Triết lý Kaizen có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp Nhật. Vậy bạn đã biết Kaizen là gì? Những nguyên tắc và các bước nào để áp dụng hiệu quả Kaizen? Bài viết dưới đây, 123job sẽ cung cấp những thông tin hữu ích nhất cho bạn về triết lý Kaizen.
Trong thế giới kinh doanh, hẳn các nhà quản trị đều biết tới triết lý Kaizen - sự cải tiến liên tục, rất nổi tiếng của người Nhật. Những doanh nghiệp Nhật Bản luôn dẫn đầu ở nhiều lĩnh vực, khẳng định được tên tuổi trên thị trường quốc tế, là do ứng dụng thành công tiêu chuẩn Kaizen. Nhưng liệu bạn đã nắm rõ được bao nhiêu phần trăm thông tin về triết lý kinh doanh Kaizen? Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ chia sẻ cho bạn “cẩm nang” đầy đủ nhất về Kaizen, và cách thức ứng dụng vào doanh nghiệp sao cho hiệu quả.
I. Kaizen là gì?
Kaizen có nguồn gốc từ Nhật Bản, là sự lồng ghét của từ Kai (liên tục) và zen (cải tiến)
Kaizen là gì? là một triết lý kinh doanh được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới, có nguồn gốc nổi tiếng từ Nhật Bản. Được lồng ghép giữa từ Kai - liên tục và Zen - cải tiến, khi dịch thuật sang tiếng Anh có nghĩa là “ongoing improvement” - sự cải tiến không ngừng nghỉ. Trong định nghĩa của The New Shorter Oxford English Dictionary, Kaizen được bổ sung là sự cải tiến liên tục trong quá trình hoạt động, nâng cao hiệu quả làm việc… được coi là một triết lý trong chiến lược kinh doanh.
II. Lợi ích của việc áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp
1. Lợi ích hữu hình
Khi áp dụng phương pháp Kaizen là gì, doanh nghiệp sẽ thấy được các lợi điểm hữu hình rất rõ ràng như:
Tích lũy những cải tiến nhỏ trong khoảng thời gian lâu dài, để nhận lại kết quả lớn hơn gấp nhiều lần.
Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất, nâng cao số lượng hàng hóa sản xuất, thực hiện đúng mô hình kinh doanh, giảm hàng tồn kho, hàng không đạt chất lượng, trau dồi kiến thức cho nhân viên…
2. Lợi ích vô hình
Các lợi ích vô hình cơ bản mà các doanh nghiệp có thể thấy:
Tạo động lực làm việc cho nhân viên, giúp công ty có những ý tưởng kinh doanh sáng tạo, hiệu quả.
Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm/đội, tăng tính đoàn kết trong nội bộ.
Xây dựng “bản sắc” văn hóa doanh nghiệp, lấy tiêu chí tiết kiệm và hiệu quả làm cốt lõi.
Ví dụ điển hình về doanh nghiệp lớn đã rất thành công khi áp dụng tiêu chuẩn Kaizen, đó chính là Toyota. Sự cải tiến không thể bỏ qua của Toyota, chính là về xe chở hàng của doanh nghiệp. Trước Kaizen, Toyota đã phải tốn không ít tiền để mua phương tiện chuyên dụng này, nhưng sau một thời gian, họ nhận thấy rằng chỉ cần lắp thêm động cơ vào các bộ phận đã có sẵn của nhà máy, là có thể chế tạo thành công xe chở hàng. Và sau cải tiến hết sức sáng tạo đó, Toyota đã giảm được một nửa chi phí, giá xe phải mua vào chưa đến 3000 USD/chiếc. Một cách tiết kiệm rất thông minh và hiệu quả.
III. TOP 10 nguyên tắc cơ bản của triết lý Kaizen
1. Tập trung vào lợi ích của khách hàng
Nguyên tắc: Sản phẩm/dịch vụ phải có chiến lược phát triển theo đúng định hướng Kaizen, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Mục tiêu: Tập trung vào cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, quản trị theo phương pháp Kaizen sự gia tăng tối ưu hóa, chăm sóc khách hàng là ưu tiên.
Loại bỏ các dịch vụ không phù hợp hoặc không phục vụ được cho khách hàng.
2. Không ngừng cải tiến
Nguyên tắc: Khái niệm “đã hoàn thiện” không phải là kết thúc của cả quá trình, Kaizen yêu cầu doanh nghiệp cần tiếp tục hoạt động trong những giai đoạn khác.
Khách hàng sẽ không ngừng nâng cao nhu cầu của mình về sản phẩm/dịch vụ, các mối quan tâm cần cái tiến như mẫu mã, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, thời gian giao/nhận hàng…
Chiến lược Kaizen - cải tiến sản phẩm sẵn có, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian hơn rất nhiều so với tạo ra các mặt hàng hoàn toàn mới. Thực hiện Kaizen cần lập kế hoạch cụ thể, chi tiết.
3. Mỗi cá nhân đều phải có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao
Nguyên tắc: Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần biết đâu là trách nhiệm của mình và hoàn thành nhiệm vụ đã được giao.
Khi mắc sai lầm, đừng đổ lỗi sang những lý do không chính đáng.
Từng cá nhân cùng cố gắng, phát huy tối đa năng lực làm việc, hướng tới triết lý Kaizen, mục đích chung của tập thể.
4. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở
Nguyên tắc: Xây dựng và thực hiện định hướng Kaizen đi đôi với văn hóa doanh nghiệp mở, nhân viên dám nhìn thẳng vào khuyết điểm, thiếu sót của bản thân, yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và quản lý.
Hình thành mạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, giúp nhân viên cập nhật thông tin nhanh chóng, đồng thời chia sẻ, hỗ trợ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.
5. Teamwork
Nguyên tắc: Định hướng cấu trúc nhân sự theo Kaizen, dựa trên nguyên tắc làm việc nhómtốt, gắn kết và hiệu quả.
Phân định các quyền năng rõ ràng trong nội bộ đội/nhóm: Leader phải có năng lực lãnh đạo, các nhân viên phải hỗ trợ lẫn nhau, trau đồi và hoàn thiện bản thân.
Tôn trọng tính cách và ý kiến của mỗi thành viên.
Làm việc nhóm là nguyên tắc không thể thiếu khi áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp
6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong 1 dự án
Nguyên tắc: Bố trí, quản lý nhân sự tại các phòng ban, bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để làm dự án, thực hiện theo triết lý Kaizen, thậm chí có thể sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài nếu cần thiết.
7. Tạo lập những mối quan hệ tích cực
Nguyên tắc: Luôn tạo dựng các mối quan hệ tích cực, loại bỏ những nhân tố đối đầu hay kẻ thù khi theo đuổi Kaizen.
Đầu tư vào các chương trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp, kể từ quản lý đến nhân viên cấp dưới.
Thành lập một EVP doanh nghiệp (Employee Value Proposition), xây dựng niềm tin, sự trung thành và cam kết gắn bó lâu dài của các nhân viên.
8. Rèn luyện ý thức tự giác, kỷ luật
Nguyên tắc: Tự nguyện thích nghi, làm việc theo đúng triết lý kinh doanh Kaizen, quy tắc, luật lệ của xã hội.
Chấp nhận hy sinh lợi ích cá nhân để đồng lòng, nhất trí với tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Luôn đưa lợi ích công việc lên trên hết, biết tự nhìn nhận lại những sai sót, hạn chế của bản thân mình.
9. Thông báo đến toàn bộ nhân viên
Nguyên tắc: Thông báo đầy đủ thông tin về Kaizen, để nhân viên hiểu đúng về hoạt động, tình hình hiện tại của doanh nghiệp,tạo động lực cho nhân viên trong công việc.
Thông tin là sức mạnh quan trọng, yếu tố hàng đầu trong quá trình kinh doanh, sản xuất hiện đại của doanh nghiệp.
Duy trì hành lang hỗ trợ thông tin giúp nhân viên san sẻ khó khăn, thách thức trong công việc.
Tạo động lực cho nhân viên trong công việc là điều cần thiết khi theo đuổi triết lý Kaizen
10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc
Nguyên tắc: Triển khai phương pháp Kaizen bằng các đào tạo tổng hợp như, onboarding nhân viên mới, đào tạo đa kỹ năng, đào tạo tại chỗ…
Đề cao tinh thần trách nhiệm trong nhân viên ở bất cứ công việc, nhiệm vụ nào, dù là nhỏ nhất.
Phân quyền, chức năng rõ ràng cho các dự án, đầu tư.
Khuyến khích tính chủ động, khả năng tự quyết của nhân viên.
Phát huy những ý kiến đóng góp, phản hồi dù là tích/tiêu cực của nhân viên.
Công nhận thành tích và khen thưởng sự tiến bộ đúng thời điểm.
IV. Các bước cơ bản để tiến hành áp dụng triết lý Kaizen
Hãy xem xét những dây chuyền sản xuất hay những bộ phận chuyên môn nào thực sự cần đến cải tiến và áp dụng khả thi triết lý Kaizen. Bạn có thể áp dụng thử Kaizen tại một điểm nhất định, khi thấy hiệu quả hãy mở rộng phạm vi tới các đội nhóm, ban phòng rồi trong phát triển mô hình kinh doanh.
Đánh giá chính xác nhất tình trạng thực tế của doanh nghiệp, để tập trung thực hiện thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh diễn ra hiện tượng nhầm lẫn, thực hiện dở dang do các lỗi như: Nhìn nhận không đúng vấn đề, quá sức, thiếu nguồn lực, chuyên môn…
Sau khi đánh giá doanh nghiệp theo định hướng Kaizen, ban lãnh đạo cần ngồi lại để tìm hiểu các nguyên nhân gốc rễ về vấn đề bạn đang gặp phải. Bạn nên đặt các câu hỏi cụ thể như: Lý do lớn nhất là do đâu? Sai sót còn tồn đọng tại vị trí nào?... trong quá trình giải đáp, sẽ giúp đưa ra các nhận định đúng đắn nhất.
Khi thực thi Kaizen, ban quản trị cần ngồi lại phân tích những dữ liệu về sai sót để xử lý kịp thời
Lỗi ở đâu, thì bạn cần cải tiến ngay chỗ đó. Khi đã xác định được nguyên nhân sâu xa của vấn đề, với kỹ năng lãnh đạo tốt, bạn hãy đề xuất các biện pháp thích hợp. Bạn nên lưu ý rằng những đề xuất này, cần dựa trên các dữ liệu đã thu thập được, tốt hơn hết là những kết quả bằng con số.
Đây là thời điểm bạn tiến hành triết lý Kaizen, nghiêm túc theo đúng định hướng đã có. Trong quá trình tiến hành thực hiện Kaizen, các cấp bộ liên quan cần thường xuyên kiểm tra, giám sát việc áp dụng đúng Kaizen vào thực tế hoạt động doanh nghiệp.
Measurable (có thể đo lường chính xác) là một trong 5 mục đích chính của SMART, đồng thời là yếu tố then chốt để chọn giải pháp Kaizen hợp lý.
Khi xác nhận kết quả, hãy xem xét còn những nhược điểm, sai sót nào trong quá trình áp dụng thực tế Kaizen. Việc cần làm là bạn phải nhanh chóng sửa chữa, cải tiến, tối ưu lại những sai lệch đó.
Trong quá trình thực hiện dàn đều triết lý Kaizen, bạn nên kiên nhẫn thực hiện từng bước nhỏ, rút ra kinh nghiệm sau mỗi hoạt động. Bạn đừng quá nôn nóng nhận được kết quả từ Kaizen, tránh những thất bại đáng tiếc.
V. Những lưu ý cho doanh nghiệp khi tiến hành Kaizen
1. Chương trình 5s được áp dụng rộng rãi
Chương trình 5s là những phong cách lãnh đạo, sắp xếp quá trình làm việc và cũng là các quy tắc về tính tự giác của con người. Kaizen 5s được phát minh bởi người Nhật, khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5s được dịch theo nhiều ngôn ngữ khác nhau nhưng vẫn giữ ý nghĩa cơ bản của nỏ, và đều bắt đầu bằng chữ “S”:
Seiri: Phân loại, sàng lọc kỹ lưỡng, chọn ra những vật dụng hữu ích và loại bỏ những thứ không cần đến trong công việc.
Seiton: Sắp xếp các điều cần thiết, còn lại theo hướng dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
Seiso: Dọn dẹp sạch sẽ và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, cải thiện môi trường tốt nhất.
Seiketsu: Săn sóc bài bản các mục tiêu Kaizen, chứ không xây dựng theo ngẫu hứng.
Shitsuke: Giáo dục, hình thành thói quen sẵn sàng tham gia chương trình 5s đối với tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
Chương trình 5s luôn cần áp dụng đi đôi với Kaizen trong hoạt động của doanh nghiệp
2. Thay đổi cái nhìn về khái niệm “được việc”
Mục tiêu chính của Kaizen là giúp nhân viên làm việc nhẹ nhàng, giảm các áp lực xuống mức thấp nhất và nâng cao hiệu quả công việc. Vậy nên, khái niệm “được việc” không phải là cố gắng kiệt sức, làm việc không biết mệt mỏi, mà các nhân viên cần tìm ra cách làm việc thông minh.
3. Xác định rõ ràng thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen
Theo đúng triết lý Kaizen, cải tiến không bao giờ ngừng nghỉ, vậy nên, hãy áp dụng Kaizen vào những thời điểm phù hợp. Nếu doanh nghiệp đang khủng hoảng, Kaizen là chiến lược bắt buộc, nhưng biết phân tích thị trường, xác định đúng thời điểm doanh nghiệp tăng trưởng tốt, triết lý kinh doanh Kaizen chắc chắn sẽ làm nên đột phá.
VI. Kết luận
Có được sự đột phá mạnh mẽ, đi thẳng tới những vị trí dẫn đầu, chưa bao giờ dễ dàng đối với bất kỳ công ty nào. Thế nhưng, sự cải tiến chậm rãi, không biết ngừng nghỉ, áp dụng đúng các tiêu chuẩn Kaizen chính là nền tảng tạo nên thành công của nhiều doanh nghiệp. Hy vọng trong bài viết trên đây, 123job đã cung cấp cho bạn cái nhìn khái quát nhất cũng như cách ứng dụng hiệu quả triết lý Kaizen vào thực tiễn doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm