Chìa khóa vàng giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh hoàn hảo (Phần 2)

Tiếp nối chuỗi bài viết về "Lập kế hoạch kinh doanh" bài viết phần 2 này sẽ chỉ ra các yêu cầu của một bản kế hoạch kinh doanh, cấu trúc và quy tắc để có một bản kế hoạch kinh doanh hoàn hảo... Các bạn hãy cùng đón đọc nhé.

Tiếp nối bài viết phần 1, ở bài viết này các bạn hãy cùng đi sâu tìm hiểu những vấn đề về việc làm thế nào để có một bản kế hoạch kinh doanh hoàn hảo nhé. 

I. Cấu trúc của 1 bản kế hoạch kinh doanh gồm những gì? 

Thực ra một bản kế hoạch kinh doanh chuẩn thì không nhất thiết phải tuân theo một khuôn mẫu chung nhất định nào cả, tuy nhiên nội dung của bản kế hoạch kinh doanh đó cần phải cung cấp một số thông tin, đề mục ép buộc phải có và nêu bật được mục tiêu mục đích của hoạt động kinh doanh. Dưới đây là cấu trúc dành cho bạn trong hoạt động lập kế hoạch kinh doanh của mình:

1. Cấu trúc chuẩn của 1 bản kế hoạch kinh doanh

Cấu trúc chuẩn của 1 bản kế hoạch kinh doanh cần phải có những thông tin như bên dưới đây, các nhà quản trị cần chú ý để quy trình lập kế hoạch kinh doanh của mình không bị bỏ lỡ các thông tin quan trọng:

• Tóm tắt dự án: tên, mục tiêu, thời gian tiến hành, địa điểm thực hiện.
• Tổng quan về doanh nghiệp: tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu hiện tại…
• Giới thiệu về sản phẩm: giá cả, sự khác biệt hóa so với các sản phẩm cạnh tranh cùng loại có trên thị trường…
• Phân tích môi trường vĩ mô: luật pháp, kinh tế, chính trị, công nghệ, môi trường tự nhiên.
• Phân tích môi trường ngành: nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng…
• Kế hoạch sản xuất.
• Kế hoạch và mục tiêu của hoạt động marketing.
• Kế hoạch bán hàng.
• Phân tích tài chính: chi phí, ngân sách, lợi nhuận dự kiến.
• Quản trị rủi ro và các biện pháp phòng ngừa

Tuy nhiên nhà quản trị cũng cần căn cứ vào hoạt động kinh doanh cụ thể để thêm hoặc bớt một vài nội dung cho phù hợp. 

2. Nhiệm vụ của từng bộ phận và quan hệ logic giữa chúng

Bạn đang lập kế hoạch kinh doanh cho công ty và bạn phải là người nắm rõ nhất nhiệm vụ của từng phần trong cấu trúc của bản kế hoạch kinh doanh, dưới đây là các gợi ý dành cho bạn. 

a. Tóm tắt dự án
Hãy tóm tắt một cách ngắn gọn và đầy đủ nhất về tên dự án, thời gian thực hiện, tổng ngân sách và mục tiêu cần đạt được. 

b. Tổng quan về doanh nghiệp
Cung cấp các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường hiện nay, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị mà doanh nghiệp muốn mang tới cho khách hàng của họ. Địa chỉ kinh doanh, giám đốc hiện tại. Đây sẽ là căn cứ quan trọng khi bạn đi thuyết phục khách hàng và kêu gọi vốn đầu tư.

c. Giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ
Phần này cần cung cấp các khía cạnh liên quan tới sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn, các thông tin liên quan tới chúng gồm:

• Giá trị cốt lõi của sản phẩm, điểm khác biệt của chúng so với các sản phẩm hiện có trên thị trường.
• Cụ thể về các chiến lược như chiến lược về giá, chiến lược về kênh phân phối, chiến dịch marketing… Mọi thứ cần thống nhất với định hướng doanh nghiệp ở phần trước đó. 

d. Phân tích môi trường vĩ mô

Các thông tin về môi trường vĩ mô đều sẽ có ảnh hưởng gián tiếp và trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của bạn. Chẳng hạn bạn đang kinh doanh mặt hàng bia rượu và các yếu tố về luật pháp là một trong những điều bạn cần ưu tiên để ý đến sự thay đổi, trong trường hợp chính phủ đánh thuế lên mặt hàng bia rượu như tăng thêm 2 - 3% cũng đã có sự ảnh hưởng rất lớn tới sự hoạt động kinh doanh của công ty bạn. 
Một số thông tin bạn cần chú ý về môi trường vĩ mô bao gồm: Luật pháp - chính trị, môi trường tự nhiên, kinh tế, công nghệ… 

e. Phân tích môi trường ngành
Có lẽ điều được ưu tiên hàng đầu trong môi trường ngành đó là đối thủ cạnh tranh, hãy xem xét thật kỹ đối thủ và kế hoạch kinh doanh của họ hiện tại nhé. Bên cạnh đó nếu bạn muốn thâm nhập vào kinh doanh một lĩnh vực mới hãy xem xét các rào cản gia nhập ngành và rào cản rút lui khỏi ngành nhé. 

f. Kế hoạch sản xuất
Các nội dung cần chú ý khi lập kế hoạch kinh doanh trong phần kế hoạch sản xuất đó là: 

• Mục tiêu sản xuất của doanh nghiệp.
• Số lượng sản xuất để phục vụ thị trường tốt nhất, nếu ít quá thì giảm khả năng sinh lời, còn nhiều quá gây ra cung thừa và có khi kéo giá xuống. Kế hoạch sản xuất cần có sự đồng bộ và liên kết chặt chẽ với kế hoạch bán hàng và hoạt động marketing. 

g. Mục tiêu và hoạt động marketing
Có thể nói ngày nay kinh doanh, bán hàng mà không thực hiện marketing thì quả là vô lý. Hoạt động marketing cần chỉ rõ các chiến lược như định vị thị trường, xác định rõ chân dung khách hàng mục tiêu, kế hoạch truyền thông tích hợp cần triển khai… 

h. Kế hoạch bán hàng
Về kế hoạch bán hàng trong việc lập kế hoạch kinh doanh bạn cần chú ý chúng phải thống nhất với các hoạt động thuộc các bộ phận khác. Ví dụ, bạn đang bán bánh trung thu và tệp khách hàng bạn hướng tới là tầng lớp bình dân, vậy nên bạn nên lựa chọn các kênh phân phối, các kênh bán bình thường như trong các siêu thị, cửa hàng tiện lợi hoặc các cửa hàng chuyên biệt của thương hiệu. Tất nhiên giá cả sẽ vừa phải phù hợp với đúng định vị của bạn. 
Bạn cần chú ý đến việc đào tạo đội ngũ bán hàng của mình cho phù hợp với sứ mệnh của công ty, mục tiêu kinh doanh của công ty. Có thể lấy ví dụ như này, The Coffee house là chuối cafe lớn tại Việt Nam hiện nay, họ coi con người là một trong những giá trị mà họ sẽ mang tới cộng đồng, vậy nên nhân viên ở đây chủ yếu sinh viên, người trẻ để thể hiện sự nhiệt huyết và sức trẻ. Và ở đây hiếm khi thấy thái độ nhân viên quát tháo với khách hàng của mình, điều đó là đi ngược lại với sứ mệnh họ cam kết sẽ mang lại và nếu xảy ra hình ảnh thương hiệu sẽ bị ảnh hưởng rất lớn. 

i. Phân tích tài chính
Tài chính là yếu tố quyết định rất lớn trong việc kế hoạch của bạn sẽ đi tới đâu. Tài chính có sự ảnh hưởng rất lớn tới các hoạt động cần triển khai và kế hoạch bạn lựa chọn để thực hiện chúng. Bạn cần lựa chọn các phương án tối ưu và phù hợp với ngân sách, tình hình tài chính của công ty để lập kế hoạch kinh doanh cho hiệu quả nhất. 

j. Quản trị rủi ro và đề ra biện pháp dự phòng
Quản trị rủi ro là việc bạn bám sát vào tình hình hiện tại thực tế và dự đoán trước một số xu thế, tình hình xấu sẽ xảy ra để có phương án dự phòng. Bạn không thể biết trước điều gì sẽ xảy ra cả, do vậy việc đề sẵn các phương án dự trù là điều tất yếu trong phương pháp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. 

II. 3 quy tắc xây dựng kế hoạch kinh doanh

1. Kế hoạch kinh doanh cần ngắn gọn và súc tích

Bạn đã từng thấy những đề mục như “Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh trên 1 trang giấy” hay thậm chí “Lập kế hoạch kinh doanh trong 1 giờ pdf”. Liệu có phải họ đang thổi phồng và đưa ra các thông tin hơi quá đà nhằm thu hút sự chú ý không nhỉ. Nói như vậy thì không hoàn toàn đúng, vì thực tế việc lập kế hoạch kinh doanh trong 1 trang giấy không phải là điều không thể thực hiện. Điều đó còn tùy thuộc vào mô hình và hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu bạn chỉ lập kế hoạch kinh doanh quán ăn vặt thì điều đó là hoàn toàn bình thường. 
Nhưng cho dù là kế hoạch kinh doanh nào cũng cần phải có sự ngắn gọn, vì chẳng ai có đủ kiên nhẫn để đọc các bản kế hoạch dài đâu. 

2. Kế hoạch kinh doanh cần phù hợp với người đọc

Bản kế hoạch kinh doanh của bạn sẽ được gửi tới nhiều đối tượng khác nhau như khách hàng, nhà đầu tư, sếp và nhân viên dưới quyền. Vì vậy, hãy có chút thay đổi nhỏ trong bản kế hoạch để phù hợp với đối tượng đọc bản kế hoạch nhé.
Nếu bạn gửi đến nhà đầu tư thì họ sẽ yêu cầu các ngôn từ sử dụng mang tính chuyên ngành cao, tuy nhiên nếu phải trình bày bản kế hoạch đó với nhân viên dưới quyền thì điều đó sẽ không phù hợp. Họ cần các ngôn từ thông dụng và phổ thông hơn là các từ ngữ chuyên ngành. Bạn hãy chú ý điều này trong cách lập kế hoạch kinh doanh nhé. 

3. Đừng quá sợ hãi khi lập kế hoạch kinh doanh

Bạn đã thấy thực tế chứng minh rằng những nhà kinh doanh giỏi chưa chắc đã là các cử nhân kinh tế, họ thậm chí còn không có bằng đại học. Điều mà họ học là từ kinh nghiệm và bài học thực tế. Thế nhưng họ vẫn là những nhà kinh doanh tài ba. Vậy nên nếu bạn là một trong số đó thì đừng lo lắng gì cả, có thể bạn chưa thể lập ngay một bản kế hoạch kinh doanh hoàn hảo, nhưng hãy từ từ rồi bạn sẽ làm được. Hãy cố gắng tìm nhiều thông tin hữu ích từ bài viết này nhé. 

III. 3 bước để xây dựng một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo

Bạn đang cần lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, lập kế hoạch kinh doanh quán ăn hoặc thậm chí chỉ là lập kế hoạch kinh doanh rau sạch tại nhà… Cho dù là gì thì ở phần này tôi sẽ bật mí 3 bước để bạn có thể xây dựng được bản kế hoạch hoàn hảo của mình. Hãy cùng đón đọc nào. 

Lập kế hoạch kinh doanh

1. Xác định mục đích của kế hoạch

Cho dù làm gì, khi có mục đích cũng sẽ giúp bạn đến đích nhanh hơn, bạn không thể đi đường mà không biết mình muốn đi về đâu cả, phải không nhỉ. Vậy nên đầu tiên hãy xác định mục đích rõ ràng của bản kế hoạch kinh doanh.
Hãy lượng hóa để bạn thực hiện và đánh giá chúng tốt hơn nhé. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART trong khi xác định mục tiêu của kế hoạch nhé:

Nguyên tắc Smart

• S - Specific: cụ thể, rõ ràng
• M - Measurable: có thể đo lường được (lượng hóa chúng bằng các con số)
• A - Attainable: có thể thực hiện được (khả thi và bám sát vào thực tế và nguồn lực doanh nghiệp)
• R - Relevant: Thực tế
• T - Time bound: thời gian cụ thể, kéo dài trong bao lâu. 

2. Xác định đối tượng

Đối tượng của kế hoạch kinh doanh chính là độc giả mà bạn gửi bản kế hoạch tới, đó có thể là nhà đầu tư để bạn kêu gọi vốn; giám đốc của bạn; hay khách hàng bạn cần thuyết phục. 
Việc xác định đối tượng sẽ giúp việc lập kế hoạch kinh doanh trở nên thực tế hơn và làm bạn đạt được mục đích của mình. Bạn cần chú ý sự quan tâm của từng đối tượng đối với bản kế hoạch kinh doanh là không giống nhau. 
Ví dụ đối với một nhà đầu tư họ sẽ có mối quan tâm lớn tới những vấn đề liên quan tới lợi ích của họ và tương lai của dự án đầu tư. Họ đầu tư vào dự án của bạn khi sự tín nhiệm họ dành cho bạn cao, được đánh giá thông qua các trình bày, thuyết phục. Sự tự tin về tài chính thông qua khả năng bồi thường và đảm bảo khi xảy ra trường hợp thua lỗ thì bạn cần có khả năng bồi thường cho họ. Và cuối cùng là lợi nhuận đầu tư lớn, đây chính là lợi ích họ mong muốn khi đầu tư vào dự án và bản kế hoạch kinh doanh của bạn. 

3. Lập kế hoạch

Ở phần trên tôi đã trình bày rất cụ thể và rõ ràng về cấu trúc chuẩn của một bản kế hoạch kinh doanh, các bạn hãy tham khảo để lập kế hoạch tốt hơn nhé. 

IV. Những điều cần tránh trong bản kế hoạch kinh doanh của bạn 

Dưới đây là một vài điều bạn cần tránh trong cách lập kế hoạch kinh doanh của mình. 

a. Bản kế hoạch kinh doanh không có thời gian cụ thể: điều này sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn và giảm độ đáng tin cậy của bản kế hoạch, bạn không thể viết chung chung vì bản kế hoạch năm 2018 sẽ khác với năm 2019… 

b. Bản kế hoạch có mục tiêu rời xa thực tế: điều này nghe có vẻ hơi lạ lùng nhưng thực tế có một số người lập kế hoạch không bám sát vào thực tế và đặt mục tiêu vượt xa khả năng có thể. Vì vậy hãy tránh mắc phải lỗi này nhé. Ví dụ bạn đang lập kế hoạch kinh doanh cho một quán ăn nhỏ, bạn không thể đặt mục tiêu là trong vòng 1 năm số lượng cửa hàng sẽ đạt tới 40 cửa hàng trên cả nước Việt Nam và chiếm 40% thị phần trong ngành hàng của mình. 

c. Không coi trọng phương án dự trù: Đừng mắc phải lỗi thiếu chuyên nghiệp này nhé, vì bạn chẳng thể biết trước điều gì sẽ xảy ra trong tương lai đâu nhỉ. Vậy nên hãy đề ra các phương án để lường trước những điều không may xảy tới. 

V. Mẫu kế hoạch kinh doanh đơn giản 

Để phục vụ tốt nhất cho việc lập kế hoạch kinh doanh tôi sẽ cung cấp một mẫu kế hoạch kinh doanh đơn giản hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều ý tưởng hay từ bản kế hoạch này.

Mẫu kế hoạch kinh doanh đơn giản

Như vậy là tôi đã đồng hành cùng các bạn đi tới cuối chặng đường của việc lập kế hoạch kinh doanh. Tôi tin rằng mỗi người sẽ có những bản kế hoạch kinh doanh riêng của mình. Và hãy coi việc lập kế hoạch kinh doanh là một điều dễ làm nhé, đừng quá lo lắng nha. Rồi bạn sẽ làm được mọi thứ một cách tốt nhất thôi.