Hàm đếm trong Excel là một trong những hàm cơ bản để thực hiện đếm các giá trị theo điều kiện cho trước. Vậy cú pháp và cách sử dụng của từng hàm đếm này trong Excel được thực hiện như thế nào?

Tiếp tục trong chuỗi bài viết về sử dụng Excel nằm trong bộ công cụ tin học văn phòng, hôm nay sẽ là cách sử dụng một trong những hàm cơ bản khác trong Excel bên cạnh hàm đếm ký tự, hàm tính tổng là hàm đếm có điều kiện (Countif, Countifs, Count, Counta) để thực hiện đếm dữ liệu, các đối tượng trong một bảng tính nhất định. 

I. Hàm đếm, hàm đếm có điều kiện, hàm đếm ký tự trong Excel là gì?

Hàm đếm trong Excel 2

Hàm đếm, hàm đếm có điều kiện, hàm đếm ký tự trong Excel là gì?

1. Các loại hàm đếm và ý nghĩa của nó trong Excel

Trong excel, bên cạnh hàm đếm ký tự thì có nhiều các hàm khác trong excel cũng dùng để đếm nhưng là đếm số lượng ô giá trị, và việc vận dụng hàm đếm excel nào còn tùy thuộc vào định dạng dữ liệu mà người dùng muốn đếm. Dưới đây là những hàm đếm hay được sử dụng trong excel:

  • Hàm đếm COUNT: đếm số ô có chứa dữ liệu là Số trong vùng được chọn.
  • Hàm COUNTA: Đếm số ô có chứa dữ liệu trong bảng.
  • Hàm COUNTBLANK: Đếm số ô trống có trong bảng quy định.
  • Hàm đếm COUNTIF: Hàm đếm dựa theo một điều kiện
  • Hàm COUNTIFS: Hàm đếm dựa theo nhiều điều kiện

2. Cách sử dụng hàm COUNT, COUNTA  

Cú pháp hàm COUNT: =COUNT(Value1,[value2],...)

Trong đó: 

  • value1: là tham số bắt buộc. Giá trị đầu tiên dùng để tham chiếu hay vùng chọn để đếm
  • value2,...: Hàm COUNT chỉ đếm tối đa 255 tham số, vùng chọn bổ sung, ô tham chiếu mà bạn muốn đếm số.

Một số lưu ý khi dùng hàm COUNT: 

  • Các tham số cần đếm ở định dạng số, ngày tháng hay được định dạng văn bản của số  sẽ được hàm COUNT đếm.
  • Các giá trị logic và các số trình bày ở dạng văn bản nhập trực tiếp vào danh sách các tham số trong hàm COUNT thì sẽ được đếm.
  • Các tham số có thể chứa hoặc tham chiếu đến những kiểu dữ liệu khác nhau nhưng hàm COUNT sẽ chỉ thực hiện đếm số.
  • Nếu muốn đếm những giá trị logic, văn bản hay các giá trị khác không thể thành chuyển số thì người dùng nên sử dụng hàm COUNTA.
  • Nếu muốn đếm vùng số thỏa mãn một hay nhiều điều kiện đã cho trước thì nên sử dụng hàm dếm có điều kiện  COUNTIF hoặc hàm COUNTIFS

Hàm COUNTA trong Excel

Công thức hàm đếm COUNTA: =COUNTA(value1,[value2], ...).

Trong đó value 1, value 2 là danh sách các giá trị, tham chiếu, phạm vi ô muốn đếm số. Value 1 là tham số bắt buộc còn các giá trị value phía sau không bắt buộc và chứa tối đa 255 giá trị.

Chú ý:

  • Hàm đếm này thực hiện đếm tất cả các ô chứa bất kỳ kiểu dữ liệu nào trừ những ô trống.
  • Nếu không muốn đếm những giá trị logic hay văn bản hay giá trị lỗi thì phải sử dụng hàm đếm COUNT.
  • Muốn đếm giá trị thỏa mãn mộ hay nhiều điều kiện nào đó thì người dùng sử dụng hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS.

II. Hàm đếm COUNTIF – đếm các ô thỏa mãn một điều kiện cho sẵn 

Hàm đếm trong Excel 3

Hàm đếm COUNTIF – đếm các ô thỏa mãn một điều kiện cho sẵn 

Hàm đếm COUNTIF có cú pháp là: =COUNTIF(range;criteria).

Trong đó

  • range: vùng muốn đếm dữ liệu. Đây là giá trị bắt buộc. Có thể là số, mảng hoặc tham chiếu  chứa số, những giá trị trống sẽ được bỏ qua.
  • Giá trị Criteria là phần điều kiện bắt buộc phải có để excel thực hiện đếm các giá trị trong phần range, có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hay chuỗi văn bản.

Lưu ý với người dùng:

  • Hàm COUNTIF sẽ trả về kết quả sau khi sử dụng điều kiện với các chuỗi ký tự hơn 255 ký tự.
  • Đối số criteria đặt trong dấu ngoặc kép và không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.

III. Hàm đếm COUNTIFS – hàm đếm có điều kiện

Hàm đếm trong Excel 4

Hàm đếm COUNTIFS – hàm đếm có điều kiện

Hàm Excel COUNTIFS trả về kết quả là số lượng các ô thỏa mãn nhiều điều kiện. COUNTIFS có thể được sử dụng với những điều kiện như ngày, text, số và các điều kiện khác. 

COUNTIFS hỗ trợ toán tử logic như >, , = và các ký tự đại diện (*,?) để kết hợp các phần.

Cú pháp hàm COUNTIFS: =COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,[Criteria_range2,Criteria2],…)

Trong đó các thành phần:

  • range1: phạm vi đầu tiên dùng để đánh giá.
  • criteria1: xác định phạm vi đầu tiên sử dụng điều kiện đầu tiên (criteria1), là thành phần bắt buộc.
  • range2 - [điều kiện bổ sung] phạm vi thứ hai dùng để đánh giá.
  • criteria2 - [điều kiện bổ sung] xác định phạm vi sử dụng điều kiện thứ 2.

Một số lưu ý khi dùng hàm COUNTIFS trong EXCEL

COUNTIFS đếm số ô trong trong vùng chọn khớp với nhiều điều kiện cho trước. Không giống như hàm đếm có điều kiện COUNTIF, hàm COUNTIFS cho phép áp dụng nhiều hơn một điều kiện kết hợp với nhiều hơn một phạm vi. Phạm vi và điều kiện được đi kèm theo cặp, và chỉ yêu cầu ở cặp đầu tiên. Đối với mỗi điều kiện được bổ sung, người dùng phải đưa vào các cặp phạm vi/điều kiện khác. Excel cho phép 127 cặp phạm vi/điều kiện trong một công thức.

IV. Hàm đếm bỏ qua các giá trị lặp lại

Hàm đếm trong Excel 5

Hàm đếm bỏ qua các giá trị lặp lại

Có rất nhiều lúc muốn đếm số lượng một danh sách nào đó tuy nhiên lại có quá nhiều các giá trị lặp lại, trong khi cần lấy ra tổng số duy nhất ở trong danh sách đó. Công thức kết hợp giữa hàm excel sumproduct và hàm countif có thể giải quyết bài toán khó khăn này: =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(range,range))

1. Cách thức hoạt động

Công thức sẽ xử lý thành phần từ trong ra ngoài, hàm countif đếm dữ liệu trong range theo mỗi giá trị riêng lẻ. Sau khi kết thúc hàm countif thì các giá trị lặp lại sẽ sẽ được hiểu giống như là phân số với tử số là 1, mẫu số là tổng, các giá trị xuất hiện 1 lần sẽ hiển thị là 1. Cuối cùng hàm sumproduct sẽ đưa ra tổng kết và trả về con số cuối cùng.

2. Xử lý trong trường hợp có ô rỗng

Trong trường hợp ô rỗng thì cần phải thay đổi công thức để phù hợp như công thức ở dưới đây =SUMPRODUCT((range"")/COUNTIF (range,range&""))

V. Kết luận

Trên là cách sử dụng các hàm đếm có điều kiện trong excel. Bên cạnh những hàm được sử dụng như hàm đếm ký tự LEN thì hàm đếm có điều kiện cũng được nhiều nhân viên văn phòng hay người làm việc liên quan đến công việc văn phòng sử dụng. Thành thạo các hàm trong excel chính là rèn luyện để thành thạo các kỹ năng trong tin học văn phòng.