Quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng là một quy trình quan trọng, không thể thiếu, giúp cho doanh nghiệp phòng tránh được các trường hợp không may xảy ra, gây thiệt hại đến tài sản, tính mạng của các cán bộ, công nhân viên trong công ty.
I. Mục đích của quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng
Giữ gìn trật tự, an toàn cho toàn thể nhân viên, đảm bảo an ninh và bảo vệ tài sản, trang thiết bị nhà xưởng của Công ty.
II. Phạm vi của quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng
Quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng được áp dụng cho việc ra vào cổng của toàn thể nhân viên trong công ty, khách hàng, nhân viên cơ quan nhà nước, lao động thời vụ, người lao động khác, nhà thầu phụ, các phương tiện vận chuyển, vật tư, hàng hoá, thiết bị.
III. Nội dung quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng
1. Đối với nhân viên công ty
1.1. Quy định chung
- Nhân viên ra vào cổng phải theo đúng giờ đã được quy định
- CBCNV đi muộn phải ký vào sổ của bảo vệ công ty, xí nghiệp và phải ghi rõ lý do
- CBCNV không được đưa bạn bè, người thân vào công ty, xí nghiệp trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp đã được bảo vệ báo cáo cho Ban Tổng Giám Đốc, Trưởng phòng Tổ chức Hành chính (tiếp đón khách ở phòng khách hoặc ở xin phép ra ngoài Công ty, Xí nghiệp)
- CBCNV không có nhiệm vụ thì không được ra phòng bảo vệ, cổng công ty trong giờ làm việc, nghỉ trưa
- CBCNV ra vào cổng phải xuất trình giấy tờ, các hàng hoá, thiết bị, dụng cụ mang theo cho bảo vệ công ty kiểm tra và ghi vào sổ.
Nội dung quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng
1.2. Ra ngoài trong giờ làm việc
- CBCNV đi công tác phải có giấy công tác do Trưởng phòng, Giám đốc xí công ty, xí nghiệp ký. Trưởng phòng, Giám đốc công ty, xí nghiệp đi công tác phải được sự cho phép của Ban Tổng Giám đốc
- CBCNV ra ngoài theo đúng thời gian được ghi trên giấy Công tác
- CBCNV bị ốm, bị bệnh ra ngoài thì phải có giấy xác nhận của trạm y tế, CBCNV vi phạm quy định Công ty ra ngoài thì phải có giấy xác nhận của Phòng Tổ chức Hành chính
- Nếu CBCNV ra ngoài có việc riêng thì phải có chữ ký của Trưởng phòng, Giám đốc công ty, xí nghiệp và phải ghi rõ thời gian, lý do ra ngoài.
1.3. Một số trường hợp CBCNV không được vào Công ty
- Mặc quần quá ngắn, hoặc áo sát nách
- Không mặc bộ quần áo bảo hộ lao động (Trong trường hợp Công ty quy định phải mặc quần áo bảo hộ lao động), không mặc đồng phục (Trong trường hợp công ty quy định phải mặc đồng phục)
- CBCNV mang vũ khí, chất cháy nổ vào công ty
1.4. Các trường hợp xuất nhập vật tư, xe các loại ra vào cổng công ty, xí nghiệp
- Việc xuất nhập các loại vật tư được thực hiện theo quy định của công ty. Khi vật tư ra vào cổng phải có phiếu hoặc giấy xuất, nhập vật tư theo lệnh của Ban Tổng giám đốc. Bảo vệ phải tiến hành kiểm tra vật tư đúng với tên, miêu tả số lượng, quy cách trong phiếu/giấy xuất, nhập vật tư. Tổ bảo vệ không cho xuất nhập vật tư nếu không đúng theo phiếu/giấy và phải báo ngay cho Ban Tổng giám đốc để xin ý kiến giải quyết.
- Các loại xe khi ra vào cổng đều phải được nhân viên bảo vệ kiểm tra. Bảo vệ chỉ cho các xe có lệnh điều xe do Bộ phận điều xe phát hành được ra khỏi cổng công ty. Đối với xe hơi phục vụ đưa đón Ban Tổng giám đốc, khách hàng, chuyên gia nước ngoài, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh… thì phải được sự đồng ý của Ban Tổng giám đốc hoặc có lệnh điều xe đã được Ban Tổng giám đốc ký. Đối với xe đạp, xe máy gửi trong Công ty thì tổ bảo vệ phải ghi thẻ đưa cho người gửi xe giữ và thu lại thẻ xe nếu người gửi ra khỏi cổng công ty. Tổ bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn cho người gửi xe để xe đúng nơi quy định, trường hợp người gửi xe để xe sai vị trí thì Tổ bảo vệ phải sắp xếp lại theo đúng vị trí.
1.5. Khám xét
- Chỉ khám xét CBCNV khi bảo vệ nghi ngờ họ vi phạm quy định của công ty. Mục đích của việc khám xét là không cho CBCNV mang vũ khí, chất cháy nổ, ngăn chặn hành vi trộm cắp, bảo vệ tài sản, trang thiết bị của công ty và khách hàng
- Việc khám xét phải được tiến hành nhanh chóng, phải được thực hiện trong phòng kín và người khám xét và người bị khám phải cùng giới tính. Việc khám xét phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
2. Đối với khách
2.1. Quy định chung
- Khách hàng trong nước, nước ngoài, các đối tác, các nhân viên của cơ quan nhà nước... đến để liên hệ làm việc, thực tập, tham quan, quay phim, chụp ảnh…Phải liên hệ trước với Công ty, chấp hành đúng những quy định của Công ty.
- Khi khách vào cổng thì bắt buộc phải xuất trình và gửi lại giấy giới thiệu (ngoại lệ trường hợp khách cần giấy giới thiệu để làm việc với các bộ phận trong công ty và đã được Bộ phận đó đồng ý). Bảo vệ tiến hành kiểm tra các dụng cụ mà khách mang theo và phải đảm bảo thời gian kiểm tra nhanh nhất đáp ứng được yêu cầu của khách, tránh làm mất thời gian của khách.
- Nếu khách có trong danh sách công ty tiếp được Phòng Tổ chức Hành chính chuyển đến thì phải chỉ cho khách đến công ty. Đối với trường hợp khách không đăng ký trước thì thông báo ngay cho Phòng tổ chức Hành chính để xin ý kiến giải quyết.
2.2. Đối với các nhân viên do các cơ quan nhà nước cử đến
Tổ bảo vệ phải kiểm tra giấy tờ bao gồm giấy chứng minh và giấy giới thiệu, sau đó báo cáo ngay cho Ban Tổng giám đốc, Phòng tổ chức Hành chính để mời khách vào công ty.
2.3 Đối với các đối tác đến công ty
Các nhân viên của các đối tác khi đến công ty liên hệ công tác phải có giấy giới thiệu của Cơ quan. Nếu nhân viên không có giấy giới thiệu thì phải có sự xác nhận của Bộ phận công ty công tác mới được vào công ty.
2.4 Đối với nhà thầu phụ
- Phải chuyển danh sách nhân viên của các nhà thầu phụ và có chữ ký của người quản lý đến cho tổ bảo vệ
- Chỉ cho phép các nhân viên của nhà thầu phụ ra vào công ty nếu nhân viên đó đã có tên trong danh sách
- Các vật tư … ra cổng công ty thì phải có chữ ký của người quản lý nhà thầu phụ.
2.5. Đối với người lao động, người xin việc mà công ty chưa thanh toán xong lương, chế độ
- Tổ bảo vệ hướng dẫn cho người xin việc, người lao động vào Phòng Tổ chức Hành chính để làm thủ tục, không được cho phép người lao động đi vào khu vực sản xuất, đi lại lộn xộn trong các khu vực của công ty
- Tổ bảo vệ không cho bất cứ Cán bộ, công nhân viên nào ra ngoài cổng để đón, tìm người đến xin việc.
3. Nhiệm vụ của tổ bảo vệ
Nhiệm vụ của tổ bảo vệ
- Thực hiện việc kiểm tra nhân viên trong công ty, khách ra vào cổng
- Mặc đồng phục trong suốt ca làm việc
- Cập nhật thường xuyên, nhanh chóng danh sách các Cán bộ, công nhân viên đi làm muộn, ra ngoài đi công tác vào sổ theo dõi và báo cáo cho Phòng Tổ chức Hành chính. Sổ theo dõi nhân viên, khách ra vào cổng bao gồm các nội dung như: Ngày và giờ, Tên người ra ngoài, Bộ phận, người cho phép ra ngoài, lý do ra ngoài. Sổ theo dõi Cán bộ, công nhân viên đi làm muộn gồm các nội dung sau: Ngày và giờ, Họ tên người đi muộn, thuộc bộ phận nào, lý do, chữ ký.
IV. Biểu mẫu quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng
1. Sổ theo dõi khách ra vào cổng
Tải sổ theo dõi khách ra vào cổng:TẠI ĐÂY
2. Sổ theo dõi ô tô ra vào cổng
Tải sổ theo dõi ô tô ra vào cổng: TẠI ĐÂY
3. Biên bản vụ việc
Tải biên bản vụ việc: TẠI ĐÂY
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm