Tất tần tật những thông tin cơ bản về nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là một trong những công việc phổ biến mà ai cũng biết tới. Nhưng về chi tiết và cụ thể nhất về nhân viên văn phòng là gì, công việc của họ như thế nào... Vậy hãy cùng 123job tìm hiểu những vấn đề đó qua bài viết sau nhé!

I. Nhân viên văn phòng là gì?

Một trong số những công việc được nhắc tới nhiều nhất trong lĩnh vực hành chính là nhân viên văn phòng dù là các doanh nghiệp tư nhân hay cơ quan nhà nước. Có thể nói đây là bộ phận không thể thiếu với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. 
Nhân viên văn phòng có thể hiểu là cái “lõi” của mọi vấn đề trong công ty, giúp nuôi dưỡng và thực hiện mọi vấn đề trong cơ quan, doanh nghiệp. Họ thường hoạt động trong lĩnh vực hành chính. Tất cả các hoạt động diễn ra trong tổ chức từ các thủ tục hành chính cần được giải quyết (hành chính, lễ tân…) đến những hoạt động hỗ trợ sự kiện cho nhân viên. Hơn thế nữa, nhân viên văn phòng còn có thể là người tư vấn các yếu tố pháp lý cho nhà quản lý hay lãnh đạo khi cần thiết. Chính vì mục đích để mọi người thuận tiện trong trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau mà họ được sắp xếp ngồi ở vị trí thuận lợi dễ dàng qua lại.

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc hàng ngày

II. Các công việc cần làm của nhân viên văn phòng

1. Thanh toán các khoản phí cho văn phòng

Mỗi tháng nhân viên văn phòng có nhiệm vụ lập phiếu thanh toán các chi phí cố định về cơ sở vật chất như chi phí về internet, điện thoại, chi phí thuê trụ sở văn phòng làm việc, chi phí về văn phòng phẩm… Đây là những chi phí cơ bản phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức diễn ra ổn định và không bị gián đoạn. Với nhiệm vụ này, nhân viên văn phòng cần có kỹ năng tính toán cẩn thận và chi tiết để tránh nhầm lẫn khi lập các phiếu thanh toán cho tổ chức. Ngoài ra, ở các đơn vị thương mại, nhân viên văn phòng có thể giữ luôn vai trò thủ quỹ viền thanh tới công việc tạm ứng toán các chi phí.

2. Trực ở quầy lễ tân

Lễ tân là vị trí thường thấy của nhân viên văn phòng. Công việc thường thấy của họ  ở vai trò này sẽ là  tiếp đón khách hàng tới công ty và trực điện thoại mà khách hàng gọi vào số điện thoại công ty. Khi có các cuộc họp hay hội nghị, hội thảo diễn ra thì họ sẽ là người trực tiếp lên kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức thực hiện. Nếu ở vị trí lễ tân thì chắc chắn những kỹ năng bạn cần có đó là giao tiếp tốt, xử lý tốt các tình huống cũng như linh hoạt xử lý các câu hỏi đến từ khách hàng, khả năng ngoại ngữ và tất nhiên là giọng nói chuẩn, không bị ngọng hay nói lắp… Vì lễ tân chính là bộ mặt của công ty nên khi ứng tuyển và vị trí này cũng cần có một ngoại hình chỉnh chu và gọn gàng. 

3. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Các tài liệu, giấy tờ, công văn là những giấy tờ được nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm lưu trữ. Họ sẽ thực hiện chuyển các tài liệu của công ty tới những địa chỉ cần chuyển và nhận các tài liệu chuyển tới cho công ty, giao tận tay cho người cần nhận. Họ luôn phải sắp xếp và cất trữ các loại giấy tờ, tài liệu một cách khoa học, cẩn thận để nếu bộ phận khác cần sử dụng thì chỉ đưa ra bản photo có công chứng. Bản chính chỉ cung cấp khi trường hợp đó là cần thiết. Toàn bộ các công việc in ấn và photocopy sẽ do nhân viên văn phòng phụ trách và tất nhiên là nhân viên văn phòng cũng là người soạn thảo các loại tài liệu đó trước khi đem đi in ấn. Với công việc lưu trữ, in ấn như thế này thì kỹ năng cần thiết và cơ bản nhất là kỹ năng tin học văn phòng cũng như khả năng thành thạo sử dụng các phần mềm như excel, word...

Phiên dịch tiếng Trung là ai? Những điều cần biết về nghề phiên dịch tiếng Trung

4. Quản lý trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất trong công ty

Không chỉ quản lý và theo dõi các thiết bị mà nhân viên văn phòng còn là người nghiên cứu và xem xét nhu cầu về trang thiết bị từ các bộ phận trong công ty sau đó lên đề xuất để trình cấp trên. Rồi cũng chính họ là người tiến hành mua sắm các trang thiết bị rồi phân bổ bàn giao cho từng bộ phận sử dụng sau khi được cấp trên phê duyệt. Đặc biệt đối với những công ty có hệ thống sách báo thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ quản lý hệ thống thư viện và sách báo cho công ty.
Có thể kể đến một vài đầu việc ở nhiệm vụ quản lý thiết bị này như:

• Quản lý trang thiết bị kỹ thuật, trang bị mua sắm tài sản công ty khi bị hư hỏng hay cần sửa chữa bảo dưỡng,...
• Cung cấp các vật phẩm, thiết bị, văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên nhằm đáp ứng tiêu chuẩn và nhu cầu làm việc hiệu quả nhất.
• Bên cạnh đó họ cũng là người quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí những tài liệu có giá trị, tài liệu tra cứu trong quá trình làm việc của nhân viên trong cơ quan.
• ...

5. Hỗ trợ các dự án

Nhiều công ty sẽ có các dự án thường xuyên tổ chức và tất nhiên khi cần huy động nguồn nhân lực thì nhân viên văn phòng cũng không phải là ngoại lệ. Công việc của nhân viên văn phòng đối với các dự án đó là in ấn, đóng gói thầu dự án, xin chữ ký và con dấu của những người chịu trách nhiệm dự án. Nếu có người đi công tác tại dự án thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ sắp xếp phương tiện đi lại, nơi ở cho họ. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần chuẩn bị các tài liệu hoặc các thiết bị văn phòng phẩm cho người đi công tác.

6. Tổ chức và thực hiện công việc liên quan đến nghiệp vụ

Trong nhiệm vụ của những nhân viên văn phòng không thể thiếu công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác tham mưu tổng hợp... Các hoạt động họ cần thực hiện trong lĩnh vực này bao gồm:

• Những công việc thường ngày vẫn phải làm của nhân viên văn phòng là gì? Đó có thể là sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho giám đốc công ty theo đúng lịch trình, sắp xếp một cách khoa học, phù hợp nhất
• Tiến hành chấm công cho nhân viên công ty, những trường hợp xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép đều được thực hiện qua nhân viên văn phòng
• Thực hiện các công việc về tiếp nhận công văn, xử lý những văn bản giấy tờ, các văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến từng bộ phận thực hiện tương ứng với các chức năng được bàn giao
• Tiếp nhận những bản hợp đồng, quyết định, công văn và bảo quản, lưu trữ tất cả các tài liệu nội bộ và những tài liệu bên ngoài phục vụ cho hoạt động tra tìm thông tin
• Tham mưu, góp ý đề xuất cho lãnh đạo, bên cạnh đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm phát triển công ty một cách tốt nhất.

Các công việc cần làm của nhân viên văn phòng 

VII. Những kỹ năng nhân viên nhân viên văn phòng cần có 

1. Kỹ năng về nghiệp vụ và kỹ năng công nghệ 

Kỹ năng về nghiệp vụ là một trong những kỹ năng căn bản mà bất cứ ngành nghề nào yêu cầu không chỉ với nhân viên văn phòng. Bên cạnh đó, trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc thành thạo có kỹ năng tin học văn phòng là không thể thiếu cũng như cần rèn luyện các kỹ năng sử dụng các phần mềm office và các phần mềm, công cụ hỗ trợ công việc. Chấp nhận công nghệ có nghĩa là sử dụng máy tính trong cuộc sống hàng ngày của bạn và công việc.

2. Thông tin – Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng mềm cơ bản nhất với mọi công việc, đồng thời cũng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định của thành công. Bên cạnh đó, kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Khi kết hợp được cả hai yếu tố trên bạn sẽ trở nên tự tin trong mọi tình huống giao tiếp và không bị vấp hay bối rối khi gặp vấn đề khó giải thích.

3. Làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng làm việc hiệu quả trong đội ngũ. Đó là việc có thể sử dụng đúng người để có được kết quả tốt nhất và luôn sẵn sàng để có thể lãnh đạo hoặc phối hợp làm theo. Khi mỗi nhân viên trong nhóm có tinh thần làm việc cũng như teamwork hiệu quả thì chắc chắn mọi công việc sẽ diễn ra trơn tru và suôn sẻ hơn rất nhiều. Tóm lại không thể phủ nhân hiệu quả của kỹ năng làm việc nhóm dù ở bất cứ công việc nào.

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề – Tính linh hoạt

Tính linh hoạt là khả năng thích nghi để giải quyết công việc chúng ta gặp phải hàng ngày trong kinh doanh lẫn đời sống riêng. Trong mỗi vấn đề xảy ra, chúng ta luôn cần sự linh hoạt trong giải quyết sao cho hợp tình hợp lý nhất. Những người có khả năng xác định vấn đề, nghiên cứu giải pháp và đưa ra những quyết định hiệu quả đang càng ngày càng được ưa thích trong các ngành quản trị kinh doanh, tư vấn quản lý, hành chính công cộng, khoa học, y dược và kỹ thuật. Chắc chắn rằng, những người có khả năng phát hiện và nhanh chóng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả sẽ. Và tất nhiên khi xử lý xong họ sẽ được cấp trên thay đổi cách nhìn nhận và trọng dụng hơn trong những công việc sau này.

Công việc cộng tác viên dịch thuật và việc làm dịch thuật online tại nhà

5. Tìm hiểu – thu thập thông tin

Quản lý thông tin là khả năng biết được nơi để có được thông tin cần thiết để tìm kiếm, định vị và thu thập nó. Nhân viên văn phòng là người tiếp nhận rất nhiều thông tin đa dạng từ những nguồn khác nhau. Điều này đòi hỏi họ cần biết đến việc sử dụng các nguồn lực khác nhau, cho dù chúng là từ những con người hoặc từ các tài liệu trong thế giới rộng lớn của công nghệ.

6. Ham học hỏi và năng động

Ngoài những kỹ năng trên để trở thành một nhân viên văn phòng bạn cũng cần có sự rèn luyện của bản thân. Bên cạnh tinh thần luôn cố gắng phấn đấu học hỏi, đồng thời trau dồi các kỹ năng trong công việc thì nhân viên văn phòng cũng cần tiếp thu những cái tiến bộ, tinh hoa, loại bỏ những cái xấu và cái không đồng đều. Hơn thế nữa bạn cũng hãy rèn luyện cho mình sự tự tin, năng động, luôn thay đổi tư duy nhạy bén và sáng tạo để đạt các hiệu quả cao hơn về thành tích. Khi có tinh thần ham học hỏi và tư duy năng động, tích cực trong mọi hoạt động thì bạn sẽ không bao giờ bị tụt lại phía sau dù làm việc ở vị trí nào chăng nữa.

Những kỹ năng nhân viên nhân viên văn phòng cần có

VIII. Nhân viên văn phòng gặp những khó khăn gì trong công việc

1. Lương không cao như mọi người nghĩ

Nhiều người luôn nghĩ rằng mức lương của nhân viên văn phòng khác cao nhưng thực tế lương cứng của nhân viên văn phòng cao hơn so với bộ phận khác mà  những nhân viên văn phòng ít được các khoản trợ cấp và tiền thưởng, hoa hồng như những ngành nghề khác... Chính vì vậy những người làm nhân viên văn phòng lương thường thấp hơn những ngành khác chứ không như mọi người vẫn nghĩ.

2. Áp lực về công việc

Nhân viên văn phòng luôn gặp những áp lực trong khi thực hiện công việc. Đa số họ sẽ phải tiếp xúc với công việc và máy tính hàng ngày và thời gian nghỉ ngơi cũng rất ít. Những người làm tự do thì họ có thể ra ngoài thường xuyên, không phải đối diện với sếp mỗi ngày, không phải dè chừng khi làm việc cá nhân, không gò bó theo khuôn khổ, giữ hình tượng... Tuy nhiên đối với nhân viên văn phòng lại khác, nếu họ gặp phải những vị sếp khó tính cộng với áp lực về công việc sẽ làm cho họ gặp rất nhiều khó khăn.

3. Sức khỏe bị ảnh hưởng

Nghiên cứu chỉ ra rằng, một người nếu ngồi trên 8 tiếng một ngày những bệnh về ung thư, rối loạn cơ xương, béo phì, bệnh về tim mạnh, thận sẽ cao hơn những người bình thường rất nhiều. Chưa kể đến việc ngồi nhìn vào màn hình máy tính sẽ gây nên những bệnh về mắt như: Ngứa mắt, mỏi mắt, rối loạn thị lực, thậm chí còn có thể làm cho bạn đau đầu, chóng mặt hoặc nhiều triệu chứng bệnh lý khác.
Trong văn phòng làm việc nếu môi trường bức bối, chật hẹp, không có cây xanh làm cho cơ thể thường xuyên bị thiếu oxy dễ buồn ngủ ảnh hưởng đến năng suất chất lượng công việc. Bên cạnh đó khi tiếp xúc với bàn phím và máy tính cũng là một trong những ổ chứa vi khuẩn tương đối nhiều ảnh hưởng đến sức khỏe. Theo các chuyên gia, bàn phím máy tính chứa một lượng vi khuẩn vô cùng lớn và cao gấp 150 lần giới hạn cho phép. Hơn nữa, những người làm nhân viên văn phòng thường rất nhiều khi bị nhiễm các bệnh về da và dị ứng do tiếp xúc với những ổ vi khuẩn này.

JD là gì? Viết bản mô tả công việc như thế nào cho chuẩn?

4. Nhan sắc bị xuống cấp

Thông thường những người làm trong văn phòng thường là những người ít vận động, cơ thể có nhiều biến đổi. Có thể bạn sẽ bị béo bụng do lớp mỡ tích tụ khi ngồi nhiều. Khi ngồi dưới điều hòa nhiều da dẻ sẽ khô và nứt nẻ, nhan sắc có thể bị xuống cấp. Hơn thế nếu tư thế ngồi làm việc của bạn không đúng tiêu chuẩn bạn có thể gặp phải các bệnh như cong đốt sống lưng, đau mỏi vai gáy,...

5. Chịu một số áp lực về công việc  

Các bệnh mà nhân viên văn phòng thường gặp phải như béo phì, tim mạch, thoái hóa đốt sống cổ/ thắt lưng…  Việc ngồi nhiều, ngồi không đúng tư thế khiến bạn dễ bị đau mỏi cổ vai gáy, về lâu dài dễ bị đau đầu, chóng mặt. Thời gian làm việc 8 tiếng với máy tính, tiếp xúc quá nhiều dẫn đến các bệnh về mắt. Điển hình như rối loạn thị lực, mỏi mắt… Do ngồi trong phòng ít vận động, cơ thể dễ béo phì. Ngồi dưới điều hòa trong suốt quá trình làm việc, khiến da bị khô.

Nhân viên văn phòng gặp những khó khăn gì trong công việc

IX. Mức lương và cơ hội thăng tiến của nhân viên văn phòng 

Về mức lương và cơ hội thăng tiến của nhân viên văn phòng sẽ phụ thuộc và các vị trí công việc của họ. Dưới đây, 123job sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản về mức lương theo các vị trí từ thấp đến cao và cũng là cơ hội thăng tiến cho những ai quan tâm đến công việc này:

• Cấp bậc nhân viên: Đây là cấp bậc cơ bản nhất với mức lương dao động trong khoảng 5,5 triệu đến 7 triệu VNĐ. Ở mức lương này các vị trí làm việc của nhân viên văn phòng có thể là nhân viên tiếp tân, nhân viên hành chính nhân sự… Các nhân viên làm ở vị trí này sẽ được áp dụng theo mức lương cơ sở đồng thời đảm bảo cho bạn các tiêu chí để xem xét và lựa chọn về sự phù hợp của nó 
• Cấp bậc thư ký: Là một nhân viên văn phòng ở cấp độ thư ký  với vị trí trợ lý hoặc thư ký bạn kể cả cho tổng giám đốc sẽ được hưởng  mức lương trung bình là từ 8,5 triệu đến 12 triệu VNĐ 
• Cấp bậc quản trị: Với vai trò quản trị, nhân viên văn phòng sẽ nhận được mức lương dao động từ 9 đến 25 triệu VNĐ. Chắc chắn mức lương cao thì sẽ đi cùng với yêu cầu trình độ chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng về nhiều lĩnh vực khác nhau, ngoại ngữ tốt, kiến thức về nhân sự, quản trị kinh doanh… Bên cạnh đó là yêu cầu về kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trở lên mới được xem xét vào vị trí này. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một vị trí nhân viên văn phòng với mức lương ổn định như trên hãy đến với 123job có vô vàn cơ hội cho bạn lựa chọn nhé!

Headhunter là gì? Bật mí chìa khóa thành công dành cho dân headhunter

X. Bộ câu hỏi phỏng vấn cho nhân viên văn phòng 

Công việc nào cũng có những yêu cầu riêng và khi bạn ứng tuyển vào vị trí đó thì chắc chắn sẽ phải tìm hiểu một cách kỹ lưỡng để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn của mình thật tốt. Hiểu được tâm lý đó, sau đây bài viết sẽ cung cấp cho bạn những câu hỏi thường gặp khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng:

• Bạn có sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không? Nêu cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả
• Bạn có thể mô tả 1 ngày làm việc điển hình của một nhân viên hành chính văn phòng được không?
• 1 chiếc máy Photocopy thường gặp các vấn đề gì? Bạn có kinh nghiệm xử lý các vấn đề đó không? Nếu việc xử lý nằm ngoài khả năng của bạn, thì bạn làm thế nào?
• Bạn làm cách nào để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả?
• Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty
• Bạn làm cách nào để theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các thông tin về quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp?
• Nêu quy trình xử lý yêu cầu của 1 nhân viên trong doanh nghiệp.

Bộ câu hỏi phỏng vấn cho nhân viên văn phòng

Vậy là bài viết đã đi đến những lời cuối cùng. Theo dõi suốt từ đầu chắc hẳn bạn đã có những thông tin căn bản nhất về nhân viên văn phòng như họ là ai, họ làm những công việc gì hay mức lương và cơ hội thăng tiến của họ rồi đúng không? Cuối cùng cảm ơn vì đã theo dõi bài viết và hẹn gặp lại!