Những nhiệm vụ một nhà quản lý mới cần nắm rõ và nhanh chóng thực hiện

Để trở thành nhà quản lý trong bất cứ lĩnh vực nào đều không đơn giản bởi khi đó phải đảm nhận nhiều trọng trách quan trọng cùng lúc. Dù bạn là nhà quản lý mới hay lâu năm cũng hãy cùng 123job tìm hiểu để đảm nhiệm công việc một cách tốt nhất nhé!

Theo một nguồn thông tin đáng tin cậy từ cuộc khảo sát của DDI - đơn vị tư vấn về quản trị nhân lực đứng đầu thế giới cho biết rằng con số các nhà quản lý nhận thấy công việc của mình bị stress là 60%. Lý giải cho nguyên nhân khiến hơn một nửa các nhà quản lý phải gặp nhiều áp lực này là do chưa nắm rõ được những nhiệm vụ mình cần làm, chỉ khi bắt tay vào công việc mới thấy những rắc rối đó ập đến. Nhận thấy những khó khăn đó, bây giờ chúng tôi sẽ gợi ý cho các bạn những nhiệm vụ của một nhà quản lý, hy vọng có thể giúp bạn chuẩn bị tinh thần tốt nhất để thực hiện công việc của mình. 

I. Đánh giá và thừa nhận năng lực thực sự của bản thân

Quản lý là gì? Quản lý là việc quản trị của một tổ chức bất kỳ nào đó, công việc quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập các chiến lược và điều phối thực hiện những công việc đã đề ra bằng sự nỗ lực của tất cả mọi người để hoàn thành các mục tiêu, thông qua việc áp dụng các nguồn lực có sẵn như yếu tố con người, thiết bị máy móc, công nghệ... Thuật ngữ quản lý cũng dùng để chỉ việc lãnh đạo của cá nhân hay tập thể đứng đầu nào đó.

 Quản lý là việc quản trị của một tổ chức hay người quản lý một tổ chức  

Albert Einstein đã từng nói rằng: “Nếu bạn đánh giá một con cá bằng khả năng leo cây thì cả đời nó sẽ nghĩ rằng mình ngu ngốc”. Điều đó cho thấy việc biết đánh giá và thừa nhận năng lực thực sự của bản thân là vô cùng quan trọng. Khi bạn có thể hiểu rõ bản thân cũng như công việc của mình thì con đường dẫn đến thành công không bao giờ là xa vời cả.

Do vậy ngay sau khi được đề bạt những nhà quản lý ngay lập tức cần đánh giá và xác định được ưu điểm cũng như nhược điểm của bản thân. Bạn thiếu sót trong giao tiếp và thuyết phục? Bạn chưa có cái nhìn tinh tế để nắm bắt tâm lý nhân viên? Ngay cả khi, bạn chưa thể định hình được tầm nhìn chiến lược trong tương lai... Tất cả những điều ấy đều rất đỗi bình thường mà dường như bất kì một nhà quản lý nào cũng đã từng trải qua.

Bạn không cần phải cảm thấy tự ti hay xấu hổ nếu bản thân chưa đáp ứng được những yêu cầu để trở thành một nhà quản lý tốt. Bởi chẳng ai sinh ra đã hoàn hảo, điều này đòi hỏi phải có cả một quá trình tích lũy kinh nghiệm, đúc rút bài học cho bản thân. Vì thế, với tư cách là người mới đảm nhiệm một vị trí hoàn toàn xa lạ bạn không thể tránh khỏi được những thiếu xót hay những lúng túng khi xử lý công việc của mình.

II. Tổ chức một cuộc họp giới thiệu vai trò của bản thân

Cuộc họp tự giới thiệu vai trò của các nhà quản lý góp phần hình thành mối quan hệ giữa bạn với nhân viên đồng thời giúp hai bên hiểu được phong thái làm việc của nhau từ đó sẽ dễ dàng hợp tác để có thể làm việc một cách hiệu quả nhất trong tương lai. Trước khi bắt đầu cuộc họp mọi người hãy trò chuyện với nhau một chút để hiểu rõ nhau hơn. Sau khi hết màn chào hỏi, tìm hiểu sơ qua bạn cần bắt tay luôn vào làm chủ cuộc họp để không ảnh hưởng đến thời gian của tất cả mọi người. Cuộc họp có thể làm rõ những vấn đề sau:

• Khen ngợi những điểm mạnh của mỗi cá nhân để cùng phát huy.
• Chỉ ra những khó khăn trước đây và tìm cách khắc phục. 
• Đưa ra mục tiêu của bạn cần đạt được khi đảm nhiệm công việc.
• Chỉ rõ phong cách và thái độ khi làm việc của bạn.
• Nêu cao tinh thần làm việc nhóm hiệu quả, tập thể giúp đỡ nhau hoàn thành công việc.

Trong lúc đó hãy chú ý ghi chép những điều nhân viên nói, bởi chúng sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc giao việc và phân bổ nhân sự trong tương lai. Cuộc họp cần chia sẻ thông tin trung thực, chỉ ra cả điểm mạnh và điểm xấu. Không nên chỉ kể điều tốt để đánh bóng bản thân vì điều đó không giúp ích trong trường hợp này, để có thể hợp tác tốt với nhau để đi đến thành công thì việc hiểu rõ nhau là điều quan trọng hơn cả. Phong cách lãnh đạo của bạn cũng góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp sau này vì vậy cần chỉn chu cả những việc nhỏ nhất.

Là nhà quản lý việc tổ chức cuộc họp giới thiệu vai trò bản thân là khá quan trọng

III. Rèn luyện cách đối thoại và đưa ra phản hồi hữu ích cho nhân viên

Sẽ là mối nguy hại lớn ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công việc của một nhà quản lý nếu như thiếu đi kỹ năng giao tiếp với khách hàng, đàm phán, đối thoại và đưa ra phản hồi hữu ích cho nhân viên. Do vậy, bạn phải trau dồi và hoàn thiện ngay nếu thiếu sót kỹ năng này bởi ngay cả người đứng đầu không thể truyền tải và dẫn đường thì cả đội ngũ làm việc sẽ chẳng thể đi được đến đâu.

Để rèn luyện cách đối thoại và phản hồi hữu ích trước hết bạn cần chuẩn bị tâm lý thật tốt để có thể lường trước được mọi sự việc kể tình huống khó xử nhất có thể xảy ra. Bởi những nhà quản lý mới chưa thể quen với vị thế trò chuyện của mình nên vẫn còn nhiều bối rối trong cách xưng hô với nhân viên cấp dưới. Việc ứng biến và rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống thường xuyên sẽ giúp bạn ngày càng tiến bộ hơn trong giao tiếp với mọi người trong cuộc sống. Khi đã nhận được thiện cảm từ những người xung quanh thì công việc cũng trở nên suôn sẻ hơn.

IV. Có những cuộc gặp mặt nhỏ 30 phút/ tuần

Việc tổ chứng những cuộc gặp mặt nhỏ 30 phút mỗi tuần là điều vô cùng cần thiết, đây là công việc quản lý thời gian tốt nhất của nhà quản lý. Vì nó là khoảng thời gian hợp lý để có thể nắm bắt công việc mà nhân viên đã hoàn thành trong tuần. Từ đó có thể mau chóng nhìn nhận được những điểm tốt mà họ đã thể hiện hay những khó khăn, thách thức mà họ đang đối mặt để kịp thời đưa ra giải pháp tối ưu nhất để cải thiện khả năng làm việc của đôi bên cũng như rèn luyện khả năng đối thoại và phản hồi của mình.

Những cuộc họp này sẽ là cầu nối để xây dựng lòng tin và mối liên kết vững chắc giữa bạn và nhân viên. Hãy tổ chức nó thật đều đặn để tạo thói quen cho đôi bên, có vậy mọi công việc mới diễn ra suôn sẻ được. Cố gắng duy trì nó dù cho mỗi người cũng có một công việc, sự bận bịu riêng nhưng khoảng thời gian 30 phút sẽ là hoàn hảo, không quá mất nhiều thời gian của mọi người nhưng nó có hiệu quả không hề nhỏ đối với hoạt động làm việc của tất cả mọi người. Ngoài ra việc khen và phê bình trong các cuộc họp cũng là phương pháp tạo động lực để mỗi thành viên có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất.

V. Học cách giao việc hiệu quả cho nhân viên 

Các nhà quản lý hãy cùng phối hợp với nhân viên một cách chặt chẽ để giúp nhau thành công trong công việc

Một nhà quản lý giỏi là người có kỹ năng lập kế hoạch một cách hoàn hảo và giao công việc cho nhân viên một cách khéo léo để làm sao giúp họ bộc lộ được hết khả năng của mình. Giao việc là kỹ năng tưởng dễ mà không hề đơn giản. Một vài tip sau đây có thể sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi giao việc cho chính nhân viên của mình.

• Trước hết bạn cần xác định đối tượng: Công việc cần giao cho ai?
• Công việc ấy phù hợp với người có năng lực như thế nào?
• Kỹ năng xử lý tình huống của họ có tốt hay không?

Sau khi đã lựa chọn được người phù hợp với công việc mà bạn giao, bạn cần nêu rõ tiêu chí và thời hạn hoàn thành công việc. Đồng thời trong thời gian nhân viên thực hiện công việc bạn giao bạn phải thường xuyên trao đổi, lắng nghe phản hồi về công việc để có thể rút ra kinh nghiệm cho những lần làm việc tốt hơn. Đồng thời khi khích lệ nhân viên kịp thời sẽ tạo ra hứng thú trong công việc và thành quả sẽ tốt đẹp hơn. Mục đích giao việc trong quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là đưa ra “lệnh” mà quan trọng nhất là định hướng công việc để nhân viên bộc lộ hết khả năng của mình, đồng thời có những phương pháp tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả.

VI. Cân bằng giữa công việc và đời sống

Bất kỳ mọi việc bạn làm thì đều phải có trách nhiệm với nó, công việc càng nhiều đồng nghĩa với trách nhiệm càng lớn. Là nhà quản lý, bạn sẽ rất dễ kiệt sức vì phải gánh vác trên vai cả núi những nhiệm vụ và rồi muốn từ bỏ công việc. Nhưng thay vào đó hãy tự quan chăm sóc bản thân tốt, đồng thời đặt ra những giới hạn nhất định giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn để có nhiều thời gian hơn với gia đình, với những sở thích khác của mình hay đơn giản là được nghỉ ngơi và lấy lại tinh thần làm việc. Bên cạnh đó phải rạch ròi giữa làm việc và nghỉ ngơi, tránh tình trạng vừa làm vừa chơi sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Có thể coi đây là “cuộc chiến tâm lý” khó khăn, nhưng với phong cách của nhà lãnh đạo chắc chắn bạn sẽ chiến thắng.

VII. Kết luận 

Qua bài viết trên chúng tôi đã cung cấp cho bạn đọc “Những nhiệm vụ một nhà quản lý mới cần nắm rõ và nhanh chóng thực hiện”. Hy vọng bài viết trên có thể giúp ích cho bạn trên con đường sự nghiệp. Một khi đã chuẩn bị tâm lý sẵn sàng thì mọi khó khăn đều không đại bại được bạn phải không nào. Chúc các bạn thành công!