Năng lực là gì? Vai trò của từ điển năng lực trong doanh nghiệp

Từ lâu chúng ta đã nghe đi nghe lại rất nhiều lần về cụm từ năng lực hoặc người có năng lực hay ứng viên với năng lực cao. Vậy thực tế năng lực là gì? Lý do cho việc doanh nghiệp xây dựng từ điển năng lực là gì? Các bạn hãy cùng 123job tìm hiểu nhé!

Mỗi khi nhắc đến năng lực chúng ta cảm giác đó là một khái niệm vô hình khó mà đong đếm được. Tuy nhiên để có thể đánh giá hiệu quả công việc và kết luận ứng viên này có năng lực làm việc cao, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình những thang đo năng lực hay còn được gọi là từ điển năng lực. Vậy thực tế hiểu thế nào cho đầy đủ nhất về bài toán “năng lực là gì?”, ở bài viết này 123job.vn sẽ cung cấp đến quý bạn đọc các thông tin liên quan từ việc giải thích chi tiết khái niệm năng lực là gì đến việc cung cấp kết cấu của bộ từ điển năng lực và quy trình xây dựng chúng. 

I. Năng lực là gì?

Năng lực là gì? Có rất nhiều cách giải thích khác nhau về khái niệm năng lực, tuy nhiên chúng đều có điểm chung đó là ám chỉ thuật ngữ bộc lộ về những kiến thức, kỹ năng mềm, kỹ năng nghề nghiệp đến các khả năng và trình độ chuyên môn của một cá nhân nhằm đáp ứng một công việc cụ thể nào đó. Mọi người thường nhắc đến việc “Anh ta có năng lực làm việc hiệu quả” để muốn nói đến khả năng làm việc với hiệu quả cao hơn hẳn những đồng nghiệp khác. Chính  đánh giá năng lực là yếu tố giúp một cá nhân tạo sự khác biệt và thu hút sự quan tâm của người quản lý hay giám đốc điều hành. Nhờ vậy họ dễ dàng được thăng chức và tăng lương hơn. 

Năng lực là gì?

Năng lực trong tiếng Anh là Competency, đó chính là việc ám chỉ đến khả năng, trình độ của một người. Cũng như một vài kỹ năng mềm khác như kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, kỹ năng quản lý hay tư duy sáng tạo, chúng ta phần lớn chỉ có thể nhìn thấy một phần rất nhỏ của năng lực nghề nghiệp một cá nhân. Phần đó chỉ chiếm khoảng 15% bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm công việc… Chẳng hạn, khi phỏng vấn ứng viên xuất phát từ những trường đại học uy tín với chương trình đào tạo khắt khe, nhà tuyển dụng sẽ phần nào đánh giá  năng lực của ứng viên, đó chính là phần nổi của năng lực một người. 

Vậy bạn đã hiểu rõ năng lực là gì? 

Còn về phần chìm chiếm hơn 85% đó chính là khả năng tư duy, tính cách, sở thích cá nhân, quan điểm nghề nghiệp… Chúng ta có thể thấy được điều này cần phải có thời gian tiếp xúc và làm việc cùng nhau thì mới có thể nhìn nhận được rõ. Có thể lấy ví dụ về hai người cùng xuất phát điểm giống nhau nhưng tính cách, quan điểm nghề nghiệp khác nhau sẽ quyết định hiệu quả công việc và mức độ thăng tiến không giống nhau. Với người kiên nhẫn, không bao giờ chùn bước khả năng thành công cao gấp nhiều lần người dễ dàng bỏ cuộc. 

Ngoài phần năng lực là gì?, thì các dạng của năng lực trong tâm lý học cũng được quan tâm, cụ thể chia làm hai dạng gồm năng lực chung và năng lực chuyên môn:

– Năng lực chung: là năng lực mà có thể hỗ trợ trong nhiều ngành hay lĩnh vực khác nhau, trong đó có thể là năng lực tư tưởng, năng lực về khái quát hóa, năng lực nhận xét về tư duy lao động,…

– Năng lực chuyên môn: là một loại năng lực đặc trưng rất cần thiết trong một lĩnh vực nhất định ví dụ như năng lực toán học, năng lực hội họa, năng lực kinh doanh, năng lực giao tiếp…

Trong đó năng lực chuyên môn và năng lực chung có mối quan hệ qua lại lẫn nhau, năng lực chung chính là cơ sở hỗ trợ để đạt năng lực chuyên môn. Theo sau đó, năng lực chuyên môn ở một điều kiện thuận lợi nhất định lại tác động tới sự hình thành phát triển năng lực chung.

II. Từ điển năng lực là gì? Lý do cho sự cần thiết của từ điển năng lực là gì? 

Mọi người thường cảm nhận năng lực là yếu tố quan trọng để đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp cho công ty. Vì vậy việc xây dựng một thước đo đánh giá năng lực chung là điều cần thiết, nhờ vậy mà từ điển năng lực ra đời. 

1. Từ điển năng lực là gì?

Đầu tiên chúng ta cần hiểu từ điển năng lực là gì? Đó chính là một bộ sưu tầm các tiêu chí và tập hợp các  đánh giá năng lực được đề xuất thông qua quá trình nghiên cứu công ty và phân tích một thời gian dài. Nhờ có từ điển năng lực mà bạn dễ dàng lựa chọn được ứng viên có tổ chất, năng lực phù hợp với công ty, văn hóa doanh nghiệp và vị trí công việc ứng tuyển.

Bộ từ điển năng lực sẽ rút ngắn thời gian và quy trình tuyển dụng nhân sự cho bộ phận quản trị nhân sự. Các chuyên viên nhân sự thông thường sẽ lựa chọn người ứng tuyển có định hướng nghề nghiệp và mục tiêu nghề nghiệp phù hợp với công ty. 

 Từ điển năng lực là gì? 

2. Lý do cho sự cần thiết của từ điển năng lực là gì? 

Ý nghĩa đầu tiên không thể bỏ qua của từ điển năng lực là gì?  Chính là tạo sự thống nhất, nhất quán trong các tiêu chí tuyển dụng, đào tạo nhân viên. Ngoài ra, từ điển năng lực còn đem lại nhiều sự tiện ích cho doanh nghiệp, tổ chức, chúng có thể là:

• Trên cơ sở về bộ từ điển năng lực do doanh nghiệp xây dựng, nhà quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của từng cá nhân. Từ đó có phương án chiến lược cho việc tuyển dụng và đào tạo. 
• Từ điển năng lực giúp quá trình tuyển dụng nhân sự trở nên dễ dàng hơn bằng việc thiết lập các nguyên tắc và tiêu chí tuyển dụng, bạn dễ dàng lựa chọn ứng viên có năng lực nghề nghiệp phù hợp với công việc. Trong trường hợp bạn muốn từ chối người xin việc, bạn cũng sẽ có những lý do thuyết phục hơn.
• Từ điển năng lực giúp quá trình đào tạo có mục tiêu hơn. Việc liên tục phát triển kỹ năng nghề nghiệp và chuyên môn của ứng viên sẽ bám sát vào từ điển năng lực. 
• Được coi là cơ sở quan trọng để đánh giá nhân viên, từ điển năng lực giúp bạn dễ dàng đưa ra phương án về chính sách thưởng phạt phù hợp. 

III. Kết cấu của bộ từ điển năng lực là gì? 

Bạn đã hiểu từ điển năng lực là gì, bước tiếp theo là cần tìm hiểu về kết cấu của bộ từ điển này. Theo mô hình ASK, từ điển năng lực có kết cấu gồm 3 phần chính:
 
Phần thứ nhất của từ điển năng lực là gì? Đó là kiến thức (Knowledge): Hiểu thế nào về kiến thức trong từ điển năng lực là gì? Đây là phần dễ dàng nhất mà chúng ta có thể thấy được, đó chính là các phạm trù thuộc về năng lực tư duy của một con người. Chúng thường là trình độ học vấn, kiến thức nghề nghiệp, chuyên môn, khả năng phân tích, đánh giá, trình độ ngoại ngữ của ứng viên. Những kiến thức này phần lớn đều có thể đánh giá và định lượng thông qua bằng cấp, chứng chỉ…

Ví dụ về kiến thức liên quan đến năng lực nghề nghiệp của một sinh viên mới ra trường ngành kế toán - kiểm toán: Tốt nghiệp bằng giỏi chuyên ngành kế - kiểm thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, có chứng chỉ IELTS 6.5, có kiến thức nghề nghiệp về các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán… 

Phần thứ hai của từ điển năng lực là gì? Đó là kỹ năng (Skill): Kỹ năng trong từ điển năng lực là gì? Thông thường ứng viên sẽ được đòi hỏi về các kỹ năng nghề nghiệp quan trọng như kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, kỹ năng quản lý, kỹ năng hiểu tâm lý khách hàng… Tùy thuộc vào từng vị trí mà yêu cầu về mức độ và kỹ năng nghề nghiệp sẽ không giống nhau.

Vai trò của kỹ năng trong bộ từ điển năng lực là gì? 

Phần cuối của từ điển năng lực là gì? Khó đo lường nhất chính là phẩm chất/ thái độ của cá nhân trong công việc và cuộc sống (Attitude): Thông thường nhà tuyển dụng sẽ thích các ứng viên có tinh thần cầu tiến, thái độ làm việc tích cực và không dễ bỏ cuộc. Để có thể hiểu về thái độ nghề nghiệp, doanh nghiệp thường đặt ra các bộ câu hỏi phỏng vấn xin việc, thông qua cách trả lời mà nhà tuyển dụng có những đánh giá về năng lực thái độ. 

Chúng ta có thể lấy ví dụ về bộ từ điển năng lực nghề nghiệp cho vị trí công việc thực tập sinh Marketing: 

• Kiến thức: Sinh viên năm 3, 4 các khối ngành Marketing kinh tế có kiến thức căn bản về Marketing
• Kỹ năng: Khả năng giao tiếp, khả năng làm việc nhóm, kỹ năng phân tích
• Thái độ: Chăm chỉ, nhiệt tình trong công việc, không sợ khó… 

IV. Kết cấu của từng chuẩn năng lực là gì? 

Để có thể xây dựng được bộ từ điển năng lực bao quát và có tính toàn diện, bạn cần phải hiểu rõ về kết cấu của từng chuẩn năng lực là gì?

Về định nghĩa: Nhà quản trị cần nêu cụ thể khái niệm, định nghĩa, ý nghĩa biểu thị của loại năng lực đó. Ví dụ đối với năng lực về kỹ năng giao tiếp hiệu quả đó là việc một người truyền đạt thông tin một cách chính xác, diễn đạt đúng những điều muốn nói, nói trôi chảy, lưu loát và khiến người nghe nắm bắt thông tin nhanh chóng. 

Về thang đo đánh giá: Hiện nay thang đo phổ biến nhất là thang đo cấp 5 với mức độ giảm dần về năng lực từ mức độ xuất sắc (5) => Mức độ tốt (4) => Khá (3) => Trung bình (2) => Kém (1). Đối với mỗi mức độ bạn cần đưa ra các tiêu chí cụ thể để ứng viên dễ dàng từ đó chấm điểm cho mình.

Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn: Hiện nay có rất nhiều câu hỏi phỏng vấn giúp bộc lộ được năng lực của ứng viên. Thông thường, chúng đều được xây dựng vô cùng khéo léo với tiêu chí chấm điểm chặt chẽ. Ví dụ về câu hỏi phỏng vấn cho kỹ năng giao tiếp hiệu quả: “Khi gặp một khách hàng khó tính, cau có, bạn sẽ làm gì để truyền đạt thông tin đến họ một cách tốt nhất? Hãy chia sẻ khoảnh khắc một lần bạn bị khách hàng mắng, bạn vẫn sẽ tươi cười hay sẵn sàng tỏ thái độ?” 

V. Quy trình tiến hành xây dựng Từ điển năng lực là gì? 

Như vậy 123job.vn đã cung cấp đến các bạn các kiến thức nền tảng quan trọng để xây dựng bộ từ điển năng lực. Vậy các bước xây dựng từ điển năng lực là gì? Chúng ta hãy cùng lần lượt nghiên cứu hành trình gồm 5 bước dưới đây nhé! 

• Bước 1: Nghiên cứu về công ty, văn hóa doanh nghiệp để từ đó để xuất ra các tiêu chí về năng lực cho ứng viên. Các năng lực càng gắn bó mật thiết với sự phát triển và định hướng chiến lược kinh doanh của tổ chức cần được ưu tiên trước.
• Bước 2: Đối với từng loại năng lực cần về định nghĩa của từng chuẩn năng lực để không gây khó khăn và hiểu lầm. 
• Bước 3: Xây dựng thang đo 5 mức độ cho từng chuẩn năng lực. Mỗi mức độ bạn cần chỉ ra các tiêu chí cụ thể.
• Bước 4: Đề xuất bộ câu hỏi phỏng vấn dựa trên những chuẩn năng lực đã xây dựng.
• Bước 5: Tiến hành đánh giá năng lực ứng viên, nhân viên trong quá trình tuyển dụng để tìm được người phù hợp hoặc quá trình làm việc để có kế hoạch điều chỉnh nhân sự phù hợp. 

VI. Bí quyết nâng cao năng lực của bản thân

1. Học cách nói “không”

Những người có năng lực cao thường rất tập trung trong công việc. Họ luôn dành hết thời gian, tâm trí và toàn bộ năng lực của bản thân cho những việc quan trọng nhất. Họ luôn nói không với những công việc không quan trọng. Ta nên tìm cách để giải quyết khó khăn chứ đừng bao giờ nghĩ "thế này là được rồi", "chỉ cần vậy thôi" tức là ta đang nói không với thành công. Học cách nói "Không" để bản thân được rèn luyện, học được vượt qua khó khăn và đón nhận những cơ hội mới. 

Bí quyết nâng cao năng lực là gì?

2. Thấu hiểu tính cách con người

Nâng cao năng lực giao tiếp xã hội và có kỹ năng giao tiếp cơ bản là một trong những điều kiện để tiến tới thành công. Năng lực này đòi hỏi bạn phải hiểu bản tính giữa người với người một cách đúng đắn. Bạn có thể tự rèn luyện năng lực này bằng cách giao tiếp nhiều hơn, nhìn người khác bằng bản chất của chính họ, đặt mình vào hoàn cảnh của người khác để nhìn nhận mọi thứ khách quan hơn. Sau đó dùng quan điểm của mình để đánh giá, đặc biệt không được áp đặt quan điểm của mình liên quan điểm người khác.

3. Học cách trò chuyện tinh tế

Khả năng giao tiếp và trò chuyện cần phải được thực hành và rèn luyện thường xuyên. Hãy cố gắng lựa chọn những chủ đề mà người đối diện cảm thấy hứng thú nhất. Quan sát và lắng nghe xem người đối diện có thể hứng thú hay không, điều này sẽ mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích để giao tiếp cho phù hợp. Người có năng lực là người có kỹ năng giao tiếp tốt, biết nên và không nên nói điều gì. Không dù vậy thì học cách trò chuyện cũng là những kỹ năng sống cần thiết cần học. 

4. Học cách lắng nghe

Học cách lắng nghe sẽ giúp người đối diện cảm thấy được sự quan trọng của họ trong câu chuyện. Chỉ khi nào người đối diện thấy được sự quan trọng của họ thì lúc ấy câu chuyện mới trở nên hấp dẫn. Bạn hãy bắt đầu bằng việc lắng nghe, tán thưởng và khen ngợi người khác. Trước khi trả lời câu hỏi của họ, hãy cố gắng ngừng lại và suy nghĩ, đừng đưa ra câu hỏi quá nhanh trong khi bạn chưa hiểu người khác nói gì.

Bạn đã nắm rõ năng lực là gì, các cách cải thiện năng lực 

5. Thử sức ở một vai trò mới

Khả năng tiềm ẩn trong con người bạn là vô cùng rộng lớn mà bạn khó có thể hình dung được. Vì vậy đừng bao giờ bỏ hết mình trong bất kỳ một phạm vi nào. Hãy thử sức nghiên cứu những công việc mới, thử sức trong một lĩnh vực mới. Điều này sẽ giúp bạn mở rộng được mối quan hệ hơn, giúp công việc nhàm chán hàng ngày trở nên thú vị hơn. Không cần quá ép buộc mình phải thành công, hãy tự do đón nhận thử thách mới để nâng cao năng lực của bản thân.

VII. Kết luận

Ở bài viết này 123job.vn đã giải thích chi tiết giúp các bạn hiểu hơn về năng lực là gì, từ điển năng lực là gì cùng cách để xây dựng bộ từ điển năng lực hiện nay. Chúng ta không còn cảm thấy đây là một khái niệm mơ hồ, trừu tượng phải không? Bên cạnh đó phải chăng sự cần thiết của bộ từ điển năng lực nghề nghiệp là điều vô cùng tất yếu? Vậy thì còn trần trừ gì nữa mà không nghiên cứu và đề xuất chúng ngay từ bây giờ.