Team leader là gì? Team leader là đội ngũ những người lãnh đạo, chỉ huy một đội ngũ nào đó. Team leader luôn chiếm vị trí vô cùng quan trọng và quyết định đến sự thành công của dự án.

Team leader là gì? Vai trò của team leader là gì? Team leader có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý nhóm  hiệu quả. Với vai trò là người quản lý nhóm, team leader có trách nhiệm là người quản lý và dẫn dắt các thành viên trong nhóm. Những thành viên trong team leader cần có kỹ năng quản lý nhóm không chỉ quan tâm tới những hiệu quả của công việc mà họ còn phải quan tâm đến việc tìm ra những giải pháp thúc đẩy quá trình hoạt động và nâng cao năng suất làm việc của cả team. Bạn đang là thành viên của team leader? Vậy bạn đã biết cách làm sao để dẫn dắt team thành công? Cùng theo dõi bài viết dưới đây, 123job sẽ bật mí cho bạn những kinh nghiệm được đúc kết từ các team leader để quản lý team hiệu quả bạn nhé! Những bí quyết sau đây sẽ giúp thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm cho cả team của bạn nhé.

I. Tìm kiếm phương hướng chính xác

1. Thiết lập mục tiêu cụ thể

Điều quan trọng nhất khi hoạt động, làm việc theo nhóm chính là quản lý nhóm phải thiết lập được mục tiêu hoạt động của team. Làm việc nhóm mà không xác định được mục tiêu thì cũng chẳng khác nào bạn biến các nhân viên của mình bị lạc giữa rừng mà không tìm được lối thoát. Chính vì vậy, team leader trước tiên là phải tìm ra được phương hướng cụ thể và dẫn dắt được các thành viên cùng hoàn thành mục tiêu đó. Team leader phải đưa ra phương hướng để các thành viên khác cùng nhìn vào đó và phát triển khả năng và hoàn thành dự án. Khi có kế hoạch cụ thể, cả team của bạn sẽ hoàn thành công việc được giao hiệu quả cao nhất. 

Ví dụ: Thay vì team leader đặt ra mục tiêu là đạt doanh số cao cho tháng thì tại sao không đặt ra con số cụ thể (đạt doanh số 250 triệu/tháng chẳng hạn). Việc team leader cụ thể hóa được mục tiêu thông qua các con số giúp các thành viên trong team có đích phấn đấu hơn, từ đó team cố gắng làm việc để đạt doanh số và cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm cao hơn. 

Team leader là gì?Team leader là gì?

2. Kết hợp phong cách lãnh đạo Pháp trị (task-oriented) và Nhân trị (people-oriented)

Quản lý nhóm theo hình thức Pháp trị được hiểu là những người có phong cách lãnh đạo theo thiên hướng nhiệm vụ, họ luôn nghiêm khắc trong việc giám sát hoạt động của các thành viên. Team leader luôn coi trọng việc giám sát xao cách thành viên trong team hướng cho các thành viên hướng đến thành quả công việc cao nhất. Đương nhiên team leader cũng không ngại có những chỉ trích hay phê bình khi một thành viên nào đó không hoàn thành nhiệm vụ. 

Quản lý nhóm theo hình thức Nhân trị là phương pháp quản lý nhẹ nhàng, mềm mỏng. Những thành viên trong team leader có thiên hướng chia sẻ và khuyên bảo các thành viên, kêu gọi tinh thần đoàn kết và phát huy tốt nhất tinh thần làm việc nhóm với các kỹ năng làm việc nhóm độc đáo, hiệu quả. 

Nghe định nghĩa về làm việc theo nhân trị có vẻ khá đơn giản nhưng thực chất thì phương pháp này yêu cầu cao về kỹ năng và phức tạp hơn rất nhiều so với pháp trị. Trong khi lòng tin và tình cảm là thứ rất khó để có thể kiểm soát thì mọi nhiệm vụ của công việc lại yêu cầu team leader đưa ra kết quả đo lường cụ thể với phương pháp định hướng dữ liệu (data driven) - Đây được  đánh giá là một khó khăn khi làm việc nhóm và quản lý nhóm.

Khó khăn khi làm việc nhóm đối với team leader là nếu như họ áp dụng quá mức phương pháp Pháp trị thì team leader có thể tự biến mình trở thành những người độc đoán. Ngược lại, nếu như team leader sử dụng quá nhiều phương pháp Nhân trị thì rất có thể vướng vào tình trạng team của bạn trở nên vô tổ chức, hoạt động tự do một cách quá mức. Chính vì vậy, những người trong team leader phải biết cách linh hoạt và khéo léo kết hợp cả hai phương pháp Pháp trị và Nhân trị. 

Ví dụ: Một hoạt động nào đó đã bước vào giai đoạn nước rút team leader cần áp dụng hình thức pháp trị để quản lý chặt chẽ hơn và nâng cao kết quả làm việc, tạo ra áp lực cho nhân viên để họ ý thức được giai đoạn nước rút này. Thông qua đó, team leader giúp cho nhân sự dưới quyền của mình nhận ra mức độ quan trọng của công việc và cố gắng nhiều hơn nữa để thành công. Điều mà khó khăn khi làm việc nhóm nhất là đối với team leader chính là kết hợp song song việc quan tâm tới chế độ đãi ngộ và quan tâm tới đời sống của nhân viên, đồng thời là những lời động viên, chia sẻ với nhân viên. 

Việc sử dụng phần mềm quản lý nhóm thay vào việc team leader xuất hiện trước nhân viên nhằm giám sát tiến độ công việc của họ. Chắc chắn rằng lúc này, team leader đã tạo ra một môi trường không được thoải mái và không khí căng thẳng. Một team leader luôn luôn ngày nào cũng lặp lại câu hỏi “Nhiệm vụ ngày hôm nay của các bạn là gì?” “Bao giờ thì hoàn thành nhiệm vụ?”, …  Sự áp đặt của Team leader sẽ là áp lực lớn đối với nhân sự của mình. Thay vào đó hãy hỏi nhân viên của bạn “Hôm nay chúng ta cùng nhau giải quyết công việc này nhé các bạn?”. 

Việc áp dụng các phần mềm quản lý giúp quản lý chặt chẽ và trực quan những yếu tố xung quanh những nhiệm vụ cần phải làm. Phần mềm quản lý có vai trò như một công cụ để nhắc nhở một cách nghiêm túc trách nhiệm của các cá nhân trong công việc. 

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý giúp cho team leader tạo ra những buổi thảo luận chuyên sâu hay những bình luận ngay dưới phần giao việc của các thành viên. Đây là môi trường để cho team leader kết hợp linh hoạt nhân trị và pháp trị. Khi đến giai đoạn nước rút hay những lúc cần thiết thì team leader có thể thúc giục thẳng thắn đối với nhân viên, có những phê bình hay góp ý cũng như những lời động viên, khen ngợi đề giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc. 

Hoạt động của team leaderHoạt động của team leader

II. Xây dựng cơ cấu nhóm phù hợp

1. Kết hợp hài hòa các thành phần nhân khẩu học 

Hoạt động của team sẽ thông thạo hơn nếu như team leader lựa chọn các thành viên trong đội ngũ của mình có dự đa dạng về các yếu tố nhân khẩu. Các thành viên trong team ở những dân tộc, giới tính hay độ tuổi khác nhau sẽ có điểm yếu và điểm mạnh khác nhau. Các thành viên trong team leader cần tinh ý thấy được những sự quan tâm, độ chín chắn về suy nghĩ và trình độ hiểu biết để làm cho team của mình luôn có được cái nhìn sâu sắc, đa chiều đối với từng tình huống. 

Đối với team leader các thành viên càng đa dạng vừa gây khó khăn khi làm việc nhóm lại vừa là lợi thế cho team hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả. Tất nhiên, những cuộc tranh luận khó có thể thống nhất được quan điểm, để làm được điều đó thì yêu cầu kỳ công hơn rất nhiều. 

2. Từng thành viên sở hữu những phẩm chất và mindset nhất định

Không chỉ team leader mà những thành viên trong team cần phải rèn luyện những phẩm chất tốt

  • Có tinh thần xây dựng đội nhóm, đóng góp sức mình thật hết mình
  • Cởi mở và thẳng thắn chia sẻ quan điểm và cảm nhận của mình về vấn đề chung 
  • Rèn luyện kỹ năng lắng nghe và nhìn nhận vấn đề dưới các góc nhìn 
  • Thay vì kêu ca thì hãy tập trung giải quyết tốt vấn đề
  • Khích lệ yếu tố tinh thần các thành viên
  • Tôn trọng những yếu tố về sự khác biệt giữa bản thân và những người xung quanh. 

Tăng cường khuyến khích những thành viên đã từng hợp tác làm việc với nhau. Thực tế cho thấy, team leader gắn kết các thành viên xa lạ với nhau thì hoạt động của nhóm sẽ không được hiệu quả. Team leader phải biết sắp xếp các thành viên đã từng làm việc với nhau cùng một nhóm. Khi đó họ sẽ tìm được sự ăn khớp trong quan điểm và sự tin tưởng lẫn nhau tạo điều kiện cho họ gắn kết với nhau để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn. Từ đó có khả năng cao phát huy hiệu quả của hoạt động teamwork. Team leader cần chú ý, nếu như team của bạn đông thành viên, rất có thể trên cơ sở thân thiết từ trước, các thành viên dễ dàng dẫn đến tình trạng phân chia thành những nhóm nhỏ hơn (các nhóm sẽ là những người có nhiều điểm tương đồng với nhau). Khi đó, nảy sinh vấn đề mâu thuẫn nội bộ trong team bởi mâu thuẫn giữa các nhóm nhỏ đó và những mâu thuẫn theo thời gian bị tăng dần. 

Team leader làm cho các thành viên ý thức rõ được trách nhiệm của mình và biết được giới hạn của bản thân. Công việc của cả team và team leader sẽ bị trì trệ và ảnh hưởng nếu như các thành viên không ý thức được trách nhiệm của mình.

Có nhiều lý do khiến cho họ không nhận ra được trách nhiệm của mình. Thói quen lười biếng, “nước đến chân mới nhảy” hoặc chỉ đơn giản là họ sợ thất bại. Biểu hiện của việc thiếu trách nhiệm của nhân viên chính là:

  • Thiếu sự hứng thú đối với công việc
  • Trốn tránh lỗi lầm khi mắc lỗi
  • Chậm trễ, không hoàn thành deadline
  • Phụ thuộc vào các thành viên khác, thiếu chủ động trong công việc
  • Thiếu niềm tin vào team leader cũng như những thành viên trong team. 

Để đảm bảo cho các thành viên trong team hiểu rõ được giới hạn và trách nhiệm của mình, team leader có thể bắt đầu quản lý nhóm bằng cách trò chuyện với từng thành viên. Team leader hãy cùng nhân sự của mình chia sẻ những tâm tư, nguyện vọng và những khó khăn mà họ đang gặp phải. Cuối cùng team leader hãy đưa ra cho họ lời khuyên dựa trên những kinh nghiệm của bản thân. Khi team leader làm được như vậy sẽ giúp cho nhân sự của bạn cảm thấy được sự quan trọng của họ và nâng cao hơn nữa trách nhiệm của họ trong công việc. 

Ngoài ra, team leader có thể sử dụng phần mềm quản lý Wework như một công cụ để giám sát được hoạt động của các thành viên trong team. 

Kỹ năng quản lý nhóm hiệu quảKỹ năng quản lý nhóm hiệu quả

III. Tạo ra các biện pháp hỗ trợ kịp thời

1. Xây dựng chính sách khen thưởng, xử phạt minh bạch

Team leader có thể đưa ra những khen thưởng hay những hình phạt như là hình thức để tạo động lực tốt hơn cho các thành viên khác trong nhóm. Thông thường thì khen thưởng được sử dụng nhiều hơn trong các hoạt động đối với team leader. 

Tuy nhiên, dù xử phạt hay khen thưởng team leader cũng cần có chiến lược và có thông báo công khai cho tất cả các thanh viên. Bên cạnh kết quả và hiệu suất công việc trên hệ thống phần mềm quản lý thì sự thưởng phạt cần dựa trên đặc điểm riêng của từng ngành nghề, từng lĩnh vực

Một số phương thức thưởng và phạt phổ biến:

  • Khen thưởng: Tăng lương, tuyên dương, thăng chức hoặc có thưởng phần trăm lương, …
  • Hình thức phạt: Trừ lương, nhắc nhở, yêu cầu đền bù, cách chức, sa thải, … Tùy từng mức độ vi phạm. 

2. Xây dựng và duy trì văn hóa hướng dẫn - đào tạo 

Đôi khi team leader không đáp ứng được nhu cầu tiếp thu kiến thức mới cho nhân sự cũng khiến cho họ có quyết định nghỉ việc. Đối với những nhân viên mới ra trường hay những sinh viên cộng tác họ thường có mong muốn được tìm hiểu, được trải nghiệm và khám phá cái mới hơn là quan tâm đến thu nhập. Nếu như team leader không cho họ được thỏa mãn tri thức rất nhiều khả năng họ sẽ chán nản và không gắn bó lâu dài. 

Team leader có thể tạo ra các hoạt động nhằm chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng cho các thành viên. Bên cạnh đó, việc tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên hướng dẫn và có những góp ý về công việc thường nhật cho nhân viên. Điều này giúp gắn kết được quan hệ giữa các thành viên hơn. 

IV. Gắn kết các thành viên

1. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp và văn hóa nhóm

Văn hóa doanh nghiệp là cơ sở để tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Tương tự như vậy, văn hóa nhóm cũng giúp tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm gắn kết các thành viên trong nhóm. Văn hóa nhóm giúp cho team leader hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ quản lý nhóm hoạt động. 

Team leader tổ chức những buổi off team, tổ chức team building, mở các khóa đào tạo miễn phí hay những hoạt động hàng tháng, hàng quý giúp cho nhân viên được nói lên những khó khăn của mình trong quá trình hoạt động

Thông qua những hoạt động về văn hóa nhóm, các thành viên có cơ hội làm quen và tiếp xúc thân thiết hơn, trò chuyện với nhau nhiều hơn. Đây là nền tảng để giúp team leader nâng cao văn hóa nhóm, cải thiện kỹ năng quản lý nhóm.  

Quản lý công việc nhóm hiệu quảQuản lý công việc nhóm hiệu quả

2. Hình thành thói quen hợp tác và phối hợp giữa các nhân viên

Điều dễ dàng xảy ra là mâu thuẫn và sự ganh đua giữa các thành viên trong team. Thậm chí họ có thể không quan tâm tới lợi ích của người khác mà chỉ quan tâm tới lợi ích và hoạt động của bản thân. Những lý do này sẽ gây khó khăn khi làm việc nhóm cũng như gây khó khăn cho team leader khi lãnh đạo, quản lý team. 

Đầu tư sử dụng phần mềm quản lý chính là team leader đang tạo ra không gian để giúp gắn kết nhân viên. 

Hình thành thói quen hoạt động cộng tác cho nhân viên, team leader còn phải để ý tới các yếu tố về phong cách, cung cách làm việc cũng như sự tinh tế của team leader khi đánh giá các ứng viên của team. Xây dựng nên bộ năng lực chung và sử dụng trong team cũng như trong doanh nghiệp và xây dựng khung cho mỗi nhóm và lấy những khung cơ sở đó để phát triển nhân sự. 

V. Kết luận

Thực tế cho thấy, team leader không hề đơn giản, nhưng chắc chắn bạn sẽ hoàn thành tốt được nhiệm vụ của mình nếu như bạn đam mê và có định hướng đúng đắn. Trên đây là những bí quyết nâng cao hiệu quả của team leader trong công việc. Hy vọng kinh nghiệm này sẽ giúp ích cho team leader khi thực hiện dự án. Chúc team leader hoạt động thành công.