Bảng đánh giá năng lực ứng viên - nhà tuyển dụng đánh giá trên tiêu chí nào?

Để trở thành một nhà tuyển dụng hiệu quả, nhân sự ít nhất phải biết được những công cụ hỗ trợ cho quá trình tuyển dụng. Bảng đánh giá năng lực ứng viên là một trong những cách giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên công bằng.

Khi tham gia tuyển dụng hay phỏng vấn ứng viên, ban tuyển dụng sẽ dựa trên những tiêu chí đánh giá như thế nào? Ứng viên cần chuẩn bị những thông tin gì trước khi tham gia phỏng vấn để đạt được thành công như mong muốn? Bảng đánh giá năng lực ứng viên là một nghệ thuật phỏng vấn nhỏ giúp nhà tuyển dụng có được cái nhìn khách quan về ứng viên.

I. Bảng đánh giá năng lực ứng viên là gì?

Bảng đánh giá năng lực ứng viên là một dạng biểu mẫu được xây dựng theo cấu trúc từng phần của một buổi phỏng vấn. Mục đích xây dựng bảng đánh giá giúp nhà tuyển dụng ghi chép nhanh những thông tin nổi bật về ứng viên. Mỗi ứng viên tham gia phỏng vấn sẽ có một bảng đánh giá năng lực ứng viên riêng biệt với phần chấm điểm nhanh ngay bên cạnh để ghi điểm. Cách thiết kế của bảng đánh giá năng lực ứng viên để nhân sự hay nhà tuyển dụng đưa ra thông số nhanh gọn và chính xác. 

Đánh giá năng lực ứng viên khi phỏng vấn

II. Ưu và nhược điểm của bảng đánh giá năng lực ứng viên

Bất cứ phương pháp hay công cụ nào đều sẽ có ưu và nhược điểm, tuy nhiên nhận biết được mặt tốt để tận dụng nó phát triển công việc sẽ giúp ích cho doanh nghiệp không ít:

2.1 Ưu điểm

Giữ sự tập trung cao độ khi tham gia phỏng vấn: Trước khi bước vào quá trình phỏng vấn, chắc hẳn nhà tuyển dụng đã xây dựng được danh sách tiêu chí để đánh giá ứng viên kèm theo cách thực hiện cụ thể. Dựa vào những tiêu chí trong danh sách, nhà tuyển dụng muốn đào sâu những thông tin gì ở ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ ghi chép lại câu trả lời và bộ phận HR sẽ theo kế hoạch để thực hiện. Bộ các câu hỏi phỏng vấn cũng đã có trong tay, việc của nhà phỏng vấn là tập trung vào việc khai thác thông tin ứng viên. Những điều ứng viên dấu sẽ dễ dàng bị lộ nếu như nhà tuyển dụng tập trung vào việc phỏng vấn. 

Tạo sự minh bạch: Trong quá trình giao tiếp, nhà tuyển dụng sẽ có những đánh giá cũng như cảm quan về ứng viên tại thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, sau khi phỏng vấn, HR sẽ ngồi lại và đánh giá từng ứng viên, tại thời điểm đó thì mọi suy nghĩ, cảm giác không còn chân thật nữa. Việc ghi chép lại điểm nổi bật và đánh giá qua điểm số giúp cho phòng ban HR có thể đánh giá một cách minh bạch về từng ứng viên. Bên cạnh đó, điểm nổi bật kèm theo điểm số đánh giá giúp cho quá trình sàng lọc những ứng viên không đạt chuẩn nhanh chóng. 

Tạo sự công bằng: Tất cả ứng viên ứng tuyển vào cùng một vị trí đều được đánh giá trên cùng một thang điểm cố định với cùng bảng biểu cùng tiêu chí, tất cả quá trình trên tạo nên sự công bằng trong quá trình tuyển dụng. Bảng đánh giá năng lực ứng viên với đầy đủ tiêu chí và số điểm sẽ giúp cho bộ phận HR dễ dàng làm việc và đánh giá công bằng giữa các ứng viên với phòng ban chuyên môn. 

Cải thiện năng lực của ban quản lý nhân sự: Bảng đánh giá ứng viên sẽ được thiết kế dựa trên bản mô tả công việc và khung năng lực của từng ngành nghề và vị trí làm việc. Để tuyển dụng được ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc thì nhà quản lý phải dành thời gian nghiên cứu và khai thác chuyên sâu thông tin cho chiến dịch tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng nhân sự này hỗ trợ nâng cao năng lực quản trị của phòng ban HR.

Ưu điểm khi sử dụng bảng đánh giá năng lực ứng viên khi phỏng vấn

Cải thiện làm việc nhóm trong bộ phận nhân sự: Tham gia quá trình tuyển dụng nhân sự không chỉ có phòng ban nhân sự mà còn có sự tham gia của phòng ban đang cần tuyển dụng nhân sự. Để đánh giá và sàng lọc nhân viên hiệu quả sẽ không tránh khỏi những tranh cãi giữa hai bên, tuy nhiên dựa vào bảng tiêu chí đánh giá thì những số điểm chính là căn cứ rõ ràng nhất. 

2.2 Nhược điểm

Hạn chế sự tương tác tiếp xúc giữa nhà tuyển dụng và ứng viên: Khi quá tập trung vào bảng tiêu chí đánh giá, nhà tuyển dụng sẽ mất tập trung vào cuộc giao tiếp giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Sau khi nghe câu trả lời, người phỏng vấn chỉ quan tâm đến việc chấm điểm và ghi chép nên người phỏng vấn sẽ khó giữ được tương tác tốt với ứng viên. Khi tham gia giao tiếp thì bảng đánh giá năng lực chỉ nên là công cụ hỗ trợ nhà tuyển dụng trong việc ghi chép và chấm điểm. Nhà tuyển dụng nhân sự không nên lợi dụng bảng đánh giá quá nhiều mà hãy trực tiếp cảm nhận, đánh giá và chia sẻ cùng ứng viên để hai bên hiểu rõ mong muốn của nhau hơn.

Mất tự nhiên: Tập trung và dành nhiều thời gian cho việc ghi chép và liên tục ngẩng đầu cúi đầu chấm điểm, đôi khi người phỏng vấn không nghe được câu trả lời của ứng viên. Khi đó, nhà tuyển dụng sẽ mất tương tác và không đánh giá được ứng viên một cách toàn diện. Không những vậy, những hành động trên còn khiến cho ứng viên cảm thấy khó chịu và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng khi giao tiếp cùng ứng viên.

Mất thời gian và công sức: Vào mùa tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng nhân sự có KPI lớn, việc sử dụng bảng đánh giá năng lực ứng viên sẽ làm mất khá nhiều thời gian để thu thập thông tin, phỏng vấn, ghi chép, đánh giá. Sau khi thu thập thông tin thì HR cũng phải thuyết phục bộ phận chuyên môn để nhận ứng viên, vì vậy sẽ khó có thể đạt được số lượng ứng viên cần tuyển dụng. 

Nhược điểm khi sử dụng bảng đánh giá năng lực ứng viên khi phỏng vấn

Sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì đều sẽ có nhược điểm và ưu điểm, tuy nhiên khi sử dụng bảng đánh giá năng lực sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả. Vì vậy để khắc phục những khó khăn của bảng đánh giá năng lực ứng viên thì doanh nghiệp có thể phân chia nhiệm vụ thành công việc phỏng vấn và đánh giá chuyên môn. Trường phòng nhân sự có thể giám sát và xem xét tính cách của ứng viên và thư ký sẽ tổng hợp và ghi chép lại toàn bộ thông tin của cuộc thảo luận để hai bên có thể thống nhất trong việc đánh giá và lựa chọn ứng viên.

III. Tiêu chí cho một bảng đánh giá ứng viên hiệu quả

Là một nhà tuyển dụng, trước khi phỏng vấn bất cứ vị trí nào thì nhân sự đều cần dành thời gian để tìm hiểu về vị trí tuyển dụng. Muốn xây dựng một bằng đánh giá năng lực ứng viên hiệu quả thì nhà tuyển dụng cần quan tâm những tiêu chí hay thông tin nào.

3.1 Đưa ra các tiêu chí đánh giá cho từng vị trí cần tuyển dụng

Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ có một bảng đánh giá năng lực ứng viên khác nhau vì vậy sẽ không có bất cứ mẫu chung nào cho việc tuyển dụng ứng viên. Vì vậy dựa vào mô tả vị trí công việc và liệt kê các tiêu chí đánh giá ứng viên hoặc sử dụng bộ khung năng lực gồm năng lực cần có và mức độ biểu hiện để thiết kế một bộ câu hỏi kiểm tra năng lực. Những tiêu chí đánh giá có thể là tiêu chí về kỹ năng mềm hoặc cũng có thể là tiêu chí về kiến thức và kỹ năng chuyên môn. 

3.2 Bộ câu hỏi về chuyên môn nghiệp vụ

Để có thể hoàn thiện bảng đánh giá ứng viên hiệu quả thì doanh nghiệp cần xây dựng bộ những câu hỏi phỏng vấn. Đặc biệt là bộ câu hỏi phỏng vấn về chuyên môn nghiệp vụ sẽ là công việc của trưởng bộ phận quản lý vị trí cần tuyển dụng. Trưởng bộ phận sẽ biết được họ cần một ứng viên như thế nào, có những tố chất và biểu hiện tính cách như thế nào để hoàn thành công việc hiệu quả. Vì vậy quản lý bộ phận sẽ đưa ra các câu hỏi phỏng vấn chuyên môn để hỏi ứng viên và ban HR sẽ tổng hợp. Những câu hỏi phỏng vấn liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ đòi hỏi ứng viên phải tìm hiểu về công việc cũng như có cái nhìn khái quát về vị trí công việc mới có thể ăn điểm những câu hỏi này.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về chuyên môn

3.3 Bộ câu hỏi về tính cách và thái độ

Sau khi thu thập thông tin về kỹ năng chuyên môn, ứng viên sẽ được hỏi những câu hỏi phỏng vấn về tính cách và thái độ. Bộ các câu hỏi phỏng vấn về thái độ sẽ đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên và văn hóa của doanh nghiệp. Từ đó, nhà tuyển dụng nhân sự ước lượng được thời gian mà ứng viên có thể hòa nhập cùng đồng nghiệp trong công ty. Yếu tố thái độ đôi khi được đánh giá cao hơn kỹ năng chuyên môn vì thái độ có thể giúp ứng viên thích nghi và học hỏi được những kiến thức chuyên môn khác. Một ứng viên thiếu kiến thức chuyên môn có thể học hỏi theo thời gian nhưng một ứng viên thiếu kỹ năng và thái độ học hỏi sẽ không phát triển được trong công việc. 

3.4 Các yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ

Trong thị trường nhân sự hiện tại thì bằng cấp, chứng chỉ không còn là yếu tố bắt buộc phải có vì chỉ cần tinh thần ham học hỏi thì bất cứ kiến thức, kỹ năng nào cũng có thể học hỏi được. Tuy nhiên nói vậy không có nghĩa bằng cấp không quan trọng, vì một số vị trí chuyên môn sẽ vẫn yêu cầu bằng cấp như kế toán, giáo viên,... Dù rằng bằng cấp không phải yếu tố quyết định nhưng một tấm bằng sẽ thể hiện được phần nào kiến thức mà ứng viên có được trong suốt thời gian học tập. 

3.5 Đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí tuyển dụng

Bảng đánh giá năng lực ứng viên dựa trên những tiêu chí tuyển dụng nhân sự sẽ tạo được đánh giá tổng thể toàn diện về những ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về tất cả ứng viên và so sánh khách quan để tìm được ứng viên phù hợp nhất.

IV. Mẫu đánh giá ứng viên tuyển dụng

Nếu bạn là một nhà tuyển dụng mà chưa biết cách xây dựng một bảng đánh giá năng lực ứng viên thì có thể tham khảo mẫu đánh giá ứng viên dưới:

Mẫu đánh giá năng lực ứng viên

V. Những tiêu chí ứng viên hay mắc sai lầm

5.1 Trình bày dài dòng và lan man, hoặc trình bày không đầu không đuôi

Khi trả lời bộ các câu hỏi phỏng vấn thì ứng viên nên tập trung vào những thông tin, nội dung cần thiết để làm nổi bật năng lực là gì. Tránh trả lời vòng vo, không có mục đích khi giao tiếp khiến cho nhà tuyển dụng nhân sự không tập trung và không biết ứng viên đang trả lời gì. Vậy nên nhà tuyển dụng sẽ đánh giá thấp ứng viên và cho rằng ứng viên không có lập trường và không có chính kiến. Những ứng viên không có lập trường, bằng lòng vô điều kiện với sếp cũng thể hiện được ứng viên cũng không có chính kiến trong công việc. 

Ứng viên nên đi thẳng vào vấn đề để nhà tuyển dụng biết được bạn muốn gì và ý bạn muốn là gì. Để chắc chắn hơn thì ứng viên có thể viết ra những ý chính cần trình bày từ bao quát đến chi tiết để thể hiện được bản lĩnh của bản thân và sự quan tâm của ứng viên với vị trí làm việc.. 

5.2 Ứng viên tự tin, có chính kiến và lập trường vững chắc

Một ứng viên thể hiện được sự tự tin của bản thân sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Với những ứng viên không có lập trường, dễ chiều theo mọi yêu cầu của sếp chỉ càng thể hiện bạn là một người không có chính kiến. Nếu ngay cả quan điểm của bản thân cũng không bảo về được thì làm sao bạn có thể bảo vệ và phát triển được công việc của mình. 

Ghi điểm khi phỏng vấn

Để trở thành một ứng viên tiềm năng thì thái độ tự tin nêu quan điểm riêng của bản thân trong từng tình huống sẽ giúp cho ứng viên ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Khi tham gia phỏng vấn, hãy lăng nghe nhà tuyển dụng, liên tục phân tích để đưa ra nhận xét hoặc quan điểm của bản thân về mỗi vấn đề để phát triển công việc. 

5.3 Ứng viên hiểu rõ về công ty tuyển dụng

Sự hiểu biết về những thông tin, kiến thức về công ty tuyển dụng biểu hiện ứng viên nghiêm túc với công việc và thực sự muốn làm việc tại công ty. Nếu ứng viên thật sự yêu thích và mong muốn phát triển trong ngành nghề cũng như doanh nghiệp thì ứng viên sẽ có sự đầu tư để tìm hiểu về môi trường làm việc của mình. 

Để tạo được ấn tượng đặc biệt với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn xin việc thì ứng viên có thể tìm hiểu, nghiên cứu thông tin tại website của công ty để tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động, sản phẩm và thị phần của công ty. Một chút thông tin về văn hóa công ty cũng có thể giúp cho ứng viên nhận biết được mình có phù hợp với môi trường và đồng nghiệp làm việc tại công ty.

VI. Kết

Bảng đánh giá năng lực ứng viên không chỉ giúp nhà tuyển dụng tìm được một ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng mà còn giúp cho quá trình tuyển dụng nhanh chóng hơn. Chỉ cần áp dụng vài quy tắc để thiết kế bảng đánh giá năng lực ứng viên tiêu chuẩn thì đảm bảo rằng HR sẽ dễ dàng trong khẩu tuyển dụng và khâu làm việc cùng phòng chuyên môn.