Booklet là gì? Nguyên tắc cần tuân thủ trong quá trình thiết kế booklet

​Booklet là ấn phẩm quen thuộc trong marketing, nó giúp doanh nghiệp truyền tải những thông tin quan trọng một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn. Với hiệu quả đó, việc xuất bản booklet trở nên cần thiết. Vậy làm thế nào để thiết kế booklet hiệu quả?

Sáng tạo booklet là cả một quá trình từ chắt lọc nội dung, lên phương án thiết kế và hoàn thiện ấn phẩm. Quá trình này chỉ đạt hiệu quả khi bạn tuân thủ nguyên tắc quan trọng trong thiết kế, và rà soát kỹ càng khâu in ấn, phát hành. Với phạm vi bài viết sau, 123job.vn sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết hơn về booklet là gì cũng như quá trình thiết kế booklet hiệu quả!

1. Booklet là gì?

1.1. Định nghĩa booklet là gì?

Booklet là những cuốn sách nhỏ, gọn thường có từ 4 - 48 trang. Booklet được sử dụng để truyền tải thông tin quan trọng tới khách hàng một cách súc tích và trực quan nhất. Khác với những cuốn sách thường thấy, booklet có kích thước nhỏ gọn hơn, dễ mang theo và tập trung vào những nội dung giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp. 

Booklet là gì?

1.2. Các loại booklet phổ biến

Booklet là công cụ marketing, truyền thông hiệu quả. Chúng được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau: 

• Quảng cáo: Booklet chứa thông tin, hình ảnh sản phẩm và doanh nghiệp. Chúng thường được phân phát tại cửa hàng, sự kiện hoặc hội thảo.
• Hướng dẫn sử dụng: Thường thấy nhất là những cuốn booklet chứa thông tin về sản phẩm công nghệ, điện tử, gia dụng. Ngoài thông tin về sản phẩm, nó còn cung cấp thông tin về cách sử dụng, bảo quản, bảo hành sản phẩm.
• Giáo dục: Booklet lúc này lại chứa đựng những thông tin chuyên môn, được sử dụng như một tài liệu học tập, hướng dẫn. Chúng thường được sử dụng trong các hội thảo chuyên môn, trường học hoặc trung tâm đào tạo. 
• Giới thiệu sự kiện: Giới thiệu thông tin lịch trình, danh sách diễn giả, nội dung chính, qua đó giúp người tham dự hiểu hơn về lộ trình và giá trị của sự kiện. 
• …

1.3. Phân biệt booklet và các ấn phẩm khác trong marketing

Ngoài booklet, nhiều ấn phẩm khác cũng được sử dụng thường xuyên trong marketing và truyền thông như brochure, catalog, flyer, leaflet. Dù bề ngoài cũng như công dụng của những ấn phẩm trên là khác nhau nhưng vẫn không ít người nhầm lẫn booklet với các công cụ truyền thông còn lại. Dưới đây là thông tin giúp bạn phân biệt dễ dàng hơn: 

2. Công dụng của booklet là gì?

Cung cấp thông tin hữu ích

• Booklet chứa đựng những thông tin súc tích, dễ hiểu về sản phẩm, dịch vụ (giá cả, công dụng, hướng dẫn sử dụng…) và doanh nghiệp, thương hiệu (mục tiêu, sứ mệnh, văn hóa doanh nghiệp…). 
• Qua booklet, công chúng có cái nhìn tổng quát hơn về sản phẩm, dịch vụ và doanh nghiệp. Trong tình huống có thắc mắc về vấn đề bảo hành, khách hàng chỉ cần tìm kiếm booklet là đã có được những thông tin mình cần. 
• Việc tổ chức thông tin theo hệ thống logic, được chắt lọc, có hình ảnh minh họa giúp nâng cao hiệu quả truyền đạt thông điệp. Người đọc có thể nhanh chóng tiếp thu nội dung mà không bị quá tải hay hoang mang.

Quảng bá thương hiệu và sản phẩm

• Booklet giúp nâng cao hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng booklet để làm nổi bật hơn lợi ích, tính năng và điểm khác biệt (USP) của sản phẩm. 
• Booklet còn là một điểm chạm quan trọng bởi booklet chứa đựng cả hệ nhận diện thương hiệu cùng những câu chuyện về doanh nghiệp. 
• Sử dụng booklet như một portfolio (phiên bản tổ chức) để giới thiệu những dự án, case study thành công, qua đó tạo dựng lòng tin với khách hàng và đối tác. 

Phân phối và tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn

• Kích thước nhỏ gọn giúp doanh nghiệp dễ dàng phân phối booklet đến khách hàng (gói kèm sản phẩm/dịch vụ), phát tại sự kiện, triển lãm, showroom… mà không tốn quá nhiều chi phí so với các ấn phẩm khác.
• Ngoài phiên bản in ấn, booklet còn có thể xuất bản dưới định dạng kỹ thuật số và chia sẻ qua email, website, mạng xã hội của doanh nghiệp. Qua đó giúp tiếpm cận thêm nhiều khách hàng, đối tác hơn. 

Công dụng của booklet là gì?

3. Những nội dung cần có trong booklet

Tùy vào mục đích sử dụng mà nội dung trong booklet được bổ sung và sắp xếp khác nhau. Nhưng nhìn chung, booklet nên được chia thành các phần quan trọng sau đây: 

Trang bìa: Bao gồm tiêu đề chính thể hiện nội dung chính của booklet, hình ảnh minh họa liên quan tới chủ đề, dấu ấn thương hiệu. 

Mục lục: Trình bày bố cục nội dung có trong booklet, giúp mọi người dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin mình. 

Nội dung chính bao gồm: 

• Giới thiệu tổng quan: Những nội dung được trình bày trong booklet, mục đích xuất bản booklet, giới thiệu chung về doanh nghiệp, thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ. 
• Thông tin chi tiết theo từng chủ đề: Tùy thuộc vào từng loại booklet mà nội dung được đưa vào và sắp xếp theo cách khác nhau. Booklet hướng dẫn sử dụng cần giới thiệu về sản phẩm, công năng, cách sử dụng kèm hình minh họa. Booklet quảng cáo cần có thông tin về sản phẩm/dịch vụ, ưu điểm, lợi ích và bảng giá, ưu đãi...
• Hình ảnh, minh họa: Giúp người đọc dễ hiểu hơn các nội dung được trình bày trong booklet. Biểu đồ, infographic, diagram (sơ đồ) kèm theo minh chứng cho những dữ liệu hoặc trực quan hóa quy trình. 
• Đối với những booklet được xuất bản nhằm mục đích thúc đẩy hành vi mua hàng, cần có lời kêu gọi hành động rõ ràng (liên hệ, đăng ký dịch vụ, mua hàng…).
• Thông tin liên hệ: Booklet nên có thông tin quan trọng như: Email, Số điện thoại, Địa chỉ, Số điện thoại bảo hành - sửa chữa (nếu có), website…. để khách hàng, đối tác có thể dễ dàng kết nối với doanh nghiệp.

4. Cách tạo booklet và những lưu ý quan trọng khi thiết kế booklet

4.1. Xác định mục tiêu và đối tượng hướng tới 

Xác định mục tiêu và đối tượng hướng tới là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế booklet.

• Xác định booklet được dùng với mục đích gì: quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu; Hướng dẫn sử dụng; Hay tài liệu đào tạo nội bộ… 
• Đối tượng hướng tới là ai: Ai là người đọc booklet (khách hàng, đối tác, nhân sự của doanh nghiệp…)? Điều họ quan tâm là gì? Điều gì hấp dẫn người đọc?
• Xác định được mục tiêu và đối tượng nhận tin sẽ giúp bạn lựa chọn nội dung và lên phương án thiết kế phù hợp, đảm bảo thu thút người đọc và truyền tải đúng thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm. 

4.2. Lên ý tưởng nội dung

• Cùng đội ngũ content writer và copywriter xây dựng khung nội dung cho booklet dựa trên mục tiêu và đối tượng người đọc hướng tới. Đảm bảo booklet chứa những nội dung cần thiết.
• Sau khi chắt lọc nội dung cần thiết, hãy phân chia và sắp xếp chúng theo hệ thống logic, phù hợp với hành vi và thói quen đọc của người xem.
• Lựa chọn kích thước booklet và định dạng booklet phù hợp với mục đích sử dụng, đối tượng nhận tin và khối lượng nội dung đã ấn định. 

4.3. Thiết kế booklet 

Quá trình thiết kế booklet, bạn cần lưu ý những nguyên tắc quan trọng sau đây:

• Sử dụng màu sắc đồng bộ với thương hiệu.
• Bố cục gọn gàng, nội dung chắt lọc, không nhồi nhét quá nhiều thông tin. Sử dụng khoảng trắng hợp lý để tạo quãng nghỉ và tránh rối mắt trong quá trình đọc. 
• Tích cực sử dụng biểu đồ, sơ đồ để làm nổi bật thêm dữ liệu được nhắc đến. Chèn hình ảnh, infographic chất lượng cao giúp nội dung booklet thêm sinh động, người đọc cũng dễ dàng liên tưởng và tiếp nhận thông tin. 
• Chọn font chữ dễ đọc, phù hợp với phong cách thiết kế. Ví dụ: Nếu muốn thiết kế hiện đại, tối giản, hãy chọn font Sans-serif như Helvetica, Roboto, Montserrat…
• Tránh sử dụng quá nhiều font chữ trong một thiết kế. Cỡ chữ cần phù hợp với người đọc. Ngoài ra, hãy chú ý đến khoảng cách giữa các chữ, dòng, đoạn.
• Căn chỉnh và sắp xếp nội dung văn bản hợp lý, lưu ý tới trình tự đọc tự nhiên. Sử dụng kích cỡ chữ to hơn, in đậm, in nghiêng, viết hoa với tiêu đề hoặc nội dung quan trọng. 
• Thiết kế cần lột tả được bản sắc thương hiệu: thống nhất với bộ nhận diện thương hiệu (cùng bộ màu sắc, key visual), lột tả được cá tính thương hiệu, giá trị muốn truyền tải.

Một số công cụ/phần mềm thiết kế booklet phù hợp

• Bộ ba phần mềm InDesign, Photoshop, Illustrator của thương hiệu Adobe nếu bạn là dân thiết kế chuyên nghiệp
• Canva phù hợp với người mới bắt đầu, với ưu điểm là nhiều mẫu booklet có sẵn, dễ chỉnh sửa.

4.4. In ấn và hoàn thiện

Hoàn thiện quá trình thiết kế booklet là công đoạn kiểm tra, chỉnh sửa và in ấn sản phẩm. Quá trình này đòi hỏi team marketing phải làm việc tỉ mỉ, rà soát mọi khía cạnh thiết kế để đảm bảo chất lượng xuất bản cao nhất. 

• Team cần rà soát kỹ lỗi chính tả, lỗi thiết kế (như font chữ, mã màu, căn lề…) trước khi in thành phẩm.
• Chọn loại giấy phù hợp với kế hoạch và ngân sách. Chất lượng giấy sẽ ảnh hưởng tới chất lượng in ấn, độ bền và trải nghiệm đọc của người dùng. Do đó team marketing cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. 
• Kiểm tra chất lượng màu sắc, hình ảnh trước khi in hàng loạt. Nên in thử một bản mẫu để kiểm tra và điều chỉnh chất lượng trước khi in hàng loạt.
• Với booklet được phát hành cả dưới dạng kỹ thuật số (định dạng PDF, e-booklet), cần tối ưu kích thước file để người dùng dễ tải xuống mà vẫn giữ chất lượng tốt nhất. DDảm bảo các phiên bản kỹ thuật số không bị lỗi định dạng khi hiển thị trên nhiều thiết bị khác nhau.

Quy trình thiết kế booklet

Kết luận

Đầu tư vào nội dung và thiết kế booklet giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả truyền thông và marketing. Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp bạn đọc nắm chắc các nguyên tắc và lưu ý quan trọng trong quá trình sáng tạo booklet. Đừng quên áp dụng hướng dẫn của 123job.vn để thiết kế booklet của bạn thêm hoàn thiện và hấp dẫn hơn.