Cách viết CV nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Trong CV nhân viên văn phòng các ứng viên cần có những thông tin gì, những kỹ năng nào để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng? Ngoài ra có những điểm nào cần lưu ý? Bài viết dưới đây là tổng hợp các thông tin cần thiết cho CV nhân viên văn phòng.

Nhân viên văn phòng là một vị trí không thể thiếu của bất cứ công ty nào. Để ứng tuyển vào vị trí này bạn cần có một mẫu CV nhân viên văn phòng chuẩn chỉnh nhất. Thấu hiểu nhu cầu này của nhiều ứng viên 123job.vn sẽ đưa ra những thông tin về cách tạo một mẫu CV nhân viên văn phòng đẹp nhất cho bạn.

I. Khái quát về công việc của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là người thực hiện các công việc trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn…).

Các công việc chính của nhân viên văn phòng gồm: 

• Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .
• Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
• Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương… các loại giấy tờ công văn khác của nhân viên trong công ty.
• Theo dõi và quản lý lịch làm việc của nhân sự trong doanh nghiệp.
• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
• Phụ trách photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng…), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu…).
• Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp...
• Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
• Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.

II. Cách viết CV nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng được coi là “bảo mẫu” trong công ty khi có thể quản lý nhiều công việc từ lễ tân đón tiếp khách, xử lý văn bản giấy tờ hành chính đến hỗ trợ cho nhân viên, quản lý trong công ty. Với tính chất công việc như vậy nên một người nhân viên văn phòng cần phải có sự nhanh nhạy, linh hoạt sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau. Vậy để xin được việc làm văn phòng thì trong cv bạn cần có gì? Dưới đây là những kỹ năng cần có trong mẫu cv xin việc hành chính văn phòng.

1. Thông tin cá nhân

Thông tin cá nhân ở đây bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi ở hiện tại, số điện thoại, email… bạn cần ghi thật đầy đủ, chính xác những thông tin này để nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn một cách dễ dàng.

2. Mục tiêu nghề nghiệp

Trong công việc lúc nào bạn cũng cần đặt cho mình những mục tiêu để phấn đầu. Có thể đó là những mục tiêu ngắn hạn theo tháng hoặc từng năm. Cũng có thể là mục tiêu dài hạn mà bạn hướng tới trong 5-10 năm nữa. Phần mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên văn phòng nên hướng tới là trở thành trưởng phòng hành chính nhân sự, hoặc những chức vụ cao hơn trong phòng ban của bạn. Bạn có thể tham khảo cách viết mục tiêu nghề nghiệp trong CV qua trang web 123job.vn. 

3. Kinh nghiệm

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường thì hãy nên những kinh nghiệm mà bạn đã được đi thực tập. Những bạn đã từng đi làm thì hãy liệt kê các công việc cụ thể mà bạn làm tại công ty cũ, đồng thời là những thành tích bạn đã đạt được khi làm việc.

4. Học vấn

Với vị trí nhân viên văn phòng thì yêu cầu về bằng cấp sẽ là tốt nghiệp cử nhân các ngành tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh, quản trị nhân lực, kế toán...

5. Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong công việc cũng như trong đời sống hàng ngày. Với tính chất công việc, bạn sẽ tiếp xúc với rất nhiều người, việc giao tiếp tốt là một lợi thế giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.
• Kỹ năng nghiệp vụ: Một nhân viên văn phòng cần có kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng nghiệp vụ tốt như sử dụng thành thạo word, excel, powerpoint, và một số công cụ, phần mềm cần thiết cho công việc.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Không phải lúc nào cuộc sống cũng như công việc luôn thuận lợi, suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học, linh hoạt để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải có.
• Ham học hỏi và năng động: Trở thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ dừng lại ở mức khẩu hiệu. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn phải không ngừng trau dồi các kỹ năng mới. Nhân viên nên tích cực đón nhận những cái mới, hiện đại hơn. Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đánh giá cao. 
• Biết lắng nghe và chấp nhận: Dĩ nhiên rằng ai cũng biết nghe và lắng nghe, nhưng nghe làm sao để đạt được hiệu quả thì không phải ai cũng làm được. Vì vậy muốn thành công, bạn phải trau dồi kỹ năng lắng nghe người khác nói. Không phải lúc nào trong cuộc sống sẽ luôn đạt được những điều mình mong muốn.

Đó là những kỹ năng bạn cần nêu trong mẫu cv chuẩn cho nhân viên văn phòng để có được thiện cảm từ nhà tuyển dụng.

6. Thông tin khác

• Sở thích: Không chỉ những thông tin về họ tên, số điện thoại liên lạc mà bạn hãy nói thêm về sở thích, sở trường của bạn mà dựa vào đó bạn có thể nêu bật những ưu điểm của bản thân, chứng tỏ mình phù hợp với vị trí thực tập sinh nhân sự. 
• Khả năng ngoại ngữ: Trong xã hội hiện tại thì việc thành thạo tiếng Anh ngày càng trở nên quan trọng vì bạn có thể tiếp xúc với rất nhiều người ngoại quốc, có thể sẽ là đồng nghiệp, cấp trên của bạn. Việc có khả năng ngoại ngữ là một ưu thế giúp bạn làm việc tốt hơn.

III. Những điều cần lưu ý trong CV nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng làm việc teamwork

1. Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác

Với thông tin cơ bản về cá nhân như họ tên, ngày tháng năm sinh, email… bạn cần ghi chính xác để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn. Đặc biệt địa chỉ email bạn nên sử dụng tài khoản có tên dễ nhớ, trang trọng. Trình bày các ý như mục tiêu nghề nghiệp, sở thích, sở trường… ngắn gọn, phù hợp và liên quan đến công việc.

2. Sử dụng từ ngữ phù hợp

Trong mẫu cv đẹp nhân viên văn phòng bạn cần sử dụng từ ngữ lịch sự, dễ hiểu, không nên quá khoa trương to tát. Và phải lưu ý rà soát lại các lỗi chính tả, các từ ngữ địa phương không nên sử dụng hoặc lỗi font chữ, cách trình bày.

3. Không sử dụng 1 CV cho nhiều vị trí

Đây là điều cấm kỵ mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng không muốn thấy. Hãy chỉnh sửa nội dung CV của bạn trước khi gửi cho các nhà tuyển dụng khác nhau vì tính chất công việc cũng như vị trí làm việc tại mỗi công ty là khác nhau.

4. Cách viết phần kinh nghiệm

Trong các phần kinh nghiệm làm việc bạn cần nêu rõ vị trí bạn đã từng làm, thành tích mà bạn đạt được khi làm ở vị trí đó thay vì chỉ liệt kê thời gian và công ty bạn đã từng làm việc. Hãy nêu ra những công việc bạn làm trong thời gian gần đây, liên quan đến tính chất công việc hiện tại bạn muốn ứng tuyển.

5. Trình bày cấu trúc cv và định dạng cv CV chuẩn chỉnh

Định dạng CV phải chuẩn như một văn bản có tính học thuật. Ví dụ như các bullet phải thẳng nhau; khi liệt kê mô tả công việc, kinh nghiệm bạn đã làm, các ý với ý nghĩa tương tự nhau thì bạn nên để bullet giống nhau; thẳng hàng nhau, không viết quá dài cho mỗi bullet vì làm thế cảm giác rất rối mắt. Font chữ và cỡ chữ phải thật dễ nhìn, các đề mục hay những phần ví dụ như ngày/tháng/năm ở mục kinh nghiệm làm việc; công ty bạn đã làm thì bạn nên viết in hoa và bôi đậm. Ngoài ra những phần bạn nghĩ quan trọng và là điểm nhấn đặc biệt cho CV của bạn thì hãy làm nổi bật bằng việc bôi đậm để gây sự chú ý cho người đọc CV. Bạn có thể tham khảo các mẫu cv chuyên nghiệp cho nhân viên văn phòng tại website 123job.vn để trình bày một bản cv nhanh nhất nhé!

6. Cách chọn mẫu CV nhân viên văn phòng

Lựa chọn mẫu cv nhân viên văn phòng đẹp cần có những tiêu chí như sau:

• Mẫu CV có độ dài vừa phải, từ 1-2 trang A4
• CV có màu sắc nhẹ nhàng, tinh tế, font chữ đơn giản, dễ nhìn
• Hình ảnh trong CV không là ảnh tự sướng, phải là ảnh nhìn rõ khuôn mặt và nửa thân người trên của bạn với trang phục công sở, lịch sử, nụ cười tươi, tràn đầy nhiệt huyết.
• CV trình bày khoa học, gọn gàng, rõ ràng theo từng mục, từng khung.
• Chú ý những điểm trên để có được một mẫu cv nhân viên văn phòng chuyên nghiệp khi gửi đến những nhà tuyển dụng nhé!

IV. Những tiêu chí cần có của CV nhân viên văn phòng

Mẫu cv thư ký hành chính chuyên nghiệp và đẹp nhất

1. Hình thức bắt mắt

CV là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về bạn, chính vì vậy hãy trình bày CV một cách khoa học, rõ ràng, hình thức bắt mắt. Đừng liệt kê quá nhiều thông tin một cách lan man, hãy tập trung những thông tin liên quan trực tiếp đến công việc bạn ứng tuyển để làm bạn nổi bật và gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng.

2. Sử dụng các từ khóa chuyên ngành

Không nên để CV của bạn nhàm chán hay giống như những CV khác, hãy sử dụng các từ khóa chuyên ngành để nhà tuyển dụng thấy bạn là người có khả năng chuyên môn. Sử dụng các từ khóa chuyên ngành cũng giúp CV của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn như:  “năng lực cốt lõi”, “chiến lược quản trị nhân sự”, “văn hóa doanh nghiệp”... Hãy cố gắng viết những gì nhà tuyển dụng muốn đọc. Ngoài ra, hãy đề cập những điểm mạnh của bạn liên quan đến lĩnh vực này trong phần kỹ năng như khả năng dẫn dắt, lãnh đạo; khả năng tổ chức; khả năng làm nhiều việc một lúc,...

3. Liệt kê thông tin trung thực

Nhà tuyển dụng là những người đã có kinh nghiệm làm việc, họ có thể phát hiện ngay bạn nói dối trong CV khi bạn trả lời phỏng vấn với những tình huống cụ thể. Vậy thì đừng dại gì nói dối trong CV để rồi bị lộ tẩy ở vòng phỏng vấn, bạn sẽ bị loại ngay thôi hoặc có khi sẽ vào “danh sách đen” của công ty đó và không có cơ hội quay lại đâu. Hãy liệt kê những thông tin về bạn một cách trung thực và vừa đủ nhé!

4. Độ dài phù hợp

Không nên viết quá dài dòng, lan man, liệt kê quá nhiều thông tin cá nhân hay kinh nghiệm của bản thân. Hãy đưa ra những thông tin ngắn gọn, chính xác, những thông tin liên quan trực tiếp đến công việc bạn sắp ứng tuyển, những thông tin có tính ấn tượng để nhà tuyển dụng nhớ về bạn. Cũng không nên trình bày quá ngắn gọn, sơ sài nếu bạn không muốn “trượt ngay từ vòng gửi xe”. Độ dài phù hợp cho mẫu CV nhân viên văn phòng đẹp là không quá 2 trang A4.

5. Kết hợp các kỹ năng

Với vị trí nhân viên văn phòng chắc chắn cần rất nhiều kỹ năng mềm ngoài kiến thức nghiệp vụ chuyên môn. Việc bạn đưa ra nhiều kỹ năng mềm trong CV sẽ là điểm cộng cho bạn. Kết hợp các kỹ năng linh hoạt luôn là điều cần thiết của một nhân viên văn phòng vì bạn sẽ phải tiếp xúc với nhiều người, nhiều đối tượng với những yêu cầu khác nhau, đòi hỏi khả năng xử lý vấn đề khác nhau.

V. Mẫu CV thực tập sinh nhân sự 

CV không chỉ là bản sơ yếu lí lịch thông thường mà ở đây bạn có thể trình bày những điểm mạnh, kinh nghiệm của mình, tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Một CV tốt sẽ giúp bạn qua nhành vòng xét tuyển để có thể được mời đi phỏng vấn. Chính vì vậy để tạo ra một mẫu CV nhân viên văn phòng chuyên nghiệp là một điều cần thiết. Bạn có thể tham khảo mẫu cv nhân viên văn phòng mới nhất tại trang web 123job.vn để có được một bản CV hoàn hảo.

VI. Kết luận

Trên đây là chia sẻ về mẫu cv nhân viên văn phòng và những điều cần lưu ý, mong rằng những thông tin này hữu ích và giúp bạn hoàn thành một bản CV đẹp, ấn tượng với nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công!