5s là gì? Chương trình 5s được áp dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp

5s-Phương pháp thường xuyên được các doanh nghiệp, công ty áp dụng. Vậy thực chất 5s là gì? Nó có vai trò gì? Hay làm cách nào giúp chương trình 5s đạt kết quả cao? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí nhé!

Môi trường làm việc luôn được đánh giá là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp và cả quyết định hiệu suất của công việc. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp Nhật bản đã hiểu được mô hình 5s là gì, tiêu chuẩn 5s là gì và quy trình làm việc áp dụng quy tắc 5s đã mang lại thành công không nhỏ. Phương pháp này tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, tiện lợi và tạo điều kiện cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng

I. 5s là gì?

5s là gì? Tiêu chuẩn 5s là gì? Hiểu một cách đơn giản thì 5s là một phương pháp để quản lý thời gian, tối ưu quy trình làm việc và sắp xếp môi trường làm việc. Tiêu chuẩn 5s được lấy từ các chữ cái đầu của từ tiếng Nhật bao gồm “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”, Seiketsu” và “Shistuke”, các từ ấy lần lượt được tạm dịch sang Tiếng Việt là “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc” và “sẵn sàng”. Các nguyên tắc chung của phương pháp 5s có thể được hiểu như sau:

• SEIRI: Sàng lọc những vật dụng thực sự không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
• SEITON: Sắp xếp mọi đồ đạc ngăn nắp, có trật tự nhất định, dễ dàng khi sử dụng.
• SEISO: Là vệ sinh tại nơi làm việc kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị đều phải sạch sẽ. 
• SEIKETSU: Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất.
• SHITSUKE: Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.

Phương pháp 5s là gì

II. Lợi ích khi áp dụng chương trình 5s tại nơi làm việc

Lợi ích khi áp dụng mô hình 5s vào quy trình làm việc là gì? Thực hành một mô hình 5s luôn đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong các tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất. Dưới đây là một số lợi ích khi áp dụng quy trình 5s là gì tại nơi làm việc mà 123job muốn gửi tới bạn đọc:

• Đầu tiên và quan trọng nhất chính là việc góp phần xây dựng nên một nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
• Phát huy được những ý tưởng mới mẻ, sáng kiến hay.
• Là thước đo quan trọng giúp tinh thần kỷ luật, tự giác của mọi người tại nơi làm việc cao hơn.
• Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
• Cán bộ, công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
• Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp, góp phần làm tăng doanh số bán hàng. 

III. Mục tiêu chính của chương trình 5s là gì?

Mục tiêu chính của mô hình 5s bao gồm:

• Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người trong công ty. 
• Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.
• Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
• Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
• Loại trừ các vật dụng không cần thiết, tổ chức nơi làm việc khoa học. Tránh lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. 
• Xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ và chuyên nghiệp.
• Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế những sai sót. Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm.
• Nâng cao ý thức, trách nhiệm và đạo đức của mỗi nhân viên trong công ty. Nâng cao sự hiểu biết, thấu hiểu lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc nhóm.

IV. Ý nghĩa của hoạt động 5s là gì?

Áp dụng phương pháp 5s thành công bạn nhận ra các thay đổi kỳ diệu trong công ty. Khi tìm hiểu xem mô hình 5s là gì, các tiêu chuẩn 5s là gì và quy tắc 5s thì chắc chắn bạn sẽ biết được những lợi ích to lớn của nó đối với doanh nghiệp. 5s giúp loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc, sắp xếp môi trường làm việc tiện lợi, khuyến khích tinh thần tập thể. Từ đó giúp nhân viên có thái độ lao động tích cực và trách nhiệm hơn. Dưới đây là một số ý nghĩa quan trọng của quy trình 5s:

• Đảm bảo sức khỏe của các nhân viên trong công ty.
• Cải tiến năng suất lao động.
• Nâng cao chất lượng của từng sản phẩm.
• Giảm chi phí sản xuất.
• Nâng cao tinh thần làm việc và tạo ra bầu không khí vui vẻ, cởi mở.

Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ- Ý nghĩa lớn nhất của hoạt động 5s

V. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5s là gì?

1. Lãnh đạo là người luôn cam kết và hỗ trợ

Để hiểu thêm về tiêu chuẩn 5s là gì, bạn cần biết yếu tố đầu tiên và cũng là quan trọng nhất tạo nên thành công cho phương pháp 5s chính là lời cam kết, hỗ trợ của lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vô cùng cần thiết. Một lời cam kết hay sự hỗ trợ của cấp trên sẽ tạo động lực cũng như truyền cảm hứng rất lớn để các thành viên trong doanh nghiệp áp dụng tốt phương pháp 5s.

2. Hãy bắt đầu và tiến hành đào tạo

Để mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của mô hình 5s là gì thì việc đào tạo là vô cùng cần thiết. Bạn cần cung cấp cho nhân viên trong công ty những kiến thức, cách tiến hành cơ bản những quy tắc 5s. Nếu đã nắm vững được những kiến thức cơ bản cũng như nắm vững được phương pháp thì chắc chắn một điều 5s của bạn sẽ rất thành công.

3. Mọi người đều phải tự nguyện tham gia

Sau khi nhận thức được ý nghĩa của 5s là gì, họ sẽ tự giác, chủ động tiến hành quy trình 5s như một thói quen. Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5s.

4. Lặp lại chương trình 5s với tiêu chuẩn cao hơn

Quy trình 5s cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ bởi mục đích của điều này là nhằm duy trì, cải tiến công tác quản lý của tổ chức. Các quy tắc 5s được áp dụng đầu tiên tại Toyota ở Nhật Bản. Với nguyên tắc lấy con người làm trọng tâm phát triển thì có thể nói mô hình 5s là phương pháp được sử dụng rộng rãi và trong đó có Việt Nam. Những lợi ích to lớn từ những tiêu chuẩn 5s mang lại tạo ra các hiệu quả tức thì, xây dựng hình ảnh công ty hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí.

VI. Chương trình 5s được sử dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp

Mô hình 5s được áp dụng với mọi loại hình tổ chức, mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp. Dù là ai thì cũng ưa thích sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp tại nơi làm việc. Đó là lý do tại sao tiêu chuẩn 5s được đề cao và sử dụng rộng rãi, phổ biến đối với các doanh nghiệp.

Người Việt Nam thường không có thói quen chọn lọc và sắp xếp các đồ vật theo cách gọn gàng nhất. Ngay cả những thứ không cần thiết thì chúng ta vẫn chưa học được cách loại bỏ chúng. Chính vì vậy, trong quy trình làm việc thường có thói quen xấu, tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt, không theo quy trình 5s hiện đại.

Một vấn đề thường xuyên xảy ra đối với các nước nghèo, các nước đang phát triển nói chung và doanh nghiệp Việt Nam nói riêng là:

• Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức, đồ vật không được tổ chức một cách gọn gàng 
• Không ngăn nắp: Khi cần dùng đến đồ vật nào đó thì không tìm thấy, phải đi mua mặc dù có sẵn điều đó làm gây tốn phí bảo quản, phí mua đồ mới. 
• Mất quá nhiều thời gian trong việc tìm kiếm đồ đạc, xếp đồ. 
• Cảng kho bừa bộn, hàng tồn kho nhiều, giao hàng chậm trễ, không đúng với kế hoạch đã được lập ra. 
• Thiết bị văn phòng không được vệ sinh thường xuyên, nhiều máy móc không hoạt động được 
• Sàn nhà, cửa sổ, đèn...thường bị lãng quên, không được vệ sinh dẫn đến bị bám bụi và ảnh hưởng sức khỏe 
• Nơi làm việc không an toàn, vẫn còn tình trạng các công trình, nơi làm việc xảy ra nhiều sự cố 
• Tinh thần lao động của nhân viên chưa cao. 

Đối với một số công ty đang xây dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thì quy tắc 5s là bước bắt buộc. Xây dựng chương trình 5s tốt sẽ giúp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.

Chương trình 5s được sử dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp

VII. Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện chương trình 5s là gì?

1. Seiri (Sàng lọc)

Bước 1: Cùng với một vài đồng nghiệp nào đó, hãy quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình. Hãy phát hiện, xác định và loại bỏ đi những thứ thực sự không cần thiết cho công việc.

Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp không thể quyết định được một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy để nó riêng ra một nơi, đồng thời đánh dấu lại cụ thể ngày tháng sẽ hủy. 

Bước 3:

• Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng – bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho công việc nữa.
• Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy đề ra một cột mốc thời gian cụ thể để xử lý.

Chú ý:

• Khi sàng lọc những thứ cần bỏ đi thì đừng quên kiểm tra trong ngăn tủ, từng ngóc ngách, những nơi nhỏ nhất.  
• Khi hủy bỏ đi những thứ thuộc tài sản của tổ chức/doanh nghiệp, thì bạn nên nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết. Bên cạnh đó thì cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.

2. Seiton (Sắp xếp)

Bước 1: Bạn phải chắc chắn rằng mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn. Sau đó hãy suy nghĩ xem sắp xếp như thế nào để thuận tiện theo quy trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn.

Bước 2: Trước khi đưa ra quyết định thì đừng quên trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. Đồng thời phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được vị trí của các đồ vật để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.

Bước 3: Tạo cho bản thân một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Đừng quên việc ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác.

Lưu ý:

• Mục đích chính của Seiton là tạo ra nơi làm việc được an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy, những vật như màn che, rèm để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết.
• Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì điều đó lại càng tốt.

3. Seiso (Sạch sẽ)

Chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm có một mối quan hệ rất mật thiết với nhau. Seiso là một bước phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày. Sau đây là một vài gợi ý cho bước này của bạn:

• Đừng đợi đến lúc mọi thứ trở nên dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, đồ đạc, dụng cụ…một cách thường xuyên, làm cho mọi thứ không còn cơ hội để dơ bẩn.
• Dành 3 phút mỗi ngày để làm thực hiện bước Seiso.
• Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng, chính vì vậy bạn và đồng nghiệp đều có trách nhiệm, đối với môi trường xung quanh. 
• Hãy tạo cho bản thân thói quen giữ vệ sinh ngay cả ở nơi công cộng, đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi.
• Vệ sinh dọn dẹp cũng cần được kiểm tra thường xuyên. Điều này vô cùng quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng. 

4. Seiketsu (Săn sóc)

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được ở 3 bước nêu trên. Sau đây là những gợi ý cho Seiketsu của bạn:

• Tạo ra một hệ thống chuyên nghiệp nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc, đồng thời việc lập ra kế hoạch, lịch làm vệ sinh cũng là điều bắt buộc. 
• Việc áp dụng các phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và có vai trò rất lớn trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia chương trình 5s.

Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện chương trình 5s

5. Shistuke (Sẵn sàng)

• Thực hiện phương pháp 5s một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh:
• Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống.
• Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
• Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. 

Lưu ý: Để nâng cao Shistuke của nhân viên trong các tổ chức/doanh nghiệp thì vai trò của người lãnh đạo, phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

VIII. Những gợi ý giúp chương trình 5s của doanh nghiệp đạt kết quả cao

• Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp Brainstorming (phương pháp động não) .
• Luôn xác định, tìm tòi ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.
• Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp, chưa sạch sẽ để cải tiến.
• Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để nâng cấp, cải tiến.
• Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ chúng. 
• Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.
• Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.
• Khuyến khích, chỉ ra được những vai trò to lớn để mọi nhân viên đều có thói quen sử dụng phương pháp 5s.
• Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.

IX. Phân biệt chiến lược 5s và Kaizen

Kaizen giống như một triết lý, chiến lược cụ thể xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp bằng phương pháp liên tục bứt phá và sáng tạo nhằm tối ưu chi phí sản xuất cho doanh nghiệp, tăng lợi nhuận đồng thời giảm tối đa áp lực làm việc cho mỗi cá nhân, khiến công việc trở lên đơn nhẹ nhàng hơn, tiện ích và hiệu quả hơn.

Còn 5S được biết đến là một cách thức, công cụ nhỏ nằm trong các công cụ lớn là Kaizen. Chiến lược 5S chú trọng vào việc hướng tới sự gọn gàng, tiện lợi, nhanh chóng nhất trong quá trình làm việc. Qua đó góp phần nâng cao năng suất cho doanh nghiệp bằng cách thức tối ưu diện tích lưu trữ, giảm đáng kể thời gian kiếm tìm tài liệu…

Nhìn chung, Kaizen là một triết lý lớn, bao gồm rất nhiều phương pháp, trong đó có phương pháp 5S, chúng đều hướng tới mục tiêu chung là liên tục cải tiến nhằm nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng của mỗi công việc, mỗi cá nhân.

X. Kết luận

5s- Phương pháp đóng một vai trò quan trọng, đứng sau sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Thực hiện tốt 5s cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn đang nắm giữ một chìa khóa quan trọng trong tay. Trên đây là một số chia sẻ về phương pháp 5s là gì mà 123job muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng bài viết trên mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Chúc bạn áp dụng phương pháp này thành công!