Sale admin là gì? Kinh nghiệm làm việc cho các sale admin mới vào nghề

Sự phát triển bùng nổ của nền kinh tế hiện nay dẫn đến vô số cơ hội cho các ngành nghề khác nhau, một trong số đó là vị trí Sale admin. Vậy vị trí này cần những yêu cầu gì? Hãy cùng 123job tìm hiểu nhé…

Không như một số nghề khác bị đào thải dần khi thị trường trở nên khắt khe và chuyên nghiệp hơn, Sale admin dần khẳng định vị trí của nó khi chuyển mình thành một trong số những nghề nghiệp hot nhất hiện nay với nhu cầu tuyển dụng cực cao, nhất là ở những công ty có quy mô lớn. Mức đãi ngộ dành cho vị trí này cũng luôn là một con số đáng mơ ước đối với một số ngành nghề khác...

I. Sale admin là gì

Sale admin là gì?

Sale admin là cách viết ngắn gọn của Sales Administrator (SA), hay còn gọi là  thư ký phòng kinh doanh. Họ có nhiệm vụ trở thành cánh tay đắc lực, thực hiện hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Về cơ bản, một Sale admin sẽ làm việc dưới quyền và thực hiện báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh của từng cơ sở. Có thể nói đây là vị trí chủ chốt, liên quan trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, và cũng trả lời cho câu hỏi vì sao lương của Sale admin luôn hấp dẫn. Công việc của một Sale admin về cơ bản không có yêu cầu quá cao về trình độ chuyên môn, nhưng hầu hết sẽ cần bạn phải có kiến thức về kinh doanh để có thể đảm nhiệm hiệu quả. Đồng thời, sẽ là lợi thế lớn cho bạn khi ứng tuyển vào vị trí này nếu đã tốt nghiệp các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh… hoặc đã có kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực bán hàng… Bên cạnh đó việc sở hữu ngoại hình khá, khả năng giao tiếp, đàm phán, thương lượng và ngoại ngữ tốt cũng là được coi là một trong số những yêu cầu bắt buộc cần có đối với Sale admin. Với tầm quan trọng như vậy, chúng ta cùng tìm hiểu Sale admin làm gì trong phần mô tả công việc Sale admin dưới đây nhé...

II. Công việc cụ thể của một sale admin

Công việc cụ thể của Sale admin

Khi nhắc đến một vị trí thư ký, có thể bạn sẽ nhầm lẫn với việc xử lý giấy tờ và làm việc một cách gián tiếp với các bộ phận kinh doanh, nhưng Sale admin lại hoàn toàn khác. Đây là bộ phận sẽ đảm nhiệm và liên quan trực tiếp tới hoạt động của bộ phận kinh doanh. Tuy nhiên, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng là một trong số những yếu tố chính quyết định phạm vi nghĩa vụ của một Sale admin. Mặc dù vậy, công việc của Sale admin thường có cùng những nhiệm vụ chính như sau:
– Trực tiếp tham gia hỗ trợ xây dựng các kế hoạch cho bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó quan sát từng bước tiến độ thực hiện của kế hoạch và đốc thúc các thành viên của dự án hoàn thành công việc được giao.
– Nghiên cứu, soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính có yếu tố liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh như làm báo giá, thư chào hàng, lên hợp đồng,…
– Sale admin sẽ là những người có trách nhiệm đứng ra liên hệ với khách hàng hoặc đối tác, đồng thời góp phần tư vấn hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh với doanh nghiệp.
– Liên tục cập nhật dữ liệu hoạt động của bộ phận kinh doanh, từ đó tổng hợp dữ liệu, thực hiện báo cáo kết quả lên cho ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về con đường trở thành một nhân viên Sale admin thực thụ nhé...

III. Kinh nghiệm làm việc cho các sale admin mới vào nghề

Bước 1: Đọc và tìm hiểu tất cả các tài liệu

Tất nhiên, để thực hiện một công việc mới nào, bạn cũng cần tìm hiểu thật kỹ về nó. Đó là lý do vì sao trước khi muốn trở thành một Sale admin thành công, bạn nên dùng thời gian một cách hiệu quả và hợp lý để tìm hiểu tất cả các tài liệu liên quan đến đặc điểm của những sản phẩm mà doanh nghiệp tương lai của bạn đang sản xuất. Đây sẽ là chìa khóa quan trọng để bạn hiểu rõ và tư vấn cho khách hàng về sản phẩm của mình, do đó, bước này bạn cần làm thật cẩn thận và tâm huyết.

Bước 2: Tạo lòng tin cho khách hàng thông qua kênh online

Cách tạo lòng tin cho khách hàng tốt nhất chính là thông qua các video giới thiệu sản phẩm trực tiếp. Trong các video này, bạn nên truyền tải tất cả những hướng dẫn, giải thích, cũng như mô tả ứng dụng của sản phẩm trong cuộc sống. Bạn sẽ bất ngờ với hiệu quả của việc làm này. Vô hình chung, nó sẽ giúp cho khách hàng hiểu và kích thích mạnh mẽ nhu cầu sở hữu sản phẩm của họ. Tuy nhiên, bạn cần hết sức lưu ý, sau mỗi video giới thiệu hãy gắn thêm thông tin chi tiết để khách hàng có thể liên hệ mua sản phẩm, không nên để “nhu cầu” của khách hàng bị “thử thách” bởi tình trạng thiếu thông tin. 

Bước 3: Giới thiệu sản phẩm trực tiếp

Sau khi thực hiện xong bước 2, lúc này bạn chắc hẳn đã chiếm trọn niềm tin của khách hàng, họ sẽ liên hệ với bạn thông qua thông tin bạn gắn dưới video. Chính lúc này, chúng ta với nhiệm vụ Sale admin, bắt buộc phải gặp gỡ họ. Cách tiếp cận khách hàng trở thành quan trọng hơn bao giờ hết. 
Ở bước này, rất có thể khách hàng vẫn sẽ hỏi lại một số thông tin cơ bản về sản phẩm, bạn hãy chắc chắn rằng mình nắm rõ những thông tin mà có thể video chưa đề cập. Cuộc gặp gỡ khách hàng ở bước này thực chất là cuộc gặp để trao đổi về lòng tin. Một Sale admin cần cho khách hàng thấy được tính chuyên nghiệp, phong thái nói chuyện, sự ân cần và giá cả, khuyến mãi, đây được coi là những yếu tố quan trọng quyết định. 
Trong đó, sự ân cần có lẽ là chìa khóa quan trọng nhất. Theo đó, bạn cần chú ý đến từng tiểu tiết của khách hàng. Hãy để cho sự tinh tế, quan tâm của bạn chiếm được sự tin tưởng, gần gũi nơi khách hàng, và bạn sẽ nắm chắc phần thắng.
Chỉ khi đứng vững được ngay từ giai đoạn mới vào nghề, bạn mới có thể nắm bắt được cơ hội thăng tiến của Sale admin. Do đó, việc tìm hiểu kỹ và làm theo 3 bước trên đây nên được hiểu như bước chạy đà quan trọng cho sự nghiệp của bạn. Nếu biết cố gắng, nỗ lực trong công việc cộng với sự trau dồi kiến thức chuyên môn, sau một thời gian đảm nhiệm vị trí Sale admin, bạn hoàn toàn có thể thăng tiến lên các cấp bậc cao hơn. Việc nắm vững tình hình hoạt động kinh doanh và có khả năng phân tích, đánh giá tiềm lực phát triển kinh doanh của công ty sẽ giúp bạn có thể đảm nhận các vị trí cao hơn như :
– Điều hành kinh doanh .
– Giám sát kinh doanh .
– Giám đốc kinh doanh của công ty.

IV. Bộ câu hỏi phỏng vấn sale admin

Để bắt đầu công việc Sale admin, bạn cần trải qua một vòng phỏng vấn khá chuyên nghiệp, ở đây các nhà tuyển dụng sẽ thử thách bạn ở những câu hỏi quan trọng mà bạn cần chú ý để ghi điểm một cách tốt nhất. Sau đây là một số câu hỏi mà các nhà tuyển dụng tổng hợp sau rất nhiều kinh nghiệm phỏng vấn Sale admin:

1. Bạn hãy giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn?

Đây có lẽ là câu hỏi để bắt đầu mọi cuộc phỏng vấn, bao gồm cả cuộc phỏng vấn về vị trí Sale admin. Ở đây, bạn cần đề cập đến điểm mạnh về kiến thức và kỹ năng của bản thân liên quan đến vị trí tuyển dụng để chứng tỏ bạn xứng đáng trở thành một ứng viên sáng giá cho vị trí này. Bởi đây chính là lúc nhà tuyển dụng đưa ra những đánh giá đầu tiên về bạn và quyết định thử thách bạn trong những câu hỏi tiếp theo.

2. Kế hoạch trong 5 năm tới của bạn là gì?

Bạn cần trả lời câu này thật khéo léo, và cho nhà tuyển dụng thấy được mức độ tâm huyết của bạn dành cho vị trí Sale admin bạn đang nhắm đến.
Ở câu hỏi này, bạn có thể đề cập tới việc muốn trở thành nhân viên xuất sắc nhất trong bộ phận, đồng thời được có được lòng tin của leader và các đồng nghiệp. Bởi vậy, ngay từ bây giờ, bạn đã luôn nhắc nhở bản thân cố gắng nhiều hơn nữa để củng cố năng lực của bản thân.

3. Hãy nêu lý do khiến chúng tôi chọn bạn cho vị trí Thư ký phòng kinh doanh?

Đây chính là lúc thích hợp nhất để bạn thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy sự chuyên nghiệp của mình đối với vị trí Sale admin. Bằng cách mô tả tất cả những gì bạn đã tìm hiểu được trong Bước 1 của phần III chúng ta vừa đề cập vừa rồi. Càng nhiều thông tin về sản phẩm mà bạn nói ra, càng chứng tỏ được niềm đam mê, sự quan tâm nghiêm túc đến doanh nghiệp và vị trí Sale admin.

4. Bạn đối mặt và giải quyết căng thẳng khi đảm nhiệm vị trí Sales Admin như thế nào?

Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ đem tới cho nhà tuyển dụng của bạn cái nhìn khái quát về cách bạn ứng phó/xử lý những tình huống không mong muốn trong mối quan hệ với khách hàng sau này, từ đó bạn mới có thể củng cố thêm niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

5. Hãy mô tả một ngày đặc biệt của bạn khi đảm nhiệm công việc của một Sales Admin?

Ở đây, nhà tuyển dụng sẽ xác định được mức độ nhận biết các nhiệm vụ và lịch trình làm việc của một Sale admin nói chung, từ đó họ sẽ cảm nhận được các trải nghiệm đó có thực sự đặc biệt đối với bạn hay không.

6. Đồng nghiệp mô tả bạn là người như thế nào?

Câu trả lời thông minh nhất lúc này chính là - “Đồng nghiệp hoàn toàn tin tưởng tôi và luôn mong muốn làm việc cùng tôi” - câu trả lời này sẽ cho nhà tuyển dụng thấy kỹ năng làm việc nhóm cùng tinh thần trách nhiệm của bạn – hai tố chất hoàn toàn cần thiết đối với một Sale admin. Bên cạnh đó, việc leader một nhóm cần sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt mới có thể tập hợp và phân công công việc cho từng thành viên một cách hợp lý và khoa học.

V. Kết luận

Sale admin - cơ hội nghề nghiệp rộng mở

Mặc dù cơ hội việc làm hiện nay là rất lớn, nhưng để tìm được một công việc chất lượng với mức lương hấp dẫn không phải là điều đơn giản. Trên đây là một số những thông tin cơ bản về việc làm Sale admin - một nghề khá hot trong thị trường lao động hiện nay. Mong rằng bạn đã có cho mình hành trang thật vững chắc để bắt đầu sự nghiệp ở vị trí này. Hãy cùng đón đọc 123job ở những bài viết bổ ích tiếp theo nhé!

Xem thêm:

Telesale là gì? Mô tả công việc của telesales hàng ngày

Sales Executive là gì? Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn Sales Executive

Sale online là gì? Những bật mí về công việc Sale online

Sale Engineer là gì? Không học kỹ thuật có làm Sale Engineer được không?