Ứng dụng phương pháp ASAP giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả hệ thống SAP cũng như nguồn lực đi kèm, đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Vậy phương pháp ASAP là gì? Triển khai ASAP ra sao để đem lại hiệu quả tối ưu cho tổ chức?
Hệ thống phần mềm doanh nghiệp là một phần quan trọng trong tổ chức. Triển khai, khai thác hệ thống phần mềm sao cho hiệu quả, gia tăng hiệu suất và tính kết nối giữa các bộ phận và hệ hệ thống lại là một vấn đề thách thức. Bởi không phải lúc nào doanh nghiệp cũng sở hữu những công cụ hoặc nhân sự phù hợp để xử lý mọi yêu cầu cấp thiết tới từ hệ thống.
Phương pháp ASAP được thiết kế để hợp lý hóa quá trình triển khai hệ thống phần mềm SAP phức tạp. Ứng dụng phương pháp ASAP giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả hệ thống, nguồn lực đi kèm, đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu kinh doanh, qua đó gia tăng hiệu suất hệ thống.
1. Phương pháp ASAP là gì?
1.1. Tóm tắt về phương pháp ASAP
ASAP là viết tắt của Accelerated SAP. Trong đó SAP trong SAP ERP là phiên bản hệ thống quản lý doanh nghiệp được phát triển bởi Công ty SAP. Phương pháp ASAP là khuôn khổ toàn diện, tập hợp nhiều thông lệ giúp công ty đẩy nhanh quá trình triển khai SAP, giảm thiểu rủi ro dự án, đảm bảo giải pháp SAP phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
1.2. Phương pháp ASAP trong SAP là gì?
ASAP là phương pháp luận được đưa ra nhằm triển khai giải pháp SAP trong hệ thống doanh nghiệp theo cách có hiệu quả nhất. Mục tiêu của phương pháp này là tối ưu hiệu quả nguồn lực trong tổ chức: con người, thời gian, tài chính, chất lượng… thông qua những công cụ, lộ trình, phương pháp đã được chứng minh.
Phương pháp ASAP cũng nhấn mạnh vào tầm quan trọng của việc thu hút các bên liên quan và người dùng cuối cùng trong suốt quá trình triển khai để đảm bảo giải pháp SAP đáp ứng được nhu cầu của tổ chức và người dùng, đảm bảo vận hành hệ thống SAP một cách phù hợp nhất.
2. Ưu điểm của phương pháp ASAP trong quản trị
Những ưu điểm khi áp dụng phương pháp ASAP trong quản trị, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể tóm gọn với những nội dung sau đây:
- Phương pháp tiếp cận có cấu trúc: Đưa ra phương pháp tiếp cận rõ ràng, có cấu trúc cho việc triển khai SAP. ASAP cho phép chia nhỏ dự án thành từng giai đoạn rõ ràng với những mục tiêu và nhiệm vụ riêng. Điều ấy giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý những dự án phức tạp hiệu quả hơn.
- Giảm thiểu rủi ro: Từ những phương pháp đã được chứng minh, tổ chức có thể xác định rủi ro tiềm ẩn và lên phương án dự phòng ngay từ đầu. Phương pháp ASAP nhấn mạnh vào việc đánh giá rủi ro và quản lý quy trình dự án đảm bảo đáp ứng lộ trình tiến tới mục tiêu.
- Hiệu quả, cải thiện tốc độ: Phương pháp ASAP được thiết kế để đẩy nhanh quá trình triển khai hệ thống SAP. Điều này mang tới hiệu quả trong sử dụng nguồn lực, thời gian, chi phí.
- Phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Phương pháp ASAP được tạo ra nhằm kết nối các bên liên quan, nguồn lực doanh nghiệp, đảm bảo giải pháp SAP phù hợp với mục tiêu kinh doanh. ASAP ngăn chặn sự không phù hợp giữa công nghệ và nhu cầu, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chia sẻ kiến thức: Phương pháp ASAP thúc đẩy sự kết nối giữa các bộ phần, bên liên quan trong quá trình triển khai dự án. Quá trình ấy đòi hỏi chia sẻ kiến thức liên tục, sâu sắc, đảm bảo hệ thống SAP triển khai hiệu quả.
3. 5 giai đoạn quan trọng trong ASAP
3.1. Các giai đoạn của ASAP là gì?
Phương pháp ASAP tập trung vào các công cụ và hoạt động đào tạo, được gói gọn trong lộ trình gồm 5 giai đoạn có tên như sau:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
- Giai đoạn 2: Kế hoạch kinh doanh
- Giai đoạn 3: Thực hiện
- Giai đoạn 4: Chuẩn bị cuối cùng
- Giai đoạn 5: Triển khai và hỗ trợ
3.2. Giải thích đơn giản về từng giai đoạn trong ASAP
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
Giai đoạn 1 là thời điểm quan trọng để tập hơn những thành phần cần thiết cho việc triển khai dự án, chúng bắt đầu bằng việc thu thập thông tin và tài nguyên. Những nội dung cần xác định trong quá trình chuẩn bị dự án bao gồm:
- Tiếp nhận thông tin, sự hỗ trợ từ ban quản lý và các bên liên quan
- Xác định rõ ràng mục tiêu của dự án
- Thiết kế quy trình ra quyết định phù hợp
- Tạo dựng môi trường thích hợp cho những thay đổi
- Xây dựng đội nhóm có trình độ, năng lực phù hợp
Giai đoạn 2: Kế hoạch kinh doanh
Trong giai đoạn này, các nhóm dự án cần hợp tác với các bên liên quan để ghi lại quy trình kinh doanh hiện tại, thu thập các yêu cầu cấp thiết, xác định những hoạt động bị ảnh hưởng bởi việc triển khai. Doanh nghiệp tạo ra “bản thiết kế kinh doanh” cung cấp tài liệu chi tiết cho các nhóm dự án, từ đó phác thảo nên yêu cầu kinh doanh và đánh giá các tác động kinh doanh cụ thể.
Các bản thiết kế này ở dạng câu hỏi được xây dựng nhằm thăm dò thông tin, cách doanh nghiệp vận hành hoạt động kinh doanh hiện nay. Mỗi câu hỏi đều có liên quan đến chức năng kinh doanh cụ thể như:
- Bạn thu thập thông tin gì từ đơn đặt hàng?
- Cần cung cấp những thông tin gì để hoàn tất đơn đặt hàng?
Giai đoạn 3: Thực hiện
Sau khi đã hoàn thành hoạt động kinh doanh ở giai đoạn trước, ta cần bắt tay vào phát triển và triển khai thực tế hệ thống SAP mới dựa trên bản thiết kế kinh doanh trước đó. Giai đoạn này được chia thành 2 phần như sau:
- Nhóm tư vấn SAP giúp bạn cấu hình hệ thống cơ sở,
- Nhóm dự án triển khai bắt tay vào tinh chỉnh hệ thống đó để đáp ứng mọi yêu cầu về quy trình và hoạt động kinh doanh hiện tại.
Trong giai đoạn này, nhóm dự án cũng sẽ tiến hành thử nghiệm hệ thống, kiểm tra chất lượng để đảm bảo hệ thống mới được cấu hình đúng cách và phương pháp triển khai đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh quan trọng.
Giai đoạn 4: Chuẩn bị cuối cùng
Giai đoạn này, tổ chức cần tập trung vào thử nghiệm hệ thống và tinh chỉnh cấu hình trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Việc thử nghiệm và tinh chỉnh liên tục theo thời gian thực giúp hệ thống được sử dụng hiệu quả. Quan trọng hơn, giai đoạn này cần di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống SAP mới.
Giai đoạn này cũng là thời điểm quan trọng để thực hiện các kiểm tra bảo trì nhằm đảm bảo hiệu suất tối ưu cho hệ thống SAP trong suốt quá trình triển khai. Gần kết thúc giai đoạn 4, hãy dành thời gian lập kế hoạch và tài liệu cho chiến lược Go-live bao gồm những câu hỏi của người dùng cuối khi họ bắt tay làm việc trên hệ thống SAP mới.
Giai đoạn 5: Triển khai và hỗ trợ
Giai đoạn cuối cùng bao gồm việc triển khai thực tế hệ thống SAP mới vào môi trường sản xuất, kinh doanh. Khi hệ thống mới đi vào hoạt động, việc hỗ trợ và bảo trì cần diễn ra thường xuyên để đảm bảo tính ổn định lâu dài của hệ thống.
Khi ấy, một bản chiến lược Go-live hoàn chỉnh sẽ là trợ thủ đắc lực. Bạn cần chú ý đến mọi kịch bản có thể xảy ra liên quan đến cả quy trình kinh doanh riêng lẻ được triển khai cũng như hoạt động, công nghệ hỗ trợ. Hoạt động dự trù này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra phương án hỗ trợ liên tục, hoạt động bảo trì hiệu quả.
4. Những ý nghĩa khác của ASAP
Ngoài ý nghĩa đã nêu trên, ASAP còn là thuật ngữ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, tình huống giao tiếp công sở khác nhau. Dưới đây là những ý nghĩa phổ biến khác của ASAP:
- Trong hoạt động kinh doanh: ASAP là mô hình ứng dụng trong xây dựng thương hiệu dựa trên 4 đặc tính quan trọng - cũng là 4 từ cấu tạo nên ASAP: Advantage/Lợi thế; Style/Phong cách; Adjective/Đặc trưng và PMS Color/Màu sắc.
- Trong kỹ thuật: ASAP là viết tắt từ cụm ‘Advanced Systems Analysis Program’ - là một phần mềm kỹ thuật quang học được sử dụng phổ biến trong nghiên cứu quang học.
- Trong giao tiếp tiếng Anh: ASAP là viết tắt của cụm ‘as soon as possible’ - sớm nhất có thể hoặc ‘as slow as possible’ với ý nghĩa đối lập, ASAP – As soon as Publishable có nghĩa là ngay khi xuất bản,...
Kết luận
Trên đây là thông tin về phương pháp ASAP trong triển khai hệ thống phần mềm SAP của doanh nghiệp. Hy vọng những nội dung trên giúp bạn đọc hiểu hơn phương pháp ASAP, những giá trị mà phương pháp này mang lại trong quá trình tổ chức triển khai, hoạch định nguồn lực. Đừng quên nghiên cứu kỹ phương pháp luận này, các quy trình, giai đoạn của phương pháp để có thể áp dụng chúng hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp mình.
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm