Tự tin trả lời các câu hỏi phỏng vấn ứng viên ngành tổ chức sự kiện.

Bạn muốn trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện? Tuy nhiên bạn lại không biết các câu hỏi phỏng vấn để trở thanh một nhân viên tổ chức sự kiện có quá khó hay không? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các câu hỏi phỏng vấn về ngành nghề này nhé.

Hiện nay ngày càng có nhiều các bạn trẻ quan tâm đến công việc thuộc ngành nghề lĩnh vực tổ chức sự kiện.  Sự phát triển của xã hội đi cùng với việc các bạn trẻ ngày càng năng động và giỏi hơn rất nhiều. Các bạn luôn kiếm tìm những cái mới, những con đường mới những công việc thuộc những ngành nghề mang cá tính sáng tạo để phát triển bản thân mình. Rất nhiều bạn trẻ đã có những thành tích xuất sắc trong khi học tập về lĩnh vực này nhưng cứ khi đi trả lời các câu hỏi phỏng vấn xin việc thì lại bị khúc mắc. Để giúp đỡ các bạn có thể tự tin hơn khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn cùng như sớm tìm được công việc phù hợp với khả năng của bản thân, chúng tôi sẽ đem đến cho các bạn các bí quyết về việc tự tin trả lời các câu hỏi phỏng vấn thuộc ngành tổ chức sự kiện

Tự tin phỏng vấn ứng viên ngành tổ chức sự kiện

I.Bạn biết gì về nhân viên tổ chức sự kiện 

Trước khi muốn thành công trong một công việc gì, bạn phải hiểu toàn diện về nó. Cũng theo nguyên tắc như vậy, trước khi muốn trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn phải hiểu nhân viên sự kiện thực sự là gì, cần phải làm những công việc gì, có những trách nhiệm như thế nào đối với một sự kiện.

Khi tham gia một sự kiện, điều bạn quan tâm là gì? Bạn quan tâm đến sự hoành tráng của sự kiện, quan tâm đến những khách mời những màn biểu diễn những tiết mục đang được diễn ra hay những trò vui khuấy động trong suốt bữa tiệc đấy. Bạn có biết được rằng đằng sau 1 buổi tiệc chỉ diễn ra vỏn vẹn trong vài tiếng đồng hồ là công sức của biết bao nhiêu con người chuẩn bị cả tuần thậm chí là cả tháng trời hay không? Và ngay cả khi bạn đang vui vẻ hưởng thụ không khí mà buổi tiệc ấy đem lại thì vẫn có những con người đang mải mê chạy show, chuẩn bị, phục vụ cho buổi tiệc ấy hay không? Đó chính là một phần khía cạnh công việc của những nhân viên tổ chức sự kiện.

Ngày nay, các buổi tiệc, các sự kiện không đơn thuần chỉ diễn ra với mục đích giải trí mà còn là nơi để giao lưu kết nối các doanh nghiệp với nhau, là nơi tìm kiếm các tài năng, là nơi quảng bá thương hiệu,... Đây có thể nói là thách thức cũng là cơ hội vô cùng lớn cho những bạn trẻ có tính cách phù hợp và đam mê với công việc tổ chức sự kiện có thể học hỏi và tiếp thu được thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm cho bản thân về lĩnh vực này.

Nếu như bạn tự nhận thấy bản thân mình phù hợp với công việc tổ chức sự kiện, bạn thấy bản thân mình đủ năng động và đang có nhu cầu mong muốn tìm một công việc làm liên quan đến ngành tổ chức sự kiện nhưng chưa biết làm sao để có thể vượt qua các câu hỏi phỏng vấn để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện, hãy cùng tìm hiểu các câu hỏi phỏng vấn với chúng tôi ngay sau đây nhé.

II.Các câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức sự kiện dùng khi nào? 

Ngày nay trong một công ty, chúng ta không chỉ có phòng marketing, phòng sáng tạo ý tưởng hay phòng chăm sóc khách hàng nữa mà còn có cả thêm phòng tổ chức sự kiện. Theo dòng chảy của xã hội hiện đại, tổ chức sự kiện đã trở thành một phòng ban có vị trí vô cùng quan trọng ảnh hưởng và liên quan đến sự phát triển của doanh nghiệp. Một sự kiện thậm chí còn có thể thể hiện được tầm lớn mạnh của công ty đấy. Chính vì thế mà nhiều người thường gọi các nhóm thành viên tổ chức sự kiện này là một ban, một phòng tách biệt và độc lập, có vị trí ngang ngửa các phòng ban khác. Cũng chính vì thế, các phòng ban này đang không ngừng bổ sung nhân lực để có thể lên kế hoạch và tổ chức được các sự kiện thể hiện được mong muốn tính chất của doanh nghiệp, quảng bá sản phẩm. Từ đó, các câu hỏi phỏng vấn cũng ngày càng trở nên khó hơn, mang tính chất doanh nghiệp và chuyên môn hóa sâu hơn, đôi khi các câu hỏi phỏng vấn này còn thường lắt léo , đem đến những tình huống đòi hỏi cá tính sáng tạo cũng như sự nhanh nhạy, sắc bén trong công tác xử lý. Các câu hỏi phỏng vấn là một cơ hội cũng là một thách thức lớn đối với các ứng viên, để có thể trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện trong các sự kiện lớn họ phải trả lời các câu hỏi phỏng vấn khá khó khăn.

Các câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức sự kiện dùng khi nào? 

Với mỗi sự kiện với những quy mô, mục đích tổ chức khác nhau, có thể là giải trí có thể là quảng bá cũng có thể là để giao lưu doanh nghiệp, các câu hỏi phỏng vấn sẽ được thiết kế, được đưa ra khác nhau sao cho đúng nhất với tính chất bộ phận công việc ứng viên phỏng vấn tổ chức sự kiện muốn hướng đến. Tuy có những điểm khác nhưng lại có điểm chung là liên quan đến ngành tổ chức sự kiện nên chúng tôi sẽ đem đến cho các bạn cái nhìn toàn diện về những câu hỏi phỏng vấn thường hay gặp nhất. Hãy cùng chúng tôi xem những câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhất đấy là gì nhé.

III.Những câu hỏi phỏng vấn về nghiệp vụ tổ chức sự kiện  

Đương nhiên đối với các nhà tuyển dụng, các câu hỏi phỏng vấn về nghiệp vụ luôn là những câu hỏi quan trọng và được đặt lên hàng đầu. Đây là các câu hỏi phỏng vấn có thể khai thác và giúp nhà tuyển dụng biết được ứng cử viên này có thật sự hiểu về công việc mà họ sắp được làm hay không. Thông qua các câu hỏi phỏng vấn này, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được kỹ năng sẵn có của ứng viên và những kinh nghiệm của họ. Dưới đây chúng tôi xin được liệt kê một số các câu hỏi phỏng vấn về nghiệp vụ thường gặp để các bạn có thể tham khảo thêm.

1.Yếu tố nào quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện?

Thiên thời địa lợi, nhân hòa. Yếu tố địa điểm là một trong những yếu tố quan trong quyết định sự thành công của cả một sự kiện. Đây chính là một trong những câu hỏi phỏng vấn vô cùng quen thuộc đối với người làm sự kiện. Việc lựa chọn một địa điểm phù hợp có thể đem đến 80% sự thành công cho sự kiện đấy. Cho nên chính vì thế, nhà tuyển dụng sẽ phải tuyển chọn những ứng viên sáng giá có thể sở hữu và bồi đắp kỹ năng này. Để có thể trả lời các câu hỏi phỏng vấn này một cách tốt nhất, các ứng viên không được phép trả lời một cách bâng quơ về những điều không cụ thể mà bạn phải nhờ vào kinh nghiệm của bản thân để có thể đưa ra một câu trả lời thể hiện được kỹ năng phân tích và độ nhanh nhạy của bạn đối với việc này.

Yếu tố nào quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện?

Sau đây chúng tôi sẽ đem đến gợi ý cho bạn cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến vấn đề này:
Để quyết định được đâu là địa điểm phù hợp cho một sự kiện cần dựa vào rất nhiều các yếu tố dựa trên các quy mô sự kiện khác nhau chẳng hạn như: chủ để, ngân sách, quy mô sự kiện, các yêu cầu của nhà lãnh đạo và khách hàng. Yếu tố nào cũng quan trọng nhưng theo tôi, ảnh hưởng nhất đến việc lựa chọn địa điểm chính là yếu tố yêu cầu của lãnh đạo và khách hàng, Dựa vào yếu tố này, chúng ta có thể đưa ra được bản kế hoạch đầy đủ nhất để phục vụ đối tượng được hướng tới. Thông qua yếu tố này, chúng ta cũng có thể dễ dàng cân nhắc về các ưu nhược điểm của các địa điểm để lựa chọn sao cho phù hợp.

2. Những công cụ và phần mềm hỗ trợ trợ được dùng phổ biến trong tổ chức sự kiện 

Đây là một trong các câu hỏi phỏng vấn khó để có thể trả lời hoàn toàn đầy đủ và chính xác vì phạm vi các ứng dụng thông tin khá rộng. Ở mỗi khâu của công tác tổ chức sự kiện, chúng ta sẽ có và sẽ cần những phần mềm và công cụ khác nhau. Bên cạnh đấy, chúng ta cũng biết rằng, tổ chức sự kiện còn liên quan đến truyền thông, media cho nên đáp án của các câu hỏi phỏng vấn như thế này là một thách thức cho các ứng viên phải biết rộng và hiểu sâu. Chính vì thế ứng cử viên cần chọn ra những công cụ, những phần mềm điển hình nhất mà ai cũng biết để đem đến tính chất bao quát cho câu trả lời mà không bị dài dòng, lan man . Cùng với đó, để câu trả lời thêm phần thuyết phục và được đánh giá cao, ứng viên có thể đề cập đến ưu điểm là khả năng học hỏi nhanh của bản thân để có thể khẳng định bản thân mình sẽ nhanh chóng nắm bắt được các phần mềm ứng dụng sắp phải sử dụng

Sau đây là câu trả lời gợi ý:
Trong tổ chức sự kiện sẽ có nhiều các bộ phận khác nhau, tuy nhiên theo tôi, điều quan trọng nhất mà một người làm tổ chức sự kiện cần biết chính là các công cụ bán vé điện tử,các phần mềm để điền đơn đăng ký tham gia và cùng với đó là các phần mềm Microsoft office, Google doc,... Bên cạnh đó còn có rất nhiều phần mềm và công cụ khác nữa. Với bản thân tôi, tôi đã trải nghiệm website Capterra là một phần mềm trung gian giúp đưa ra những gợi ý những ứng dụng phù hợp nhất cho công việc tổ chức sự kiện. ngoài ra, tôi tự nhận thấy bản thân mình có thể học hỏi khá nhanh, nên nếu có một ứng dụng hay phần mềm nào thực sự hay và cần thiết thì tôi sẽ cố gắng học để sử dụng thành thạo nhất.

3. Các kỹ năng mềm quan trọng nhất của công việc tổ chức sự kiện là gì?

Gợi ý trả lời một trong các câu hỏi phỏng vấn : Đối với người làm tổ chức sự kiện, chắc chắn không bao giờ được thiếu những kỹ năng mềm sau đây: giao tiếp, thuyết phục, quản lý tài chính, làm việc nhóm, kỹ năng quan sát và độ nhanh nhẹn trong công việc. Chúng ta cần khả năng giao tiếp để nói chuyện với khách hàng, với các bộ phận liên quan , với những nhà cung cấp. Kỹ năng thuyết trình giúp chúng ta có thể xoay vốn,thuyết phục nhà đầu tư, khách hàng. Kỹ năng quản lý tài chính giúp chúng ta không bị thiếu ngân sách mà vẫn làm đúng đủ, tốt nhiệm vụ tổ chức. ngoài ra sự kết hợp của tất cả các kỹ năng còn lại sẽ giúp chúng ta trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi và thành công.

5. Rủi ro lớn nhất trong tổ chức sự kiện là gì?

Gợi ý trả lời một trong các câu hỏi phỏng vấn:
Ban tổ chức sự kiện phải đối mặt với rất nhiều rủi ro. Nhưng rủi ro được coi là lớn nhất cũng như khó khắc phục nhất đối với những người làm sự kiện chính là thiếu khách tham dự. Các sự kiện ngày nay thường được tổ chức với 2 mục đích là quảng bá thương hiệu và kêu gọi đầu tư. Chính vì thế đối tượng được coi là quan trọng nhất để đáp ứng 2 mục đích này chính là khách tham dự. Đó là lý do vì sao mà chúng ta luôn cần có tiền sự kiện để có thể thu hút người tham gia.. nếu người tham dự đến không đủ, sự kiện sẽ thất bại. Để giải quyết vấn đề này, theo tôi chúng ta cần tổ chức tiền sự kiện có quy mô và thú vị mới có thể thu hút được đối tượng tham gia.

IV. Các câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng xử lý tình huống hay nhất.

1. Bạn sẽ xem xét những yếu tố nào khi chọn một địa điểm tổ chức sự kiện?

Đây được đánh giá là một trong các câu hỏi phỏng vấn khó đã được nhắc tới ở phần trên. Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn được đặt ra để người phỏng vấn có thể đánh giá được năng lực nắm bắt thị trường cũng như độ nhanh nhạy của ứng viên. Để có thể cân nhắc và lựa chọn địa điểm phù hợp, bạn cần dựa trên rất nhiều yếu tố khác nhau, ngân sách, tính chất và đặc biệt là yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là các yếu tố tạo nên một câu trả lời lý tưởng cho các câu hỏi phỏng vấn tương tự:

• Cần phải chú ý đến các chi tiết
• Khả năng nắm bắt nghiên cứu, phân tích và Kỹ năng ưu tiên và đưa ra quyết định

2. Bạn sử dụng những công cụ và phần mềm nào để lập kế hoạch tổ chức sự kiện?

Chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn trong phần các câu hỏi phỏng vấn ở trên. Trong phần câu trả lời các bạn cần đáp ứng đủ các yếu tố sau đây:

• Khẳng định bản thân mình có khả năng học hỏi và tiếp thu nhanh.
• Khẳng định bản thân mình có thể bắt kịp khoa học công nghệ

Có hiểu biết đề cập đến 1 số phần mềm cụ thể.

3. Bạn hãy kể về một lần phải đối phó với thay đổi đột xuất vào phút cuối của một sự kiện.

Bạn hãy kể về một lần phải đối phó với thay đổi đột xuất vào phút cuối của một sự kiện.

Trong quá trình làm tổ chức sự kiện không thể tránh khỏi sự thay đổi đột xuất khiến bạn gần như không kịp trở tay. Tuy nhiên các câu hỏi phỏng vấn này sẽ cho nhà tuyển dụng biết về kỹ năng xử lý tình huống của ứng viên. Câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn như thế này cần đủ các yếu tố:

• Chuẩn bị kế hoặc dự phòng
• Khả năng giải quyết vấn đề.
• Khả năng giao tiếp, thuyết phục khách hàng

4. Bạn làm thế nào để đảm bảo sự kiện bạn chịu trách nhiệm không vượt quá ngân sách?

Đây là một trong các câu hỏi phỏng vấn để nhà tuyển dụng biết về khả năng làm việc có nguyên tắc và biết theo dõi tiến trình học tập của ứng viên. Khi trả lời, bạn hãy chú ý đến:

• Khả năng tổ chức
• Theo dõi ngân sách và biết quan tâm chú ý đến chi tiết.

5. Bạn đã bao giờ lên kế hoạch cho nhiều sự kiện cùng một lúc chưa? 

Những yếu tố cần thiết cho một câu trả lời hoàn chỉnh cho các câu hỏi phỏng vấn như thế này :

• Kỹ năng quản lý đa nhiệm vụ
• Khả năng quản lý thời gian
• Có suy nghĩ tích cực và nắm bắt được thực tế

V. Kết luận 

Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu tới các bạn các câu hỏi phỏng vấn thường gặp đối với ứng viên tổ chức sự kiện. Chúc cho các bạn có được một buổi phỏng vấn thành công và có được vị trí trong ban tổ chức quản lý sự kiện mà mình mong muốn.