Bản mô tả công việc là gì? Cách để có một bản mô tả công việc siêu chất

Bản mô tả công việc không còn quá xa lạ với nhân sự trong quy trình tuyển dụng. Bạn đã từng tìm hiểu về những thông tin cơ bản trong bản mô tả công việc chưa? Cần xem xét những thông tin nào?

Khi tìm hiểu về một công việc nào đó, bạn luôn liên hệ nhân sự để tìm bản mô tả công việc của vị trí mà bạn hứng thú. Tuy nhiên, bạn có biết bản mô tả công việc hay JD công việc là gì không? Bảng mô tả công việc có những thông tin gì mà ứng viên lại tìm kiếm trước khi quyết định ứng tuyển?

I. Tìm hiểu thông tin chung về bản mô tả công việc

1.1 Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc hay còn gọi là JDsẽ bao gồm những thông tin về công việc, trách nhiệm và nhiệm vụ được giao khi ứng tuyển hay đảm nhiệm một vị trí cụ thể trong công ty. Không những vậy, bảng mô tả công việc cũng là một phương thức giúp kết nối nhà tuyển dụng với ứng viên nhằm tìm được ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp. 

1.2 Giá trị và sự cần thiết của bản mô tả công việc

Gía trị đầu tiên của bản mô tả công việc  là giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian khi sàng lọc hồ sơ để khoanh vùng những ứng viên có đặc điểm phù hợp với yêu cầu của công việc. Đúng hơn thì bản mô tả công việc có thể giúp ứng viên tìm được nơi mình cần để phát triển sự nghiệp của mình. 

Bản mô tả công việc JD là gì

Bảng mô tả công việc cũng là cơ sở cụ thể để nhà quản lý xem xét giao việc và theo dõi tiến độ tuyển dụng để đưa ra những phương thức đào tạo nhân lực hiệu quả là giá trị thứ hai. Nhà quản lý có thể dựa trên những tiêu chí trong bản mô tả công việc để giao từng công việc cụ thể cho từng vị trí nhân viên cụ thể.

Gía trị được xem là quan trọng của bản mô tả công việc là cơ sở cho nhân viên có thể nắm được mục tiêu làm việc, chức năng, yêu cầu cũng như nhiệm vụ của công việc. Dựa vào những công việc, trách nhiệm và những nhiệm vụ được giao, nhân viên có thể hình dung được định hướng nghề nghiệp cũng như tiềm năng phát triển của vị trí mà mình đang đảm nhận.

Bảng mô tả công việc giống như một bản cam kết giữa nhà quản lý và nhân viên và là căn cứ để nhân viên thực hiện những công việc phù hợp  và lên kế hoạch hoàn thành đúng hạn.

II. Ý nghĩa của bản mô tả công việc trong công tác quản lý nhân sự

Quyết định lựa chọn và tuyển dụng đúng nhân sự cần: Bản mô tả công việc sẽ gồm những thông tin về tiêu chí, yêu cầu cần cho một vị trí tuyển dụng và đây cũng là cách để công ty sàng lọc hồ sơ tuyển dụng nhanh chóng hơn. Từ sự sàng lọc ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có thể đưa ra lựa chọn cuối cùng phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng. Thông qua bảng mô tả công việc thì ứng viên cũng đánh giá được kỹ năng và kiến thức mình còn thiếu để đề xuất đào tạo trong thời gian làm việc tại công ty.

Phân bố nhân sự, sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc: Nhà tuyển dụng sẽ sử dụng bảng mô tả công việc để phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân trong công ty. Dựa vào những năng lực, tố chất mà nhân sự sẽ sắp xếp nhân sự một cách phù hợp để phát huy được năng lực của cá nhân và xây dựng nội lực cho tổ chức. 

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc: Khi có bản mô tả công việc thì doanh nghiệp có thể dựa vào đo để đánh giá rõ ràng, công tâm, khách quan về hiệu quả công việc để nhân viên khâm phục khẩu phục. Bên cạnh đó thì bản mô tả công việc cũng giúp nhân viên hiểu được công việc của từng vị trí một cách cụ thể hơn. 

Lập kế hoạch để phát triển nhân lực và đào tạo: Bản mô tả công việc gồm những tiêu chí về công việc, từ những tiêu chí, kỹ năng và kiến thức cần, doanh nghiệp sẽ biết ứng viên còn thiếu nghiệp vụ nào. Từ sự thiếu sót trên, quản trị nhân sự sẽ đưa ra lịch trình đào tạo cụ thể cho từng kỹ năng còn thiếu để bổ trợ cho công việc. Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng sẽ giúp doanh nghiệp biết số lượng nhân viên cũng như lĩnh vực mà hiện tại doanh nghiệp đang cần. 

Đánh giá giá trị công việc để xây dựng thang bảng lương: Để tránh trường hợp “lời ra tiếng vào” về lương bổng, bảng mô tả công việc chính là mấu chốt. Trách nhiệm trong công việc, khối lượng công việc, mức độ phức tạp trong công việc và môi trường làm việc chính là những yếu tố để đánh giá, so sánh và phân tích nhóm người lao động. Nếu như những thành viên có chức danh cùng giá trị công việc sẽ được đưa vào cùng một nhóm lương. Trong trường hợp có sự thay đổi về trách nhiệm hay khối lượng công việc, nhân sự nên cập nhật và đánh giá theo đúng thực tế để đưa ra những đánh giá khách quan nhất.

III. Nội dung cơ bản trong bản mô tả công việc

Những nội dung cơ bản cần trong JD công việc:

• Người đảm nhận chính công việc? Chức vụ?
• Mục tiêu trong công việc
• Nhiệm vụ chính cần hoàn thành
• Thực hiện công việc ở đâu
• Cách hoàn tất công việc
• Phương tiện, trang thiết bị cần để hoàn thành công việc 
• Điều kiện để hoàn thành tốt nhiệm vụ 
• Rủi ro trong công việc

IV. Nội dung chi tiết trong bản mô tả công việc

Xây dựng nội dung chi tiết để bản mô tả công việc chuyên nghiệp hơn và thể hiện rõ đặc điểm của chuyên ngành. Để có được một bản mô tả công việc chi tiết, ví dụ cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn hình dung cũng như xây dựng riêng cho mình một bảng mô tả công việc.

Chức danh: Nhân viên kiểm soát chất lượng khẩu trang 

Bộ phận làm việc: KCS

Báo cáo cho: Kiểm soát viên 

Mục tiêu công việc: Kiểm soát chất lượng đầu vào nguyên vật liệu và đầu ra khẩu trang. 

Yêu cầu chung: 

• Kỹ năng: Cẩn thận, kỹ tính, quan sát
• Thái độ: Trung thực, biết lắng nghe

Nhiệm vụ - trách nhiệm công việc:

• Kiểm soát chất lượng đầu vào nguyên vật liệu: 
• Kiểm tra chất lượng vải - độ dày, mặt vải, mùi vải
• Kiểm tra chất lượng giấy kháng khuẩn
• Kiểm tra độ co giãn của thun, độ định hình của nẹp, bề ngang của viền

Kiểm soát chất lượng đầu ra khẩu trang thành phẩm:

• Kiểm tra hình dạng khẩu trang - chiều dài, chiều rộng 
• Khẩu trang có đầy đủ viền, nẹp, quai 
• Độ dài của thun 
• Độ chắc chắn của thun khi co giãn

Yêu cầu về năng lực:

• Trình độ văn hóa: 12/12
• Trình độ ngoại ngữ: Anh văn 
• Kỹ năng khác: QC
• Bằng cấp: Chuyên ngành Quản trị chất lượng

V. Cách để có bản mô tả công việc chuẩn

Là một nhà tuyển dụng, bạn cần có chút kinh nghiệm để xây dựng một bản mô tả công việc chuyên nghiệp. Những bảng mô tả công việc cụ thể, chi tiết có thể giúp cho doanh nghiệp trong thời gian tìm kiếm ứng viên cũng như giúp ứng viên dễ dàng tìm được môi trường mong muốn phù hợp. 

5.1 Giới thiệu về doanh nghiệp của bạn

Thông tin đầu tiên vô cùng cần thiết trong một bản mô tả công việc chính là thông tin doanh nghiệp của bạn. Ứng viên sẽ tìm hiểu rất chi tiết và cẩn thận về môi trường làm việc, tên tuổi công ty và những thông tin liên quan để đánh giá xem môi trường này có phù hợp với mình không. 

Những thông tin cần thiết để giới thiệu doanh nghiệp của bạn:

• Tên doanh nghiệp 
• Địa chỉ công ty
• Năm thành lập 
• Số lượng nhân viên - quy mô và sự phát triển của doanh nghiệp
• Địa chỉ website công ty 
• Sơ đồ tổ chức - tổng quát về công ty và các phòng ban, cụ thể là phòng ban mà bạn sắp làm việc 
• Loại hình kinh doanh: Để xác định mô hình kinh doanh thì bạn nên tìm câu trả lơi cho những câu hỏi: Doanh nghiệp đang kinh doanh mặt hàng, dịch vụ nào? Khách hàng của doanh nghiệp là ai? Kênh bán hàng phổ biến của doanh nghiệp là gì? Những thông tin về quy mô công ty sẽ giúp cho ứng viên nhìn nhận và có cái nhìn tổng thể về ngành cũng như thị trường. 

Đừng đánh giá thấp thông tin doanh nghiệp mà cung cấp ít thông tin trong JD công việc vì ứng viên rất quan tâm đến môi trường làm việc mà họ sẽ làm việc trong thời gian tới. Nhà tuyển dụng cần cung cấp những thông tin ứng viên cần đề thu hút, hấp dẫn và tiếp thêm động lực để họ ứng tuyển. 

Giới thiệu công ty trong JD

Nhiều nhà tuyển dụng không cung cấp nhiều thông tin về doanh nghiệp vì muốn kích thích sự tò mò của ứng viên. Tuy nhiên, không phải ứng viên nào cũng đánh giá cao vấn đề này vì ứng viên cần một công ty có thông tin minh bạch, môi trường làm việc hấp dẫn. Vì vậy, đừng lỡ mất những ứng viên sáng giá vì những lỗi nhỏ này nhé!

5.2 Thông tin về vị trí cần tuyển

Thông tin thứ hai có thể được xem là thông tin quan trọng nhất trong JD vì phần này giúp ứng viên có cái nhìn rõ hơn về công việc, trách nhiệm công việc và nhiệm vụ được giao. 

Một số thông tin cần thiết để thông tin về vị trí cần tuyển:

• Chức danh công việc: Nhà tuyển dụng cần ghi rõ vị trí ứng tuyển để sàng lọc nhân viên nhanh chóng 
• Địa điểm làm việc: Nơi mà nhân viên sẽ làm việc có tiện cho ứng viên hay không cũng là yếu tố ứng viên cần.
• Lý do tuyển dụng vị trí này: Lý do cần cụ thể, ngắn gọn để giúp ứng viên hiểu được tầm quan trọng của năng lực của ứng viên.
• Mô tả công việc: Đây là phần quan trọng nhất của bảng mô tả công việc. Thông qua mô tả công việc, ứng viên sẽ biết được công việc và trách nhiệm của họ khi ứng tuyển vào vị trí này là gì. 

Ví dụ cho mô tả công việc của vị trí Sale Executives:

• Nghiên cứu và tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng 
• Tiếp cận và liên lạc với nhà cung cấp 
• Hướng dẫn nhà cung cấp cách thức tạo tài khoản nhà bán 
• Tạo chương trình khuyến mãi cho nhà cung cấp

Với phần mô tả công việc, nhà tuyển dụng chỉ nên ghi chú ngắn gọn, súc tích để ứng viên dễ hình dung về công việc. Loại bỏ những từ ngữ không cần thiết để câu từ chỉnh chủ và thu hút hơn. Hãy lợi dụng những gạch đầu dòng để theo dõi nội dung dễ dàng hơn nhé!

Thông tin vị trí cần tuyển trong bản mô tả công việc

Ở phần mô tả công việc, nhà tuyển dụng cũng có thể cung cấp một số thông tin về những người làm việc trong tương lai với bạn để họ có thể tự đánh giá mức độ phù hợp. Có đến 80% nhân sự đã thay đổi công việc vì lý do không thể làm việc và thích nghi được với người quản lý trực tiếp hoặc môi trường làm việc.

Bất cứ vị trí công việc nào cũng sẽ có những thử thách, khó khăn nhất định. Một nhân viên nên biết được tình hình hiện tại của doanh nghiệp cũng như những khó khăn và thử thách mà họ có thể gặp khi tiếp nhận vị trí làm việc này. Sẽ có nhiều ứng viên coi khó khăn là thử thách để họ tiếp thêm động lực và cố gắng làm tốt hơn. Tuy nhiên, nhận biết khó khăn sẽ giúp ứng viên có cái nhìn khách quan về công việc. 

5.3 Yêu cầu của vị trí cần tuyển

Yêu cầu của vị trí cần tuyển trong JD công việc sẽ bao gồm yêu cầu bắt buộc và yêu cầu không bắt buộc:

Yêu cầu bắt buộc: độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, khả năng ngôn ngữ, kinh nghiệm, kỹ năng mềm cần thiết,...

Yêu cầu không bắt buộc: Những yêu cầu này cần thì sẽ có ưu thế hơn với những ứng viên còn lại. 

Yêu cầu trong bản mô tả công việc

5.4 Điều kiện làm việc của vị trí này

Sẽ có nhiều vị trí đưa ra những yêu cầu đặc biệt như làm việc ngoài giờ, lương net hay gross, lương tăng ca, thời gian review lương, chế độ phúc lợi khác,... Những điều kiện yêu cầu thêm sẽ chỉ có trong JD với một số công việc đặc thù.

Thông tin này nên được làm nổi bật trong bản mô tả công việc vì bất cứ ứng viên nào cũng sẽ quan tâm đến chế độ phúc lợi của một công ty như chế độ luân chuyển công tác, du lịch, chế độ bảo hiểm, đóng thuế, cơ hội thăng tiến trong công việc. 

VI. Quy trình phỏng vấn 

Để tuyển dụng một nhân viên mới, tùy vào vị trí công việc mà nhân sự sẽ xây dựng một quá trình phỏng vấn cho từng cấp độ. Những nhân viên ở cấp độ thấp sẽ không phải trải qua quá nhiều vòng phỏng vấn còn đối với cấp quản lý, ứng viên sẽ phải trải qua từ 2-3 vòng phỏng vấn. Tùy vào môi trường làm việc, vị trí ứng tuyển mà ứng viên có thể phải trải qua bài test để đủ điều kiện được thử việc tại công ty. 

Quy trình phỏng vấn của doanh nghiệp

Khi đăng tin tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp sẽ công khai quy trình phỏng vấn kèm theo thời gian cụ thể trong JD công việc để ứng viên nắm lịch trình. Tuy nhiên, nhiều công ty sẽ thông báo về vòng tiếp theo sau khi ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn trước đó. Những trường hợp này thường ít xảy ra vì khi không công khai quy trình phỏng vấn khiến ứng viên cảm thấy bất tiện và không thoải mái vì sự thiếu chuyên nghiệp.

VII. Kết

Bản mô tả công việc giúp ích rất nhiều trong công tác tuyển dụng của nhân sự và cũng hỗ trợ ứng viên trong việc tìm kiếm được công việc phù hợp nhất với mong muốn và định hướng phát triển bản thân. Khi không có bản mô tả công việc thì cả doanh nghiệp và ứng viên đều sẽ rất khó khăn để gặp được nhau nên JD công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp.