Điều cần biết về thư mời phỏng vấn và những mẫu thư mời phỏng vấn hay nhất

Bạn đang cần phải soạn thảo mời phỏng vấn để gửi thông tin tới các ứng viên sau khi họ đã xuất sắc vượt qua vòng đơn. Bạn còn loay hoay chưa biết nên bắt đầu từ đâu, mẫu thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp ở đâu? Tất cả sẽ được giải đáp sau.

I. Mẫu thư mời phỏng vấn là gì?

Bạn có thể hiểu một cách đơn giản, sau khi bạn gửi hồ sơ ứng tuyển vào vị trí mong muốn tại một công ty. Và bạn xuất sắc vượt qua vòng đơn, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn một lá thư mời phỏng vấn. Đó là lá thư thông báo kết quả phỏng vấn gửi tới bạn. Như vậy, một mẫu thư mời phỏng vấnlà mẫu thư mà các doanh nghiệp, công ty sử dụng để một phần thông báo tới các ứng viên đã vượt qua vòng đơn, phần còn lại đưa ra lời mời tới một buổi phỏng vấn có thời gian và địa điểm rõ ràng để tiếp tục hành trình tìm kiếm nhân sự phù hợp với công ty. 

Có thể nói thư mời phỏng vấn đóng một vài trò quan trọng trong việc tuyển dụng nhân sự của công ty. Đối với những ứng viên không may mắn vượt qua vòng đơn, nhà tuyển dụng sẽ gửi một lá thư thông báo kết quả phỏng vấn nhưng không phải là thư hẹn phỏng vấn. Ngược lại, những ứng viên được tham gia vòng phỏng vấn trực tiếp thì thư mời phỏng vấn đồng thời thông báo kết quả phỏng vấn cũng đồng thời là thư hẹn phỏng vấn. 

II. Nội dung cơ bản của mẫu thư mời phỏng vấn

Thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp hay không đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thể hiện bộ mặt của công ty và sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng. Vì vậy, với thư mời phỏng vấn không nên có những lỗi sai sót gì và thậm chí những lỗi như sai chính tả, sai cấu trúc ngữ pháp là điều không nên xảy ra. Đôi lúc, nhà tuyển dụng có thể nhầm hay sai tên của một bạn ứng viên. Tuy họ không thích điều này nhưng họ sẵn sàng nhắc khéo lại tên của mình và hiểu cho nhà tuyển dụng khi phải gửi thư tới rất nhiều ứng viên khác nhau. Vậy nên, với một thư mời phỏng vấn thì những nội dung cơ bản bắt buộc có là điều nhà tuyển dụng quan tâm hơn cả. 

1. Tiêu đề

Có nhiều cách đặt tên cho tiêu đề trong thư mời phỏng vấn, nhưng thông thường tiêu đề thư mời phỏng vấn sẽ được đặt là: Thư mời phỏng vấn. Việc đặt tiêu đề như này vừa đúng chuẩn, vừa đơn giản và cũng nói lên mục đích chính của lá thư cũng thư thông báo kết quả phỏng vấn tới ứng viên. Riêng đối với việc gửi thư mời phỏng vấn qua email thì tiêu đề email sẽ thường là cú pháp bên dưới đây: Thư mời tham gia phỏng vấn - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty. Với tiêu đề trên sẽ dễ dàng cho cả người tuyển dụng lẫn ứng viên trong việc lựa chọn thứ tự ưu tiên xem trong hòm thư điện tử và việc nhận dạng vị trí ứng tuyển đối với ứng viên gửi hồ sơ xin việc tới nhiều công ty. 

2. Thông tin của người nhận phỏng vấn

Các thông tin của người nhận phỏng vấn trong thư mời phỏng vấn bao gồm:

• Họ và tên
• Địa chỉ email
• Số điện thoại
• Địa chỉ nhà (nếu có)

Lưu ý đối với nhà tuyển dụng là các thông tin của người nhận phỏng vấn nên được sao chép lại chính xác để tránh trường hợp thông tin thư thông báo kết quả phỏng vấn không đến được với ứng viên. Một số trường hợp nhầm lẫn về SĐT hay địa chỉ thư điện tử đã dẫn đến kết quả không mong muốn như vậy.

3. Nội dung thông báo về quá trình phỏng vấn

Các nội dung thông báo liên quan tới buổi phỏng vấn sẽ được nhà tuyển dụng đề cập tới trong thư mời phỏng vấn và bao gồm:

• Địa điểm phỏng vấn
• Vị trí phỏng vấn hay vị trí ứng tuyển
• Thời gian cụ thể, chính xác tới phút.
• Thông tin xác nhận phỏng vấn dành cho ứng viên. Nếu ứng viên có lý do bắt buộc không thể tham dự được thì liên hệ lại với phòng tuyển dụng của công ty theo địa chỉ email hoặc SĐT do công ty cung cấp luôn trong thư mời phỏng vấn. 

4. Xác nhận của công ty/doanh nghiệp

Có thể nói, mẫu thư mời phỏng vấn không quá phức tạp nhưng tính chất của thư này lại vô cùng quan trọng không chỉ riêng bên tuyển dụng mà còn cả người ứng tuyển. Vì vậy, các thông tin trong thư phải thật chính xác, rõ ràng, rành mạch các nội dung. Do đó, ngôn ngữ dành cho thư mời phỏng vấn không nên sử dụng các câu biểu cảm hay câu cầu khiến để bộc lộ cảm xúc và thái độ của người viết. Trước khi soạn thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên cân nhắc kỹ lưỡng về thời gian và địa điểm phỏng vấn tránh các trường hợp đổi lại lịch phỏng vấn và thay đổi địa điểm, điều đó vừa bất tiện cho ứng viên xin việc lại gây thêm phiền phức cho bên tuyển dụng khi phải gửi lại thư mời phỏng vấn về việc thay đổi thông tin.

Thông thường, thông tin tuyển dụng của các công ty sẽ được lựa chọn đăng trên các trang web có uy tín hay các trang mạng xã hội có sự lựa chọn thông tin, điều đó sẽ đem đến sự tin tưởng cho ứng viên và góp phần thu hút nhiều ứng cử viên tiềm năng. Một cách nữa để thể hiện sự xác nhận của công ty đó là ngoài việc gửi thư mời phỏng vấn thông qua hòm thư điện tử, nhà tuyển dụng còn gọi điện trực tiếp để xác nhận rõ ràng hơn tới ứng viên. Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều đã làm được điều này. 

III. Các mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Việt hay nhất

Dưới đây tôi sẽ cung cấp một số mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn trong quá trình tôi sưu tầm được, hy vọng sẽ là nguồn tài liệu tốt dành cho các bạn.

a. Mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn bằng tiếng Việt

THƯ MỜI PHỎNG VẤN

Kính gửi: Anh/chị [tên]

Công ty vui lòng gửi thông tin tới anh/chị về kết quả của đợt xét duyệt CV vừa qua, anh/chị đã rất xuất sắc vượt qua vòng đơn. Công ty gửi thư mời phỏng vấn này để xác nhận một số thông tin về buổi phỏng vấn:

Vị trí tuyển dụng: nhân viên Marketing

Thời gian: ngày 15 tháng 08 năm 2019

Địa điểm: Tại phòng nhân sự của công ty với địa chỉ...

Nếu mong muốn biết thêm các thông tin và chi tiết khác, anh/chị vui lòng liên hệ qua SĐT 0123 456 798 .

Công ty chúng tôi rất mong anh/chị có thể thu xếp thời gian để  đến buổi phỏng vấn của công ty chúng tôi. Nếu có bất kỳ điều gì, vui lòng liên hệ lại và xác nhận thông tin tham gia phỏng vấn.

Hy vọng sẽ gặp lại anh/chị trong buổi phỏng vấn sắp tới

Trân trọng kính chào! 

TP. Nhân sự

Ký tên

Thư mời phỏng vấn 

b. Mẫu thư mời phỏng vấn qua email bằng tiếng Việt

Thư mời tham gia phỏng vấn - Công ty TNHH X - Nhân viên Marketing toàn thời gian

Anh Nguyễn Văn A thân mến,

Đầu tiên, công ty chúng tôi gửi lời cảm ơn tới anh đã quan tâm tới công ty và vị trí mà công ty đang tuyển dụng.

Tôi là Nguyễn Hoài Phương - Trưởng bộ phận Tuyển Dụng của công ty TNHH X. Qua hồ sơ của anh, chúng tôi nhận thấy anh là một ứng cử viên sáng giá và có những tố chất tốt cần có của một nhân viên Marketing mà chúng tôi cần. Vì vậy, chúng tôi chức mừng vì Anh đã rất xuất sắc vượt qua nhiều ứng viên để đi đến tiếp phần phỏng vấn trực tiếp.

Chúng tôi xin thông báo một số thông tin về buổi phỏng vấn:

Thời gian: ngày 25 tháng 08 năm 2019

Địa điểm: Tại văn phòng tuyển dụng của công ty

Anh vui lòng xác nhận lại thông tin và sự có mặt để buổi phỏng vấn diễn ra thành công. Nếu anh có bất kỳ thắc mắc gì vui lòng liên hệ lại qua email này hoặc thông qua số điện thoại của tôi: 0123 456 987.

Chúng tôi rất mong sớm được gặp anh trong buổi phỏng vấn.

Trân trọng

Phương 

Nguyễn Hoài Phương - Tuyển dụng C.T TNHH X

Thư mời phỏng vấn email

IV.  Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Có một số công ty thì việc biên soạn những lá thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh là điều bắt buộc. Vậy mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh có gì khác tiếng Việt nhỉ? Cùng tìm hiểu nhé!

Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

1. Những nội dung cần có trong thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Đối với nhân viên nhân sự hay các nhân viên trong các phòng tuyển dụng thuộc các tập đoàn lớn hoặc thuộc sự quản lý của Tập đoàn nước ngoài thì điều ép buộc là phải có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh cũng như trao đổi các thông tin phải sử dụng tiếng Anh. Do vậy, các lá thư mời phỏng vấn cũng cần được biên soạn bằng tiếng Anh. Về cơ bản thì một mẫu thư mời phỏng vấn hay mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh cũng cần có những thông tin cơ bản như một mẫu thư thông thường bằng tiếng Việt, đó là:

Tên ứng viên được tham gia phỏng vấn, thường được gọi thân mật bằng tên riêng thay vì cả họ và tên như thư bằng tiếng Việt. Chẳng hạn Dear My, Dear Phan Anh...

Vị trí ứng tuyển tại công ty kèm theo lời cảm ơn vì đã gửi hồ sơ tuyển dụng tới công ty.Chẳng hạn: Thank you for  the position of  accountant of [name of company]. (cảm ơn bạn đã gửi đơn đăng ký ứng tuyển tại công ty [tên công ty] tại vị trí kế toán.

Thời gian và địa điểm phỏng vấn

Xác nhận phỏng vấn: và địa chỉ liên lạc: If you have any questions or need to reschedule, please contact me at [phone number] or via [email address] (nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin vui lòng liên hệ cho tôi thông qua SĐT hoặc địa chỉ email (địa chỉ hòm thư)).

Với thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, văn phong nên trang trọng, chuyên nghiệp, không sử dụng các từ viết tắt. Và tránh nhầm lẫn các lỗi đơn giản như chính tả, dấu câu, ...

2. Ví dụ mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

Ở phần trên tôi đã chỉ rõ những nội dung cần có của một thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, dưới đây tôi sẽ cung cấp mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh để các bạn có thêm thông tin hữu ích. 

Dear Hoa,

Thank you for your applying for the position of accountant at X hotel. We would like to invite you to come to our company to interview. And this is some information for the interview:

• Time: September 15, 2019
• Place: Recruiter Room of X hotel

You will have an interview with Mrs. Joanna. The interview usually lasts about 15 minutes. Please bring your document to the interview.

If you have any question, please contact me at 0123 456 899 or 123xhotel.com

We looking forward to seeing you in the interview!

Sincerely

 

V. Những lưu ý khi gửi thư mời tham dự phỏng vấn

Khi gửi thư mời tham dự phỏng vấn, các công ty cần lưu ý những điểm sau:

• Thời gian từ lúc gửi thư mời phỏng vấn đến thời điểm diễn ra phỏng vấn phải là khoảng 5 - 7 ngày bởi ứng viên (đặc biệt là những người còn đang đi làm cho một công ty khác) cần phải có thời gian để xin nghỉ và sắp xếp lịch đến phỏng vấn.
• Phần mở đầu nhất định phải nhắc đến tên ứng viên, cho dù bạn sử dụng mẫu thư mời nào đi chăng nữa.
• Không quên đề cập đến vị trí ứng tuyển bởi ứng viên có thể ứng tuyển vào một vài vị trí khác nhau trong các công ty khác nhau cùng lúc.
• Thông tin về thời gian, địa điểm và cách thức phỏng vấn phải chính xác.
• Thông báo cho ứng viên những gì cần mang theo khi đi phỏng vấn.
• Có thể cung cấp thêm thông tin về công ty, đặc biệt là thông tin của người sẽ trực tiếp thực hiện buổi phỏng vấn.
• Ghi rõ thông tin liên hệ của người phỏng vấn hoặc bộ phận tuyển dụng.
• Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi.
• Nên gọi điện thoại để thông báo cho ứng viên sau khi gửi thư mời tham dự phỏng vấn.

VI. Kết luận

Khi bạn đọc đến những dòng này, chắc chắn rằng bạn đã hiểu hơn nhiều điều liên quan tới thư mời phỏng vấn rồi phải không nhỉ? Nếu như bạn là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp thì một lá thư mời phỏng vấn không thể làm khó được bạn. Còn nếu bạn đang chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề tuyển dụng thì có lẽ bạn cũng đang loay hoay với những mẫu thư mời phỏng vấn để gửi cho các ứng viên rồi phải không nhỉ? Nhưng không sao cả, chúng chỉ làm bạn khó khăn một chút trong thời gian đầu thôi, không có gì có thể thách thức bạn mãi được. Và tôi luôn tin tưởng rằng 123job.vn sẽ luôn đồng hành cùng bạn để bước tới những thành công cao hơn.