Truyền thông nội bộ yếu kém như con voi ốm không thể trợ lực cho Startup

Một tập thể vững mạnh là một tập thể thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ. Tại sao lại khẳng định như vậy? Thực tế thì truyền thông nội bộ là gì? Vai trò của hoạt động này cũng như phương pháp để cải thiện hiệu quả hiện nay ra sao?

Nếu bạn là một nhà điều hành công ty hay là một quản lý, việc đầu tiên bạn cần quan tâm là hoạt động truyền thông nội bộ hiện tại có thực sự đang hiệu quả. Phần lớn hiện nay các doanh nghiệp đang mắc phải một vấn đề, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (doanh nghiệp SME) và các startup đó là không triển khai hoạt động truyền thông nội bộ hoặc không tìm ra lỗi trong truyền thông. Quả thật không khó để nhận ra một công ty hoạt động yếu kém trong việc truyền thông nội bộ, đó có thể là nhân viên công ty không hiểu rõ về hoạt động của doanh nghiệp mình, không hiểu triết lý kinh doanh cũng không biết đến văn hóa doanh nghiệp… Thậm chí các cuộc họp diễn ra rất thường xuyên nhưng không hiệu quả, nhân viên được nhận việc nhưng lại lo lắng không hiểu mình cần làm gì.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải các vấn đề trên, 123job.vn mời bạn tìm hiểu bài viết này để biết đâu một ý tưởng tuyệt vời sẽ lóe lên giúp bạn triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ tuyệt vời! 

I. Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Có người ví rằng, truyền thông nội bộ yếu kém như con voi ốm không thể trợ lực cho doanh nghiệp. Ví như vậy, quả thực không sai. Chúng ta sẽ không nói quá khi nhận định việc thực hiện hiệu quả các hoạt động truyền thông nội bộ được coi là “Hổ mọc thêm cánh” cho bất kỳ doanh nghiệp nào, kể cả startup. Dưới đây là 2 lợi ích tuyệt vời mà 123job.vn cung cấp đến các bạn:

1. Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

Đầu tiên, bạn cần hiểu truyền thông nội bộ là gì? Đó chính là việc doanh nghiệp thực hiện những nỗ lực nhằm xây dựng mối quan hệ và tăng tính gắn kết, đoàn kết giữa các phòng ban và thành viên của công ty. Truyền thông nội bộ được triển khai hiệu quả là lúc mỗi người đều coi mình là một phần của doanh nghiệp, gắn trách nhiệm tổ chức với trách nhiệm cá nhân và luôn nỗ lực hoàn thiện theo định hướng, tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà công ty cam kết. Cho dù là doanh nghiệp hoạt động trong ngành ngân hàng, IT phần mềm hay tổ chức kế toán - kiểm toán, hoạt động truyền thông nội bộ đều cần được triển khai.

Truyền thông nội bộ là gì? 

Lợi ích đầu tiên và cũng là vai trò nòng cốt của truyền thông nội bộ đó là tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức. Nhà điều hành công ty sẽ luôn cố gắng thể hiện hình ảnh doanh nghiệp thông qua hình ảnh và sự chuyên nghiệp của mỗi cá nhân. Để làm điều này, mỗi người cần nhận thức được vai trò, trách nhiệm với tổ chức, liên tục hoàn thiện mình, tích lũy kiến thức, trau dồi kỹ năng mềm. 

Bên cạnh đó, bạn cần khéo léo kết hợp các phần mềm quản lý nội bộ hoặc kênh truyền thông nội bộ công ty để xây dựng và phát triển hình ảnh công ty. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, ứng dụng quản lý, nhà điều hành hay các nhân viên truyền thông nội bộ sẽ dễ dàng quản lý thông tin và truyền đạt thông tin đến nhân viên của mình một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cần chú ý đến việc phát hành các bản tin nội bộ doanh nghiệp theo tuần, quý, tháng, đó có thể là thông tin về một tấm gương nỗ lực trong số các nhân viên của công ty, thông tin về các sự kiện thường niên, cuộc họp. Thông thường, chúng thường được báo trước tới toàn thể thành viên ít nhất là 3 - 5 ngày để tạo sự chuyên nghiệp. 

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp thông qua hoạt động truyền thông nội bộ

2. Đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Đầu từ cho truyền thông nội bộ chính là quản trị chiến lược hiệu quả cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tại sao lại khẳng định như vậy?

Chúng ta có thể thấy yếu tố quan trọng trong hoạt động truyền thông nội bộ chính là quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp đến thành viên trong công ty. Điểm mấu chốt của hoạt động này chính là hiểu nhu cầu, mong muốn và vấn đề mà mỗi nhân viên gặp phải. Có thể diễn đạt một cách dễ hiểu hơn, khi ta coi nhân viên là khách hàng, văn hóa công ty là sản phẩm thì hoạt động truyền thông nội bộ chính là những nỗ lực marketing. Truyền thông nội bộ sẽ đem các thông tin về văn hóa công ty, sứ mệnh công ty đến nhân viên và ngược lại hiểu mong muốn để giải quyết các vấn đề của họ một cách tốt nhất, khi đó, cả hai đều đạt được lợi ích. Nhân viên vui vẻ, tự hào về doanh nghiệp sẽ liên tục nỗ lực cải thiện năng suất, hiệu quả công việc. Nhờ đó doanh thu công ty liên tục tăng, khách hàng liên tục hài lòng, đây chính là sự phát triển bền vững mà bất kỳ tổ chức nào cũng mong muốn.  

II. Các lỗi truyền thông đơn giản các doanh nghiệp Startup hay gặp

Thông thường các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là tập đoàn đa quốc gia với nhiều chi nhánh trên toàn thế giới thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ rất tốt. Thế nhưng, các doanh nghiệp startup mới thành lập thường chưa nhìn nhận được tầm quan trọng của hoạt động này, thậm chí là không thực hiện truyền thông nội bộ. Nếu có thì là những hoạt động mang tính bộc phát, chưa có chiến lược và kế hoạch lâu dài. Cùng 123job.vn tìm hiểu về những lỗi truyền thông đơn giản hiện nay nhé!

• Các thành viên của công ty không nắm được những thông tin cơ bản của doanh nghiệp: Bạn có thể nhận thấy có một số nhân viên đi làm tại công ty đã được 6 tháng, thậm chí 1 năm vẫn không biết đến sứ mệnh công ty là gì, công ty kinh doanh và hoạt động ở các mảng lĩnh vực nào... Hay đến cả giám đốc công ty cũng không biết là ai. Đây đều là biểu hiện của sự yếu kém trong truyền thông nội bộ.
• Sự yếu kém trong truyền thông nội bộ thể hiện qua các cuộc họp: Số lượng và tần suất các cuộc họp quá nhiều nhưng không mấy hiệu quả là điều không phải khó gặp ở doanh nghiệp startup. Các lỗi cơ bản là không có thư ký ghi chép nội dung cuộc họp dưới dạng văn bản, mọi thứ thường được “truyền miệng” vậy nên tình trạng hiểu lầm hay lỡ thông tin sẽ xảy ra. 
• Không có quy định rõ ràng trong việc tiếp nhận thông tin: Thông thường, khi quản lý hay trưởng bộ phận gửi email, thông báo đến các thành viên cần yêu cầu thông tin phản hồi từ phía người nhận. Tuy nhiên thực tế một số doanh nghiệp lại không chú trọng đến điều này. Và hệ quả là việc nhân viên không nhận được thông tin và ảnh hướng đến tiến độ công việc. 
• Sử dụng phương tiện truyền thông nội bộ không phù hợp: Một số tổ chức lạm dụng các hình thức trao đổi qua call video, gọi điện thoại, trao đổi trực tiếp làm gián đoạn sự tập trung công việc của nhân viên. Bạn nên chú ý chỉ các nhiệm vụ thực sự gấp mới ưu tiên sử dụng các hình thức này. 

III. Cách cải thiện truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

Tiếp nối phần các lỗi truyền thông nội bộ đơn giản, 123job.vn sẽ đưa ra một số biện pháp nhằm cải thiện hiệu quả của hoạt động này. 

Có nhiều cách để giúp thông tin truyền thông nội bộ được truyền đạt một cách rõ ràng, cụ thể. Thông thường, bạn cần đề ra các nguyên tắc công việc cụ thể với cơ chế thưởng, phạt rõ ràng. Chẳng hạn, bất kỳ các email công việc cần nhân viên gửi lại email phản hồi trước một thời gian cụ thể nào đó, trong trường hợp, nhân viên gửi email muộn sẽ bị phạt 50.000 đồng/lần. Nếu trường hợp không nhận được thông tin, quản lý có thể nhắn trực tiếp qua SMS về việc đã gửi thư công việc và yêu cầu nhân viên kiểm tra. 

Xây dựng các nguyên tắc rõ ràng trong truyền thông nội bộ 

Để tránh mắc phải các lỗi truyền thông đơn giản, bạn nên lựa chọn kênh truyền thông nội bộ phù hợp. Đối với các thông tin làm việc hàng ngày của thành viên trong một nhóm, việc sử dụng Zalo hoặc Skype sẽ hiệu quả hơn là tổ chức các cuộc họp trực tiếp thường niên. Nếu có việc khẩn cấp, quản lý nên trực tiếp gọi điện hoặc gặp mặt riêng để trao đổi thông tin. Các thông tin mang tính lâu dài, cần được lưu trữ và truyền thông trên phần mềm quản lý nội bộ công ty. 

Trong các cuộc họp, cần có nội quy rõ ràng để tăng sự công bằng và tính minh bạch. Một số doanh nghiệp thường đề ra một số quy định như không sử dụng điện thoại trong cuộc họp, không đến muộn, nếu ý kiến gì cần yêu cầu phát biểu và bộc lộ rõ ràng quan điểm tránh tình trạng bàn tàn khi cuộc họp đã kết thúc. 

IV. Kết luận

Như vậy ở bài viết này 123job.vn đã cung cấp nhiều thông tin thú vị về hoạt động truyền thông nội bộ đến quý độc giả. Mỗi doanh nghiệp có thể có những cách làm và chiến lược riêng của mình nhằm thực hiện hiệu quả. Cho dù là gì, 123job.vn đều chúc bạn sớm thành công trong việc xây dựng tập thể công ty vững mạnh!