Trong phạm vi hoạt động kinh doanh, thư ngỏ là một công cụ đắc lực giúp truyền đạt những thông điệp quan trọng. Một bức thư ngỏ với đầy đủ nội dung và sức thuyết phục sẽ kêu gọi được sự ủng hộ, gắn kết quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tượng nhận tin.
Vậy thư ngỏ là gì? Cấu trúc tiêu chuẩn của thư ngỏ là gì? Có những mẫu thư ngỏ nào được sử dụng trong doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của 123job.vn.
1. Thư ngỏ là gì?
Thư ngỏ là bức thư chứa đựng thông điệp dành cho một người, một tổ chức hoặc một nhóm đối tượng cụ thể nhưng được thông báo một cách công khai để công chúng có thể nắm bắt được thông tin.
Thư ngỏ được sử dụng với mục đích chung là giải quyết một vấn đề, giải thích cho quan điểm, chủ trương hoặc kêu gọi hành động. Thư ngỏ thường là một phần của chiến lược lãnh đạo tư tưởng (thought leadership), chiến lược của doanh nghiệp hay những cuộc vận động mang quy mô rộng lớn (trong ngành, hoặc toàn thể xã hội).
Thông điệp có trong thư ngỏ có thể là: Lời vận động chính phủ/ban ngành thay đổi chính sách; Phê bình, phản đối những chính sách hay những hành vi không phù hợp của tổ của một nhóm, tổ chức; Thông tin về quan điểm, chính sách, làm rõ lập trường của cá nhân/tổ chức về một vấn đề quan trọng; Kêu gọi sự đoàn kết và hỗ trợ giữa các cá nhân, tổ chức trước những chiến lược quan trọng hay những vấn đề cấp thiết.
Có thể thấy, thư ngỏ được sử dụng cho nhiều tình huống nhằm giải quyết nhiều vấn đề khác nhau. Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, 123job tiếp cận dưới góc độ xem thư ngỏ là một công cụ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong tình huống này, thư ngỏ được sử dụng với chức năng chào hàng, kêu gọi hợp tác, tài trợ…
2. Một bức thư ngỏ có sức nặng cần đáp ứng những yêu cầu nào?
Khi yêu cầu về tính minh bạch, sự chân thành ngày càng trở nên quan trọng trong thị trường hiện nay, thư ngỏ là một công cụ hữu dụng. Nó có thể tạo động lực giúp tầm nhìn, sứ mệnh, câu chuyện, chiến lược của công ty được ủng hộ. Đồng thời, sử dụng thư ngỏ cũng là một cách để xây dựng hình ảnh đối với công chúng.
Theo truyền thống trước đây, thư ngỏ thường xuất hiện trên các ấn phẩm hoặc tạp chí chuyên ngành. Đây vẫn là một trong những kênh tin quan trọng. Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, thư ngỏ có thể được chia sẻ hiệu quả qua blog, website hay kênh social media của doanh nghiệp.
Dù với mục đích nào, được đăng tải trên kênh truyền thông nào đi nữa, bạn cũng cần đảm bảo về chất lượng nội dung, hình thức nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp và tính hiệu quả mà thư ngỏ mang lại. Tiêu chuẩn để xuất bản thư ngỏ luôn phải đặt ở mức cao, bao gồm:
- Không lạm dụng thư ngỏ (dù chúng được chia sẻ trên bất kì kênh truyền thông nào) để đảm giá trị quan trọng của mỗi bức thư ngỏ được xuất bản.
- Dành riêng thư ngỏ cho những sự kiện, vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Lựa thời điểm thích hợp để chia sẻ thư ngỏ.
- Thể hiện sự chân thành, bản sắc thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp trong thư ngỏ. Để kêu gọi sự ủng hộ, liên kết giữa công chúng và doanh nghiệp, bức thư ngỏ cần được trình bày với cảm xúc, lối nói dễ cận và hơn hết là thể hiện được tinh thần trách nhiệm của doanh nghiệp.
- Nêu rõ mục đích của thư ngỏ: Giải thích lý do và mục đích của bức thư, mong muốn của doanh nghiệp, thông điệp mà đơn vị muốn truyền đạt tới đối tượng nhận tin và công chúng.
- Rõ ràng và súc tích. Nội dung thư rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu. Ngôn ngữ được sử dụng đơn giản, hạn chế thuật ngữ chuyên ngành hay những thuật ngữ kỹ thuật.
- Cung cấp bối cảnh: Đảm bảo người đọc và người nhận tin mục tiêu hiểu rõ bối cảnh của vấn đề và lý do tại sao bạn có lời mời (đặc biệt quan trọng với thư ngỏ hợp tác, tài trợ). Nếu được, hãy cung cấp những minh chứng để nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề.
- Đưa ra yêu cầu hoặc đề xuất hành động cụ thể: Để xuất được đưa ra cần phù hợp với đối tượng nhận tin và thể hiện thái độ trân trọng của công ty với đối phương.
- Tôn trọng: Thông điệp có thể dành riêng cho một nhóm đối tượng nhất định nhưng thư ngỏ vẫn được công khai và tiếp nhận bởi công chúng. Vì vậy, hãy luôn giữ thái độ tôn trọng, sử dụng lời lẽ phù hợp, chuyên nghiệp, tránh những tranh cãi, công kích hoặc lăng mạ.
3. Cấu trúc chung cho mọi mẫu thư ngỏ
Về cơ bản, mọi mẫu thư ngỏ dành cho hoạt động kinh doanh đều có cấu trúc chung như sau:
[Ngày, tháng, năm]
[Đối tượng tiếp nhận thông tin]
[Địa chỉ]
Kính gửi [Tên người/tổ chức nhận thư],
Giới thiệu về công ty, lĩnh vực hoạt động, sứ mệnh, tầm nhìn của đơn vị hoặc cá nhân đại diện cho tổ chức (Chủ tịch, Tổng giám đốc). Mục đích của thư ngỏ này là gì, giải đáp thông tin/giới thiệu sản phẩm/kêu gọi hợp tác, tài trợ…
Đoạn mở đầu cần nêu rõ hơn về mục đích của thư ngỏ và bối cảnh vấn đề bạn sẽ trình bày…
Kêu gọi hành động: [Đưa ra yêu cầu cụ thể đối với đối tượng nhận tin và công chúng]
Kết luận: [Tái khẳng định sự quan trọng, tính cấp thiết của vấn đề, kêu gọi hành động, sự ủng hộ của đối tượng nhận tin và công chúng nhằm tạo ra những thay đổi tích cực]
Đây là thời điểm quan trọng để [Hành động mà bạn mong muốn đối phương thực hiện] và tôi/chúng tôi hy vọng bạn/quý khách hàng/quý đối tác cân nhắc về yêu cầu [đề xuất của công ty]
Trân trọng,
[Tên người đại diện]
[Thông tin liên lạc]
Chữ ký, dấu xác nhận của công ty
4. Tổng hợp những mẫu thư ngỏ thông dụng hiện nay
4.1. Mẫu thư ngỏ giới thiệu công ty
[Tên công ty]
[Tên chức danh] + [Tên người đại diện]
Ngày…. tháng… năm…
Bạn đọc thân mến,
Tôi là [Tên người đại diện], Giám đốc điều hành của Công ty ABC. Tôi vô cùng vinh dự và tự hào khi được đại diện giới thiệu về [Tên Công ty]. Chúng tôi tự hào là một thương hiệu hoạt động tích cực trong lĩnh vực [chuyên môn, hoạt động của đơn vị] với [sứ mệnh, tầm nhìn]
[Tên công ty] tự hào và cam kết cung cấp những sản phẩm/dịch vụ chất lượng nhất. Hơn hết, chúng tôi luôn hướng tới [Mục tiêu trong ngành giúp doanh nghiệp trở nên khác biệt]. Với [Thế mạnh], chúng tôi tự tin mang tới những giải pháp tốt nhất cho khách hàng.
Chúng tôi tin rằng sự yêu quý, ủng hộ của quý vị là động lực để công ty chúng tôi phát triển và không ngừng mang tới những [Giá trị mà công ty mang lại cho khách hàng và cộng đồng]. Nếu bạn cần thêm thông tin, xin hãy liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại] hoặc [Email].
Thay mặt công ty, tôi xin chân thành cảm ơn sự yêu quý và hỗ trợ từ Quý khách hàng.
Trân trọng,
[Tên kèm Chức danh]
[Tên công ty]
4.2. Mẫu thư ngỏ giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ
Kính gửi [Tên người nhận],
Chúng tôi vô cùng tự hào khi được giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới nhất của [Tên thương hiệu] sau nỗ lực nghiên cứu và phát triển [Thời gian ấp ủ dự án].
Giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ: [Tên sản phẩm, dịch vụ], với những tính năng nổi bật như [mô tả ngắn gọn về tính năng và lợi ích của sản phẩm]. Chúng tôi đã phát triển sản phẩm trên dựa trên nhu cầu [Trình bày bối cảnh ra đời ý tưởng sản phẩm].
Với sứ mệnh [sự cam kết của doanh nghiệp với trải nghiệm của khách hàng], chúng tôi đã ứng dụng [công nghệ tiên tiến, thế mạnh riêng] trong quá trình sản xuất [sản phẩm] nhằm mang tới những trải nghiệm và tiện ích tuyệt vời cho người tiêu dùng.
[Sản phẩm/dịch vụ] chính thức có mặt trên mọi cửa hàng của [Thương hiệu doanh nghiệp] vào ngày [ngày ra mắt]. Kính mời quý khách hàng tới tham dự và trải nghiệm phiên bản dùng thử miễn phí của [Tên sản phẩm]. Theo dõi website [Website công ty0 hoặc lòng liên hệ với chúng tôi theo [Số điện thoại], [Email] để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác về chương trình trải nghiệm [Sản phẩm].
Cảm ơn sự quan tâm và ủng hộ của quý bạn đọc trong suốt hành trình vừa qua. Kính mong quý khách hàng sẽ luôn ủng hộ và góp ý để [Tên thương hiệu] hoàn thiện hơn mỗi ngày.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh của bạn]
[Công ty của bạn]
Xem thêm: Cách để sở hữu email chào hàng ấn tượng với khách hàng tiềm năng
4.3. Cấu trúc mẫu thư ngỏ hợp tác
THƯ NGỎ HỢP TÁC KINH DOANH
Kính gửi: Quý đối tác hoặc
Công ty chúng tôi đã và đang thực hiện dự án nhằm nâng cao độ nhận diện thương hiệu… giai đoạn [Thời gian dự án] và ghi nhận một số thành tích khả quan sau:
[Tốc độ mở rộng quy mô kinh doanh trên thị trường]
[Doanh số bán lẻ tăng…]
[Doanh số bán trực tuyến tăng…]
[Lợi nhuận…]
Chúng tôi vô cùng tự hào về những cột mốc quan trọng mà tập thể… đã đạt được trên hành trình phát triển của mình. Chúng tôi tin rằng những con số trên là minh chứng rõ ràng nhất về giá trị và sự cam kết hoàn thành sứ mệnh của…
Với giai đoạn kế tiếp, chúng tôi tiếp nối dự án với tham vọng [Mục tiêu của dự án]. Chúng tôi mong được chia sẻ và hợp tác cùng Quý đối tác trong cơ hội đầu tư hấp dẫn này. Chúng tôi đề xuất [Lợi ích chia sẻ với đối tác].
Với thế mạnh [Trình bày nhân tố giúp công ty chắc chắn thành công lớn với dự án mới] cùng sự hỗ trợ đắc lực của Quý Công ty trong [Thế mạnh của đối tác], chắc rằng chúng ta sẽ cùng chinh phục những mục tiêu và thành tựu vượt trội. Chúng tôi tin rằng Quý công ty là một phần không thể thiếu trong câu chuyện thành công của dự án….
Cảm ơn vì đã dành thời gian nghiên cứu đề xuất của chúng tôi. Liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại] hoặc [Email] nếu bạn quan tâm hoặc có đề xuất mới dành cho dự án. Chúng tôi luôn sẵn lòng lắng nghe mọi đề xuất và trân trọng cơ hội hợp tác từ Quý đối tác.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh của bạn]
[Công ty của bạn]
Xem thêm: Những mẫu hợp đồng hợp tác kinh doanh mới nhất
4.4. Mẫu thư ngỏ tài trợ
Kính gửi Quý đối tác,
[Tên tổ chức] của chúng tôi đang theo đuổi sứ mệnh [Sứ mệnh hoạt động của tổ chức] thông qua dự án [Tên dự án].
[Trình bày bối cảnh ra đời của dự án]
Với dự án này, chúng tôi mong muốn mang tới [giải pháp] nhằm cải thiện [vấn đề mà dự án đang hướng tới]. Với mục tiêu này chúng tôi hy vọng nhận được sự hỗ trợ từ Quý đối tác trong việc [Đề xuất tài trợ]. Sự hỗ trợ của Quý đối tác sẽ giúp dự án:
- Kế hoạch hành động
- Cách sử dụng nguồn tài trợ
Chúng tôi cam kết minh bạch và sử dụng có hiệu quả nguồn tài trợ của Quý đối tác. Mọi thông tin sẽ được công khai trên tất cả các kênh truyền thông đại chúng của dự án. Để ghi nhận sự đóng góp của Quý đối tác cho dự án, chúng tôi sẽ ghi danh tên thương hiệu….[Giới thiệu lợi ích khi tài trợ cho dự án].
Kính mời anh/chị ghé thăm website để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích về [Tên dự án]. Chúng tôi tin rằng sự đóng góp của Quý đối tác sẽ giúp dự án tạo ra những giá trị thiết thực cho cộng đồng.
Cảm ơn anh/chị đã cân nhắc về dự án. Liên hệ với [Số điện thoại] hoặc [Email] nếu Quý đối tác quan tâm và có đề xuất riêng với chúng tôi.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Chức danh của bạn]
[Tên tổ chức]
Xem thêm: Chia sẻ bí quyết viết thư ngỏ xin tài trợ gây ấn tượng nhất
Kết luận
Mong rằng những thông tin trên đây giúp bạn đọc hình dung ra cách soạn thảo mẫu thư ngỏ trong hoạt động kinh kinh doanh. Đừng quên những nguyên tắc chính trong trình bày, thể hiện thông điệp cần truyền tải để giúp thư ngỏ tạo nên sức ảnh hướng lớn hơn.
