Chữ ký email là gì? Top 8 mẫu chữ ký email chuyên nghiệp nhất

Cho dù bạn đang là sinh viên hoặc vừa mới ra trường, bạn đang tìm việc hay đã đi làm thì chắc hẳn là các bạn đã từng nghe nói đến sự cần thiết của những mẫu chữ ký email rồi đúng không? 

Mẫu chữ ký email giúp cho nhiều cá nhân cũng như là doanh nghiệp, tổ chức chuyên nghiệp hóa về kênh giao tiếp gián tiếp quan trọng này. Không chỉ cung cấp thông tin mà những mẫu được thiết kế đẹp cũng sẽ cho thấy sự chỉn chu và phong cách làm việc của bạn cũng như là công ty bạn. Đối với nhà tuyển dụng, việc ứng viên gửi CV xin việc để ứng tuyển qua email của chữ ký không chỉ giúp thuận tiện hơn cho việc liên lạc lại mà còn cho thấy ứng viên có thêm kinh nghiệm, hiểu về những giao thức và tương tác qua email.

I. Chữ ký email là gì? Vì sao cần có chữ ký email  

Chữ ký email chính là phần ở cuối trang của email, đã được cài đặt từ trước và sẽ luôn luôn được hiển thị khi bạn gửi email đi (không cần phải bổ sung mỗi lần gửi). Chữ ký email bao gồm các thông tin cơ bản về bạn, chẳng hạn như là họ tên, giới tính (Mr, Mrs hoặc Ms) với số điện thoại, chức vụ, công ty... Nó không chỉ là một cách để có thể giữ liên lạc mà còn được coi là hình ảnh "thương hiệu" của cá nhân bạn hay công ty bạn.

Mẫu chữ ký email là gì?

Sở dĩ chữ ký email quan trọng là vì nó đang hoạt động giống như là một lời "nhắc nhở" (remind) người nhận, người đọc thư về người gửi thì ít nhất là để họ nhớ rằng đã nhận email từ ai, làm công việc gì hay ở công ty nào. Khi bạn muốn liên lạc lại cũng rất dễ dàng thay vì cần phải tìm kiếm thông tin, mở những file tài liệu... Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng mẫu chữ ký email cho dù đang đi học hoặc khi đã đi làm. Không quá to tát tuy nhiên đổi lại, có thể giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Chữ ký email phổ biến nhất là trên Gmail cũng như Outlook.

Xem thêm: Amazon ses là gì? Hướng dẫn sử dụng Amazon ses để gửi Email Marketing

II. Chữ ký email dùng trong những trường hợp nào? Ai có thể sử dụng?​

Thực tế, những người sử dụng mẫu chữ ký email đều có thể sử dụng chữ ký email. Tuy nhiên, phổ biến nhất thì chữ ký cũng sẽ được sử dụng cho những đối tượng như sau:

• Học sinh, sinh viên hay người trưởng thành đã đi làm.
• Ứng viên đang tìm việc làm.
• Cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp ( đang sử dụng chung mẫu chữ ký email).

Trong một số nghề nghiệp cụ thể, chẳng hạn như là chăm sóc khách hàng hay telesales, marketing, nghiên cứu phân tích thị trường... thì các email tiếp thị buộc phải sử dụng mẫu chữ ký email để khách hàng tiềm năng có thể có được thông tin họ muốn và đặt câu hỏi khi cần. Nhìn chung, bởi vì chữ ký email cũng có thể được cài đặt mặc định vậy nên bạn chỉ cần chú ý một lần để thiết kế sao cho đẹp và chuyên nghiệp là được. Sau đó, mỗi khi gửi mail thì các bạn gần như sẽ không phải quan tâm nữa bởi vì nó sẽ tự hiển thị.

III. Thông tin cần có trong mẫu chữ ký email

Chỉ xuất hiện ở cuối email cùng với khoảng 3 - 5 dòng thông tin rất ngắn gọn, thế nên trước khi lựa chọn mẫu chữ ký email, các bạn sẽ phải xác định các thông tin cần có. Đơn giản nhất thì một mẫu chữ ký email sẽ bao gồm những thông tin sau:

• Họ tên (hoặc tên), công ty và chức danh: Đây là thông tin cơ bản nhất cần phải có trong chữ ký email. Trường hợp các bạn đang đi học thì sẽ là họ tên và tên trường, lớp. Đối với mẫu chữ ký email tiếp thị chẳng hạn thì có thể coi đây là thông tin quan trọng bậc nhất bởi vì các bạn không thể gửi thông tin về chiến dịch marketing mà không bao gồm các thương hiệu.
• Thông tin liên lạc: Bao gồm liên kết tới trang web và blog chính thức của cá nhân hay công ty, số điện thoại làm việc và số điện thoại cá nhân (tùy từng trường hợp).
• Logo công ty (nếu có): Nếu các bạn sử dụng mẫu chữ ký email trong công việc thì nếu có thể để hãy kèm theo ảnh logo công ty. Mặc dù không bắt buộc tuy nhiên sẽ giúp khách hàng nhận ra để ghi nhớ hình ảnh thưởng hiệu rõ ràng hơn.
• Biểu tượng mạng xã hội: Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể bao gồm những liên kết đến fanpage, trang chính thức của doanh nghiệp hay bản thân bạn (trường hợp đi xin việc) mà trên trang có rất nhiều thông tin và hình ảnh tích cực. Trường hợp ngược lại thì các bạn nên tránh đề cập.

Lưu ý: Cho dù thông tin trong mẫu chữ ký email của bạn có đầy đủ tất cả như là trên hay chỉ bao gồm họ tên, chức danh và số điện thoại thì về mặt hình thức, bạn cũng phải đảm bảo bám sát vào một thiết kế gọn gàng, làm sao cho thấy tính thẩm mỹ, dễ dàng đọc và đồng nhất. Nếu như là email làm việc trong công ty thì các bạn có thể cân nhắc sử dụng màu sắc chủ đạo trong logo và font chữ trong slogan của công ty. Bạn cũng nên tránh sử dụng ảnh động ( hay GIF) hay thêm địa chỉ email đúng là địa chỉ các bạn đang sử dụng để gửi mail vì không cần thiết.

IV. Cách tạo mẫu chữ ký email

Như đã đề cập, hiện nay và phổ biến nhất vẫn là những mẫu chữ ký email cho Gmail và Outlook, cách tạo đơn giản như sau:

1. Cách tạo mẫu chữ ký email thông qua Gmail

Email phổ biến nhất, được sử dụng nhiều nhất ngày nay vẫn là Gmail. May mắn là cách tạo chữ ký email bằng Gmail rất dễ dàng để không tốn bao nhiêu thời gian và quy trình bao gồm có:

• Mở tài khoản Gmail -> click vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình sau đó chọn Settings (Cài đặt).
• Trong mục General (Cài đặt chung) để tìm Signature (Chữ ký).
• Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature -> nhập nội dung chữ ký trong khung soạn thảo.
• Thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh ( hay ảnh cá nhân và logo).
• Chọn Save changes ( hay lưu thay đổi) để lưu chữ ký vừa tạo.

2. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Outlook

Đối với mẫu chữ ký email tạo bằng Outlook thì có hơi khác một chút so với Gmail:

• Mở Outlook, chọn New Email để có thể tạo thư mới.
• Chọn Signature ( hay Chữ ký) trong menu Message.
• Chọn New... để tạo chữ ký mới.
• Điền thông tin cho chữ ký email sau đó chọn OK.
• Trong khung Edit signature bên dưới, các bạn có thể chỉnh font chữ, màu sắc, cỡ chữ, thêm ảnh cá nhân hoặc logo tùy ý.
• Chọn OK sau khi hoàn tất email.
• Để thêm chữ ký vào email, các bạn lựa chọn mục Signature và chữ ký vừa khởi tạo.

V. Lưu ý khi sử dụng mẫu chữ ký email

Cho dù bạn chọn mẫu chữ ký email như thế nào thì sử dụng chữ ký vì mục đích gì thì cũng có một vài nguyên tắc, chú ý mà bạn cần phải tham khảo như:

• Chú ý đến những yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế trong mẫu chữ ký email: Cỡ chữ, in đậm hay in nghiêng, font chữ nào đẹp mà gọn gàng về dễ dàng đọc, màu sắc của chữ và hình ảnh bạn chọn... Tất cả đều là yếu tố cực kỳ quan trọng và ý nghĩa để ảnh tới đến hình thức tổng thể của chữ ký. Bạn cũng có thể thử để xem chữ ký cũng sẽ hiển thị ở email của người khác thế nào khi được gửi đi để tránh trường hợp nội dung email vẫn bình thường và tới chữ ký email thì quá khổ hay quá nhỏ. Màu sắc nên nhẹ nhàng, tránh những gam màu quá rực rỡ.
• Sử dụng những công cụ hỗ trợ bên ngoài: Ngoài việc làm theo các hướng dẫn để cài đặt mẫu chữ ký email đơn giản, nếu như muốn chuyên nghiệp hơn, khác biệt hơn thì bạn có thể tìm kiếm về công cụ hỗ trợ tạo chữ ký email bên ngoài. Thường thì bạn có thể được sử dụng thêm một vài mẫu chữ ký email miễn phí, nhiều mẫu đẹp hơn có thể sẽ cần phải trả phí.

VI. 8 mẫu Template chữ ký email chuyên nghiệp     

1. Bộ sưu tập mẫu chữ ký email cao cấp và tính chuyên nghiệp

Bộ mẫu chữ ký độc nhất này có nhiều tuỳ chọn và hiện đại được xây dựng cho nhu cầu cá nhân hay doanh nghiệp. Với hơn 100 mẫu chữ ký email chuyên nghiệp, 50 thiết kế độc đáo và 20 chọn lựa màu sắc, bộ tập tin sáng tạo này sẵn sàng được điều chỉnh theo thiết kế mà bạn mong muốn. Nó cũng có những tính năng đặc biệt, như là danh mục thông minh, thiết kế thích ứng phản hồi, cũng như những tập tin PSD và HTML đình kèm.

2. Bộ mẫu chữ ký email hiện đại dành cho doanh nghiệp

Mẫu chữ ký email hiện đại dành cho doanh nghiệp chuyên nghiệp này có một nhóm khi chọn lựa sáng tạo. Với 43 thiết kế bố cục độc đáo và chọn lựa màu sắc đa dạng và hơn 301 tập tin Photoshop PSD, HTML cho phép tùy biến toàn diện và mẫu này sẵn sàng để sử dụng ngay.

Bạn có thể cá nhân hoá nó theo các thương hiệu doanh nghiệp của bạn nhanh chóng, bổ sung nhiều chi tiết thông tin của riêng bạn như là: logo của bạn, các hồ sơ mạng xã hội để thiết lập bộ màu chữ chính xác của bạn. Hãy làm cho những mối liên hệ kinh doanh khác cần phải ngồi xuống và để ý đến bạn!

3. 360 Mẫu chữ ký điện tử chuyên nghiệp với PSD + HTML

Đây là một bộ mẫu chữ ký email chuyên nghiệp đẹp tuyệt với nhiều thiết kế phẳng, rõ ràng và hiện đại. Có hơn 360 tập tin HTML, 12 phong cách màu, và 30 chọn lựa về bố cục khác nhau. Nó là một trong những mẫu chữ ký email điện tử đẹp nhất trên GraphicRiver, với những phản hồi tích cực như:

Mã HTML dễ hiểu, rất dễ tuỳ chỉnh và siêu linh hoạt để có tính phản hồi cao, trông đẹp trên nhiều thiết bị di động. Có đính kèm tất cả mọi thứ mà các bạn cần để nhanh chóng tạo ra mẫu chữ ký email cho doanh nghiệp, mà không cần phải bắt tay làm từ đầu.

4. Bộ xây dựng mẫu chữ ký điện tử chuyên nghiệp dành cho Email của Otrion

Không yêu cầu kỹ năng lập trình để thực hiện làm việc với bộ kiến lập mẫu chữ ký email chuyên nghiệp này. Tao chữ ký của bạn chỉ trong vài phút. Sử dụng tập tin của PSD và HTML đính kèm, hay dễ dàng sử dụng bộ xây dựng trực tuyến để có thể thêm nội dung của bạn.

Điều chỉnh nội dung của riêng bạn thì hãy thay đổi màu sắc theo thương hiệu của bạn, và thêm vào nhanh chóng những liên kết mạng xã hội. Sau đó nhanh chóng tải logo của bạn hay ảnh hồ sơ đại diện để tuỳ biến dành cho mẫu thiết kế chữ ký email này theo phong cách sáng tạo và độc nhất phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

5. Những mẫu thiết kế phù hợp dành cho chữ ký điện tử rõ nét và màu đen

Nếu bạn đang tìm kiếm cho một số giải pháp thiết kế mẫu chữ ký email với font rõ nét và bố cục thích hợp, thì mẫu Black & White ( hay Đen và Trắng) này rất dễ dàng tuỳ cơ ứng biến. Nó là một mẫu chữ ký điện tử hiện đại đã đi cùng 30 bố cục phong phú, kèm với tập tin PSD và HTML, cũng như nhiều icon miễn phí và thiết kế đẹp, nổi bật.

6. 20 Mẫu chữ ký Email - với nhiều định dạng hiện đại

Tạo ấn tượng tốt đối với một mẫu chữ ký email hiện đại. Mẫu này sẵn sàng sử dụng trong doanh nghiệp với thương hiệu cá nhân hay trong công ty. Những tập tin được tuỳ chỉnh toàn diện cùng với định dạng của Photoshop và tập tin HTML.

Bộ mẫu hỗ trợ tải về đối với 20 chọn lựa thiết kế để có thể sáng tạo có nhiều bố cục sạch đẹp và bố cục chữ đẹp. Làm cho tên, chức danh và thông tin cá nhân của bạn nổi bật độc đáo.

7. Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp - PSD & HTML

Bạn cần một mẫu chữ ký email độc đáo để nổi bật và được thiết kế sáng tạo cho thương hiệu để kinh doanh chuyên nghiệp? Bộ mẫu chữ ký email thiết kế phẳng này được đưa ra với nhiều chọn lựa thiết kế tuyệt vời, bao gồm có:

• 35 chữ ký email ở hiện đại.
• Bố cục rõ ràng và tính chuyên nghiệp.
• Nhiều chọn lựa màu sắc để thiết kế.
• 350 tập tin HTML + 35 tập tin PSD.
• Cài đặt tuỳ chỉnh mang tính toàn diện.

Gồm có những tập tin với định dạng phù hợp và được phân nhóm xếp lớp PSD rất tốt, các tập tin HTML được biên soạn tốt, vậy nên bạn có thể làm việc với chúng dễ dàng hơn. Làm cho mẫu chữ ký email doanh nghiệp của bạn nhanh chóng để có một thiết kế đẹp!

8. Mẫu chữ ký email với 5 thiết kế sáng tạo (PSD + HTML)

Nếu bạn mong muốn một mẫu thiết kế chuyên nghiệp cùng với thiết kế sáng tạo, thì bộ mẫu này chính xác đang là sự chọn lựa đúng dắn cho bạn. Với tập tin PSD + HTML, nó có mọi thứ mà bạn cần để tạo nên một chữ ký email tuyệt vời.

Nó có những chọn lựa về thiết kế độc đáo, đẹp với một sự pha trộn của các tính năng đầy sắc màu và hiện đại: từ những hình dạng sinh động, đến từ các vùng ảnh được cắt xén, và loại chữ được biên tập dành cho việc thêm tên của bạn và cá nhân hoá những thông tin liên hệ. Hãy tạo ra một mẫu dành cho riêng mình ngay hôm nay!

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email xin việc gửi nhà tuyển dụng hay nhất 2022

VII. 3 thủ thuật để thiết kế nhanh mẫu chữ ký email

1. Bắt đầu thật đơn giản và bám sát thương hiệu

Khi chọn một mẫu chữ ký email để có thể làm việc cùng, hãy ghi nhớ rằng khả năng đọc hiểu cũng rất quan trọng như là phong cách thiết kế. Nhìn vào những thiết kế đơn giản để bắt đầu và chỉ chứa đựng các thông tin bạn cần đừng gây bừa bộn cho chữ ký điện tử của bạn cùng với những chi tiết không cần thiết.

Nếu có quá nhiều thứ, người đọc cũng có thể sẽ tắt nó đi.. Bạn có thể sáng tạo, tuy nhiên cẩn trọng và cân nhắc mỗi yếu tố mà bạn đính kèm trong chữ ký của bạn. Nếu một số điện thoại đã đủ và đừng thêm vào số thứ hai. Nếu một thiết kế trông đã đẹp nhất vì vậy đừng làm thêm quá nhiều chi tiết sẽ gây rối mắt nữa.

Cũng rất quan trọng khi sử dụng một thiết kế đúng với thương hiệu của bạn, với màu sắc, font chữ hay một bố cục thiết kế đúng với mục tiêu trong doanh nghiệp. Vài công ty có lẽ cũng có những quy chuẩn thương hiệu cụ thể mà các bạn cần phải làm cho thích hợp để bạn sẽ cần phải ràng buộc mức độ sáng tạo bạn thực hiện cùng với chữ ký điện tử của mình.

2. Thiết kế với sự đơn giản (hoặc rõ ràng)

Cân nhắc mục tiêu tiếp thị cùng thương hiệu của bạn sẽ giúp cho bạn giới hạn lại chọn lựa của mình. Bạn nên chọn một mẫu chữ ký điện tử cũng có sự pha trộn đúng đắn giữa sáng tạo và tính chuyên nghiệp, phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Đây chính là một vài phong cách thiết kế để cân nhắc:

• Hợp tác và gọn gàng - 360 mẫu chữ ký email chuyên nghiệp để có phong cách hợp tác, thiết kế phẳng cũng sẽ thích hợp đối với một doanh nghiệp có thương hiệu đã định hình chuyên nghiệp và đơn giản.
• Hiện đại và rõ ràng - Bộ xây dựng mẫu chữ ký email chuyên nghiệp Otrion có nhiều mẫu thiết kế hiện đại dành cho một công ty theo xu thế cùng với một nhiệm vụ rõ ràng.
• Sáng tạo và màu sắc - Mẫu chữ ký điện tử cùng với sự thiết kế sáng tạo là một tập hợp các bố cục chữ ký điện tử độc đáo cho một doanh nghiệp công nghệ sáng tạo.

3. Sử dụng thật tốt những tùy chọn

Mẫu email mang tới nhiều chọn lựa, ví dụ như những khu vực được sử để bổ sung logo hay hình ảnh. Chúng cũng bao gồm có nội dung chữ được định dạng trước để đưa tên và thông tin liên hệ của bạn vào và cũng có icon đặc biệt tạo ra để liên kết đến những website và hồ sơ các mạng xã hội. Cũng thường có các hình ảnh và yếu thiết kế màu sắc khi sáng tạo.

Bạn có lẽ muốn chọn lựa một mẫu chữ ký email sở hữu nhiều tính năng cao cấp, PSD và HTML, và nhiều chọn lựa về bố cục. Rất hữu ích khi chọn một mẫu có tính linh hoạt thì bạn có chọn lựa thiết kế bạn cần bây giờ hay ở trong tương lai.

VIII. Kết luận

Những mẫu chữ ký email mà 123job.vn vừa giới thiệu cũng như những cách tạo chữ ký đơn giản, dễ thực hiện, các lưu ý khi tạo và sử dụng chúng trong công việc có giúp các bạn hình dung rõ hơn? Hãy thử thay đổi ngay hôm nay, biết đâu, các bạn sẽ nhanh tìm được việc làm và công việc cũng sẽ tiến triển hơn. Chúc các bạn may mắn!