Kỹ năng lập mẫu báo cáo công việc cần thiết cho dân văn phòng

Lập báo cáo công việc gần như là điều mà bất cứ một nhân viên văn phòng nào cũng phải thực hiện. Tuy nhiên, công việc tưởng chừng đơn giản này lại làm khó khá nhiều người. Bởi vậy, dưới đây 123job.vn mang đến các mẫu báo cáo chuẩn nhất.

Bản báo cáo công việc được xem như tài liệu để sếp theo dõi và đánh giá tiến độ làm việc của nhân viên. Hầu hết các người lao động hiện nay đặc biệt là dân kinh doanh có lẽ đã quá quen với văn bản này. Tuy nhiên, bạn có thực sự hiểu hết ý nghĩa của nó, đã biết cách thiết lập một bản báo cáo khoa học, rõ ràng chưa. Những chia sẻ được 123job.vn đem đến sau đây giúp bạn có thêm được các kỹ năng lập báo cáo công việc hoàn hảo nhất.

I. Khái quát về bản báo cáo công việc?

Khái quát về mẫu báo cáo công việc

1. Khi nào cần viết bản báo cáo công việc

Như đã đề cập ở trên, mẫu báo cáo công việclà cách để sếp theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên và từ đó có những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Tuy theo từng quy định của tổ chức, họ sẽ yêu cầu nhân viên của mình nộp bản báo cáo theo ngày, tuần hoặc tháng để làm căn cứ giám sát. Đây cũng là lúc mà bạn bắt buộc phải viết văn bản này.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tự lập các mẫu báo cáo tài chính để phục vụ việc quản lý tốt các công việc hằng ngày của mình. Việc làm này sẽ giúp bạn hoàn thành KPI dễ dàng bởi nó đảm bảo bạn không quên những điều quan trọng và phát hiện các vấn đề còn vướng mắc trong quá trình thực hiện. Thực tế cũng chỉ ra rằng, người có thói quen lập các báo cáo có cuộc sống thoải mái hơn với một tinh thần trách nhiệm làm việc chuyên nghiệp.

Thường thì trong các doanh nghiệp, đại đa số là doanh nghiệp nào cũng sẽ phải có mẫu báo cáo công việc đối với nhân viên công ty. Mẫu báo cáo này được lập ra với một số mục đích sau:

- Nó thể hiện được khả năng làm việc của nhân viên.

- Nó cho thấy tinh thần trách nhiệm của nhân viên.

- Phản ánh được năng suất, hiệu quả làm việc từ đó thấy được những thiếu sót, khó khăn sau khi kết thúc công việc trong ngày.

- Mẫu báo cáo còn giúp cho ban quản lý nắm bắt được tình hình hoạt động của toàn công ty, và đưa ra kế hoạch làm việc cho từng cá nhân.

2. Cấu trúc của một bản cáo công việc hoàn chỉnh

Bản báo cáo công việc được xem là tài liệu nộp sếp do vậy nó cần đảm bảo có đầy đủ các phần. Cụ thể, một mẫu báo cáo công việc hoàn chỉnh có cấu trúc như sau:

• Tóm tắt đánh giá là phần giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong đó, bạn cần đánh giá một cách trung thực giữa những thành tích đã làm được và phần còn thiếu sót.
• Giới thiệu bối cảnh báo cáo: Cần cung cấp một bối cảnh cho báo cáo, phác thảo cấu trúc nội dung, phạm vi và phương thức sử dụng. 
• Nội dung: Đây là phần quan trọng nhất và bạn cần trình bày chi tiết về nguyên nhân, thảo luận hướng khắc phục và đề xuất kiến nghị cho từng vấn đề.
• Kết luận: Cần tổng hợp bản báo cáo một cách rõ ràng, súc tích và đưa ra định hướng công việc tiếp theo.

3. Những mẫu báo cáo công việc thường dùng

a. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày

Để có một mẫu báo cáo công việc hàng ngày hoàn chỉnh với đầy đủ thông tin và đáp ứng được mọi yêu cầu của cấp trên nhất, các bạn cần phải chú ý đến các yếu tố sau: 

Về mặt nội dung:

+) Cần đảm bảo điền đầy đủ những công việc chi tiết nhất thực hiện trong ngày, kèm theo những mô tả, đánh giá, ý kiến cá nhân.

+) Cần phải thể hiện được rõ năng lực cho nhà quản lý có thể dễ theo dõi và thấy được tiến độ làm việc của từng cá nhân sau mỗi ngày làm việc.

Về mặt hình thức:

+) Bạn hoàn toàn có thể tạo mẫu báo cáo công việc viết tay hoặc có thể dựa vào mẫu báo cáo công việc bằng word, mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel, mẫu excel báo cáo công việc, mẫu làm báo cáo công việc, mẫu báo cáo đề xuất công việc, để tự lập ra cho mình một mẫu báo cáo công việc cá nhân chỉ cần đáp ứng đủ các yêu cầu sếp đưa ra, thường thì thể hiện đầy đủ nội dung, rõ ràng, rành mạch là được.

+) Trong bản mẫu báo cáo tiến độ công việc hàng ngày bạn phải cho các danh mục như tên công ty, ban quản lý, chức vụ, công việc cần làm,...

Nếu như bạn bận rộn hoặc chưa biết cách viết mẫu báo cáo công việc  có thể lên mạng truy cập vào trang web 123job.vn tải các bản mẫu báo cáo kết quả công việc hàng ngày hoặc tải biểu mẫu báo cáo công việc hàng ngày, download mẫu báo cáo công việc hàng ngày, mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng word, form mẫu báo cáo công việc hàng ngày, mẫu báo cáo công việc excel, mẫu báo cáo công việc hàng ngày excel, mẫu báo cáo kế hoạch công việc về và điền thông tin đầy đủ vào là được. Khi tải, các bạn nên lưu ý tới tên bản báo cáo nhé, bạn làm ngành nghề nào thì nên tải mẫu của ngành nghề đó về để có mẫu báo cáo công việc cho sếp hoàn chỉnh nhất.

Mẫu báo cáo công việc hằng ngày

Mẫu báo cáo công việc hàng ngày

b. Mẫu báo cáo công việc hàng tuần

Thay vì phải báo cáo theo từng ngày, thì mẫu báo cáo công việc tuần, mẫu báo cáo công việc hàng tháng thì khối lượng công việc báo cáo sẽ nâng lên. Mẫu báo cáo này sẽ có nội dung như sau:

+) Với mẫu báo cáo này, nó khác với mẫu báo cáo theo ngày ở chỗ là thời gian tăng lên, khối lượng công việc nhiều và các con số cũng được tăng lên đáng kể.

+) Mẫu báo cáo này, sẽ yêu cầu chi tiết hơn về nội dung công việc, kết quả công việc đạt được trong suốt một quá trình, người quản lý sẽ dễ dàng thấy được hiệu quả của công ty có tăng lên hay giảm đi và đưa ra các biện pháp khắc phục.

Về các đề mục thì mẫu báo cáo này cũng sẽ giống với mẫu báo cáo hàng ngày.

Bạn cũng có thể download mẫu báo cáo công việc hàng tuần, mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng excel, biểu mẫu báo cáo công việc hàng tuần, mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng word, mẫu báo cáo công việc trong tuần, mẫu báo cáo công việc cuối tuần, mẫu đơn báo cáo công việc, mẫu viết báo cáo công việc, form mẫu báo cáo công việc, mẫu báo cáo công việc cuối tháng hoặc mẫu báo cáo công việc trong tháng để sử dụng luôn cho tiện.

Mẫu báo cáo công việc theo tuần

Mẫu báo cáo công việc hàng tuần

c. Mẫu báo cáo công việc hàng tháng

Báo cáo công việc theo tháng chỉ khác với báo cáo công việc hàng ngày ở khối lượng công việc nhiều hơn và được phân chia cụ thể phần việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Nội dung báo cáo công việc tháng cũng nhiều hơn và chắc chắn kết quả công việc cũng phải thể hiện rõ ràng, chi tiết nhất.

Đội ngũ quản lý khá chú trọng vào kết quả báo cáo công việc tháng của nhân viên vì đây là cơ sở quan trọng để quản lý đánh giá xem mức độ hoàn thiện công việc có đang bám sát mục tiêu, kế hoạch mà công ty đặt ra cho nhân viên trong tháng, năm hay không. Từ đó đưa ra đánh giá tổng quát kết quả làm việc của cả nhóm và phòng ban làm việc.

Để giúp cho bạn có thể hiểu rõ hơn cách lập ra một bản báo cáo công việc tháng chuẩn nhất, hãy tham khảo bản mẫu dưới đây để áp dụng cho bản báo cáo của mình. Tuy nhiên tùy vào tính chất công việc khác nhau mà mẫu báo cáo công việc tháng có thể điều chỉnh cách trường thông tin sao cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.

Mẫu báo cáo công việc theo tháng

Mẫu báo cáo công việc hàng tháng

d. Mẫu báo cáo công việc cuối năm

Báo cáo công việc hàng năm là loại báo cáo quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp bởi đây là cách trình bày báo cáo công việc mang tính chất tổng kết quá trình làm việc cả năm dài cùng với sự cố gắng, nỗ lực làm việc của toàn bộ nhân viên trong công ty.

Người lập báo cáo cần phải xem xét thật chi tiết, cụ thể về các công việc đã được hoàn thành, những điểm đạt được và những điểm chưa làm được của công ty để đưa ra cách khắc phục cho năm tiếp theo. 

Có công ty họ thường mẫu báo cáo công việc quý hoặc báo cáo theo 6 tháng đầu năm và nếu bạn chưa biết kỹ năng lập báo cáo công việc này có thể tải mẫu báo cáo công việc 6 tháng đầu năm ở trên mạng,

Ngoài hai mục đích trên, thì mẫu báo cáo nội dung công việc cuối năm này còn chứa đựng thành quả trong đó, là cơ sở đánh giá để ra quyết định khen thưởng cho các thành viên có nhiều đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.  

Mẫu báo cáo công việc cuối năm

Mẫu báo cáo công việc cuối năm

Xem thêm: Báo cáo lao động là gì? Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất

II. Kỹ năng lập mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất

Bản báo cáo công việc đối với tổ chức là hồ sơ lưu lại các hoạt động đã được thực hiện, với người xem nó là tài liệu dùng để kiểm soát và đưa ra phương án phản ứng phù hợp. Ngoài ra, bản báo cáo này còn thể hiện khả năng làm việc, tinh thần trách nhiệm của người viết. Do đó, nó cần được xây dựng một cách hoàn hảo, rõ ràng và khoa học. Nếu bạn không có kỹ năng lập mẫu báo cáo này thì kể cả khi bảng thành tích có dày đặc cũng rất khó để người khác ghi nhận năng lực của bạn.

Kỹ năng lập mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất

1. Xác định đúng mục đích viết báo cáo

Mẫu báo cáo thực tập sẽ khác mẫu báo cáo tài chính do vậy trước tiên bạn cần xác định chính xác loại báo cáo mình đang viết là cái gì. Hiện nay, mỗi công ty thường có các form mẫu báo cáo tài chính riêng mang đặc trưng, văn hóa doanh nghiệp mà bạn có thể hoàn thiện dựa theo nó. Nếu không, bạn hãy xin ý kiến đồng nghiệp hoặc hỏi trực tiếp sếp của mình để định hướng đúng nội dung và hình thức.

2. Xây dựng đề cương chi tiết

Bước tiếp theo để xây dựng một mẫu báo cáo công việc hoàn chỉnh không phải bắt tay vào viết mà bạn cần lập đề cương chi tiết. Việc này giúp bạn đi đúng hướng và tránh được các thiếu sót trong bài báo cáo của mình. Hơn nữa, nó cũng giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian nên tuyệt đối đừng bỏ qua bước này.

3. Đánh giá khách quan kết quả công việc

Cấp trên dựa vào bản báo cáo để đánh giá tiến độ, khả năng làm việc của bạn nhưng không có nghĩa là họ sẽ không kiểm tra lại. Trong công việc, sự trung thành với cấp trên là điều kiện kiên quyết do đó bạn cần đánh giá khách quan nhất những gì mình đã và chưa làm được.

4. Phân tích nguyên nhân và hướng khắc phục

Trong quá trình làm việc chắc hẳn ai cũng gặp phải những khó khăn, sai lầm nhưng nếu bạn biết cố gắng, đối mặt để tìm cách giải quyết nó sẽ chứng tỏ bạn là người có trách nhiệm. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý một điều cái mà nhà quản trị quan tâm nhất là kết quả nên bạn phải đưa ra được phương án xử lý vấn đề đó như thế nào. Nếu công việc thành công sẽ là một điểm cộng rất tốt giúp bạn khẳng định được năng lực của mình.

5. Đề xuất giải pháp

Những đề xuất, giải pháp được đưa ra trong bản báo cáo không cần quá cao siêu nhưng nó phải xoay quanh và sát với vấn đề. Việc thực hiện điều này trước tiên sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và sau đó giúp bạn thể hiện khả năng quan sát, tư duy của mình. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ rất lớn với việc phát triển con đường sự nghiệp cho bạn.

6. Kỹ năng diễn đạt

Kỹ năng diễn đạt ảnh hưởng đến giá trị bản báo cáo bởi nó quyết định liệu người xem có hiểu rõ được điều bạn muốn nó đến là gì hay không. Trong mẫu bản cáo hãy sử dụng ngôn từ trong sáng, một nghĩa, không sử dụng tiếng địa phương, viết tắt và cố gắng diễn đạt rõ ràng. Nếu bạn còn khó khăn trong vấn đề này thì có thể tham khảo thêm các mẫu báo cáo đã phát hành được đánh giá cao trước đó.

7. Kiểm tra các lỗi trình bày

Sẽ là một thiếu sót rất lớn nếu bản báo cáo của bạn mắc lỗi trình bày. Nó tạo ác cảm làm bạn mất điểm trong mắt cấp trên, thể hiện rằng mình là người thiếu chuyên nghiệp và làm việc qua loa. Để tránh hiểu lầm không đáng có này bạn nên kiểm tra kỹ bản báo cáo trước khi nộp sếp. Trong đó, một số lỗi thông thường dễ mắc phải như: sai chính tả, lỗi font, hình ảnh....

Xem thêm: Mẫu Báo cáo tài chính là gì? Cách đọc báo cáo tài chính dễ dàng nhất

III. Những lưu ý khi lập mẫu báo cáo công việc

Những lưu ý quan trọng khi lập báo cáo công việc 

1. Người tiếp nhận báo cáo

Nếu bạn nằm bắt được phong cách của người tiếp nhận mẫu báo cáo tài chính sẽ hỗ trợ việc xây dựng và hoàn thiện nó tốt hơn rất nhiều. Bởi lẽ, khi mà bạn hiểu được người tiếp nhận sẽ giúp bạn định hướng được những nội dung cần đặc biệt chú ý cùng lối diễn đạt, lập luận cần sử dụng. Đôi khi, điều này còn giúp bạn ghi được điểm cộng rất lớn.

2. Ngôn ngữ trong báo cáo

Bản báo cáo công việc đôi khi không chỉ dùng để nộp sếp mà còn là tài liệu trao đổi tiến độ công việc với đối tác. Do vậy, bạn nên sử dụng các ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu thay vì các thuật ngữ chuyên ngành nếu có thể. Ngoài ra, bạn cũng tránh dùng các từ hoa mỹ, khoa trương trong mẫu bản báo cáo công việc.

3. Tính thời sự của bản báo cáo

Mẫu báo cáo tài chính công việc phải đảm bảo tính thời sự để hỗ trợ việc ra quyết định, xử lý tình huống tốt nhất. Nếu bạn nộp báo cáo chậm trễ làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và lợi ích của tổ chức thì trường hợp xấu nhất bạn có thể bị đuổi việc. Do vậy, hãy lưu ý kỹ điều này để tránh mắc phải sai lầm không đáng có ngăn chặn sự nghiệp của bạn phát triển.

4. Dữ liệu

Đưa các số liệu, dẫn chứng, sự kiện sẽ giúp việc lập luận của bạn trở nên thuyết phục hơn nhất là đối với các mẫu báo cáo tài chính. Tuy nhiên, bạn phải chắc chắn số liệu mình đưa ra là chính xác. Với các sự kiện nên trích dẫn nguồn từ bài báo, phỏng vấn hay tài liệu nghiên cứu nào để tăng tính tin cậy. Nếu bạn đảm bảo được điều này còn giúp bài báo cáo của mình khách quan hơn.

Xem thêm: Mẫu báo cáo thành tích cá nhân chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp nhất

IV. Những lỗi cần tránh khi viết báo cáo công việc

1. Sai chính tả

Sai chính tả là một trong những lỗi mà nhiều người mắc phải khi viết báo cáo công việc nói riêng và tất cả các loại văn bản, giấy tờ khác nói chung. Việc viết sai lỗi chính tả sẽ khiến cấp trên đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả, không chú trọng công việc.

2. Lỗi định dạng

Thứ đầu tiên mà cấp trên cảm nhận được khi nhìn vào báo cáo công việc của bạn không phải là nội dung mà chính là cách bạn trình bày. Nếu báo cáo của bạn sử dụng nhiều các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ thì bạn càng cần phải chú ý tới định dạng.

Bạn nên sử dụng thống nhất một kiểu chữ, làm nổi bật các đầu mục và dành ra các khoảng trống phù hợp sao cho dễ nhìn. Các yếu tố khác như đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng,... cũng cần phải được chú ý.

3. Quá nhiều hoặc quá ít thông tin

Báo cáo công việc không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt khi viết báo cáo công việc hàng ngày. Bạn không nhất thiết phải liệt kê lại các vấn đề đã bị lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên tập trung vào các vấn đề nổi cộm, cấp thiết cần được giải quyết ngay.

4. Nội dung thiếu chính xác

Nội dung báo cáo thiếu chính xác, mô tả những công việc không có thực sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường sau này, ví dụ như sai sót về chi ngân sách, trả lương cho nhân viên,... Nhiều người thậm chí còn không hiểu mình đang viết gì trong báo cáo công việc. Thay vì sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để trực quan hóa số liệu thì họ lại để lấp đầy các chỗ trống không cần thiết, để cho bản báo cáo đủ dài. Đây là lỗi sai rất nghiêm trọng cần tuyệt đối tránh trong quá trình làm báo cáo.

V. Kết luận

Trên đây là các kỹ năng viết mẫu báo cáo chi tiết giúp bạn xây dựng thành công bản báo cáo công việc cho riêng mình. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hay khó khăn trong quá trình thiết lập văn bản này thì có thể tham khảo thêm các mẫu báo cáo công việc huyên nghiệp, mẫu báo cáo công việc hằng ngày tại 123job.vn. Viết một mẫu báo cáo tốt là một cách tuyệt vời giúp bạn ghi điểm với cấp trên vậy nên hãy chú ý mỗi khi thực hiện nó. 

Xem thêm:

Hướng dẫn chi tiết cách trình bày báo cáo thực tập chuyên nghiệp nhất

Bí quyết viết báo cáo thực tập kế toán giúp bạn đạt điểm cao

Báo cáo kết quả kinh doanh là gì? Cách lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn