PO là từ được dùng rất nhiều trong các lĩnh vực kinh tế. Vậy PO là gì? PO được ứng dụng và giúp ích được cho công việc quản lý như thế nào? Các bạn hãy đón đọc bài viết dưới đây của 123job nhé!

Xuất nhập khẩu, bưu chính viễn thông, vận tải… là những ngành và thị trường được ứng dụng đơn đặt hàng PO nhiều nhất. Tại mỗi ngành đó, PO đều đóng một vai trò riêng và giúp cho người mua và người bán không xảy ra những mâu thuẫn đáng tiếc. Cùng tìm hiểu tiếp bài viết để có cái nhìn đúng nhất về PO nhé!

I. PO là gì

PO là gì? PO được viết tắt từ Purchase order, có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng là một hình thức xác nhận của đơn hàng, đây được xem là tài liệu trong thương mại được gửi từ người bán đến người mua để ủy quyền mua hàng. Ngoài ra, PO còn là một phần trong đơn đặt hàng hệ thống trong hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. 

po là gì

PO là gì?

II. Vai trò của PO

PO được xem là tài liệu dùng trong việc kiểm tra các vấn đề liên quan đến đơn hàng theo thời gian và dịch vụ trong các cuộc giao dịch. Mục đích của chúng là giúp các giao dịch dịch vụ và hàng hóa trở nên thuận tiện hơn. Bởi khi giao dịch sẽ gặp phải rất nhiều rủi ro nên việc sử dụng PO sẽ có những điểm mạnh sau:

  • Người bán sẽ được bảo vệ khi người mua từ chối chi trả cho sản phẩm và dịch vụ
  • Giúp người quản lý có thể chi tiêu tốt hơn
  • Giúp người mua truyền đạt đúng được ý định, lựa chọn và mong muốn của người bán
  • Giúp quản lý tốt những yêu cầu về đặt hàng và chi phí đặt hàng
  • Hợp lý hóa quy trình mua hàng theo đúng tiêu chuẩn

III. Ứng dụng của PO

Đơn đặt hàng PO được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, mang lại những giá trị lớn cho kinh tế. Dưới đây là những ứng dụng phổ biến nhất của PO:

  • Trong lĩnh vực cổ phiếu: Dễ dàng tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng và trong thị trường chứng khoán.
  • Trong lĩnh vực dịch vụ: Tìm kiếm được các dịch vụ và tiện ích đi kèm.
  • Trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân: PO giúp việc sử dụng sản phẩm nhập khẩu thuận tiện hơn.
  • Tạo niềm tin cho khách hàng: PO giúp người tiêu dùng biết rõ nguồn gốc, xuất xứ của những sản phẩm trong nước cũng như nước ngoài.

ứng dụng rộng rãi của po

Ứng dụng rộng rãi của PO trong nhiều lĩnh vực

IV. Nội dung của PO

Một mẫu PO chuẩn bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:

  • Số và ngày tháng
  • Thông tin người mua và nhà cung cấp bao gồm: Tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại/fax
  • PIC
  • Phần mô tả hàng hóa/sản phẩm
  • Số lượng hàng hóa/sản phẩm
  • Phần thông số kỹ thuật/Chất lượng hàng hóa
  • Nhãn và đơn giá hàng hóa
  • Giá trị hợp đồng/Tổng số tiền hợp đồng
  • Điều khoản thanh toán
  • Thời gian, điều kiện và những điều kiện khi giao hàng
  • Tài khoản ngân hàng, con dấu đại diện
  • Chữ ký của các bên

V. Phân biệt PO và hóa đơn

Đơn đặt hàng và hóa đơn có rất nhiều điểm giống nhau như cả hai điều là hợp đồng có tính ràng buộc pháp lý. Nội dung giữa hóa đơn và PO cũng có những điểm giống nhau. Tuy nhiên, hai loại “hợp đồng” này cũng có những điểm khác biệt rõ ràng như sau:

  • PO sẽ được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hóa hoặc dịch vụ còn hóa đơn sẽ được tạo ra bởi bên bán để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ được cung cấp.
  • PO được gửi cho người bán còn hóa đơn thì ngược lại, hóa đơn sẽ được gửi cho người mua.
  • Đơn đặt hàng sẽ liệt kê đầy đủ, chi tiết về đơn hàng, ngày giao hàng, trong khi hóa đơn sẽ liệt kê giá đơn hàng, điều khoản, điều kiện thanh toán đơn hàng và ngày đến hạn thanh toán.
  • PO được tạo ra khi khách hàng đặt hàng còn hóa đơn được tạo ra khi đơn hàng được hoàn tất.
  • Đơn đặt hàng PO sẽ ghi rõ chi tiết hợp đồng mua bán còn hóa đơn sẽ để xác nhận việc bán hàng.

phân biệt giữa po và hóa đơn

Phân biệt giữa đơn đặt hàng PO và hóa đơn

VI. Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả nhất với PO là gì?

Quản lý đơn hàng tốt sẽ giúp bạn cải thiện được việc theo dõi mua hàng, bán hàng… Trong suốt quá trình quản lý đơn hàng, hệ thống quản lý sẽ truyền đạt lại thông tin một cách chính xác nhất về trạng thái hiện tại của đơn hàng. Lúc này, phần mềm quản lý đơn hàng sẽ giúp việc quản lý đơn hàng dễ dàng, khoa học hơn rất nhiều, việc quản lý sẽ nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Nhưng trên thực tế, không phải công ty nào cũng có được phần mềm quản lý đơn hàng mà họ vẫn đang trong quá trình gặp khó khăn trong khâu xử lý và làm việc kém hiệu quả. Việc này sẽ làm giảm sự tin cậy của khách hàng và khiến doanh nghiệp mất đi sự uy tín. Bên cạnh đó, có một số doanh nghiệp nhỏ lại không quan tâm đến việc xử lý đơn hàng vì lý do thiếu nhân lực. 

Vậy muốn quản lý đơn hàng hiệu quả mà vẫn không mất nhiều chi phí thì giải pháp được đề cập đến ở đây là gì? Đó chính là việc sử dụng hiệu quả PO. Khi sử dụng, doanh nghiệp sẽ mất một số tiền vào những khoản đầu tư nhưng bù lại doanh nghiệp sẽ nhận được những kinh nghiệm quý báu và cải thiện được quá trình tiếp xúc và chăm sóc khách hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, doanh thu cũng từ đó tăng lên. 

VII. Ý nghĩa của PO trong các lĩnh vực

1. PO trong bưu chính viễn thông

PO trong lĩnh vực bưu chính được hiểu là “bưu điện”, là nơi diễn ra các cuộc giao dịch khi nhận hàng hóa và chuyển giao hàng hóa.

2. PO trong thanh toán

Tại lĩnh vực này, PO được hiểu theo nghĩa phức tạp hơn, đó là một loại thẻ cho phép khách hàng rút tiền từ tài khoản quốc tế Paypal của mình. Hình thức này được coi là một công ty cung cấp các dịch vụ thẻ ghi nợ, thực hiện chuyển tiền được cho nhiều quốc gia khác nhau, thanh toán trực tuyến và các giao dịch thương mại điện tử trên nhiều quốc gia, vùng lãnh thổ.

Đặc biệt, khi khách hàng đăng ký sử dụng thẻ, họ có thể chọn nhận tiền tại bất cứ ngân hàng nào tại Việt Nam.

3. PO trong vận tải

PO trong lĩnh vực vận tải được hiểu là hình thức đơn giản theo hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng trong ngành này có đặc điểm:

  • Áp dụng cho những đơn hàng có giá trị tương đối lớn
  • Là giao dịch đầu tiên
  • PO được viết ra khi không có niềm tin thực sự vào doanh nghiệp
  • Có mối quan hệ mật thiết đối với đấu giá vận chuyển
  • Ngành vận tải có giao dịch kiểu chuỗi, liên kết với việc cung cấp và giao dịch dài hạn

VIII. Kết luận

PO được ứng dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnh vực và có vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, tùy vào những tình huống và bối cảnh khác nhau mà PO sẽ mang những ý nghĩa khác nhau. Tại mỗi trường hợp, người sử dụng cần lưu ý để áp dụng một cách hiệu quả nhất để tránh những sai lầm không đáng có.