Quy trình xử lí thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lí và quản trị kinh doanh của mỗi công ty, doanh nghiệp. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để nắm rõ hơn về quy trình xử lý thông tin nhé!

I. Mục đích, yêu cầu của quy trình xử lý thông tin

  • Mục đích của quy trình xử lý thông tin là đảm bảo cho thông tin được truyền đi chính xác và không bị sai lệch
  • Yêu cầu của quy trình xử lý thông tin là hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận để biết được phương pháp truyền và xử lý thông tin.

II. Phạm vi của quy trình quy trình xử lý thông tin

Quy trình xử lý thông tin được tạo lập nhằm áp dụng cho việc báo cáo, xử lý thông tin/công việc hàng ngày của công ty, cụ thể bao  gồm một số loại thông tin sau:

  • Thông tin từ công ty ra ngoài và từ bên ngoài vào công ty
  • Thông tin truyền đạt giữa các bộ phận với nhau nhằm giải quyết công việc theo chức năng
  • Thông tin từ Ban giám đốc chỉ đạo tới các bộ phận.

Phạm vi của quy trình quy trình xử lý thông tin

Phạm vi của quy trình quy trình xử lý thông tin

III. Nội dung quy trình xử lý thông tin

1. Nguyên tắc truyền đạt và xử lý thông tin

  • Thông tin có thể được truyền đạt bằng lời nói trực tiếp hoặc qua một số loại hình phổ biến như: Điện thoại, fax, email…
  • Đối với những công việc quan trọng thì người gửi phải đảm bảo rằng người nhận đã thực sự nhận được thông tin và phải gặp trực tiếp hoặc gọi điện hỏi xem họ đã nhận được thông tin hay chưa?
  • Việc giao hoặc nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao nhận thông qua mẫu sổ công văn…
  • Sau khi nhận được thông tin phải tiến hành xử lý ngay trong vòng 30 phút, đối với trường hợp vì lý do khẩn cấp thì phải chuyển ngay trong ngày, không được chuyển sang ngày hôm sau
  • Sau khi nhận được thông tin, người nhận bắt buộc phải có phản hồi thông tin ngay cho bộ phận vận chuyển.

2. Phương pháp xử lý với các loại thông tin

2.1. Thông tin từ bên ngoài công ty

Đối với thông tin là các công văn, thư gửi từ bên ngoài: Nhân viên văn thư có trách nhiệm vào sổ công văn đến theo mẫu, sau đó xác định xem thông tin cần chuyển đến bộ phận nào và phải yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến.

Đối với những thông tin khác bằng điện thoại: Trường hợp cần phải xử lý thông tin liên quan đến các bộ phận hoặc cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu quy định và thực hiện chuyển thông tin đến cho người cần giải quyết. Việc chuyển thông tin phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải quyết và xử lý thông tin theo mẫu.

Đối với thông tin bằng email:

  • Khi nhận được mail: Nhân viên ghi nhận nội dung trong email vào sổ công văn đến, sau đó in mail làm hai bản, một bản dùng để lưu hồ sơ và 1 bản chuyển cho người nhận, yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến
  • Gửi mail đi: Trường hợp phải gửi email cho khách hàng hoặc đối tác, nhân viên văn thư có trách nhiệm dự thảo nội dung, gửi nội dung dự thảo đi và xác nhận bằng cách ký tên. Sau đó gửi nội dung email, in 1 bản nội dung đã gửi để chuyển đến cho người yêu cầu gửi mail, copy bản mail đã gửi, đính kèm nội dung đã xác nhận bằng chữ ký ở trên và lưu hồ sơ
  • Đối với trường hợp email của các cá nhân trực tiếp gửi ra ngoài không thông qua văn thư thì cá nhân đó trực tiếp giải quyết.

2.2. Thông tin từ trong công ty ra bên ngoài

  • Các thông tin từ trong công ty ra bên ngoài bao gồm các loại thông tin do văn thư gửi và thông tin do cá nhân, bộ phận của công ty gửi trực tiếp ra bên ngoài
  • Đối với những thông tin do bộ phận gửi trực tiếp ra bên ngoài thì do bộ phận đó quản lý và kiểm soát theo các nguyên tắc trên
  • Trường hợp văn thư gửi ra bên ngoài thì phải lưu lại bằng chứng quá trình chuyển giao thông tin ra bên ngoài như: Phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh, mã số vận chuyển…
  • Toàn bộ các nội dung kiểm soát công văn ra bên ngoài công ty phải ghi chép theo biểu mẫu sổ giao công văn đi.

2.3. Thông tin từ bộ phận này ra bộ phận khác

  • Thông tin từ bộ phận này ra bộ phận khác bao gồm: Các thông tin chuyển ra bên ngoài công ty, thông tin chuyển đến Giám đốc, thông tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển qua bộ phận và cá nhân khác trong công ty
  • Khi chuyển thông tin từ bộ phận này ra bộ phận khác phải dưới dạng văn bản như: Công văn, fax, thông báo hoặc các biểu mẫu thuộc các quy trình chuyên môn liên quan.

2.4. Thông tin do giám đốc triển khai

  • Đối với các thông tin do Giám đốc triển khai thì quản lý các bộ phận có trách nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên cấp dưới
  • Ngay sau khi phổ biến các thông tin từ Giám đốc triển khai, tất cả những người tham gia cuộc họp phải ký tên và quản lý xác nhận vào cuối biên bản (ghi trong sổ họp của phòng).

IV. Sổ theo dõi và xử lý thông tin

>>> Tải sổ theo dõi và xử lý thông tin:TẠI ĐÂY