Mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh đầy đủ và chi tiết nhất

Để hoạt động của doanh nghiệp tiến hành hiệu quả, cấp trên thường xuyên đặt ra KPI cho các bộ phận cấp dưới. Theo đó, mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh là điều băn khoăn của không ít các nhà quản trị. Hãy đọc bài viết sau để biết rõ hơn khái niệm này nhé!

I. KPI là gì? Một số thuật ngữ thường gặp về KPI

Chúng ta sẽ bắt đầu từ định nghĩa cơ bản… KPI chính là từ viết tắt của Key Performance Indicator - chỉ số đo lường hiệu quả công việc. Con số này được thể hiện qua tỷ lệ, các chỉ tiêu định lượng, các mẫu số liệu, từ đó đánh giá hiệu quả, hoạt động của cá nhân hay tổ chức. Trong lĩnh vực kinh doanh, mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh sẽ hỗ trợ nhà quản lý trong việc theo dõi tiến độ làm việc của nhân sự. Từ đó các điều chỉnh cụ thể sẽ được đưa ra cho phù hợp. Cụ thể hơn, một mẫu KPI của nhân viên kinh doanh sẽ bao gồm các thành phần:

• Báo cáo số liệu: Kho, tiêu thụ, số liệu hàng tồn, bán ra
• Báo cáo lượng công nợ thu hồi
• Số lần hoàn thành và chậm các báo cáo cần thiết
• Đưa ra kế hoạch kinh doanh
• Tìm kiếm đối tác

Là  một quản lý, bạn cũng cần nắm rõ một số thuật ngữ thường gặp sau:
1.KRI (Key risk indicator): Trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh, các nhà quản trị sẽ sử dụng chỉ số này để đo lường mức độ rủi ro chủ yếu. Doanh nghiệp sẽ nhìn vào chỉ số này để dự đoán từng mức độ rủi ro trong hoạt động làm ăn.
2. CSF (Critical success factor): là thuật ngữ này bao gồm tất cả các biến số quyết định thành công của doanh nghiệp. CSF sẽ vạch ra chính xác các cách mà doanh nghiệp cần làm để đạt được mục tiêu đã đề ra.
3. Performance metrics: Đây là chỉ số đo lường mức độ hiệu quả, hành vi của các cá thể hoạt động trong doanh nghiệp. Ví dụ như trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh, sẽ có các chỉ tiêu để đánh giá mức độ hiệu quả công việc như: Số contact mới, số lượng khách hàng tiềm năng mới, mức độ tương tác của khách hàng,... 
Những thuật ngữ này sẽ xuất hiện rất nhiều trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh cơ bản. Việc nắm được bản chất và cách vận dụng chúng giúp cho doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp hơn.

KPI là gì?

II. Những chỉ tiêu KPIs cho nhân viên kinh doanh thời hiện đại

1. Số contacts mới (New Leads/Opportunities)

Đây là một chỉ tiêu quan trọng luôn có trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh. Nhìn vào chỉ tiêu này bạn sẽ biết được số mẫu về trong tuần/tháng vừa qua, đội ngũ bán hàng đã liên hệ hết chưa, tỷ lệ chuyển đổi là bao nhiêu, con số so với tuần trước tăng hay giảm? Lý do của sự tăng giảm này là gì? Một nhà quản lý sẽ luôn phải nắm được con số này để điều chỉnh phù hợp số lượng nhân sự, đồng thời phối hợp chặt chẽ với đội ngũ marketing.

2. Tỷ lệ chi phí bỏ ra để có được khách hàng mới (Client Acquisition Rates)

Một chỉ số cần có trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh chính là tỷ lệ chi phí bỏ ra để có được khách hàng mới. Sử dụng tỷ lệ này để điều chỉnh cách tiếp cận khi liên hệ với khách hàng. Liệu quy trình sale của bạn đã tốt chưa? Đội ngũ bán hàng để tìm hiểu về khách hàng tiềm năng trước khi liên hệ hay chưa? Hình thức liên hệ hiện tại có tốt không (gặp mặt trực tiếp, telesale, email,…).
Ngoài ra chỉ số KPI cho nhân viên kinh doanh này cũng giúp người lead team biết được nhân viên nào có thành tích tốt bằng việc so sánh tỷ lệ chuyển đổi giữa các nhân viên với nhau. Nếu sự khác biệt về tỷ lệ chuyển đổi chỉ diễn ra trong thời gian ngắn, thì có thể do sự phân bố contact chất lượng không đồng đều nhau, không sao cả. Nhưng nếu diễn ra liên tục, thì ắt vấn đề nằm ở chính bạn nhân viên kinh doanh kia.

3. Doanh số bán hàng theo địa điểm (Sales Volume by Location)

So sánh doanh số bán hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một giai đoạn sẽ giúp nhà quản trị xác định được đâu là khu vực tiềm năng để phát triển mạng lưới kinh doanh. Ở trường hợp cụ thể, các giám đốc và CEO sẽ sử dụng chỉ số này trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh làm căn cứ cho việc kiểm soát nguồn cầu ở đâu là lớn nhất, và thấp nhất, sau đó lý giải tại sao lại có sự khác biệt này.
Nếu doanh số bán hàng ở khu vực A rất thấp, có thể bởi vì lượng nhu cầu ở đó quá ít, doanh nghiệp có thể tính đến trường hợp phải chuyển địa điểm cửa hàng đi nơi khác. Ngoài ra, nếu có 2 địa điểm có doanh số bán hàng tương đương nhau và tháng 1, hãy thử áp dụng chương trình khuyến mại vào tháng 2 rồi đổi chiều vào tháng 3 để biết vị trí nào đem lại nguồn doanh thu tốt.

4. Giá của đối thủ (Competitor Pricing)

Mặc dù quản lý và người chủ không nên theo dõi nhất cử nhất động của đối thủ làm gì cả, họ cũng nên có mối quan tâm nhất định tới vấn đề giá của sản phẩm đối thủ bởi nó sẽ tạo ra những chiến lược cạnh tranh rõ rệt. Bằng việc liên tục so sánh giá của mình và đối thủ, bạn cũng nhận biết được đâu là thời điểm tuyệt vời để đưa ra các chương trình khuyến mãi, để thu hút khách hàng hiệu quả hơn.

5. Mức độ tương tác của khách hàng hiện tại (Existing Client Engagement)

Duy trì một mối quan hệ tốt với khách sau khi việc mua bán đã kết thúc là một điều cực kỳ quan trọng để phát triển doanh nghiệp dài hạn. Bằng việc thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng, và đề xuất rằng liệu có thể giúp ích được gì nếu như có khó khăn trong quá trình sử dụng dịch vụ, người bán hàng sẽ xây dựng được lòng tin và sự yêu mến. Từ đó khách hàng sẽ luôn biết rằng ở công ty này luôn có một người nào đó sẽ hỗ trợ họ mỗi khi cần thiết. Áp dụng vào việc kiểm soát KPI phòng kinh doanh, bạn cần kiểm soát mức độ tương tác của khách hàng hiện tại, đồng thời yêu cầu các nhân viên của mình lên lịch trình liên hệ lại với các khách hàng cũ, để đảm bảo rằng khách hàng sẽ không quên đi thương hiệu của bạn mà chuyển sang sử dụng sản phẩm của đối thủ.

6. Sự hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction)

Làm công việc bán hàng đòi hỏi sự kiên trì, nhưng đôi khi, nhân viên của bạn cũng cảm thấy nhụt chí bởi KPI kinh doanh làm tạo ra cho họ vô số áp lực. Vậy nên là một người quản lý, cần phải tạo ra động lực và niềm vui trong công việc với họ.
Hãy tự hỏi, liệu nhân viên của mình có là một phần của tập thể? Họ có đồng ý với quy trình bán hàng đang được áp dụng? Thu thập phản hồi của nhân viên là điều rất cần thiết. Mặc dù chỉ số KPI kinh doanh này khá khó để đánh giá, bởi nó mang tính chất cảm tính. Tuy vậy, hãy yêu cầu nhân viên của bạn đánh giá mức độ hài lòng với công việc theo một thang điểm nhất định, đồng thời là trả lời các câu hỏi để hiểu rõ hơn điều gì làm cho họ cảm thấy hạnh phúc và không hạnh phúc.

7. Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng (Net Promoter Score (NPS))

Trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh, chỉ số KPI quan trọng cuối cùng chính là đo lường sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của bạn. Bạn có thể đề nghị khách hàng điền vào những phiếu khảo sát nhỏ để đánh giá mức độ hài lòng của họ theo thang điểm từ 0-10.
Hãy gửi khảo sát về đo lường sự hài lòng của khách hàng này thường xuyên, nhưng đối với những khách hàng mới cũng chú ý đừng gửi cho họ quá sớm. Khoảng thời gian hợp lý để gửi đó là từ 3-6 tháng tùy thuộc vào ngành kinh doanh của bạn, tốc độ ra mắt các sản phẩm mới thay thế sản phẩm cũ... Đánh giá tỷ lệ giữa những người ghét, người thỏa mãn, và người thích bạn. Liệu có cách nào để giảm phần trăm số những người từ 0-6 điểm và tăng những người từ 7-10 điểm lên không?

Khi bạn đã nắm được các chỉ số trên để vận dụng vào mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh, công việc sẽ luôn ở trong tầm kiểm soát. Theo đó, có thể căn cứ vào mức độ từng chỉ số để quyết định sự điều chỉnh hợp lý cho hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn...

III. Cách xây dựng và tính toán KPI cho nhân viên kinh doanh

1. Đề xuất mục tiêu cụ thể cho KPI

Trước khi xây dựng mẫu KPI cho phòng kinh doanh, cần phải đề xuất mục tiêu cụ thể để phù hợp với tình hình hiện tại của công ty. Bên cạnh đó, nhìn vào KPI, người ta có thể hình dung được tầm nhìn và phương thức, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai cùng với mục tiêu mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi công ty trong từng thị trường. Chỉ số KPI cho nhân viên kinh doanh cần phải diễn tả bằng những con số trực quan, cụ thể và đo lường được. 

2. Xác định bộ phận xây dựng Kpi cho nhân viên sales và chia sẻ KPI với các bên liên quan trong doanh nghiệp

Xây dựng Kpi cho nhân viên sales nên được xây dựng trong 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Trưởng bộ phận kinh doanh - là người hiểu rõ và tổng quan nhất về đội ngũ sales từ sức khỏe đội sales tới năng lực của nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, việc giao cho bộ phận kinh doanh tự đưa ra KPI có thể sẽ dẫn đến thiếu khách quan hoặc chỉ tiêu đặt ra quá thấp. Dẫn đến việc đánh giá và phân tích số liệu kinh doanh thiếu chính xác.

Trường hợp 2: Bộ phận hành chính – Nhân sự hoặc nhà chuyên môn
Với phương pháp này sẽ đảm bảo được tính khách quan trong việc đặt ra các chỉ tiêu KPI nhưng lại thiếu thực tế. Dễ gây xung đột nội bộ công ty (giữa phòng kinh doanh và bộ phận hành chính nhân sự).

Thêm nữa, KPI sẽ trở nên vô nghĩa, nếu như nó không được truyền đạt tới các bên liên quan trong doanh nghiệp. Nhân viên các phòng ban, người trực tiếp triển khai và thực hiện các hoạt động, cần phải là người nắm và hiểu rõ nhất tầm nhìn và chiến lược của công ty trong tương lai. Nhưng truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPI cần phải được diễn đạt một cách tường minh, rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của nhân viên nhằm cải thiện KPI, khiến nó trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp.

Xác định rõ Kpi để tạo tầm ảnh hưởng hiệu quả

3. Nền tảng của KPIs

Điều đầu tiên quản lý cần xác định kỳ vọng điều gì từ nhân viên để nên các chỉ tiêu KPIs phù hợp:
Ví dụ:

• Đảm bảo doanh số bán hàng,
• Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ
• Tìm kiếm khách hàng mới
  Tương ứng với phải trả lời các câu hỏi:
• Để tạo ra doanh số từ khách hàng mới cần phải làm gì ?
• Để tạo ra doanh số từ khách hàng cũ cần phải làm gì ?

4. Chính sách lương – thưởng cho nhân viên sale

Song song với việc xây dựng KPI cho phòng kinh doanh, nhà quản lý cũng cần thiết lập cả những chế độ lương - thưởng cho nhân viên trong trường hợp làm đủ/vượt KPI. Đây là sự thúc đẩy hiệu quả, cũng là “liều thuốc an thần” giải tỏa áp lực cho họ.

5. Xây dựng kế hoạch triển khai

Thực tế, nếu không có kế hoạch triển khai cụ thể, việc thực hiện mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh sẽ trở lên khó khăn hơn rất nhiều. Thông thường, để triển khai kế hoạch sẽ bao gồm những việc sau:
Truyền thông: con người luôn có xu hướng phản ứng với những sự thay đổi mới mà tác động trực tiếp đến quyền lợi của mình dù chưa biết nó có chính xác hay không.
Sales: là lĩnh vực đa dạng về trình độ (từ thạc sĩ, cử nhân đại học, thậm chí chỉ là những người tốt nghiệp cấp 3). Vì vậy, không phải ai cũng hiểu rõ về KPIs. Doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo theo đối tượng. Những nhân viên có trình độ không cao có thể setup đào tạo thêm.
Chính sách thúc đẩy: Đây chính là chính sách về lương – thưởng – phụ cấp theo nguyên tắc WIN – WIN.
Lộ trình triển khai: Thiết lập và áp dụng các chỉ số KPIs cần phải phụ thuộc vào quy mô và tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

6. Công cụ giám sát nhân viên kinh doanh qua chỉ số KPIs

Cho dù có một kế hoạch triển khai KPIs tốt thế nào cũng không thể chắc chắn nếu không được giám sát.
Công cụ giám sát các chỉ số KPIs của CRMVIET đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nó có thể thiết lập và tùy chỉnh các chỉ số KPI cho các phòng ban/bộ phận tùy thuộc vào năng lực của nhân viên.

7. Review lại KPI hàng tuần hoặc hàng tháng

Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là một điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Thực tế cho thấy, không phải mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh nào doanh nghiệp đề ra cũng hoàn toàn đem lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Và chỉ khi áp dụng vào thực tế, bạn mới nhận thấy sự bất cập trong những hoạt động mà bạn đã đề ra từ trước đó. Chính vì vậy, việc kiểm tra KPI là việc cần phải thực hiện thường xuyên.

8. Đảm bảo KPI đã đề ra phải mang tính thực tiễn

Doanh nghiệp bạn có thể áp dụng theo 5 bước dưới đây để đảm bảo KPI bạn đặt ra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp:

• Review mục tiêu doanh nghiệp.
• Phân tích hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
• Đề xuất KPI trong ngắn và dài hạn.
• Thảo luận đề xuất của bạn với các phòng ban khác.
• Review quá trình thực hiện và có những điều chỉnh phù hợp.

9. Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Mẫu KPI kinh doanh luôn cần phải có những cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, để nó không bị trở nên lạc hậu với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp, vốn phải thường xuyên thay đổi để thích ứng với thị trường. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp bạn cần phải review lại KPI sau mỗi khoảng thời gian cố định, để bạn kịp thời bổ sung và điều chỉnh các chỉ số cụ thể nhằm tối đa hóa hiệu suất công việc.

10. Kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thể thực hiện được hay không

Nếu đề xuất KPI đánh giá nhân viên kinh doanh mà doanh nghiệp không thể nào thực hiện được vì nhiều lý do (như không đủ nguồn lực, thách thức tới từ thị trường quá lớn,…), hiệu quả mà KPI đem về sẽ không thực sự như mong muốn của doanh nghiệp. Nếu đề xuất KPI đánh giá nhân viên kinh doanh thấp hơn so với năng lực thực sự, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội để bứt phá trong tương lai.
Chính vì thế, việc tính toán bảng KPI nhân viên kinh doanh có tính khả thi cao là một điều vô cùng quan trọng, quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ bổ trợ để xác định KPI chính xác như Google Analytics.

IV. 10 điều cần lưu ý khi xây dựng KPI

Dưới đây là 10 điều bạn cần lưu ý khi xây dựng KPI nhân viên kinh doanh cho doanh nghiệp, tổ chức của mình:
1. Thiết lập KPI dựa trên số lượng người bị ảnh hưởng, chịu tác động bởi chỉ số đo lường ấy.
2. Chỉ số phải khách quan và không dựa trên các ý kiến chủ quan.
3. Bắt nguồn từ chiến lược và tập trung vào sự cải tiến.
4. Được xác định rõ ràng, đơn giản và để hiểu.
5. Có liên quan với một mục tiêu rõ ràng.
6. Cần nhất quán (để duy trì và cải tiến trong tương lai)
7. Cần cụ thể và liên quan trực tiếp tới một mục tiêu cụ thể.
8. Phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp, mang tính khả thi cao.
9. Cung cấp thông tin phản hồi kịp thời và chính xác.
10. Phản ánh chuẩn xác quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, nên tham khảo ý kiến của các bên liên quan.
Trên đây là toàn bộ thông tin về KPI cho nhân viên kinh doanh mà chúng tôi muốn gửi tới bạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi và hãy tiếp tục đón xem những phần sau của chúng tôi!