Quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng là quy trình quan trọng không thể thiếu giúp kiểm soát được tài sản, hàng hóa của công ty không bị thất thoát và phòng tránh các trường hợp không may xảy ra gây thiệt hại tới công ty.

I. Mục đích quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng

Quy trình quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng nhằm mục đích hướng dẫn các bước để kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào cổng của doanh nghiệp.

II. Phạm vi áp dụng quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng

Quy trình quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng áp dụng cho bộ phận bảo vệ của công ty

III. Các định nghĩa

  • Hàng hoá là khái niệm chỉ các loại nguyên vật liệu để sử dụng cho công tác sản xuất của các bộ phận
  • Tài sản bao gồm các loại tài sản cố định, máy móc, thiết bị, các loại công cụ phục vụ sản xuất, công việc.

IV. Nội dung quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng

1. Quản lý tài sản, hàng hóa vào cổng

1.1. Các nguyên tắc kiểm soát

  • Đối với các loại hàng hóa khi đưa vào trong công ty thì nhân viên bảo vệ không cần kiểm soát số lượng mà chỉ cần ghi lại tên người, cơ quan, bộ phận, loại hàng hoá, giờ đưa hàng hóa vào. Nhân viên bảo vệ cần phải mở sổ riêng để theo dõi các loại hàng hoá khi vào cổng.

  • Đối với các loại tài sản thì bảo vệ cần bắt buộc mở sổ để ghi chép đầy đủ số lượng được đưa vào.

  • Đối với trường hợp khách hàng mang tài sản của họ vào công ty thì bảo vệ phải ghi chép đầy đủ số lượng, tình trạng tài sản để khi khách hàng mang ra còn kiểm tra.

1.2. Các bước thực hiện:

  • Yêu cầu người mang hàng hóa, tài sản vào khai báo với bảo vệ

  • Kiểm tra số lượng thực tế (đối với tài sản)

  • Ghi thông tin vào sổ theo dõi theo biểu mẫu có sẵn

2. Quản lý hàng hóa, tài sản ra cổng

1.1. Các nguyên tắc kiểm soát

  • Với tất cả các loại hàng hóa khi đưa ra cổng có thể là do nhà cung cấp đưa dư hoặc hàng hóa không đúng chất lượng cần trả lại thì đều phải có giấy xác nhận của quản lý bộ phận trực tiếp đã nhận hàng.
  • Với tất cả các loại tài sản khi đưa ra khỏi cổng thì cần phải có giấy xác nhận của giám đốc lễ tân, giám đốc buồng. Đối với các loại tài sản khác thì cần có giấy của Trưởng phòng hành chính.
  • Đối với các loại xe cung cấp vật tư, hàng hóa khi đi ra cổng đều phải được kiểm tra.

Quy trình quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng

Quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng là cần thiết

1.2. Các bước thực hiện

  • Yêu cầu người mang tài sản, hàng hoá đi khai báo trước khi vận chuyển hàng.
  • Bảo vệ thực hiện kiểm tra tính hợp pháp của giấy điều chuyển tài sản/hàng hoá. Với các trường hợp không đúng thủ tục thì cần xử lý giữ người, tài sản lại và tiến hành thông báo cho Người đã ký giấy và xử lý vi phạm nếu có
  • Kiểm tra thực tế số lượng tất cả các loại hàng hóa, tài sản
  • Đồng ý cho hàng hóa, tài sản xuất ra khỏi cổng công ty (nếu có)
  • Ghi thông tin hàng hóa, tài sản vào sổ theo dõi và lưu phiếu cho hàng hóa, tài sản ra cổng.

V. Biểu mẫu quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng

1. Sổ theo dõi hàng hóa

Tải biểu mẫu sổ theo dõi hàng hóa:TẠI ĐÂY

2. Sổ theo dõi tài sản

Tải biểu mẫu sổ theo dõi tài sản: TẠI ĐÂY