Checklist là gì? Các bước làm checklist trong excel đơn giản nhất

Trong cuộc sống, ngày càng có nhiều người quan tâm đến vấn đề làm việc hiệu quả, tận dụng thời gian làm việc trong ngày để hoàn thành nhiều việc nhất có thể. Trong số đó, checklist đóng vai trò quan trọng, vậy checklist là gì?

Mỗi chúng ta đều có 24 giờ 1 ngày để làm việc, học tập và tạo ra giá trị cho cuộc sống cũng như công việc. Một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau với hàng loạt công việc và nhiệm vụ khác nhau, vậy làm sao để chúng ta luôn kiểm soát được công việc mà mình đang làm. Ngày càng có nhiều người quan tâm đến vấn đề làm việc hiệu quả thay vì làm việc chăm chỉ, khái niệm làm việc hiệu quả được nhiều người áp dụng trong công việc cũng như cuộc sống. Và checklist là một trong những công cụ hỗ trợ con người, vậy checklist là gì?

I. Checklist là gì?

Khái niệm checklist là gì được sử dụng nhiều trong cuộc sống của chúng ta, không riêng biệt ngành nào vì cụm từ này được sử dụng phổ biến chung trong mọi ngành nghề. Cụm từ checklist là gì được áp dụng để chỉ những danh sách gồm nhiều nội dung công việc cụ thể cần hoàn thành. Đó có thể là những công việc đang đến hạn deadline hoặc những công việc nằm trong nhiệm vụ phải hoàn thành. Checklist mẫu được hình thành dưới dạng văn bản với những gạch đầu dòng cụ thể liệt kê chi tiết những đầu mục công việc cũng như tiến độ thực hiện nhằm hướng đến một mục tiêu cụ thể. 

Bất kể ngành nghề nào từ khách sạn, nhà hàng đến IT đều sử dụng checklist là gì để kiểm soát những đầu mục công việc của mình. Nhiệm vụ của checklist vẫn là giúp người dùng kiểm soát những đầu công việc của mình, những nhiệm vụ phải hoàn thành để nắm tổng quát quá trình thực hiện công việc. 

Checklist là gì?

Chức năng của checklist là gì đối với những nhà quản lý? Trên thực tế, chức năng của checklist là gì đối với nhà quản lý cũng tương tự với nhân viên, tuy nhiên với nhiều nhiệm vụ và công việc hơn, những nhà quản lý cần tận dụng triệt để thời gian của mình để giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng như công việc của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, làm checklist trong excel còn được xem là một loại công cụ được dùng để giảm sự thất bại bằng cách giới hạn công việc của con người bằng cách tác động đến việc nhớ và chú ý đến quá trình thực hiện một nhiệm vụ. Một ví dụ của checklist là gì. Một danh sách những hoạt động kiểm tra nâng cao sẽ mang lại lợi ích hơn những đoạn dài nội dung lan man, vì vậy trong nhiệm vụ cần được thực hiện theo thứ tự thời gian trong ngày và thực hiện kiểm tra với tài liệu này. 

Cách trình bày checklist là gì cũng được chỉ rõ. Checklist thường được trình bày dưới dạng danh sách những hộp kiểm nhỏ ở bên trái trang. Những đánh dấu nhỏ được rút ra trong hộp khi các mục đã được hoàn thành. Thực tế, định dạng có thể khác đi tùy mục đích sử dụng và ngành nghề. 

Xem thêm: Cách làm checklist trong Excel cực dễ cho người mới bắt đầu

II. Mẫu checklist công việc hàng ngày cơ bản gồm những gì

Mẫu checklist là gì? Mẫu checklist công việc bao gồm những công việc hàng ngày gồm nhiều đầu mục công việc cần hoàn thành được chia theo trạng thái: hoàn thành, chưa hoàn thành. Checklist mẫu có thể được tạo nhờ nhiều công cụ khác nhau như làm checklist trong excel. 

Ví dụ về checklist là gì của một nahan viên digita marketing:

III. Cách làm checklist trong Excel nhanh đơn giản, ai cũng làm được

1. Cách Hiển thị tab nhà phát triển Developer

 Bước 1: File  => Options

 Bước 2: Customize Ribbon => Main Tabs => Developer => OK

2. Cách Tạo checklist trong Excel 

Developer => Insert => Checklist => Click chuột trái dán icon Checklist vào vị trí mong muốn

Cách tạo checklist trong excel

Insert => chọn icon Checklist => Click chuột trái dán icon Checklist vào vị trí mong muốn

Cách làm checklist trong excel

IV. Ứng dụng của checklist trong các mảng ngành nghề công việc

Trong mỗi ngành nghề khác nhau, ứng dụng checklist là gì vào mỗi ngành nghề linh hoạt hơn. Ví dụ với những nhà quản lý, họ sử dụng checklist để đánh giá năng lực làm việc tổng thể của nhân viên trong bộ phận làm việc trong khoảng thời gian mỗi ngày. Từ đó, họ có thể phát triển được những sai sót và khuyết điểm của từng nhân viên để tìm cách khắc phục kịp thời. Nhờ vậy, họ sẽ đánh giá được tổng  quát năng lực của bộ phận đó và tiết kiệm được thời gian trong hoạt động quản lý. 

Đối với cấp độ nhân viên, chức năng của checklist là gì cũng tương tự. Với một nhân viên trong một bộ phận thì checklist công việc là công cụ giúp họ sắp xếp công việc một cách chi tiết và ngăn nắp, giúp hoạt động ghi nhớ công việc hàng ngày dễ dàng hơn. Khi đã có cái nhìn tổng quát về những đầu mục công việc, bạn có thể sắp xếp thời gian làm việc hợp lý để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

V. Mục đích sử dụng Checklist để làm gì?

1. Mục đích sử dụng Checklist trong nhà hàng, khách sạn

Mục đích của checklist là gì trong ngành nhà hàng khách sạn? Tạo checklist trong excel được sử dụng phổ biến, rộng rãi trong nhà hàng và khách sạn nhằm phục vụ cho nhiều lợi ích khác nhau trong mỗi trường hợp khác nhau. 

Mẫu checklist công việc ngành nhà hàng

Với nhân sự làm việc trong khối nhà hàng, checklist được dùng để giúp nhân viên ghi nhớ những nội dung công việc cần được thực hiện và kiểm soát công việc và phân chia thời gian làm việc hợp lý. Từng mục công việc cần thời gian hoàn thành công việc khác nhau tùy mức độ khó dễ, vì vậy việc sử dụng checklist mẫu có thể giúp nhân sự tự đo lường được khoảng thời gian cần thiết cho công việc nhằm tối ưu thời gian. Checklist mẫu của bộ phận nhà hàng cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp vì giúp đảm bảo được tiến độ hoàn thành công việc, duy trì tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn và mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất. 

Đối với cấp quản lý nhà hàng thì chức năng của checklist là gì? Những nhà quản lý có thể dựa vào checklist để phân biệt được lượng công việc của từng vị trí và từng mục để phân bố thời gian hợp lý. Dựa vào việc tạo checklist trong excel mà những nhà quản lý có thể hợp lý hóa quy trình giao việc cho từng vị trí công việc, từng bộ phận nhằm tập trung thực hiện định hướng nhân viên trong bộ phận. Checklist mẫu chính là công cụ hỗ trợ trong quá trình làm việc giúp phát hiện và khắc phục những sai sót hiện có. Mục đích của checklist đa dạng trong khối nhà hàng với nhiều lợi ích khác nhau và phát huy được tác dụng khi người dùng biết cách tối ưu hóa công việc. 

Xem thêm: Control panel là gì? Cách sử dụng mang lại hiệu suất công việc cao (Phần 1)

2. Mục đích sử dụng Checklist trong công nghệ code

Không chỉ được sử dụng cho khối nhà hàng mà tác dụng của checklist là gì còn được phát huy trong nhiều ngành nghề khác như công nghệ code. Với ngành này, checklist được dùng để lập một danh sách những chức năng mà tester cần kiểm tra theo quy trình để giúp nhân viên nắm tổng thể chức năng theo mức độ thành công hoặc lỗi của đoạn code. Với ngành công nghệ phần mềm như code thì checklist mẫu có thể được dùng để kiểm soát công việc theo từng mục đích riêng.

Mẫu checklist công việc ngành code

Checklist  mẫu là công cụ giúp cho người dùng đảm bảo yêu cầu của client trong quy trình kiểm tra và giúp người dùng kiểm soát nhưng yêu cầu cơ bản mà không xảy ra lỗi.

Checklist còn được dùng để đảm bảo phần mềm đang hoạt động với mức độ bao phủ theo quy định cần thiết và đảm bảo phần mềm được kiểm tra và rà soát với mật độ cần thiết. 

Bên cạnh đó, checklist mẫu còn giúp cho tester thoát khỏi áp lực công việc và bỏ quên lỗi khi rà soát trong quá trình làm việc. Kèm theo đó, checklist còn giúp người dùng kiểm soát những công việc về đảm bảo độ chính xác và sự hoàn chỉnh của một phần mềm. 

Trên đây là mục đích nhỏ của checklist là gì, tuy nhiên việc kiểm tra code có thể cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Song song đó, mục đích của những công việc khác trong checklist vẫn đóng vai trò chính trong kiểm soát công việc, giúp người dùng rà soát dễ dàng, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc.

Mục đích của checklist là gì thực tế rất đa dạng trong khối nhà hàng, khách sạn với nhiều lợi ích. Vì vậy với những lợi ích như trên, checklist được xem là công cụ đắc lực giúp hỗ trợ quá trình làm việc của nhân viên với khách hàng. Nhờ vậy những hoạt động tối ưu hóa dễ dàng thực hiện một cách chuyên nghiệp và thông minh.

Xem thêm: Tin học văn phòng là gì? Vì sao là kỹ năng không thể thiếu trong công việc.

3. Mục đích sử dụng Checklist trong chăm sóc sức khỏe 

Trong ngành chăm sóc sức khỏe, tác dụng của checklist là gì? Checklist được dùng trong việc thực hành chăm sóc sức khỏe nhằm hướng dẫn thực hiện lâm sàng. Một ví dụ cơ bản của checklist là gì trong chăm sóc sức khỏe là danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật của WHO - danh sách được phát hiện nhằm cải thiện sự an toàn của bệnh nhân và có hiệu lực trong một nhóm bệnh viện ở Canada.

Mẫu checklist công việc ngành chăm sóc sức khỏe

Bên cạnh đó, việc sử dụng checklist trong chăm sóc sức khỏe cũng đạt được những thành công nhất định và khả năng chuyển đổi giữa cài đặt. Tại Anh, có nghiên cứu về việc thực hiện kiểm tra cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế cho những bệnh nhân cao tuổi nhập viện cho thấy danh sách những đối tượng kiểm tra với những hạn chế về đánh giá yếu trong chăm sóc cấp tính. Công việc đó cần thiết để có thể hiểu và lập danh sách kiểm tra chăm sóc đa ngành. 

Theo một phân tích tổng hợp thì tỷ lệ tử vong trong danh sách kiểm tra đang giảm 23% với tất cả những biến chứng giảm 40%, các nghiên cứu với chất lượng cao được yêu cầu nhằm mục đích phân tích tổng hợp mạnh mẽ. 

VI. Ưu, nhược điểm của Checklist mà người dùng cần biết

Từ những thông tin trên về checklist là gì, ta thấy được những ứng dụng điển hình trong những ngành nghề khác nhau từ hỗ trợ mảng công việc đến đảm đảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Hiệu quả mà checklist mang lại hỗ trợ quá trình kiểm soát và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Mỗi nhà quản lý cần xây dựng một bản checklist riêng dựa vào cơ sở công việc, quy định làm việc và quy mô công việc nhằm bám sát theo công việc. Ngoài ra, khí xác định nội dung checklist là gì, họ cần dựa vào những tiêu chuẩn cơ bản nhất nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao trong công việc. 

Song song với những ưu điểm, checklist là gì vẫn có một số mặt hạn chế cần được quan tâm. Khi phụ thuộc quá mức vào checklist là gì, chúng ta sẽ dễ bị cản trở khi xử lý tình huống có độ cấp thiết về thời gian như những trường hợp y tế khẩn cấp. Khi đó, danh sách checklist là gì không nên được áp dụng trong những trường hợp mang tính khẩn cấp. Quá trình đào tạo chuyên sâu gồm những danh sách kiểm tra có thể tích hợp sử dụng hoạt động kiểm tra với kỹ thuật để thích ứng tốt hơn.

Xem thêm: Ứng dụng phương pháp Kanban hiệu quả trong quản lý công việc

VII. Phân biệt checklist và to-do list

Khi tìm hiểu khái niệm checklist là gì, bạn thấy khái niệm này khá quen thuộc vì dễ liên tưởng đến to do list. Tuy nhiên, để phát huy tác dụng của checklist là gì, bạn nên phân định rõ ràng khái niệm của hai thuật ngữ này. 

Mẫu checklist công việc và to do list

To do list là danh sách những việc cần làm có thể là những việc tạc rời, ví dụ như routine buổi sáng, trong khi checklist là danh sách những việc cần làm để hoàn thành một quy trình làm việc nhằm đảm bảo chất lượng công việc. Vì vậy, những công việc danh sách công việc trong checklist là gì thường được xếp theo trình tự và có liên quan mật thiết với nhau. 

To do list có thể là danh sách nhiều checklist vì checklist là tất cả những bước nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. 

Ví dụ:

VIII. Kết luận 

Khái niệm checklist là gì không quá xa lạ, tuy nhiên để phát huy được tác dụng của checklist là gì thì bạn cần hiểu rõ khái niệm này. Checklist được áp dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau với những đầu mục công việc riêng biệt. Không thể loại bỏ tác dụng hay chức năng của checklist với mỗi vị trí công việc dù là nhân viên hay cấp quản lý. Với mỗi người, việc hiểu và tận dụng để đạt hiệu quả cao trong công việc là điều cần thiết.