[Cẩm nang sống] Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng như thế nào?

Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những điều cần thiết đối với hầu hết các đối tượng ở mọi ngành nghề, mọi lứa tuổi. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu như thế nào là kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhé.

​​​​​​​I. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

1. Nhóm là gì? Thế nào là một nhóm làm việc?

Nhóm là một tập hợp những cá nhân có hướng đi chung nhất định nhưng mỗi người đều có những kiến thức và kỹ năng khác nhau để kết hợp hoàn thành mục tiêu đã định. Vì vậy các thành viên trong cùng một nhóm luôn có sự tương tác, trao đổi ý kiến và tôn trọng những đóng góp của mọi người. Bên cạnh đó, mọi thành viên trong nhóm đều phải tin tưởng, giúp đỡ nhau trong mọi tình huống và luôn tôn trọng quyết định của trưởng nhóm.

Có rất nhiều hình thức nhóm khác nhau như nhóm bạn cùng làng, nhóm bạn học tập, nhóm đồng nghiệp, nhóm người chung sở thích, nhóm người đồng hương xa quê… nhưng tất cả đều được hình thành trên nền tảng của sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Ngoài ra, nhóm còn là môi trường tốt để mọi thành viên trong đó được khẳng định giá trị của bản thân, chứng minh năng lực của mình và góp sức xây dựng tập thể vững mạnh. 

Bạn đã hiểu rõ về kỹ năng làm việc nhóm là gì ? 

Thế nào là một nhóm làm việc?

Nhóm làm việc là cụm từ để chỉ nơi mà các cá nhân cùng nhau hợp tác, liên kết bền chặt theo một thể thống nhất để phát huy hết khả năng của mỗi người và kết hợp chúng lại để tạo ra một kết quả tốt nhất cho mục tiêu đã đặt ra trước đó. 

Một nhóm làm việc được coi là hiệu quả khi các thành viên của nhóm được hoạt động với tâm trạng vui vẻ, công bằng và minh bạch mọi thông tin cũng như ý kiến đóng góp. Trong khi làm việc nhóm, các thành viên có thể không cùng ở một địa điểm, không cùng xuất hiện trong một khoảng thời gian, chỉ cần họ luôn hướng tới mục đích chung thì nhất định nhóm sẽ có thành quả tốt.

2. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Kỹ năng làm việc nhóm là cách các thành viên trong nhóm tương tác với nhau để liên kết những ưu điểm của từng người nhằm mục đích nâng cao hiệu quả làm việc và hướng tới kết quả tốt nhất. Bên cạnh đó, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả còn là cách nhanh nhất để các thành viên học hỏi lẫn nhau, nâng cao năng lực và hoàn thiện bản thân hơn.

3. Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm?

Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm? Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm được thể hiện rất rõ ràng qua những điều bổ ích mà các thành viên trong nhóm được nhận. Nếu làm việc cá nhân khiến cho người làm chịu rất nhiều áp lực từ mọi phía thì làm việc nhóm sẽ giúp họ cảm nhận được sự san sẻ, giúp đỡ đến từ những thành viên khác của nhóm, giúp họ có cảm giác thoải mái hơn và làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, vai trò của kỹ năng làm việc nhóm còn được thể hiện qua kết quả cuối cùng mà cả nhóm đạt được. Các ý tưởng kinh doanh sáng tạo, mới mẻ và đa chiều được đưa ra bởi nhiều cái đầu cùng một lúc và  kết hợp ăn ý, thống nhất sẽ luôn luôn tốt hơn là một ý tưởng đơn độc của một người nghĩ ra dưới một góc nhìn đơn điệu.

4. Quy trình làm việc nhóm?

Quy trình làm việc nhóm được thể hiện qua 3 bước:

• Lần họp đầu tiên: Đây được coi là buổi gặp mặt đông đủ để các thành viên trong nhóm làm quen với nhau cũng như biết đến đề tài hoặc mục tiêu nhóm sẽ hướng tới trong tương lai. Ngay sau đó, các thành viên có quyền đưa ra ý kiến đóng góp sơ lược cho vấn đề đang thảo luận và cả nhóm cùng quyết định thời gian biểu để hoàn thành từng công đoạn nhất định. Cuối cùng, nhóm trưởng sẽ phân công công việc cho mọi người theo điểm mạnh của từng thành viên và đưa ra thông báo về chế độ thưởng, phạt nếu có.
• Những phiên làm việc tiếp theo: Có thể trong những lần gặp mặt này, các thành viên không cần có mặt đủ nhưng bắt buộc đều phải gửi báo cáo tiến độ hoàn thành công việc, những khó khăn gặp phải và nhu cầu cần giúp đỡ nếu có.
• Lần họp cuối cùng: Đây cũng là buổi họp mặt đông đủ các thành viên trong nhóm để báo cáo thành quả làm việc trong suốt thời gian vừa qua và tổng hợp chúng lại thành một đề tài hoàn chỉnh. Sau đó nhóm sẽ chọn ra một hoặc một vài người chịu trách nhiệm trình bày kết quả đó với hội đồng và đưa ra những tình huống có thể gặp phải để chuẩn bị câu trả lời tốt nhất.

Xem thêm: Bật mí các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp nâng cao chất lượng công việc

II. Thực trạng kỹ năng làm việc nhóm hiện nay? 

1. Thực trạng làm việc nhóm

Khi cả thế giới đang hướng tới nền kinh tế công nghiệp hóa - hiện đại hóa thì yêu cầu về chất lượng làm việc của con người ngày càng nâng cao và nhu cầu làm việc nhóm càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Điển hình là với giới trẻ hiện nay, thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên đang ngày càng tốt hơn nhưng nó chỉ phân bổ ở một bộ phận rất nhỏ của những bạn có thành tích học tập khá hơn. Còn lại, đa số các bạn trẻ đều không hiểu kỹ năng làm việc nhóm là gì và tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm. Ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, họ chỉ quan tâm đến những đề tài mang tính cá nhân, ngắn gọn và đương nhiên họ ít khi thành công trong các dự án lớn, có tính chất liên kết các lĩnh vực và làm việc theo nhóm nhiều thành viên đến từ nhiều ngành nghề khác nhau.

2. Nguyên nhân và cách giải quyết

Kỹ năng làm việc nhóm giúp teamwork hiệu quả hơn

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng không thích làm việc nhóm hoặc làm việc nhóm không hiệu quả. Dưới đây là một số nguyên nhân và cách giải quyết điển hình:

• Chưa thực sự hết mình: Có thể thấy kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên đang rất yếu nên việc đóng góp ý kiến hay đưa ra các nhận xét cá nhân dường như còn rất xa lạ với họ. Mặc dù nếu để sinh viên ngồi dưới nói leo thì có thể họ sẽ đưa ra các ý kiến tranh luận nảy lửa, nhưng khi được hỏi tới thì họ im lặng vì nghĩ ý kiến của mình chưa chắc đúng. Cách xử lý tốt nhất là khơi gợi ra những điểm mạnh của từng người và giao cho họ những phần việc họ yêu thích thì họ sẽ cống hiến bằng cả đam mê của mình.
• Chồng chéo các mối quan hệ công - tư: Một trong những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là phải công bằng và minh bạch nhưng nếu trong nhóm xuất hiện tình trạng cả nể các mối quan hệ thì sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến các thành viên khác và khiến cho kết quả không được như mong muốn. Để giảm thiểu tình trạng này, nhóm làm việc nên công khai tất cả thông tin của mọi người và nâng cao kỹ năng xử lý tình huống công sở trong suốt quá trình làm việc.
• Tư tưởng cá nhân: Điều này hay xuất hiện trong mọi nhóm làm việc, đâu đó trong suy nghĩ mỗi người đều có một ý nghĩ rằng đây là công việc chung và mọi người phải cùng nhau gánh vác và mình không cần hoạt động tích cực cũng không cần đóng góp nhiều hơn người khác. Nhưng sẽ có những lúc, ý nghĩ kia lại trái ngược hoàn toàn khi họ cho rằng ý kiến bản thân mới là quan trọng nhất và yêu cầu người khác phải coi trọng mình. Mỗi người nên tự tìm hiểu được vai trò của kỹ năng làm việc nhóm với bản thân từng thành viên và áp dụng vào bản thân, từ đó sẽ giúp ích cho việc đả thông tư tưởng của họ.

Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm giúp team leader thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm

III. Những kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả

• Lắng nghe người khác: Lắng nghe ý kiến của các thành viên trong nhóm là cách tốt nhất để phát hiện ra những thiếu sót của bản thân và cùng là cách để mọi người trong nhóm thấu hiểu nhau hơn, tăng tinh thần đoàn kết hơn.
• Kỹ năng tổ chức – phân công công việc: Một trong những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả của trưởng nhóm là phải biết chia đều phần việc cho mọi người sao cho phù hợp với điểm mạnh của từng thành viên. Ngoài ra, mỗi thành viên cũng cần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ theo đúng tiến độ được giao để đảm bảo hiệu quả tốt nhất cho công việc.
• Kỹ năng thuyết phục: Mọi thành viên trong nhóm đều cần rèn luyện kỹ năng thuyết phục để bảo vệ được chính kiến của bản thân và hướng người nghe đi theo mạch logic mà mình đã chuẩn bị sẵn để họ đồng tình với ý kiến mình đã đưa ra.
• Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau: Việc các cá nhân trong nhóm tôn trọng ý kiến của người khác và hạ thấp cái tôi trong công việc sẽ giúp tinh thần làm việc của cả nhóm đều tăng cao và mọi người sẽ hăng hái giúp đỡ người khác nhiều hơn khiến hiệu quả công việc ngày càng tốt hơn.
• Có trách nhiệm với công việc của mình: Một trong những vai trò quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm là giúp các cá nhân tìm ra điểm mạnh của mình và học hỏi người khác để hoàn thiện bản thân hơn. Vậy để đạt được điều này thì mỗi người cần tự có ý thức làm việc hết mình và chịu trách nhiệm với những gì mình làm để xây dựng tập thể vững mạnh, đoàn kết.
• Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm: Bất cứ thành quả nào dù lớn hay nhỏ của một thành viên trong nhóm đều xứng đáng nhận được những lời động viên, khen ngợi từ mọi người và nó cũng giúp cho các thành viên khác lấy đó làm động lực phấn đầu nhiều hơn.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Thời gian là vàng là bạc, vậy nên hãy cố gắng tôn trọng các mốc thời gian biểu mà nhóm đã đề ra để không làm giảm tiến độ thực hiện đề tài, cũng là để chứng minh rằng bạn là con người có trách nhiệm với nhóm.
• Làm việc nhóm trên tinh thần gắn kết: Đoàn kết là sức mạnh, đây là kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả để gắn kết các thành viên lại với nhau và tìm ra tiếng nói chung trong suốt quá trình làm việc sắp tới.
• Vô tư, ngay thẳng trong “teamwork": Hãy luôn thẳng thắn đưa ra các quan điểm, ý kiến đóng góp cho mọi hoạt động của nhóm và tránh xa tình trạng bàn tán to nhỏ sau khi thống nhất ý kiến để đảm bảo sự tôn trọng của các thành viên dành cho nhau.
• Thái độ và quan điểm về sự hợp tác: Thực trạng kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên cho thấy họ luôn có tâm lý sợ đám đông và sợ mất quyền lợi cá nhân vì vậy sinh viên thường không hết hình nâng cao hiệu quả công việc. Điều này cần điều chỉnh ngay lập tức để không làm ảnh hưởng đến kết quả chung và cũng là để sinh viên hiểu rằng kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả trước hết cần một con người tự tin và nhiệt huyết.

Xem thêm: 5 bước cơ bản nâng cao tinh thần làm việc nhóm của nhân viên

IV. Các mức độ đánh giá hiệu quả làm việc nhóm

Có 5 mức đánh giá kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

• Mức độ 5 - Mức độ xuất sắc: Đây là mức cao nhất để đánh giá kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vì khi đạt được ở mức này, cá nhân trong nhóm có thể tự tin trình bày toàn bộ đề tài và trả lời tất cả những câu hỏi liên quan mà không hề nao núng. Ngoài ra, họ còn có khả năng liên kết các nhóm và xây dựng văn hóa làm việc nhóm trong tập thể.
• Mức độ 4 - Mức độ tốt: Ở mức độ này, người đạt được là người có thể áp dụng những kiến thức đã có sẵn để trở thành người dẫn đầu của nhóm, tạo dựng môi trường nhóm và thống nhất các ý kiến của mọi người thành một ý tưởng chung của nhóm.
• Mức độ 3 - Mức độ khá: Cá nhân có mức độ khá là người biết cách xử lý linh hoạt các tình huống khó, tuy nhiên đôi khi họ vẫn cần sự giúp đỡ từ người khác. Bên cạnh đó, họ còn là người khuấy động tinh thần làm việc của cả nhóm và gắn kết các thành viên khác với nhau bền chặt hơn.
• Mức độ 2 - Mức độ cơ bản: Đây là mức độ của thành viên biết học hỏi và đang trong quá trình hoàn thiện bản thân, nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Họ luôn vui vẻ chủ động chia sẻ và lắng nghe sự dạy bảo từ người khác.
• Mức độ 1 - Mức độ kém: Ở mức độ này, cá nhân chỉ có thể xử lý được những tình huống đơn giản nhất và cần phải cố gắng học hỏi nhiều hơn trong thời gian tới.

Xem thêm: Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 1)

V. Cách phát huy hiệu quả làm việc nhóm

Có nhiều cách để phát huy hiệu quả làm việc nhóm

• Có mục tiêu chung: Đây là ý nghĩa lớn nhất để hình thành một nhóm làm việc vì chỉ khi có định hướng chung thì con người ta mới có động lực bước đi cùng nhau. 
• Giao tiếp hiệu quả: Sự tôn trọng và cởi mở trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm giúp thúc đẩy tinh thần làm việc tăng cao và tạo ra nhiều giá trị cho cuộc sống.
• Lãnh đạo vững mạnh: Người đứng đầu là người chịu trách nhiệm dẫn đường cho cả nhóm, có được lãnh đạo tốt nghĩa là nhóm đã chọn được con đường ngắn nhất và dễ nhất để đi đến thành công.
• Quản lý xung đột: Một trong những điều cần tránh nhất trong kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tránh xung đột không đáng có. Cả nhóm cần ngồi lại và bình tĩnh tìm ra hướng giải quyết thay vì làm to chuyện gây mất tình đoàn kết.
• Sự tin tưởng: Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi các thành viên dành cho nhau lòng tin tưởng tuyệt đối và đảm bảo giữ bí mật tất cả thông tin nội bộ để tránh sự nghi ngờ lẫn nhau khi có tình huống xấu xảy ra.
• Gương mẫu: Đây là kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả không chỉ dành cho người đứng đầu mà dành cho mọi thành viên trong nhóm. Mỗi người hãy gương mẫu thực hiện nhiệm vụ cá nhân để mọi người nhìn vào học tập theo.
• Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm: Để nâng cao hiệu quả tiến độ công việc thì công tác kiểm tra là điều cực kỳ quan trọng và các hoạt động thực tiễn giúp cho các thành viên nâng cao kiến thức, phục vụ tốt hơn cho đề tài đang triển khai.
• Tránh tiêu cực: Nhóm làm việc có thể đạt được kết quả mong muốn hay không phụ thuộc vào tất cả các thành viên của nhóm vì vậy để tranh việc nội bộ tan rã thì việc giảm thiểu các tiêu cực là điều cần thiết hơn bao giờ hết.

Xem thêm: Xây dựng quy trình làm việc nhóm cho đội ngũ bán hàng (Phần 3)

VI. Kết luận

Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu đến bạn những thông tin cần thiết về kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Hy vọng rằng bạn sẽ có những trải nghiệm thú vị khi làm việc nhóm cùng bạn bè và đồng nghiệp nhé.