Phỏng vấn là gì? Cấu trúc của một buổi phỏng vấn diễn ra sao? Những kỹ năng nào cần khi đi phỏng vấn? Tất cả sẽ được 123job giải đáp ngay bên dưới này.

Phỏng vấn là một trong những yếu tố không thể thiếu khi bạn ứng tuyển vào bất cứ vị trí, việc làm nào. Nếu bạn thể hiện tốt bản thân trong cuộc phỏng vấn thì bạn sẽ đánh bại các đối thủ khác và dành được vị trí làm việc như mong đợi. Hơn thế nữa bạn có thể trao đổi ngược lại với nhà tuyển dụng những yêu cầu của bản thân đối với công việc của mình. Vậy chúng ta cần làm gì để buổi phỏng vấn diễn ra thành công tốt đẹp?

I. Phỏng vấn là gì? 

Phỏng vấn là gì?Phỏng vấn là gì?

Phỏng vấn hiểu đơn giản là cuộc đối thoại giữa 2 đối tượng là người phỏng vấn (nhà tuyển dụng) và người được phỏng vấn (ứng viên). Đây là quá trình thu thập thông tin của nhà tuyển dụng về đối tượng ứng viên, phân tích, đánh giá ứng viên về các tiêu chuẩn như kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, khả năng cá nhân… có phù hợp với công ty, vị trí tuyển dụng hay không. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là một trong những kỹ năng rất quan trọng mà chúng ta cần phải lưu tâm.

II. Phân loại  

1. Phỏng vấn nhóm

Phỏng vấn nhóm thường được sử dụng ở các công ty lớn với nhu cầu tuyển số lượng lớn ứng viên cùng một lúc, nhằm tối ưu chi phí, thời gian, công sức trong mỗi lần phỏng vấn. Phỏng vấn nhóm diễn ra sẽ gồm có 2 đối tượng là nhà tuyển dụng và các ứng viên. Trong mỗi lần tuyển dụng này hội đồng tuyển dụng sẽ gồm từ 4-5 người và nhóm ứng viên cũng sẽ từ 5-7 người.

Buổi phỏng vấn diễn ra sẽ bao gồm các giai đoạn như: đầu tiên hội đồng tuyển dụng sẽ giới thiệu chung về công ty, vị trí đang cần tuyển, các yêu cầu làm việc, chính sách phúc lợi cũng như văn hóa công ty. Đồng thời sẽ đưa ra các câu hỏi, yêu cầu các ứng viên đưa ra các câu trả lời thuyết phục, đặc biệt bạn cần làm nổi bật mình trước những ứng viên khác để lại ấn tượng tốt với hội đồng phỏng vấn thì cơ hội bạn được nhận việc mới thực sự cao. 

2. Phỏng vấn trực tiếp

Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay, cuộc phỏng vấn diễn ra giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Bạn sẽ phải ngồi đối diện với nhà tuyển dụng, có thể là một hoặc nhiều người, chính vì vậy bạn phải sẵn sàng tâm lý để đối diện với những câu hỏi hóc búa ngoài việc giới thiệu bản thân như thông tin trong CV. Bạn phải biết cách giao tiếp sao cho thu hút, đủ thuyết phục nhà tuyển dụng để bạn có thể làm việc tại vị trí đó, và bạn là người mà nhà tuyển dụng cần. Đây là kỹ năng phỏng vấn ứng viên quan trọng khi phỏng vấn trực tiếp.

3. Phỏng vấn qua điện thoại

Đây là hình thức tuyển dụng mới, được dùng trong các trường hợp tuyển dụng gấp hoặc các vị trí làm freelancer, tại nhà, online sau khi đã xem CV, sơ yếu lí lịch. Việc phỏng vấn qua điện thoại này có rất nhiều tiện lợi cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại. Giảm mức độ căng thẳng khi phải đối diện nhà tuyển dụng. Nhưng đừng sự thoải mái này mà đánh mất cơ hội làm việc, hãy chuẩn bị cho mình một chiếc tai nghe thật tốt để nghe rõ cuộc trò chuyện, mạng wifi thật khỏe để cuộc phỏng vấn không ngắt quãng, một không gian đủ yên tĩnh, thoải mái để bạn có thể tập trung trình bày, thuyết phục nhà tuyển dụng. 

III. Cấu trúc của một buổi phỏng vấn 

Cấu trúc của một cuộc phỏng vấnCấu trúc của một cuộc phỏng vấn

1. Phần 1: Giới thiệu 

Mở đầu cuộc phỏng vấn sẽ là phần giới thiệu chung để nhà tuyển dụng giới thiệu cho ứng viên về công ty, vị trí việc làm, các chế độ lương, chính sách đãi ngộ hay văn hóa công ty để ứng viên có thể thấy hứng thú hơn đối với công việc sắp tới. Đồng thời đây cũng là thời gian giúp ứng viên bình tĩnh và tự tin hơn để giới thiệu về bản thân, nêu ra những ưu điểm của mình để gây thiện cảm với nhà tuyển dụng.

2. Phần 2:  Đặt câu hỏi phỏng vấn

Sau phần trò chuyện bên trên nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu đặt những câu hỏi liên quan đến công việc, kinh nghiệm làm việc của ứng viên, đồng thời đưa ra các tình huống, trường hợp cụ thể trong công việc để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của bạn. Đây là lúc ứng viên cần thể hiện tốt nhất kỹ năng trả lời phỏng vấn xin việc, khả năng của mình để thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp nhất đối với công việc này.

3. Phần 3: Tổng kết

Ở bước này nhà tuyển dụng sẽ tổng hợp các thông tin đã nhận được của ứng viên, đưa ra những nhận xét cơ bản trong quá trình phỏng vấn, đồng thời cảm ơn, hẹn lịch thông bảo kết quả với ứng viên. Trong thời gian này, ứng viên có thể đặt lại các câu hỏi, thắc mắc hoặc yêu cầu của mình đối với công việc.

4. Phần 4: Bổ sung một bài kiểm tra nhỏ (nếu cần)

Rất nhiều công ty đã tạo điều kiện cho ứng viên được thể hiện mình ngay trong ngày phỏng vấn bằng cách cho họ thử làm các bài kiểm tra về chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, thái độ làm việc để đánh giá xem họ có thực sự phù hợp với môi trường này không.

IV. Kỹ năng trả lời phỏng vấn xin việc 

1. Tìm hiểu kỹ về công ty mà mình ứng tuyển

Trước khi ứng tuyển hay làm việc tại một công ty nào đó bạn cũng nên tìm hiểu kỹ về nó để xem đây có phải là công việc phù hợp với bạn, môi trường tốt, tránh trường hợp lừa đảo nữa. Việc bạn nắm chắc thông tin về công ty cũng sẽ điểm cộng trong buổi phỏng vấn, nó cho thấy sự chuyên nghiệp, quan tâm của bạn về công ty, cho thấy sự nghiêm túc khi tham gia phỏng vấn cũng sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quá trình phỏng vấn, dễ dàng thuyết phục nhà tuyển dụng.

2. Đúng giờ hẹn

Đây là một trong những kỹ năng phỏng vấn xin việc thiết yếu nhất, việc bạn đi đúng hoặc sớm hơn giờ hẹn cho thấy sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của bạn. Đến sớm giúp bạn có thời gian chuẩn bị, chỉnh chu cả về tinh thần cũng như thông tin trước buổi phỏng vấn. Đồng thời nhà tuyển dụng cũng thấy được tôn trọng hơn khi bạn không làm mất thời gian chờ đợi của họ.

3. Lựa chọn trang phục phù hợp

Ngoại hình và trang phục tất nhiên không nói lên tất cả con người bạn nhưng nó sẽ là điểm đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn về bạn. Hãy tạo cho mình ngoại hình gọn gàng, chỉnh chu với những bộ trang phục lịch sự, đứng đắn theo phong cách công sở mà vẫn giữ được độ thoải mái để bạn tự tin mặc chúng. Lưu ý không nên trang điểm, ăn mặc quá lộng lẫy, không phù hợp với môi trường làm việc. Đây là một trong những kỹ năng đi phỏng vấn cơ bản nhất mà các ứng viên cần biết.

4. Ngôn ngữ cơ thể

Đây cũng là một trong những kỹ năng phỏng vấn xin việc bạn cần lưu tâm. Ngôn ngữ cơ thể bạn sẽ được nhà tuyển dụng để ý trong suốt quá trình phỏng vấn. Đừng tạo ra các thói quen xấu như rung đùi, không tập trung vào câu hỏi, mắt đảo, thường xuyên nhìn vào đồng hồ, dựa lưng vào ghế… đây là những biểu hiện của việc bạn không quan tâm và coi trọng buổi phỏng vấn.

Hãy thể hiện phong thái tự tin, đĩnh đạc, tập trung vào cuộc phỏng vấn như trao đổi ánh mắt với nhà tuyển dụng, ngồi thẳng lưng, nói chuyện to, rõ ràng, với nụ cười trên môi để tạo không khí thoải mái nhất trong cuộc phỏng vấn.

5. Hãy thành thật

Đừng nói dối hay nói quá về bản thân bạn, vì trong cuộc phỏng vấn sẽ có rất nhiều câu hỏi tình huống đưa ra, từ cách xử lý vấn đề nhà tuyển dụng có thể đánh giá về trình độ của bạn. Việc bạn nói dối chỉ là cho nhà tuyển dụng có thêm ác cảm với bạn, thậm chí sẽ không nhận bạn vì tất nhiên không ai muốn có một nhân viên gian dối trong công ty cả.

6. Biết cách trả lời câu hỏi

Kỹ năng trả lời phỏng vấn xin việc được đánh giá nhiều nhất đối với nhà tuyển dụng. Việc bạn đưa ra các câu trả lời thông minh, xử lý tình huống linh hoạt, chính xác sẽ giúp bạn có nhiều điểm cộng để được nhận việc. Khi nhận những tình huống, câu hỏi khó, đừng trả lời một cách buông xuôi “tôi không biết”, hãy trả lời dưới cách hiểu đơn giản, góc nhìn của bạn, và thêm sự hứa hẹn về việc nghiên cứu thêm, tìm hiểu thêm thông tin về vấn đề đó. Đây là một kinh nghiệm trả lời phỏng vấn câu hỏi khó mà nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là người ham học hỏi, có ý chí cầu tiến.

7. Biết cách đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng

Một điểm cộng cho kỹ năng đi phỏng vấn là việc bạn biết đặt những câu hỏi ngược lại phía nhà tuyển dụng. Đừng quá bị động khi tiếp nhận các câu hỏi từ phía nhà tuyển dụng và chỉ biết trả lời. Sau khi trình bày xong những điều nhà tuyển dụng cần, hãy đưa ra các câu hỏi mà bạn thắc mắc, những yêu cầu riêng của bạn về công việc. Đây cũng là cách cho thấy bạn đang quan tâm về công việc này. Bạn có thể tham khảo thêm các câu hỏi và câu trả lời trong cuộc phỏng vấn có thể gặp phải trên trang web 123job.vn.

8. Không nên nói xấu công ty cũ

Hãy lựa chọn đưa ra câu trả lời được lòng nhà tuyển dụng như “muốn đi tìm cơ hội phát triển mới”, “muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực mới”... khi được hỏi câu “vì sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ”. Đừng nên nói xấu, bôi nhọ công ty, đồng nghiệp cũ của bạn, đây sẽ là biểu hiện xấu trong lòng nhà tuyển dụng. Tại sao lại vậy? Vì biết đâu trong tương lai bạn sẽ nói xấu công ty họ như những gì bạn đang làm?

V. Kỹ năng phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng chuyên nghiệp

Nhà tuyển dụng phỏng vấnNhà tuyển dụng phỏng vấn

1. Viết một danh sách các câu hỏi liên quan trực tiếp đến công việc đang cần tuyển

Việc chuẩn bị trước các câu hỏi liên quan trực tiếp đến công việc đang cần tuyển sẽ giúp bạn phỏng vấn theo một lộ trình nhất định, bạn có thể khai thác được sâu về ứng viên cũng như cho thấy rằng bạn là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp. 

2. Hỏi những câu hỏi về hành vi

Hãy đưa ra các câu hỏi tình huống để ứng viên xử lý các vấn đề, từ đó bạn có thể thấy được hành vi, cách ứng xử của ứng viên. Kỹ năng xử lý tình huống cũng là một kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần phải có. Đồng thời ta cũng có thể đánh giá được năng lực của ứng viên đến đâu. Đây là một trong những kỹ năng phỏng vấn ứng viên hiệu quả nhất của nhà tuyển dụng đó.

3. Xem lại hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên và dư thừa nhưng là yếu tố khá quan trọng trước buổi phỏng vấn. Cùng với việc phải chuẩn bị sẵn câu hỏi cho ứng viên thì việc bạn xem lại hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn sẽ giúp bạn định hình được năng lực của ứng viên để lựa chọn các câu hỏi phù hợp nhất, từ đó khai thác tốt nhất khả năng của họ trong buổi phỏng vấn.

4. Không nói quá nhiều trong buổi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng chủ yếu sẽ ngồi nghe, phân tích, đánh giá ứng viên qua câu trả lời và cách ứng xử của họ. Nhà tuyển dụng sẽ chỉ giới thiệu cơ bản, ngắn gọn về công ty còn thời gian chủ yếu dành để khai thác ứng viên. Không nói quá nhiều trong buổi phỏng vấn là một kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp.

5. Có thêm những hành động xã giao chuyên nghiệp

  • Đúng giờ - tuân thủ thời gian cũng là việc bạn tôn trọng người đi ứng tuyển, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của bạn, vừa không để mất thời gian của cả đôi bên. 
  • Hãy mang một ly nước cho ứng viên, hãy bắt tay chào họ khi họ vào phỏng vấn như một lời chào thân mật, lịch sự, củng cố tinh thần cho họ.
  • Sau khi phỏng vấn xong nếu bạn thấy ứng viên phù hợp, hãy đưa họ tham quan công ty, văn phòng làm việc, giới thiệu các đồng nghiệp tương lai cho họ.

6. Thông tin cuộc phỏng vấn qua email hoặc điện thoại cho ứng viên

Sau cuộc phỏng vấn, dù bạn có tuyển hay không tuyển ứng viên đó cho công việc này, hãy email cho họ, thông báo cho họ một cách lịch sự nhất. Việc email các thông tin này cho thấy sự chuyên nghiệp cũng như sự rõ ràng của nhà tuyển dụng.

VI. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng phỏng vấn của nhà tuyển dụng cũng như kỹ năng trả lời phỏng vấn xin việc của ứng viên. Mong rằng với những thông tin này sẽ giúp cho những bạn đang chuẩn bị xin việc có một tâm thế tốt nhất khi đi ứng tuyển và những nhà tuyển dụng sẽ bồi dưỡng thêm cho mình những kiến thức, kỹ năng để buổi phỏng vấn diễn ra thành công, chuyên nghiệp nhất.