Xử lý nhanh lỗi Value khi sử dụng hàm COUNTIF, COUNTIFS

Những cách để sửa lỗi value trong hàm countif, hàm countifs là gì, những lệnh để sử dụng trong excel. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng những hàm countif và hàm có liên quan để không bị mắc những lỗi value không đáng có, tham khảo tại đây

Trong những năm gần đây, phần mềm Excel không còn quá xa lại đối với những người có kỹ năng tin học văn phòng. Nhưng đôi khi, chúng ta vẫn hay mắc những lỗi value khó hiểu và rất mất thời gian cho việc đó, vậy phải làm sao để sửa lỗi value. Đừng vội bỏ qua bài viết này vì chúng ta sắp được giới thiệu những kỹ năng Excel cần thiết cho nhân viên văn phòng của chúng tôi đã sàng lọc ngày hôm nay. Không những vậy, chúng tôi giúp bạn có thể trách khỏi những lỗi value không cần thiết

I. Tìm hiểu hàm Countif

Để đếm các loại ô khác nhau, Excel cung cấp nhiều tính năng khác nhau, chẳng hạn như đếm ô trống, ô không trống, ô giá trị số hoặc ô chứa các ký tự đặc biệt. Trong bài viết này, thông qua các ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ tập trung vào hàm COUNTIF đơn giản, được sử dụng để đếm các ô với điều kiện tự thiết lập. Những cấu trúc dễ mắc lỗi value có thể giúp bạn nhanh chóng hơn trong kỹ năng văn phòng

1. Cấu trúc hàm COUNTIF cơ bản

Cấu trúc của hàm Countif như sau:

= Countif( range, criteria)

Chú thích: + range: vùng chứa các ô cần đếm

+ Criteria: những tiêu chuẩn mà bạn muốn thiết lập, chỉ định giá trị cần được đếm

2. Ứng dụng hàm countif cơ bản với chữ cái và số trùng khớp

Hãy xem danh sách dưới đây, để dùng kỹ năng tin học và kỹ năng Excel chúng ta có thể dùng hàm Countif không cần phải tính tay để đếm số lượng nam và nữ trong bảng được đưa ra

Hàm Countif có thể giúp bạn đếm được số lượng nam và nữ mà không cần tính tay

=COUNTIF( $C$2:$C$28$,$I$8) HOẶC =COUNTIF($C$2:$C$28,”Nam”) để đếm số lượng trong bảng sau nam trong bảng sau mà không cần phải đếm bằng tay. Bạn có thể đếm số nữ bằng cách thay chữ “Nữ” vào trong để Excel có thể xác định gái trị

Lưu ý: Các tiêu chí không phân biệt chữ hoa chữ thường. Nam hay NAM, nam, vì thế, đều giống nhau. Nó có ích trong nhiều trường hợp vì bạn không phải xử lý chính xác dữ liệu, nhưng nó ảnh hưởng rất nhiều đến việc tìm kiếm trong nhiều trường hợp. Vậy tôi có thể quản lý nó như thế nào? Có rất nhiều con đường. Tôi sẽ gợi ý một hướng ở đây, đó là đếm TRUE và FALSE kết hợp với hàm EXACT thay vì đếm 'Nam', 'NAM', 'Nam'. Đặc biệt, hãy cố gắng suy nghĩ về giải pháp và tự thực hành nó. Đây chính là một trong những lỗi value mà bạn hay gặp

3. Sử dụng COUNTIF kết hợp những kí tự đại diện (wildcard)

Ký tự đại diện (Wildcard) được sử dụng để xác định đối tượng và thay thế bằng những dấu sao (*), dấu hỏi (?), dấu ngã (~)

Cũng giống như bảng sau đây

Tuy không mắc lỗi value, hãy kiểm tra cú pháp vì nó có thể bị chèn lệch cột thông tin

Dựa vào những thủ thuật Excel, chúng ta có thể đếm được số người có họ Lê và tên là Vân bằng cách

Đầu tiên, thay vì một cụm ký tự, chúng tôi sử dụng dấu hoa thị (*). Chúng tôi sử dụng cú pháp "Lê *" trong khu vực điều kiện cho các cá nhân có họ Lê; hoặc $ I $ 8 & "*" nếu chúng ta tham chiếu đến ô I8. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về các ký tự trong ký tự đại diện, có thể tìm hiểu thêm trên internet để không mắc lỗi value

Cùng với những hàm Countif cơ bản, các bạn có thể sử dụng những kỹ năng tin học khác để giúp cho công việc nhanh chóng hơn. Cũng phần nào không gây ra lỗi Value

4. Sử dụng hàm COUNTIF đếm với các phép so sánh lớn nhỏ bằng

Có hai loại điều kiện thường được sử dụng luân phiên để đếm bằng cách sử dụng các điều kiện lớn hơn (>), nhỏ hơn (

Chúng ta đặt tất cả chúng trong dấu ngoặc kép với các điều kiện trực tiếp như sau: "> = a" trong đó> = là so sánh, a là giá trị số được so sánh.

Chúng ta có thể trái ngược lại trong dấu ngoặc kép với điều kiện tham chiếu, kết hợp cùng một ký tự &: "> =" & I8 với> = là so sánh, I8 là ô tham chiếu

5. Ứng dụng hàm COUNTIF lọc giá trị trùng lặp

Các bạn có thể sử dụng hàm =COUNTIF( $C$2:$C$28$,B2) để xác định xem tên hoặc họ có trùng lặp hay không và lặp lại bao nhiêu lần trong một giá trị. Hãy chèn đúng mảng khu vực để không phạm những lỗi value hoặc gặp trường hợp sai số nhé

II. Hàm Countifs là gì

Không chỉ có countif, countifs cũng là một trong những hàm được dùng trong kỹ năng văn phòng. Hãy đọc kỹ để không bị phạm lỗi value vì sau đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những thủ thuật Excel không được ghi qua sách vở

1. Hàm COUNTIFS – công thức và cách sử dụng

ta có công thức cơ bản cho hàm countifs như sau, việc sai chính tả cũng rất dễ khiến bạn mắc lỗi value không cần thiết

=COUNTIFS (criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…)

Ghi chú:

Criteria_range1 – khu vực muốn kiểm hoặc áp dụng lên những tiêu chuẩn

Criteria1 - Đặt số, tham chiếu ô, chuỗi văn bản, danh sách hoặc các hàm Excel cần thiết khác. Tiêu chí này quyết định ô nào sẽ được đếm và 10, "

[criteria_range2, criteria2]…-đây là tiêu chí bổ sung tùy chọn. Trong công thức, bạn có thể nhập tối đa 127 cặp điều kiện. Nếu nhập quá, máy sẽ không tiếp nhận và tính đó là lỗi value

Tuy nhiên, bạn không cần phải ghi nhớ cú pháp của hàm COUNTIFS. Ngay sau khi bạn bắt đầu nhập, Microsoft Excel sẽ hiển thị các đối số của hàm. Các đối số được nhập vào lúc này được tô đậm. Đừng cố gắn ghi hết tên hàm, nếu sai một ký tự sẽ dẫn đến lỗi value

2. COUNTIFS – Những điều cần lưu ý:

+ Bạn có thể sử dụng tính năng COUNTIFS để đếm các ô có một điều kiện trong một phạm vi duy nhất cũng như với nhiều điều kiện trong nhiều phạm vi. Trong ví dụ thứ hai, chỉ các ô được đếm thỏa mãn tất cả các tiêu chí. Có thể dễ mắc lỗi value trong thao tác này vì bạn có thể không đúng yêu cầu của lệnh

+ Mỗi phạm vi dữ liệu bổ sung phải có cùng số hàng và cột với phạm vi dữ liệu đầu tiên (đối số criteria_range1). Nếu chèn sai khu vực thống kê có thể dẫn đến lỗi value không đang tiếc

+ Nếu tiêu chí là một tham chiếu ô trống, thì hàm COUNTIFS coi nó như một giá trị không (0). Bạn có thể mắc lỗi value thậm chí lệnh đã đúng, hãy kiểm tra kỹ lại những con số nhé

+ Các ký tự đại diện có thể được bao gồm trong các tham số - dấu hoa thị (*) và dấu hỏi (?).

III. Cách sửa lỗi Value khi dùng hàm COUNTIF / COUNTIFS

Đôi khi trong quá trình sử dụng excel, bạn rất dễ sai phạm và mắc các lỗi value không cần thiết, đừng lo lắng vì sau đây chúng tôi sẽ giúp cho bạn những kỹ năng tin học văn phòng với những thủ thuật excel để sửa lại những lỗi value mắc phải

1. Hàm COUNTIF / COUNTIFS tham chiếu tới vùng ở 1 File Excel đang đóng

NGUYÊN NHÂN: Nếu hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS tham chiếu đến một vùng trong tệp Excel bị đóng, kết quả của hàm là #VALUE! .. Sai lầm này cũng tồn tại với các hàm SUMIF, SUMIFS và COUNTBLANK. Những thủ thuật Excel sau đây sẽ giúp bạn sữa lỗi value

Giải pháp:

Phương pháp 1: Mở Sổ làm việc hoặc tệp tham chiếu Excel, sau đó quay lại công thức COUNTIF và để tính toán lại công thức này, hãy nhấn F9 cho Excel.

Phương pháp 2: Để khắc phục sự cố này, hãy sử dụng hàm SUMPRODUCT hoặc hàm mảng trong Excel, phương pháp này có thể giúp bạn sửa lỗi value mà không cần phải quá dành thời gian cho một hàm nhất định

2. Chuỗi trong phần điều kiện của hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS có chứa nhiều hơn 255 kí tự

Chúng ta đều biết cú pháp của hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF (,)

Nếu kết quả là tham số có nhiều ký tự hơn 255, thì hàm COUNTIF này cũng trả về giá trị #VALUE! Hoặc ERROR!

Cần chú ý những lỗi value sau đây để bạn không phải đau đầu và tốn thời gian cho những lỗi nhỏ nhặt. Chúng tôi mong bạn có thể cải thiện kỹ năng văn phòng bằng những lưu ý trên

IV. Bỏ túi cách dùng hàm  COUNTIF VÀ COUNTIFS với nhiều điều kiện

1. Cách sử dụng hàm COUNTIFS và COUNTIF với nhiều tiêu chí:

Giả sử như trong hình bên dưới, bạn có một danh sách sản phẩm. Bạn muốn biết số lượng hàng tồn kho (giá trị cột B lớn hơn 0) nhưng số lượng hàng tồn kho chưa bán được (giá trị cột C bằng 0).

Có thể thực thi các tác vụ bằng công thức sau: =COUNTIFS (B2: B7, "> 0", "= 0", C2: C7) Kết quả là 2: ("Anh đào" và "Chanh"):

2. Cách đếm ô tính với nhiều tiêu chí (AND logic):

Khi bạn muốn đếm các mục có tiêu chí giống hệt nhau, bạn vẫn phải cung cấp từng cặp tiêu chí / dải tiêu chí riêng lẻ.

Công thức chính xác sẽ giúp giảm tỉ lệ mắc lỗi value

Ví dụ: đây là công thức chính xác để đếm các mục có chứa số 0 ở cả cột B và cột C:

=COUNTIFS ($B$2:$B$7,"= 0",$C$2$C$,"=0")

Công thức COUNTIFS này trả về 1 vì chỉ "Nho" mới có giá trị "0" trong cả hai cột.

Sử dụng một công thức đơn giản hơn với một bộ tham số như

=COUNTIFS (B2: C7, '= 0'), thu được một kết quả khác - tổng số ô trong phạm vi B2: C7 bao gồm 0 (trong ví dụ này là 4 ). Điều này có thể giúp bạn tránh được lỗi value cho việc sai chính tả hoặc cú pháp

3. Cách đếm số ô tính với nhiều tiêu chí (OR logic):

Thật dễ dàng để đếm các ô đáp ứng tất cả các yêu cầu đã xác định, như bạn đã thấy trong ví dụ trên, vì tính năng COUNTIFS được xây dựng để hoạt động theo cách này.

Nhưng nếu bạn muốn đếm ô dựa trên logic OR, nghĩa là với ít nhất một trong các yêu cầu được liệt kê là TRUE? Nói chung, có hai cách để làm điều này - bằng cách thêm một số công thức COUNTIF hoặc bằng cách sử dụng công thức SUM COUNTIFS với một hằng số mảng. Hãy để ý từng chi tiết trong kỹ năng Excel này để không bị mắc những lỗi value không cần thiết nhé

Phương pháp 1: Thêm hai hoặc nhiều công thức cho COUNTIF hoặc COUNITFS vào

Bạn có thể hủy bỏ hoặc xử lý tùy chỉnh, miễn sao là đúng công thức và không mắc lỗi value

Nếu muốn đếm các đơn hàng có trạng thái 'Cancelled' và “Pending” trong bảng dưới đây bạn chỉ có thể viết 2 công thức COUNTIF thông thường và nhận được kết quả:

=COUNTIF ($C$2:$C$11, "Cancelled") + COUNTIF ($C$2:$C$11,"Pending") = COUNTIF ($C$2:$C$11, "Pending")

Trong trường hợp có nhiều hơn một điều kiện trong mỗi hàm, hãy sử dụng COUNTIFS thay vì COUNTIF. Ví dụ: sử dụng công thức sau để đếm các đơn đặt hàng 'Cancelled’ và 'Pending' cho 'Apples':

=COUNTIFS ($A$2:$A$11, "Apple",$C$2:$C$11, "Cancelled") + COUNTIFS ($A$2:$A$11, "Apples", $C$2:$C$11, "Pending") + COUNTIFS ($A$2:$A$11, "Apples", $C$2:$C$11, "Pending"). Ghi nhớ rằng, nếu sai chỉ một ký tự, bạn sẽ mắc lỗi value và phải làm lại từ đầu

Phương pháp 2: Công thức SUM COUNTIFS với hằng mảng, đây cũng là một trong những kỹ năng Excel khá phổ biến và những người thông thạo kỹ năng tin học văn phòng đều biết tới

Phương pháp 2 có thể giúp bạn thực hiện được nhiều công thức 1 cùng một lúc

Phương pháp 1 không phải là giải pháp tốt nhất trong trường hợp bạn cần đặt nhiều tham số, dễ bị mắc lỗi value, vì vậy công thức của bạn sẽ quá dài dòng. Liệt kê tất cả các tiêu chí của bạn trong mảng để thực hiện các phép tính giống hệt nhau trong một công thức nhỏ gọn hơn và cung cấp cho mảng các tiêu chí tính năng COUNTIFS. Hợp nhất hàm COUNTIFS trong hàm SUM để đếm tổng như sau:

=SUM (COUNTIFS (range, {“criteria1”, “criteria2”, “criteria3”, …}))

Trong bảng mẫu của chúng tôi, công thức trông giống như sau để đếm các đơn hàng có trạng thái "Cancelled", "Pending" hoặc “In transit":

=SUM(COUNTIFS($C$2:$C$11,{“Cancelled”,”Pending”,”In Transit”}))

Có nhiều lệnh đa dạng trong Excel giúp cho bạn thuận tiện trong thống kê văn phòng

4. Cách đếm số trong khoảng cụ thể:

Từ Công thức 1. Tính năng COUNTIFS đếm các ô trong phạm vi số

Sử dụng phương pháp này để tính xem có bao nhiêu số từ 5 đến 10 (không kể 5 và 10) được tìm thấy trong các ô từ C2 đến C10:

=COUNTIFS(C2:C10,”>5″,C2:C10,”

Bạn có thể bao hàm cả 5 và 10 bằng cách thêm dấu bằng, hãy để ý cũ pháp kỹ để không bị mắc value nhé

=COUNTIFS(B2:B10,”>=5″,B2:B10,”

Còn có những cách để sử dụng công thức, bạn có thể tham khảo tại đây để biết thêm nhiều chi tiết về kỹ năng văn phòng và thủ thuật Excel nhé

5. Cách sử dụng COUNTIFS với các ký tự đại diện:

Trong kỹ năng tin học, có những dấu biểu thị cho những lệnh trong Excel, đa phần người sử dụng Excel hay mắc những lỗi value ở đây

Dấu hỏi (?) - phù hợp với bất kỳ ký tự đơn nào và có thể được sử dụng để đếm các ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng một số ký tự nhất định.

Dấu hoa thị (*) - khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào và có thể được sử dụng để đếm các ô chứa một từ cụ thể hoặc một ký tự k1 trong ô.

Bản ghi nhớ. Ghi chú. Nhập dấu ngã (~) trước dấu hoa thị hoặc dấu chấm hỏi nếu bạn muốn đếm các ô chứa dấu chấm hỏi hoặc dấu hoa thị. Những ký tự khác đều không được chấp nhận và sẽ xác định lỗi value 

6. COUNTIFS và COUNTIF với nhiều tiêu chí ngày tháng:

Bạn có thể sử dụng công thức COUNTIFS với hai tham số hoặc kết hợp hai hàm COUNTIF với nhau để đếm ngày trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy vận dụng khả năng sáng tạo của mình để tìm ra một cách thích hợp nhất cho bạn, đừng thay đổi cú pháp chuẩn để mắc lỗi value nhé

Ví dụ: các công thức sau đây đếm số ngày trong các ô từ C2 đến C10, bao gồm khoảng thời gian từ 1/6/2014 đến 7/7/2014, không có phương pháp ghi ngày tháng nhanh hơn, việc cố tình ghi lệch sẽ dẫn đến lỗi value

Hàm Countif thậm chí có thể giúp bạn tính số ngày 

=COUNTIFS(C2:C9,”=6/1/2014″,C2:C9,”

=COUNTIF(C2:C9,”=6/1/2014″)-COUNTIF(C2:C9,”6/7/2014″)

V. Kết luận

Những thông tin trên từ những kỹ năng Excel mà chúng tôi thu thập được đã phần nào giúp bạn có thể hiểu được cách sử dụng hàm Countif và countifs mà không bị mắc lỗi value không đáng có. Mong rằng sau khi đọc được những thông tin này, bạn đã có thể sử dụng Excel một cách thuần thạo qua những thông tin có hệ thống này. Bạn có thểm tham gia những khóa huấn luyện trên Internet cần thiết cho kỹ năng tin học, những lỗi value có thể khiến cho thông tin trong công việc thống kê của bạn có sự thay đổi