Nhân viên văn phòng là gì? Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận quan trọng đối với mỗi công ty hay doanh nghiệp. Họ là những người chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến hành chính nhân sự.

Nhắc tới nhân viên văn phòng, nhiều người thường nghĩ ngay đến những người làm công việc đơn giản, an nhàn. Nhân viên văn phòng cũng chính là một trong những ngành nghề khá phổ biến ở nước ta hiện nay. Bạn đã thực sự hiểu rõ về nhân viên văn phòng hay chưa? Nhân viên văn phòng là ai? Công việc của nhân viên văn phòng là gì? Hãy cùng 123job tìm hiểu về ngành nghề này trong bài viết dưới đây nhé.

I. Nhân viên văn phòng là gì?

Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi. Trong tiếng anh, nhân viên văn phòng được hiểu là những Office Staff và được ví như những bảo mẫu của các công ty, thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Nhân viên văn phòng chính là một trong những bộ phận cốt lõi, là bộ phận không thể thiếu của mỗi cơ quan doanh nghiệp. Họ là những người chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính văn phòng  

Nhân viên văn phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ liên quan đến hành chính nhân sự trong công ty

Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn và gợi ý trả lời cho vị trí nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

II. Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Mô tả công việc nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng luôn luôn bận rộn đôi khi phải làm khá nhiều công việc cùng một lúc không giống như nhiều người thường nghĩ. Điều này càng thấy rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn. Nhân viên văn phòng giỏi là phải có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ, cũng như chuyên môn thì mới có thể giải quyết công việc tốt nhất. Đặc biệt, mộtCV nhân viên văn phòng ấn tượng cũng chính là lợi thế cho bạn khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng tại những doanh nghiệp lớn. Vậy bạn đã hiểu rõ hết những công việc của một nhân viên văn phòng chưa?

1. Công việc chung của nhân viên Văn phòng

2. Công việc cụ thể của nhân viên văn phòng 

2.1. Thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng

Mỗi tháng, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng phải phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của công ty. Những khoản chi phí cần thiết như: văn phòng phẩm cho công ty, chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty, … Đôi khi, nhân viên văn phòng tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ. 

2.2 Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân

Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, có thể là trực ở quầy lễ tân. Họ có nhiệm vụ trực và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty, họ cũng chính là những người đón tiếp khách hàng tới công ty. Bên cạnh đó, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của công ty, nhân viên hành chính văn phòng là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cuộc họp. Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu đặt ra với bạn là phải có kỹ năng xử lý tốt, khả năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, đặc biệt là phải có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.

Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân đón khách

Ngày nay, nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng ngày càng cao, cơ hội việc làm cho ngành nghề này càng ngày càng mở rộng hơn. Tuy nhiên, nhiều công ty, doanh nghiệp có yêu cầu khá cao về ngoại hình đối với nhân viên văn phòng nhất là ở những vị trí trực quầy lễ tân. Bởi nhân viên trực quầy lễ tân cũng giống như bộ mặt của công ty. Không chỉ vậy, một nhân viên hành chính văn phòng chuyên nghiệp ở vị trí trực quầy lễ tân còn phải có khả năng ngoại ngữ tốt. Chính vì vậy, bạn cũng nên cân nhắc kỹ khi ứng tuyển vị trí này ở các công ty nhé.

2.3. Đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ

Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ chính là thực hiện các công việc liên quan đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty. Nhân viên văn phòng trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàng cũng như đối tác và ngược lại. Họ có nhiệm vụ xử lý và lưu trữ các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Lưu ý, nhân viên hành chính văn phòng luôn phải đảm bảo bản gốc các tài liệu quan trọng được lưu trữ cẩn thận, trong trường hợp các bộ phận khác cần đến thì chỉ cung cấp bản photo có dấu công chứng. Bản chính của tài liệu chỉ cung cấp trong trường hợp thực sự cần thiết. 
Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm cho nhân viên cũng là nhiệm vụ quan trọng của nhân viên văn phòng. Nhân viên văn phòng đòi hỏi phải có hiểu biết về luật bảo hiểm đối với người lao động. Đôi khi, nhân viên hành chính văn phòng còn tham gia hỗ trợ cho bộ phận hành chính văn phòng xem xét, chọn lọc những hồ sơ xin việc từ các ứng viên. 
In ấn và photocopy tài liệu đáp ứng nhu cầu cho các phòng ban là nhiệm vụ của nhân viên văn phòng. Việc soạn thảo tài liệu trước khi đem in ấn cũng do họ đảm nhiệm. Chính vì vậy, nhân viên văn phòng cần phải thành thạo các kỹ năng cơ bản về tin học văn phòng như Word, Excel.

2.4. Quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm của công ty, nhân viên văn phòng phụ trách việc lên kế hoạch sau đó đề xuất lên cấp trên. Sau khi được thông qua đề xuất, phê duyệt và chi ngân sách, họ tiếp tục tiến hành hoạt động mua sắm những trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sử dụng. Trong quá trình các bộ phận phòng ban sử dụng trang thiết bị, nhân viên văn phòng phải theo dõi cũng như quản lý các trang thiết bị đó. Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Phần lớn các công ty hiện nay đều có hệ thống sách báo phục vụ cho nhu cầu thông tin và giải trí cho nhân viên. Nhân viên văn phòng có trách nhiệm quản lý, kiểm soát sách báo của công ty. 

2.5. Hỗ trợ dự án công ty

Bên cạnh những công việc như quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm công ty, quan tâm, theo dõi chế độ bảo hiểm nhân viên, đảm nhiệm công tác lễ tân, đón khách, … nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án của công ty khi cần thiết. Đối với những dự án lớn của công ty cần huy động lượng lớn nhân sự hỗ trợ, trong đó bao gồm cả nhân viên văn phòng. Công việc của họ lúc này chính là in ấn các hồ sơ, giấy tờ, xin dấu và chữ ký của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm dự án như phương tiện đi lại, ăn uống và nơi ở. Nhân viên văn phòng còn phải chuẩn bị tài liệu và những trang thiết bị đảm bảo quá trình công tác diễn ra thuận tiện nhất. 

Xem thêm: Cách viết CV nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

III. Mức lương của nhân viên văn phòng

Đối với mỗi người lao động, mức lương chính là một trong những lí do khiến họ lựa chọn công việc hành chính văn phòng. Vậy mức lương mà nhân viên văn phòng nhận được là bao nhiêu? 
Mức lương mà mỗi nhân viên văn phòng nhận được là khác nhau phụ thuộc và mỗi cấp bậc khác nhau của từng người và từng vị trí làm việc khác nhau. 

1. Ở vị trí, cấp bậc nhân viên

Mức lương mà một nhân viên văn phòng nhận được khi ở cấp bậc nhân viên nằm trong khoảng từ 5,5 triệu đến 7 triệu đồng. Mức lương này dành cho nhân sự ở vị trí nhân viên lễ tân, hay những nhân viên làm công tác hành chính nhân sự. Các vị trí này được áp dụng mức lương theo mức lương cơ sở, đảm bảo đáp ứng nhu cầu cho bạn.

2. Ở cấp bậc của thư ký

Với vị trí là thư ký hoặc trợ lý, nhân viên văn phòng ở cấp bậc này được nhận mức lương dao động trong khoảng từ 8,5 triệu đến 12 triệu đồng. Ở vị trí này, nhân viên văn phòng đòi hỏi mức độ công việc cao hơn, sắp xếp công việc, trợ lý cho giám đốc.

3. Ở cấp bậc quản lý

Đối với nhân viên văn phòng ở cấp bậc quản lý, họ sẽ được nhận mức lương dao động khoảng từ 9 triệu đến 25 triệu đồng. Tuy nhiên, ở cấp bậc này đòi hỏi họ phải là người có năng lực chuyên môn cao, có trình độ hiểu biết sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Không chỉ vậy, họ còn phải đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của nhà tuyển dụng về bằng cấp như tốt nghiệp các ngành về quản trị kinh doanh, các ngành về ngôn ngữ hay hành chính nhân sự, … Đồng thời, nhân sự ở cấp bậc quản lý cần có kinh nghiệm ít nhất là  2 năm mới có cơ hội ứng tuyển vào vị trí quản lý. 

Trên thực tế, mỗi ngành nghề đều có một mức lương cụ thể, phù hợp với tính chất và mức độ của mỗi công việc. Bạn có thể tham khảo một số công việc với mức lương phù hợp với nhu cầu tại việc làm nhân viên văn phòng hoặc việc làm thêm nhân viên văn phòng tại các tỉnh thành khác trong 123job.vn. Tìm kiếm việc làm và tham khảo thêm thông tin về các cơ quan, doanh nghiệp một cách thuận tiện và đơn giản nhất tại 123job.vn

Xem thêm: Tất tần tật những thông tin cơ bản về nhân viên văn phòng

IV. Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp là phải đáp ứng đầy đủ các kỹ năng chuyên môn cũng như những kỹ năng mềm, hỗ trợ giải quyết công việc tốt nhất. Tham khảo một số kỹ năng cơ bản của nhân viên văn phòng.

 1. Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Là nhân viên văn phòng, chắc chắn rằng họ hoàn toàn phải biết và nắm rõ được những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao. Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Excel, Word, Power Point, … cùng với một số công cụ khác phục vụ cho quá trình giải quyết công việc. Lưu ý, bạn phải không ngừng tìm tòi và nâng cao trình độ, sử dụng những công cụ khác nhau để giải quyết công việc, luôn chú ý rèn luyện thêm các kỹ năng nghiệp vụ.

Nhân viên văn phòng có đầy đủ những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm để giải quyết tốt công việc

2. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Trong lĩnh vực hành chính văn phòng nói riêng và trong tất cả các ngành nghề nói chung, giao tiếp là kỹ năng cực kỳ quan trọng. Là nhân viên văn phòng, bạn không cần thiết phải nói quá hay như các diễn giả, tuy nhiên, bạn phải có khả năng linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề, từng thời điểm và sự kiện khác nhau. Người có khả năng giao tiếp tốt chắc chắn sẽ có được nhiều thuận lợi hơn trong công việc. 
Bên cạnh khả năng giao tiếp linh hoạt, bạn cần phải rèn luyện cho mình khả năng lắng nghe tốt. Điều này giúp bạn tiếp thu tốt được các ý kiến khác nhau từ đồng nghiệp, xây dựng niềm tin và giúp cho những người đối diện với bạn có cảm giác được tôn trọng. Không chỉ vậy, việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ người khác sẽ giúp bạn có cơ hội nhìn nhận, đánh giá và chọn lọc ý kiến, nâng cao thêm vốn hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cho bản thân. Và lắng nghe cũng chính là công cụ hữu hiệu để bạn giải quyết những vấn đề xung quanh một cách tốt nhất.

3. Khả năng giải quyết vấn đề

Bất kỳ công việc nào cũng vậy, bạn luôn luôn gặp phải những khó khăn nhất định và những vướng mắc trong việc giải quyết những vấn đề gặp phải. Nhân viên văn phòng cũng vậy, đứng trước một vấn đề phát sinh, bạn cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng của nó tới hiệu quả công việc và những yếu tố liên quan. Đặc biệt, việc chia rẽ mất đoàn kết cũng có thể bắt nguồn từ đây nếu như bạn không biết cách giải quyết thật tốt. 

4. Kỹ năng học hỏi, rèn luyện bản thân

Là một nhân viên văn phòng, ngoài những kỹ năng cơ bản nêu trên, bạn còn phải luôn biết rèn luyện bản thân, trau dồi thêm nhiều kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ khác để hoàn thành tốt nhất công việc. Học hỏi và tiếp thu những vấn đề tiến bộ, cập nhật những cái mới, giúp ích cho giải quyết công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên tăng cường sự năng động, tự tin cho bản thân. Tư duy sáng tạo và nhạy bén  là một lợi thế hoàn hảo cho bạn nhé.

Xem thêm: HCNS là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự gồm những gì?

V. Lợi ích và khó khăn khi làm nhân viên văn phòng

1. Lợi ích khi làm nhân viên văn phòng

1.1. Có mức thu nhập ổn định

Nhân viên văn phòng được đánh giá là một trong những ngành nghề có mức thu nhập ổn định nhất hiện nay. Mặc dù mức lương của họ có phần cao hơn những bộ phận khác, nhưng cũng tương đối ổn định vì họ không được nhận thưởng hay hoa hồng.

1.2. Giúp bạn mở rộng các mối quan hệ xã hội

Với đặc thù của nhân viên văn phòng, họ phải tiếp xúc với khá nhiều đối tượng khách hàng hoặc những đối tác của công ty giúp bạn có cơ hội mở rộng các mối quan hệ xã hội. Việc mở rộng các mối quan hệ xã hội sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong mỗi công việc.

1.3. Học hỏi được nhiều kỹ năng, kiến thức mới.

Nhân viên văn phòng là bộ phận quan trọng, đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, chính vì vậy họ phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ. Bên cạnh những kỹ năng nghiệp vụ đã có, nhân viên văn phòng luôn được đào tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn cũng như học hỏi thêm những kiến thức mới liên quan đến ngành nghề. 

2. Những khó khăn đối với nhân viên văn phòng

Bất kỳ ngành nghề nào cũng tồn tại những khó khăn nhất định, vậy nhân viên văn phòng gặp phải những khó khăn gì? Cùng 123job tìm hiểu ngay nhé.

2.1. Mức lương không quá cao như nhiều người nghĩ

Mức lương cứng của nhân viên văn phòng khá ổn định, nhiều người cho rằng  nhân viên văn phòng được nhận mức lương khá cao. Tuy nhiên, họ chỉ được nhận khoản lương cứng, không hề có thưởng hay hoa hồng như những bộ phận khác. 

2.2 Áp lực công việc lớn

Thông thường, nhân viên văn phòng hằng ngày phải tiếp xúc với máy tính, thời gian nghỉ ngơi cũng hạn chế hơn. Đây cũng chính là lý do khiến họ gặp phải những áp lực khi giải quyết công việc. Đặc biệt, khi bạn đi làm và gặp phải những vị sếp khó tính, lại thêm áp lực công việc sẽ làm cho những nhân viên văn phòng cảm thấy khó khăn trong giải quyết công việc. 

Nhân viên văn phòng và những áp lực công việc ảnh hưởng đến sức khỏe

2.3. Sức khỏe của bạn bị ảnh hưởng

Môi trường văn phòng vốn chật hẹp, thiếu khí, không có cây xanh khiến cho cơ thể bạn dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi, buồn ngủ do thiếu oxy gây ảnh hưởng đến năng suất công việc. 

Một số nghiên cứu cho thấy rằng, những người thường xuyên ngồi trên 8 tiếng một ngày có nguy cơ mắc các bệnh liên quan đến cơ và xương, các bệnh về tim mạch, … cao hơn người bình thường rất nhiều. Thời gian dài ngồi trước máy tính sẽ gây ảnh hưởng đến mắt, tăng nguy cơ mắc các bệnh về mắt như rối loạn thị lực, mỏi mắt, gây cảm giác đau đầu cho bạn.  Ngoài ra, khi tiếp xúc nhiều với bàn phím máy tính cũng gây ảnh hưởng nhiều tới sức khỏe. Bàn phím máy tính chứa lượng lớn vi khuẩn gây ảnh hưởng trực tiếp đến da.

2.4. Nhan sắc bị ảnh hưởng

Những người thường xuyên làm việc trong môi trường văn phòng thường ít vận động, thêm vào đó lại ngồi nhiều trong thời gian dài sẽ làm tích tụ lớp mỡ bụng không mong muốn. Thêm vào đó, bạn thường xuyên phải ngồi dưới điều hòa làm cho da khô, tổn hại đến nhan sắc. Trong trường hợp khi bạn ngồi làm việc không đúng tư thế, sẽ dễ dàng mắc các bệnh liên quan đến cột sống cũng như vai gáy, …

Xem thêm: Mẫu CV xin việc hành chính nhân sự mới và ấn tượng nhất

VI. Kết luận

Mỗi công việc, mỗi ngành nghề đều có những đặc trưng riêng và có môi trường làm việc nhất định, hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu thêm về công việc của nhân viên văn phòng. Để có được sự lựa chọn đúng đắn về ngành nghề bạn nên nắm vững những thông tin cần thiết về công viên của nhân viên văn phòng và hành chính nhân sự để có được công việc ưng ý nhất nhé. Chúc các bạn nhanh chóng tìm được công việc phù hợp

Xem thêm:

Tất tần tật những thông tin cơ bản về nhân viên văn phòng

Hành chính nhân sự là gì? Vai trò của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp