tôn trọng. Cách viết email bạn nên viết tên người nhận ở lời chào nhưng đừng rút ngắn tên của họ.  Trong trường hợp viết email cho công ty hay đối tác thì bạn nên dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng.

6. Hạn chế dùng dấu chấm than trong cách viết email

Nhiều người thường có thói quen sử dụng dấu chấm than trong cách viết email, điều này làm giảm đi sự chuyên nghiệp khi viết email. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than trong trường hợp thật sự cần thiết. 

7. Để ý đến sự khác biệt về văn hóa

Văn hóa là rào cản khiến cho bạn gặp phải ý kiến nảy sinh trong quá trình làm việc. Trong cách viết email hãy lưu ý quan tâm đến đặc điểm văn hóa của từng khu vực để email được khoa học và hợp lý nhất. 

8. Chỉ nhập địa chỉ email sau khi đã soạn xong

Rất nhiều trường hợp xảy ra khi bạn chưa nhập xong nội dung email đã vô tình bấm gửi. Chính vì vậy, bạn hãy để phần địa chỉ email của người nhận lại và nhập sau cùng khi bạn đã chắc chắn với nội dung email đã soạn. Hãy tạo cho mình thói quen nhập địa chỉ email người nhận sau cùng trong cách viết email. 

9. Hạn chế sử dụng thán từ

Thán từ là những từ nhằm biểu thị cảm xúc dễ làm cho người nhận hiểu sai ý nghĩa email của bạn. Lời khuyên cho bạn: hãy đọc thành tiếng nội dung email bạn đã viết để cảm nhận giọng điệu email cho phù hợp với cách viết email. 

Cách viết email

Cách viết email

III. Những lưu ý khi viết và gửi email mà bạn cần nắm rõ 

Trong công việc hiện nay, kênh giao tiếp chủ yếu chính là email nên bạn phải thật cẩn trọng đối với cách viết email. Nhiều người không biết cách viết email xin việc như thế nào cho chính xác, câu văn sử dụng không đúng văn phong, … 

123job gợi ý một số nguyên tắc trong cách viết email giúp bạn thành công trong mọi giao dịch.

Thứ nhất, địa chỉ email của người gửi có tên nghiêm túc, nếu tên miền là tên cơ quan tổ chức mà bạn đang làm thì càng tốt nhé.

Thứ hai, tiêu để email phải tóm lược được nội dung email.

Thứ ba, nội dung email ngắn gọn, cách viết email rõ ràng, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. 

Thứ tư, cách viết email với lời tạm biệt lịch sự, trang trọng. 

IV. Thủ thuật giúp cách viết email tiếng anh của bạn trở nên chuyên nghiệp 

Cách viết email tiếng anh giúp bạn có cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp hơn: 

1. Gửi lời chào đến người nhận email

Tiêu chuẩn chung đối với cách viết email bằng tiếng anh là phải có từ “Dear” đặt ở đầu thư và kèm theo tên người nhận (ví dụ: Dear Anna, ). Trong trường hợp không biết chính xác tên người nhận, bạn có thể viết Dear Madam/Sir. Tuy nhiên với cách viết email chuyên nghiệp, 123job khuyên bạn không nên sử dụng cách này bởi nó sẽ làm giảm đi tự tôn trọng. 

2. Lời cảm ơn cũng rất quan trọng

Trong cách viết email, dù đối tượng là ai thì dòng cảm ơn đầu thư cũng giúp bạn tạo thiện cảm đối với người nhận. Viết lời cảm ơn còn giúp cho email của bạn chuyên nghiệp hơn. 

3. Giải thích rõ lý do viết email bằng tiếng anh

Ngay sau lời cảm ơn, bạn nên đề cập ngay đến lý do viết email nhằm tiết kiệm thời gian cho người nhận và tránh lan man. 

Một số mẫu câu đơn giản như: “I’m writing to inquire about …”

4. Viết nội dung email ngắn gọn

Cách viết email thật chuyên nghiệp là nội dung không quá dài dòng. Nội dung email ngắn gọn nhưng phải đầy đủ nội dung. Cách viết email là bạn nên sử dụng những câu ngắn, rõ ràng ý, chú ý lỗi ngữ pháp, cấu trúc email.

5. Dẫn đến kết thúc email bằng một câu thể hiện thông điệp

Hãy kết thúc email bằng câu thông điệp thật ngắn gọn. Cách viết email cho phần kết nhằm thúc đẩy hành động đối phương hay đơn giản là để kết thúc câu chuyện. 

6. Kết thúc email lịch sự

Trong cách viết email có rất nhiều cách để bạn kết thúc email. Bạn có thể sử dụng một số từ như “Thanks again” “Best regards” “Appreciatively”, … 

Lưu ý, nên tránh sử dụng từ “Cheers” hoặc “Best wishes”

7. Dành thời gian đọc và chỉnh sửa trước khi gửi

Đến phần này, bạn hầu như đã hoàn thành mọi công đoạn của cách viết email. Tuy nhiên, đừng quên rà lại nội dung email một lần nữa đảm bảo nội dung ngắn gọn xúc tích nhất. 

V. Kết luận

Trên đây 123job đã chia sẻ cho bạn cách viết email trong môi trường doanh nghiệp. Hy vọng, những kiến thức trên đây giúp cho bạn có được cách viết email chuyên nghiệp nhất tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công!