Chốt sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục bắt buộc đối với người sử dụng lao động khi người lao động nghỉ làm. Tuy nhiên thủ tục tiến hành chốt sổ BHXH như thế nào thì không phải ai cũng nắm rõ. Vậy cùng theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí nhé!

Trước khi tìm hiểu về thủ tục chốt sổ BHXH, hồ sơ chốt sổ BHXH thì chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì nhé! Chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc phối hợp giữa người, tổ chức sử dụng lao động và cơ quan BHXH để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ việc hoặc xin thôi việc theo đúng quy định của Pháp Luật (Căn cứ theo quy định tại Khoản 5, Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội 2014). Vậy thủ tục chốt sổ BHXH bao gồm những giấy tờ gì? Có bắt buộc phải thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH khi thay đổi chỗ làm không? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm các thông tin về chốt sổ BHXH nhé!

I. Thủ tục chốt sổ BHXH bạn đã biết?

1. Báo giảm lao động

Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động bao gồm:

  • Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo mẫu TK1-TS);
  • Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo mẫu TK3-TS);
  • Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Theo mẫu số D02-TS);
  • Bảng kê thông tin (Theo mẫu số D01-TS);
  • Thẻ BHYT vẫn còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);

Doanh nghiệp cần hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký và tham gia.

Thủ tục chốt sổ BHXH bạn đã biết?

Thủ tục chốt sổ BHXH bạn đã biết?

2. Chốt sổ BHXH

Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ BHXH bao gồm các giấy tờ như:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo mẫu TK3-TS);
  • Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Theo mẫu số D02-TS);
  • Bảng kê thông tin (Theo mẫu số D01-TS).
  • Sổ bảo hiểm xã hội;
  • Công văn chốt sổ BHXH của đơn vị (Theo mẫu D01b-TS);

Doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội và gửi tới cơ quan BHXH qua phần mềm BHXH hoặc có thể gửi thủ tục qua đường bưu điện để được giải quyết.

Xem thêm: Cách tra cứu thời hạn sử dụng thẻ BHYT nhanh và chuẩn xác nhất

II. Một số lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ BHXH

1. Về hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ chốt sổ BHXH qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy vào quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt sổ BHXH là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ. Sau khi chốt xong thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ chốt sổ BHXH qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn). Thời gian giải quyết hồ sơ chốt sổ BHXH là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

2. Người lao động có được tự ý chốt sổ bảo hiểm của mình

Người lao động có được tự ý chốt sổ bảo hiểm của mình

Người lao động có được tự ý chốt sổ bảo hiểm của mình?

Căn cứ vào Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 thì người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động cùng với những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ. Ngoài ra căn cứ vào Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm phối hợp cùng với cơ quan BHXH để trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động hoặc thôi việc theo đúng quy định của pháp luật.

Như vậy căn cứ vào 2 quy định trên thì người lao động không thể tự đi chốt sổ BHXH mà trách nhiệm này sẽ thuộc về người sử dụng lao động. Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH thì người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động- Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở chính hoặc Thanh tra Sở Lao động -Thương binh và Xã hội để có thể được can thiệp giúp đỡ.

3. Khi công ty phá sản, người lao động sẽ chốt sổ BHXH như thế nào?

Trong trường hợp công ty (doanh nghiệp) phá sản, nợ bảo hiểm và không thể chốt sổ BHXH cho người lao động thì lúc này người lao động cần liên hệ với cơ quan BHXH nơi quản lý sổ BHXH để đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH cho đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa. Sau khi đã hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH tại nơi làm việc cũ thì công ty mới sẽ có trách nhiệm đăng ký tiếp nhận sổ và đóng tiếp bảo hiểm xã hội cho người lao động.

4. Về thời gian thực hiện chốt sổ BHXH

Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì trước tiên người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành giải quyết thủ tục này cho đơn vị sử dụng lao động. Sau đó, người sử dụng lao động sẽ thực hiện việc chốt sổ BHXH cho người lao động và thời gian giải quyết là trong 05 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ chốt sổ BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Vì vậy, nếu như thực hiện đúng theo quy định thì chỉ mất khoảng 15 ngày là người sử dụng lao động đã có thể hoàn tất việc xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động.

Xem thêm: Luật lao động là gì? Cập nhật luật lao động mới nhất 2021

III. 4 lưu ý về sổ bảo hiểm xã hội người lao động nên biết

1. Tra cứu số sổ BHXH

Việc biết được mã số bảo hiểm xã hội sẽ giúp bạn có thể tra cứu quá trình tham gia BHXH và giải quyết được các thủ tục khác có liên quan đến dịch vụ công nhanh chóng hơn. Dưới đây là 3 cách tra cứu mã số BHXH một cách nhanh chóng và chính xác nhất mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc:

Cách 1: Tra cứu mã số BHXH trên Cổng thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Tra cứu mã số BHXH trên Cổng thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Cách tra cứu mã số BHXH trên Cổng thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam

  • Bước 3: Xác nhận không phải người máy và nhấn vào Tra cứu
  • Bước 4: Xem kết quả mã số BHXH.

Cách 2: Xem mã số BHXH trên thẻ BHYT

Ngoài ra, người lao động còn có thể xem mã số BHXH ở trên thẻ BHYT. Cụ thể thì 10 ký tự cuối trên thẻ BHYT cũng là số định danh cá nhân của người tham gia BHYT và BHXH. Mỗi người lao động sẽ có một dãy số riêng biệt khác nhau.

Cách 3: Xem trực tiếp ở trên bìa sổ bảo hiểm xã hội

Trước đây, sổ bảo hiểm xã hội sẽ do người sử dụng lao động giữ. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2016 - ngày Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 chính thức có hiệu lực thì người lao động sẽ là người có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH của mình (theo khoản 3 Điều 19). Chính vì vậy bạn cũng có thể dễ dàng tra cứu mã số BHXH của mình trực tiếp ở trên bìa sổ bảo hiểm xã hội.

Xem thêm: Cách tính bảo hiểm thất nghiệp mới nhất và chuẩn nhất hiện nay

Tra cứu mã số BHXH bằng cách xem trực tiếp ở trên bìa sổ bảo hiểm xã hội

Tra cứu mã số BHXH bằng cách xem trực tiếp ở trên bìa sổ bảo hiểm xã hội

2. Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH về việc cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT thì hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH gồm các giấy tờ như: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo mẫu TK1-TS); số lượng hồ sơ là 01 bộ.

3. Đổi sang Căn cước công dân không cần đổi sổ BHXH

Theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì việc đổi hoặc điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH được thực hiện trong các trường hợp sau:

  • Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng;
  • Thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch và điều chỉnh các nội dung đã ghi trên sổ BHXH;
  • Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc làm những công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995.

Ngoài ra, Công văn 3835/BHXH-CST do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành về việc sai sót các tiêu thức giữa sổ BHXH và CMND cũng có quy định: Nếu người tham gia BHXH có thay đổi các nội dung như số CMND, ngày cấp, nơi cấp Giấy CMND, hộ khẩu thường trú thì sẽ không phải cấp lại sổ BHXH.

Căn cứ vào 02 quy định trên thì người lao động không phải đổi sổ BHXH khi đổi từ CMND 9 số sang CCCD gắn chip. Tuy nhiên thì vẫn cần làm các thủ tục điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội để cơ quan bảo hiểm xã hội cập nhật và điều chỉnh trong cơ sở dữ liệu.

4. Khi thay đổi chỗ làm, bắt buộc thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH

Theo quy định thì sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với người sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải hoàn thành các thủ tục chốt sổ BHXH để trả lại sổ BHXH cùng với các giấy tờ đã giữ của người lao động. Vì vậy mà việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là thủ tục một bắt buộc đối với người sử dụng lao động khi người lao động nghỉ làm.

IV. Tổng hợp một số biểu mẫu chốt sổ BHXH

1. Biểu mẫu chốt sổ BHXH – Mẫu phiếu 1

Biểu mẫu chốt sổ BHXH – Mẫu phiếu 1:

2. Biểu mẫu chốt sổ BHXH – Mẫu phiếu 2

Biểu mẫu chốt sổ BHXH – Mẫu phiếu 2:

3. Biểu mẫu chốt sổ BHXH – Mẫu phiếu 3

Biểu mẫu chốt sổ BHXH – Mẫu phiếu 3:

V. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về chốt sổ BHXH như thủ tục chốt sổ BHXH, hồ sơ chốt sổ BHXH, các biểu mẫu chốt sổ BHXH được sử dụng phổ biến hiện nay mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua những thông tin ở bài viết mang tới cho bạn nhiều thông tin bổ ích về chốt sổ bảo hiểm xã hội. 123job cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hẹn gặp lại bạn ở những bài viết tiếp theo nhé!